10 назовите основные параметры страницы документа

Требования к оформлению статей

Редакция принимает к рассмотрению статьи объемом до 40000 знаков (без пробелов).

Для каждой статьи обязательно наличие на русском и английском языках: сведений об авторе (прилагаются в отдельном файле); названия статьи; аннотации; ключевых слов; списка литературы.

Аннотация к статье должна быть информативной, в ней должны отражаться цель работы и ее основные результаты исследования, область их применения, выводы. Недопустимо несоответствие между русскоязычной и англоязычной аннотациями. Англоязычная аннотация должна быть написана грамотно (100—150 слов).

Сведения об авторе (в текстовом оформлении) должны включать: полные фамилию, имя и отчество; ученую степень, звание; занимаемую должность; основное место работы (учебы); адрес электронной почты, контактный телефон.

Каждая статья должна сопровождаться индексом УДК,
ББК (после аннотаций и ключевых слов).

Требования к электронной версии: текст статьи в формате MS Word (.doc или .docx) стандартным шрифтом Times New Roman (14 пт.) с межстрочным интервалом — 1,5, отступ «первой строки» — 1см.

Не допускаются в тексте статьи выделения, кроме курсива.

Автор и название статьи пишутся обычным шрифтом строчными буквами, не допускается использование других стилей, располагаются по центру, сначала на русском, затем на английском языках.

Список цитируемой литературы указывается в конце статьи. Оформляется в соответствии с ГОСТ 7.0.5–2008. Ссылки на литературу — внутритекстовые. В квадратных скобках после цитаты указывается номер источника в списке литературы и после запятой — номер страницы (например, ). Несколько источников указываются через точку с запятой .

В список литературы включаются только публикации, которые упоминаются в тексте статьи. В списке литературы помещаются сначала публикации на русском языке (в алфавитном порядке), затем публикации на языках, основанных на латинском алфавите (также в алфавитном порядке).

Дополнительно под заголовком References должен прилагаться список русскоязычных источников в латинском алфавите: либо в переводе на английский язык, либо в виде транслитерации.

Таблицы выполняются табличными ячейками Word. Математические символы и формулы должны быть набраны в редакторе формул, прилагаемом к MSWord. Слева в скобках — нумерация формул. Графики строятся с использованием Excel (файл обязательно должен содержать исходные численные данные).

Рисунки и схемы, выполненные в Word, сгруппировываются внутри единого объекта, допуская возможность перемещений в тексте и изменений размеров. Название — под рисунком. Размер шрифта внутри рисунков — 10. Размер таблиц и рисунков по ширине не должен превышать 11 см. Цвет рисунков — черно-белый. Не использовать в статье сканированные, экспортированные или взятые из Интернета графические материалы и не вставлять их в документы Word.

Транскрипт

1 Лекция 7 ФОРМАТИРОВАНИЕ СТРАНИЦ И ДОКУМЕНТА WORD В ЦЕЛОМ. ЭЛЕКТРОННЫЕ ФОРМЫ. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ Форматирование страниц и документа Word в целом Форматирование страниц и документа в целом позволяет выполнять в текстовом процессоре Word операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам. При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции: установка параметров страницы (формата печатной страницы): полей страницы, размера бумаги, ориентации листа книжной или альбомной и др.; разбивка на страницы, разделы; вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т. п.; создание или вставка формул, рисунков, таблиц, видео- или звуковых фрагментов; вставка названий иллюстраций, перекрестных ссылок; формирование оглавления, указателей и списков иллюстраций. Способы выполнения указанных операций приведены на рис Работа с разделами документа Документ Word может состоять из нескольких разделов. Раздел совокупность абзацев, для которых задается специфика оформления. Новый документ всегда имеет только один раздел. Больше одного раздела создается в документе в том случае, если разные части документа должны различаться параметрами раздела, к которым относятся: размер и ориентация листа документа (книжная или альбомная); поля страницы документа; число колонок; нумерация страниц; расположение и тип колонтитулов; нумерация строк; начало раздела с новой страницы, с четной или нечетной страницы, с новой колонки, продолжение предыдущего раздела; расположение текста на неполной странице и др. Чтобы создать новый раздел, необходимо поставить курсор в место начала нового раздела и с помощью команды меню окна ВСТАВКА=>Разрыв установить переключатели с характеристиками нового раздела. Основные параметры раздела задаются в диалоговом окне Параметры страницы, которое можно вызвать командой ФАЙЛ=>Параметры страницы (см. рис. 5.11). 1

2 Если документ содержит не полностью заполненные страницы, то Word обеспечивает возможность вертикального выравнивания текста на неполной странице. Для этого на вкладке Макет диалогового окна Параметры страницы в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание нужно выбрать тип выравнивания: по верхнему краю, по центру или по высоте. На этой же вкладке можно установить нумерацию строк. Конец раздела отображается на экране в виде двойной пунктирной линии с отметкой Разрыв раздела. При распечатке документа эти метки не отображаются. Подобно тому, как маркер конца абзаца хранит информацию о параметрах форматирования абзаца, линия разрыва раздела сохраняет все сведения о параметрах раздела. При удалении линии Разрыв раздела два раздела объединяются в один, имеющий параметры нижнего присоединенного раздела. Для удаления линии конца раздела ее необходимо выделить и нажать клавишу Delete. Вставка номеров страниц Для автоматического проставления в документе номеров страниц и определения места их расположения используется команда меню ВСТАВКА=>Номера страниц (рис. 7.3 и 7.4). В программе Word имеется несколько вариантов размещения и форматирования номеров страниц. Для номеров страниц можно выбрать стиль оформления Номер страницы. Добавление колонтитулов Номера страниц всегда являются частью верхних или нижних колонтитулов, поэтому вставить, отформатировать или удалить номер страницы можно также в режиме отображения колонтитулов. Колонтитул это короткий текст или рисунок, который помещается на верхнем или на нижнем поле страницы и, как правило, однозначно идентифицирует документ (см. рис. 5.10). Колонтитулы и номера страниц не видны при Обычном режиме работы с документом. Они появляются на экране только при установке режимов Разметка страницы или Предварительный просмотр. Кроме номеров страниц, колонтитулы могут содержать: названия глав и параграфов, дату, имя автора, название, адрес или логотип фирмы и т. п. В колонтитул можно включать любые объекты: текст, рисунки, линии, рамки, таблицы, поля, символы. Все, что вставлено в режиме отображения колонтитулов, выводится на каждой странице раздела документа, даже если выходит за область колонтитулов. Колонтитулы могут различаться для первой и последующих страниц, для четных и нечетных страниц, а также для верха и низа страницы (верхние и нижние колонтитулы). Содержание каждого вида колонтитула одинаково для всех страниц раздела. Если документ разбит на разделы, то можно создать различные колонтитулы для каждого раздела. Для форматирования текста колонтитула имеются специальные стили абзаца Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. Установка вида и размещения колонтитулов на странице производится в диалоговом окне Параметры страницы на вкладках Поля и Макет (см. рис. 5.11). 2

3 Вставка колонтитулов выполняется с помощью команды меню ВИД=>Колонтитулы и специальной панели инструментов Колонтитулы (рис. 7.5). Для создания и изменения колонтитулов необходимо: переключиться в режим отображения колонтитулов с помощью команды ВИД Колонтитулы или, если колонтитулы уже были созданы, сделать двойной щелчок в области колонтитула; ввести в область колонтитула необходимый текст, с помощью кнопок панели инструментов Колонтитулы вставить требуемые поля (номер страницы, дату, имя файла и т. д.), вставить рисунки или другие объекты с помощью команды ВСТАВКА Поле или Надпись, Рисунок, Объект. Колонтитулы от текста можно отделить линией или обрамлением. Номер страницы, дата, имя файла и т. п., введенные в колонтитул с помощью кнопок панели Колонтитулы, вставляются в виде полей, которые автоматически обновляются при изменении первоначально введенных элементов. Если эти элементы вводить обычным образом с клавиатуры, то при их изменении не будет происходить никакого обновления.; отформатировать текст и рисунки колонтитулов обычными способами; вернуться в основной документ с помощью кнопки на панели Колонтитулы или двойным щелчком по тексту документа. В режиме создания колонтитулов можно формировать «водяные знаки» в виде малоконтрастных (бледных) рисунков, на фоне которых располагается основной текст. При работе с большими документами, содержащими несколько глав или разделов, в область колонтитула целесообразно помещать их заголовки. Для удаления колонтитула нужно выделить его содержимое и нажать клавишу Delete. Вставка буквицы Буквица это первая буква абзаца, выделенная шрифтом, размером и узором. Буквицей часто украшают вступительные фрагменты документов в газетных и журнальных статьях, в художественных произведениях. Вставка буквицы производится в режиме Разметка страницы с помощью команды меню ФОРМАТ Буквица (рис. 7.6). 3

4 Для вставки буквицы нужно поместить курсор в любое место абзаца, в котором создается буквица, или выделить первую букву этого абзаца и ввести необходимые параметры в диалоговое окно Буквица. Для удаления буквицы необходимо выделить ее рамку и нажать клавишу Delete или в диалоговом окне Буквица выделить подокно Нет. Вставка закладок Закладка это поименованный указатель (метка) для фрагмента текста, рисунка, таблицы или просто места в документе, созданный с целью последующего нахождения в документе помеченных элементов. Закладки используются для пометки элементов документа, на которые в дальнейшем можно ссылаться с помощью перекрестной ссылки, гиперссылки или элемента указателя, а также для быстрого перехода в нужное место документа. С помощью закладок можно помечать как небольшой абзац, так и выделенный блок текста (диапазон страниц), рисунки, таблицы, ячейки, диапазоны ячеек в таблице и т. п. При создании закладки выбранному элементу присваивается уникальное имя, которое в дальнейшем используется для поиска помеченного элемента. Закладки помечаются квадратными скобками , которые не выводятся при печати. Для того чтобы закладки отображались на экране, нужно в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид установить флажок Показывать закладки. Чтобы вставить закладку, нужно выделить элемент, который будет служить закладкой, ввести команду ВСТАВКА Закладка, затем в диалоговом окне ввести ее имя и щелкнуть по кнопке (рис. 7.7). Для создания сноски необходимо поместить курсор в место ее вставки (справа от поясняемого термина), установить параметры сноски (ее местоположение и тип маркировки при желании выбрать нужный символ, например *, # или др.), ввести в отведенном месте текст сноски и отформатировать его. При этом следует иметь в виду, что: текст сноски форматируется как обычный текст; к сноскам можно применять соответствующие им стили. Чтобы просмотреть текст сноски, нужно установить указатель мыши на символе ее маркировки, или дважды щелкнуть по этому символу, или воспользоваться командой ВИД Сноски. Для просмотра сносок можно также использовать кнопку (Выбор объекта перехода), расположенную в нижней части вертикальной полосы прокрутки (см. рис. 5.9). Вставка сносок Сноска это структурный элемент документа, содержащий уточняющие сведения, пояснение или примечание к какому-либо термину основного текста. 4

5 В документе Word можно использовать сноски двух типов обычные и концевые. Обычные сноски располагаются внизу страницы, концевые в конце документа. Сноски в отличие от колонтитулов располагаются в пределах места, отведенного основному тексту страницы (см. рис. 5.10). Вставка сносок осуществляется с помощью команды ВСТАВКА Сноска и диалогового окна Сноски (рис. 7.8). Для настройки или изменения параметров сноски следует использовать кнопку в диалоговом окне Сноски. Для удаления текста сноски достаточно удалить символ ее маркировки. Вставка названий и перекрестных ссылок В документах Word к таблицам, рисункам и формулам можно добавлять автоматически пронумерованные названия, например «Рисунок 1. Схема установки…» или «Таблица 2.1». Такие названия вставляются в виде полей и содержат следующие элементы: постоянную часть (в приведенном выше примере это «Рисунок» и «Таблица»); автоматический номер поле (1); текст, вводимый пользователем (Схема установки…). При удалении, перемещении или добавлении в документ I аналогичных элементов номера в названиях (поля) автоматически изменяются (обновляются). Для вставки нумерованного названия следует установить курсор над или под объектом (рисунком, таблицей, формулой), ввести команду ВСТАВКА Название; затем в диалоговом окне ‘Название выбрать нужную метку постоянную часть и ввести текст названия или использовать кнопку (рис. 7.9). Если элементы имеют автоматически пронумерованные названия, то на них можно ссылаться в перекрестных ссылках. Перекрестные ссылки используются для вставки ссылок на элементы, расположенные в другом месте данного (или другого) документа, например, «см. рис. 5» или «см. стр. 10». Перекрестные ссылки вставляются в виде полей и создаются для заголовков, пронумерованных абзацев, закладок, сносок, автоматически составленных названий иллюстраций (рисунков, формул, таблиц) и т. п. Если изменяется номер или место элемента, на который сделана перекрестная ссылка, например, рисунок 5 становится рисунком 7 или заголовок (абзац) со страницы 10 пе- 5

6 ремещается на страницу 15, то нет необходимости повторно вводить перекрестную ссылку, так как при обновлении полей в них автоматически будут введены изменившиеся параметры. Для того чтобы обновить перекрестную ссылку, нужно ее выделить и ввести команду контекстного меню ссылки Обновить поле или нажать клавишу F9. Перекрестные ссылки создаются с помощью команды меню ВСТАВКА Перекрестная ссылка и установкой переключателя Вставить как гиперссылку, если переход осуществляется в пределах одного документа (рис. 7.10). Рис Окно для вставки перекрестных ссылок Добавление гиперссылок Для перемещения между отдельными фрагментами текущего документа или Webсайта используются гиперссылки специальные поля типа {НYPERLINK}, которые имеют следующие отличия от обычного текста: гиперссылки выделяются на экране цветом и/или подчеркиванием: указатель мыши при наведении на гиперссылку принимает вид руки с поднятым указательным пальцем ; щелчок по гиперссылке на Web-страницу автоматически запускает программуобозреватель и приводит к появлению на экране Web-страницы, к которой адресована ссылка. Начиная с версии Word 97 текстовый процессор предоставляет удобные средства для создания гиперссылок различного типа, которые могут иметь вид не только цветного подчеркнутого текста, но и графического объекта кнопки или рисунка. Для работы с гиперссылками можно использовать команду меню окна Word ВСТАВКА Гиперссылка, команду контекстного меню или кнопку на Стандартной панели инструментов (Гиперссылка). Гиперссылки могут указывать: на раздел или объект в текущем документе или на Web-странице; на раздел или объект в другом документе или на другой Web-странице; на другой документ, файл или Web-страницу; на адрес электронной почты. Для создания гиперссылок на элементы текущего документа используют либо стили заголовков, либо закладки. Для того чтобы вставить гиперссылку на фрагмент текущего документа или Web-страницы, нужно выполнить следующие действия. 1. Вставить закладку в том месте, на которое следует сослаться, или применить один из встроенных стилей заголовков к тексту, на который будет формироваться ссылка. 2. Выделить фрагмент текста или графический объект, который предполагается использовать в качестве гиперссылки. 3. Ввести команду меню окна ВСТАВКА Гиперссылка, или использовать команду Гиперссылка в контекстном меню этого 6

7 фрагмента, или щелкнуть по кнопке (Гиперссылка). 4. В диалоговом окне Добавление гиперссылки (рис. 7.11) выбрать параметр 2 Связать с местом в этом документе. 5. Выбрать заголовок или закладку для ссылки. При создании гиперссылки можно сформировать подсказку, которая будет появляться на экране при задержке указателя мыши на гиперссылке. Для этого в окне Добавление гиперссылки (см. рис. 7.11) нужно щелкнуть по кнопке и ввести нужный текст подсказки. Для того чтобы вставить гиперссылку на другой документ, файл или Web-страницу, нужно в окне Добавление гиперссылки выбрать параметр 1 Связать с имеющимся файлом, Web-страницей, а затем найти и выделить файл, на который необходимо создать ссылку. Для вставки гиперссылки на фрагмент другого документа можно использовать и такой способ: скопировать нужный фрагмент из другого документа в буфер обмена; открыть документ, в который предполагается вставить гиперссылку, и щелкнуть в месте вставки; ввести команду ПРАВКА Вставить как гиперссылку. Фрагмент будет вставлен из буфера обмена и превратится в гиперссылку на другой документ. Аналогичного результата можно достичь, используя метод специального перетаскивания фрагмента из документа, созданного в одном из приложений MS Office, в документ Word. Для реализации этого способа нужно: 1. Разместить на экране оба документа. 2. В конечном документе выделить фрагмент, на который будет указывать гиперссылка. 3. Перетащить выделенный фрагмент в исходный документ, удерживая нажатой правую кнопку мыши. 4. Отпустить кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Создать гиперссылку. В качестве гиперссылки может быть вставлен адрес электронной почты. После щелчка по такой гиперссылке Word автоматически запустит программу электронной почты, поместит данный адрес (гиперссылку) в поле Кому и позволит создать из документа новое сообщение электронной почты. Для изменения оформления гиперссылки используют те же приемы, что и для изменения любого другого фрагмента в документе Word. Для выделения подлежащей форматированию гиперссылки нужно использовать клавиши управления курсором или щелкнуть по гиперссылке правой кнопкой мыши и вы- 7

8 брать в контекстном меню команду Гиперссылка Изменить гиперссылку. Для удаления гиперссылки вместе с соответствующим ей текстом или рисунком нужно выделить ссылку и нажать клавишу Delete. Для того чтобы удалить гиперссылку, но оставить в документе соответствующий ей текст или рисунок, нужно выделить ссылку, щелкнуть по кнопке (Гиперссылка) на Стандартной панели инструментов или использовать команду контекстного меню Гиперссылка Изменить гиперссылку, а затем в диалоговом окне Изменение гиперссылки щелкнуть по кнопке Для преобразования гиперссылки в обычный текст ее нужно выделить и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F9 (Разорвать связь с полем). Формирование оглавления документа и списков иллюстраций Оглавление (содержание) это отображение структуры документа в виде списка, состоящего из названий глав, разделов, параграфов и других подзаголовков. Оглавление может содержать до девяти уровней элементов, к которым применены соответствующие стили. Оглавление вставляется как поле. Оглавление составляется из заголовков документа, поэтому при создании документа для формирования его структуры и последующего автоматического создания оглавления необходимо абзацы, образующие структуру, т. е. заголовки разного уровня, предварительно отформатировать с применением соответствующих стилей заголовков. Стили, определенные в программе Word, включают в себя девять типов заголовков понижающегося уровня от стиля Заголовок 1 до стиля Заголовок 9. Для автоматического создания оглавления необходимо установить курсор в место его вставки, ввести команду ВСТАВКА Оглавление и указатели, в диалоговом окне на вкладке Оглавление выбрать нужный формат оглавления и ввести необходимые параметры (рис. 7.12). Рис Диалоговое окно Оглавление и указатели В оглавление автоматически включаются и сортируются по уровням абзацы, отформатированные стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. Форматировать текст готового оглавления можно такими же способами и по тем же правилам, которые используются для форматирования обычных абзацев. Если на вкладке Печать диалогового окна Параметры установлен флажок Обновлять поля, то при выводе документа на печать появляется окно, в котором следует установить режим автоматического обновления оглавления документа полностью или только для номеров страниц (рис. 7.13). 8

9 Если оглавление обновляется целиком, то в нем теряются все элементы форматирования, которые были внесены вручную. Электронные и печатные формы Электронные и печатные формы это заранее подготовленные документы, в которых при заполнении конкретными данными доступны для редактирования лишь специально выделенные поля (рис. 7.14). Формы Word используются, как правило, для создания анкет, контрактов, договоров, деловых форм, бизнес-планов и т. п. Состав форм. Форма имеет постоянную и переменную части. Постоянная (неизменная) часть задается разработчиком формы и не может быть изменена пользователем, заполняющим форму. Она может включать следующие элементы: произвольный текст; таблицы с данными фиксированного содержания; Чтобы обновить оглавление по усмотрению пользователя, нужно установить курсор внутри оглавления и нажать клавишу F9 или использовать команду контекстного меню Обновить поле. Для удаления оглавления нужно его выделить и нажать клавишу Delete. Оглавление существенно облегчает последующую работу над документом, так как отражает его структуру и позволяет быстро перемещаться внутри документа, переходить к нужному разделу с помощью одного щелчка мыши по гиперссылке строке или номеру страницы этого раздела в оглавлении. Если названия элементов документа сформированы в виде полей, то из них можно легко создать список иллюстраций с помощью команды ВСТАВКА Оглавление и указатели и вкладки Список иллюстраций (Рисунок, Таблица, Формула). Технология создания списка иллюстраций практически ничем не отличается от технологии формирования оглавления. графические фрагменты (рисунки, диаграммы); элементы оформления (заполнение, цвет, обрамление и др.); вопросы; списки возможных ответов и т. п. Переменная часть формы это незаполненные области, предназначенные для ввода 9

10 данных. Она состоит из полей и может включать поля следующих типов: текстовые поля для заполнения и ввода информации в виде обычного текста, даты, числа или вычисляемого значения; списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы (поля со списком); флажки; переключатели типа Да или Нет; кнопки; счетчики и др. Для работы с электронными формами имеется специальная панель инструментов Формы (рис. 7.15). Поля, вставляемые в формы, используются для управления формой, т. е. являются элементами управления. Виды форм. Различают следующие виды форм: 1. Печатные формы (например, бланки), предназначенные для распечатки на бумаге и последующего их заполнения. 2. Электронные формы с интерактивным заполнением. 3. Мощные настраиваемые электронные формы с интерактивным заполнением, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, записи ответов и выбора ответов из списка. Для создания элементов управления в таких формах, кроме панели инструментов Формы, используют панель Элементы управления и возможности языка программирования Visual Basic. Разработка форм. Для разработки форм можно использовать в качестве образцов существующие готовые формы (шаблоны) или создавать их заново. Для самостоятельного создания новой формы прежде всего необходимо определить ее тип (электронная или печатная), примерный вид и размещение элементов. При создании постоянной части формы необходимо ввести нужный текст документа. К элементам формы могут применяться все основные команды меню окна программы ФОРМАТ. Для создания переменной части оперативной электронной формы нужно установить курсор в то место, которое предназначается для ввода информации, и создать поля формы с помощью кнопок панели инструментов Формы (см. рис. 7.15). Для изменения полей переменной части формы или настройки их параметров следует использовать кнопку панели инструментов Формы (Параметры поля формы), щелчок по которой выводит на экран соответствующие диалоговые окна: Параметры текстового поля; Параметры флажка; Параметры поля со списком. Диалоговые окна для настройки параметров полей можно вызывать также двойным щелчком мыши в области поля или командой контекстного меню поля Свойства. Кнопка в диалоговых окнах для настройки параметров полей используется для добавления подсказок по работе с элементами формы. 10

11 Для того чтобы поля формы были более заметны и их было легче находить на экране, поля в форме выделяют затенением. Для включения или выключения затенения используют кнопку (Затенение полей формы). Защита форм. После создания электронной формы и перед передачей ее для заполнения пользователям форму необходимо защитить от несанкционированного доступа по изменению ее вида. Для защиты постоянной части формы можно использовать: кнопку (Защита формы) на панели инструментов Формы; команду меню СЕРВИС Установить защиту. При этом в диалоговом окне Защита документа нужно установить переключатель Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм и ввести пароль. Щелчок по кнопке позволяет защитить всю форму. Чтобы вернуться в режим разработки и изменения формы, нужно снять защиту повторным щелчком по кнопке (Защита формы). Итак, для создания электронной формы требуется выполнить следующую последовательность действий. 1. Разработать модель формы, определить ее тип и размещение элементов. 2. Создать новый шаблон. Для этого нужно ввести команду ФАЙЛ=>Создать, на вкладке Общие выбрать Новый документ и установить переключатель Создать документ в положение Шаблон. Если для создания формы используется форма-образец, которая не является шаблоном, то необходимо сохранить эту форму как шаблон (с расширением *.dot). 3. Создать постоянную часть формы ввести текст и добавить, если нужно, графические элементы или ввести вопросы. 4. Отформатировать введенные данные. 5. Вставить необходимые поля формы в нужные места документа. Для этого нужно установить курсор в место, где должно находиться поле, а затем использовать соответствующие кнопки на панели инструментов Формы (Текстовые поля) и/или (Флажки), (Списки) и др. 6. Настроить параметры вставленных полей. Для этого дважды щелкнуть в нужном поле или использовать кнопку(параметры поля формы) на панели инструментов Формы. 7. Добавить тексты подсказок к определенным полям (при необходимости). 8.Выполнить затенение нужных полей, используя соответствующую кнопку на панели инструментов Формы. 9. Установить защиту формы для предотвращения внесения в нее несанкционированных изменений, щелкнув по кнопке (Защита формы). 10. Сохранить форму в виде шаблона. Сохранение форм. Вновь созданную электронную форму необходимо сохранять и распространять в виде шаблона незаполненной формы, которая может быть использована многократно. Данные заполненной оперативной (электронной) формы могут быть сохранены в двух различных вариантах: 1. Как обычный документ Word с помощью команды меню ФАЙЛ Сохранить как с указанием имени документа и расширения *.doc. 2. Как запись базы данных. Для этого нужно ввести команду меню СЕРВИС Параметры и на вкладке Сохранение установить переключатель Сохранять только данные для форм с указанием имени документа и типа файла Только текст. Данные всех полей формы будут записаны через запятую в текстовом файле с расширением *.txt. Заполнение электронных форм. Для заполнения готовой электронной формы нужно выполнить следующую последовательность действий: 1) ввести команду ФАЙЛ Создать; 11

12 2) выбрать шаблон формы и установить переключатель Создать в положение Документ; 3) ввести данные в каждое поле формы; 4) сохранить введенные в форму данные. Печать электронных форм. Электронные формы можно выводить на печать в виде заполненных документов или в виде форм-бланков с незаполненными полями (с помощью команды ФАЙЛ Печать). Если электронная форма была разработана на основе уже имеющегося бланка, например платежного поручения, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, то можно впечатать в заранее подготовленные бланки только введенные в форму данные. Для этого перед выводом документа на печать нужно ввести команду меню окна программы СЕРВИС Параметры и на вкладке Печать установить флажок Печатать только данные для форм. Печать документов Перед выводом документа на печать следует просмотреть, как будет выглядеть напечатанный документ. Для этого необходимо ввести команду меню окна ФАЙЛ Предварительный просмотр или щелкнуть по кнопке Стандартной панели инструментов (Предварительный просмотр). Напечатать документ Word можно двумя способами: 1) из окна программы, в которой открыт документ; 2) без предварительного запуска программы Word. Печать открытого документа выполняется одним из способов: путем ввода команды горизонтального меню окна приложения ФАЙЛ Печать; с помощью кнопки (Печать) на Стандартной панели инструментов; с помощью комбинации клавиш Ctrl+P. Общие настройки параметров печати устанавливаются на вкладке Печать диалогового окна Параметры. Параметры печати конкретного документа можно установить после ввода команды ФАЙЛ Печать в диалоговом окне Печать (рис. 7.16), в котором можно: выбрать страницы (все, текущую страницу, диапазон страниц); указать число страниц, печатаемых на одном листе (от 1 до 16) в версиях Word 2000 и выше; указать нужное число копий документа, разобрать (или нет) по копиям; установить дополнительные параметры печати (с помощью кнопок и 12

13 ), например размер бумаги и ориентацию страницы (книжную, альбомную), режим печати (обычный или экономичный) и т. п. При использовании кнопки (Печать) или комбинации клавиш Ctrl+P файл будет напечатан с параметрами по умолчанию весь документ в одном экземпляре. Управлять ходом печати можно с помощью диалогового окна, которое открывается двойным щелчком мыши по значку принтера в папке Принтеры (рис. 7.17). Если печать запущена в фоновом режиме, то можно продолжать работу в текстовом процессоре, хотя при этом будет заметно некоторое снижение темпов работы. Вопросы для самоконтроля 1. Что такое поля особые структурные элементы в документе? Назовите основные типы полей. 2. Какова связь между кодами и значениями полей? 3. Какова технология работы с использованием полей? 4. Как запретить изменение значения поля? Для чего это нужно? 5. Какие операции выполняются при форматировании документа в целом? 6. Для чего документ Word разбивают на разделы? 7. Каковы основные параметры раздела? 8. Что такое колонтитулы? Какие элементы могут входить в состав колонтитулов? 9. Как вставить колонтитулы в документ Word? 10. Для чего в документах Word используют закладки? 11. Как в документ Word можно вставить автоматическую нумерацию иллюстраций и перекрестные ссылки? 12. Что такое гиперссылки? Для чего в документах используют гиперссылки? 13. Каким образом в документе Word можно сформировать гиперссылку? 14. Как в документе Word можно создать автоматическое оглавление и список иллюстраций? 15. Как в прогрпмме Word можно управлять ходом печати документа? 13

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *