Архивные справочники

Вопрос 3. Типы и виды архивных справочников. Их целевое назначение

123

Информационные системы к НСА

Информационная система (ИС) — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Классификация информационных систем:

По типу информационных систем

1) Фактографические ИС накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов). Каждый из таких экземпляров или некоторая их совокупность отражают сведения по какому-либо факту, событию отдельно от всех прочих сведений и фактов.

2) Документированные ИС, где единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе (входной документ)

3) Геоинформационные ИС, где данные организованы в виде отдельных информационных объектов (с определенным набором реквизитов), привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Геоинформационные системы применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеет пространственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммунальное хозяйство).

По функциональному признаку

По уровням управления

1) ИС оперативного (операционного) уровня

2) ИС специалистов

3) ИС офисной автоматизации

4) ИС обработки знаний

5) ИС тактического уровня (среднее звено)

6) ИС поддержки принятия решений

7) Стратегические ИС

4. и др.

Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковуюфункции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива (-ов); указатель описей фонда (-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера).

Вопрос 2. Основы создания и использования СНСА АФ РФ
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам АФ РФ – это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах.


Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации.

При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход.

К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели, при этом основной способ описания – подокументный.

К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи, основным способом описания при каталогизации будет поединичный

К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат.

Вопрос 3. Типы и виды архивных справочников. Их целевое назначение

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи.

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.


Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам {архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.

Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи.

Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов.

Вопрос 4. Описание

Описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

1. вид дела

2. автор

3. корреспондент

4. предмет или вопрос

5. территория

6. время

7. формальные признаки (подлинность или копийность)

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д. Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный.

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в трех вариантах:

1. аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа

2. аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов

3. аннотация, содержащая краткое описание содержания документа

Архивные справочники

Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

«ГЛАЗОВСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Отделение среднего профессионального образования

Курсовая работа

АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

Автор курсовой работы А.А.Наговицына

группа С-31

Специальность 032002 «Документационное

обеспечение управления

и архивоведение»

Руководитель работы, С.Л.Микрюкова

преподаватель дисциплины

Глазов 2009

оглавление

Введение………………………………………………………………………………3

Глава 1. Архивные справочники…………………………………………………………………5

Глава 2. Архивная опись……………………………………………………………………………..7

2.1. Составление собственно архивной описи дел………………………………….7

2.2. Составление справочного аппарата к описи…………………………………….9

Глава 3. Архивный каталог………………………………………………………………………..12

Глава 4. Архивные путеводители……………………………………………………………….14

4.1. Характеристики фондов в путеводителе…………………………………………15

4.2. Справочный аппарат к путеводителю…………………………………………….18

Глава 5. Обзоры документов и другие архивные справочники…………………20

5.1. Характеристика документов в обзоре…………………………………………….20

5.2. Справочный аппарат к обзору………………………………………………………..22

Глава 6. Архивный указатель……………………………………………………………………..23

Заключение…………………………………………………………………………………………………..25

Список использованной литературы…………………………………………………………..27

Введение

Тема данной курсовой работы — «Архивные справочники». На сегодняшний день вопрос об архивных справочниках является актуальным, так как изменение, связанное с архивным делом в нашей стране, достаточно сложное.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Вопросы данной курсовой работы нашли достаточное рассмотрение и отражение таких исследователей, как Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, З.В.Крайская, Е.М.Бурова.

В учебном пособии Е.В.Алексеевой и Л.П.Афанасьевой «Архивоведение» подробно изложено о научно-справочном аппарате архивных документов.

З.В.Крайская в учебном пособии «Архивоведение» рассматривает проблемы становления и функционирования архивной сферы.

Е.М.Бурова в пособии «Архивоведение» рассказывает о видах архивных справочников.

Но, к сожалению, данные учебные пособия рассматривают лишь теоретические вопросы архивного дела, указывают на использование предложенных теоретических знаний на практике.

Цель данной курсовой работы – исследовать особенности применения всех типов архивных справочников, раскрыть их функции и особенности.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) раскрыть основные понятия темы;

2) отразить способы применения разных типов архивных справочников.

Глава 1. АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

Документация должна активно и эффективно используется в работе учреждения и его сотрудников. Для этого необходимо быстро найти документ по любому вопросу. Особенно важно для работников делопроизводственной сферы обеспеченье поисковым аппаратом плановой, отчетной документации, которая используется для изучения основных показателей деятельности учреждения, движения кадров, бюджета за ряд лет, для решения «горячих» вопросов, и даже для того чтобы сделать выставку, провести конференцию, презентацию, издать проспект по истории учреждения – необходимо уделить значительное внимание поиску документов. При создании архивных справочников происходит превращение первичной документной информации, которую можно получить, просматривая дела, во вторичную информацию. В результате этого процесса создается научно-справочный аппарат.

Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов, представленных в различных видах архивных справочниках, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Архивный справочник – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах или архивных документах.

Архивные справочники делятся на типы:

  • опись
  • путеводитель
  • каталог
  • указатель
  • обзор

Вся совокупность справочников выстраивается в единую цепочку, позволяющую последовательно вести поиск от межархивного уровня до документа – систему научно-справочного аппарата (СНСА).

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Обязательными элементами системы научно-справочного аппарата в архиве являются описи, путеводитель, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели, обзоры документов.

Таким образом, каждый архивный справочник – звено сложной информационной системы, выполняющий строго определенные функции и ни в коем случае не дублируя, а дополняя информацию других типов справочников.

Глава 2. Архивная опись

2.1. Составление собственно архивной описи дел

Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

  • на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
  • дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
  • дела за один год или несколько лет деятельности учреждения – фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно- тематических (материалы по личному составу, научно- техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
  • все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствие со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

  • порядкового номера;
  • делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
  • заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
  • крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
  • количества листов в деле;
  • примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи

Графа 1- «Порядковый номер»- отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.

Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.

При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 –»Делопроизводственный номер»- это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3- «Заголовок дела»- отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках — общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4-«Крайние даты»- раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 2 года, то -4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.

Графа 5 –»Количество листов»- дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.

2.2. Составление справочного аппарата к описи

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

  • титульный лист;
  • оглавление;
  • предисловие;
  • список сокращений;
  • указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы — переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие — один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователя — учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

Архивные справочники, их назначение и содержание

В Основных правилах работы госархивов СССР установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов. Каждый тип справочника имеет виды, а иногда и разновидности, выполняющие свои задачи и потому отличающиеся друг от друга по структуре, содержанию, степени информативности. Все архивные справочники составляются с обязательным привлечением описи дел.

В состав СНСА входят межархивные, общеархивные, межфондовые и фондовые справочники. Каталоги — это межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива занесена на карточки установленной правилами формы. Назначение каталогов — оперативный поиск углубленной информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям, лицам и т.д.

Архив может иметь несколько каталогов: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. При наличии в архиве нескольких взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов создается система каталогов. В ее основе как правило, лежит систематический каталог.

Путеводители — архивные справочники, содержащие краткие сведения о документах архива. Характеристики в них располагаются по рекомендованной правилами схеме. Назначение путеводителей — ознакомление потребителей с краткой информацией, ориентирующей в составе и содержании фондов архива.

Существуют три вида путеводителей: путеводитель по фондам архива включает систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками; краткий справочник по фондам архива представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них; тематический путеводитель включает систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Указатель — элемент справочного аппарата к архивному справочнику, охватывает основной текст и приложения. Ссылочные данные к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору — на страницу справочника, к каталогу — на индекс каталожной карточки.

В практике архивов наибольшее применение находят указатели следующих видов: предметный, географический, именной, хронологический.

Обзор документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Назначение — информация заинтересованных организаций о документах.

При разработке справочников любых типов, видов необходимо соблюдать методические рекомендации, разработанные ведущим учреждением ГАС. Применение единых форм и приемов описания, единой классификации облегчит перевод на механизированный и автоматизированный поиск информации.

Понятие архивного указателя

Архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объек­тов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть:

ü межархивными;

ü межфондовыми;

ü внутрифондовыми;

ü на документы одной описи;

ü нескольких описей фонда;

ü целого фонда;

ü нескольких фондов одного архива;

ü нескольких архивов.

Указатели могут составляться:

ü к заголовкам единиц хранения без их просмотра;

ü к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются:

ü глухими (без аннотаций);

ü раскрытыми (с аннотациями).

По рубрикации указатели делятся:

ü на алфавитные;

ü систематические;

ü хронологические.

Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, ес­ли фонд имеет сложную структуру, большое количество опи­сей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости.

Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и по­исковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой от­сылок.

Основные виды указателей

Основные виды указателей:

ü тематический;

ü именной;

ü географический;

ü хронологический;

ü алфавитный;

ü систематический.

Вопрос 28. Архивная историческая справка

Понятие исторической справки

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит:

ü историю фондообразователя;

ü историю фонда;

ü характеристику документов фонда.

Содержание истории фонда

История фондообразователя включает:

ü историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразова­нии);

ü задачи и функции фондообразователя и их изменения;

ü масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;

ü место фондообразователя в системе госаппарата, экономиче­ской, общественно-политической, культурной жизни;

ü изменения в названии и подчиненности фондообразователя;

ü структуру фондообразователя и ее изменения;

ü крайние даты деятельности фондообразователя.

Содержание истории фондообразования

История фонда включает:

ü дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;

ü изменения в составе и объеме фонда и их причины;

ü степень сохранности документов;

ü особенности формирования, описания, систематизации документов;

ü сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;

ü сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;

ü состав научно-справочного аппарата.

Характеристика документов фонда включает:

ü состав документов фонда, их виды, их крайние даты;

ü особенности документирования, присущие данному фондообразователю;

ü порядок использования документов;

ü характеристику научно-справочного аппарата.

1.Понятие архивного указателя

Архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть: *

межархивными; *

межфондовыми; *

внутрифондовыми; *

на документы одной описи; *

нескольких описей фонда; *

целого фонда; *

нескольких фондов одного архива; *

нескольких архивов.

Указатели могут составляться: *

к заголовкам единиц хранения без их просмотра; *

к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются: *

глухими (без аннотаций); *

раскрытыми (с аннотациями).

По рубрикации указатели делятся: *

на алфавитные; *

систематические; *

хронологические.

Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости.

Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и поисковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой отсылок.

2. Основные виды указателей

Основные виды указателей: *

тематический; *

именной; *

географический; *

хронологический; *

алфавитный; *

систематический.

Архивные справочники, их назначение и содержание

33. Архивные справочники, их назначение и содержание.

В Основных правилах работы госархивов СССР установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов. Каждый тип справочника имеет виды, а иногда и разновидности, выполняющие свои задачи и потому отличающиеся друг от друга по структуре, содержанию, степени информативности. Все архивные справочники составляются с обязательным привлечением описи дел.

В состав СНСА входят межархивные, общеархивные, межфондовые и фондовые справочники. Каталоги — это межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива занесена на карточки установленной правилами формы. Назначение каталогов — оперативный поиск углубленной информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям, лицам и т.д.

Архив может иметь несколько каталогов: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. При наличии в архиве нескольких взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов создается система каталогов. В ее основе как правило, лежит систематический каталог.

Путеводители — архивные справочники, содержащие краткие сведения о документах архива. Характеристики в них располагаются по рекомендованной правилами схеме. Назначение путеводителей — ознакомление потребителей с краткой информацией, ориентирующей в составе и содержании фондов архива.

Существуют три вида путеводителей: путеводитель по фондам архива включает систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками; краткий справочник по фондам архива представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них; тематический путеводитель включает систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Указатель — элемент справочного аппарата к архивному справочнику, охватывает основной текст и приложения. Ссылочные данные к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору — на страницу справочника, к каталогу — на индекс каталожной карточки.

В практике архивов наибольшее применение находят указатели следующих видов: предметный, географический, именной, хронологический.

Обзор документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Назначение — информация заинтересованных организаций о документах.

При разработке справочников любых типов, видов необходимо соблюдать методические рекомендации, разработанные ведущим учреждением ГАС. Применение единых форм и приемов описания, единой классификации облегчит перевод на механизированный и автоматизированный поиск информации.

34. Работа читальных залов архивов. Учет использования архивных документов.

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из оcновных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств его организацию. В зависимости от целей использования состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использов ния документов.

Достаточно распространенной формой использования документов в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения чли общественной организации, действительного по установленным «Равилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.

Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия темам исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел могут быть выданы во временное пользование. При продлении срока должно быть проведено соответствующе его переоформление

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой AKTI о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности

35. Функции архива в структуре организации.

Основное назначение архивов состоит в обеспечении сохранности и использования документов. Для осуществления функции обеспечения сохранности документов архиву нужно прежде всего иметь объекты хранения. Осуществление контроля за состоянием, хранением и учетом документов в учр-ях, орг-ях, предпр-ях возложено на гос. архивную службу. Функции контроля за деятельностью ведомственных архивов выполняют гос.архивы.

Основная функция гос.архивов с переменным составом документов – временное хранение документов, поступающих из учр-ий районного звена и сельских учр-ий и орг-ий. Выполняя эту функцию, гос.архивы контролируют состояние документов в учр-ях районного звена, сельскохозяйственных предпр-ях.

Функция комплектования архива.

1. Прием документов из стр.подр-ий и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учр-ий, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учр-ий.

2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению или уничтожению. Оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности стр-ым подр-ям.

Функция обеспечения сохранности документов.

1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.

2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление гос.службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.

3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы. Учет этих документов и их страхового фонда.

4. проведение при необходимости работ пот улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).

5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

Функция подготовки документов к передаче на гос.хранение.

1. Архив составляет и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учр-ия годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка кпередаче и передача на гос.хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.

3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на гос.хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в гос.архив. составление первичной исторической справки по истории фондообразования.

Информация о работе «Билеты к экзамену по архивоведению» Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 77929
Количество таблиц: 0
Количество изображений: 0

Похожие работы

64776 0 0

… совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления. 1.1 Влияние унификации документов на исторические источники документ унификация текст В стандартной форме приказа, постановления не предусмотрено обязательное проставление места его издания (город, где он …

194342 10 0

… , планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации. 3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа . В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством — канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация. Канцелярия получает почту …

Состав и функции. Типы и виды архивных справочников.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных доку­ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффектив­ного использования.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин­формацией. Документная информация — это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, яв­ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, полу­чили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об ин­формации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документ­ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор­мационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документ­ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных ар­хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Основными принципами построения системы НСА являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различ­ных видов справочников;


3) преемственность НСА ведомственных, государственных и му­ниципальных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя­ется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонталь­ный уровень системы основан на функциональном разли­чии справочников. По функциям справочники системы НСА под­разделяются:

· на справочники по учету;

· справочники по раскрытию содержания документов (инфор­мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерар­хии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:· АФ РФ в целом;· сети архивов;· архиву;· фонду;· делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.· АФ РФ:· Группа архивов отдельного региона:· Архив· Фонд· Отдельное дело или отдельный документ

В практической работе все справочники в результате их класси­фикации по уровням документов получили названия:· межархивные (на уровне АФ РФ и его части);· внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);· внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Функции описи: · информационная (раскрывает состав и содержание документов) · учетная (обеспечивает учет дел);

· классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Архивная опись состоит из двух частей: 1. собственно опись, т. е. перечень дел (описательных статей) 2. справочный аппарат к опи­си.

Количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей.

Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения.

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи­рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: · логической структур; · алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидно­сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно­сти, именной и географический (рис. 2). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Отобранная для каталогизации документная информация опи­сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­тем применения различных приемов описания:

· подокументного — на карточку выносится информа­ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­кумента (протоколы, доклады).

· поединичного — на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

· группового — на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи).

Путеводитель- архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Видами пу­теводителя являются:

Путеводитель по архивам (архиву) — вид путеводителя по фон­дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­вов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­ставом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются назва­ния фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть анно­тированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Любой путеводитель состоит из двух частей:· характеристик фондов (документов); · справочного аппарата

Обзор архивных документов — тип архивного справочника включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Различают два вида обзоров:

Обзор архивного фонда — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании докумен­тов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов — вид обзора документов, вклю­чающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по опреде­ленной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Указатель- архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых дан­ных этих документов.

Основными видами указателей являются:· тематические,· предметные (общие и специальные),· именные, географические (разновидности предметных),· хронологические.

Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.

Тематические перечни документов и дел создаются при подго­товке ответов на сложные тематические запросы, требующие боль­шой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по по­рядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с те­мой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.

14.9 Использование архивных документов. Использование ретроспективной информации в экономике, науке, текущей деятельности учреждений, социально-правовой сфере, культуре.Использование документов в управленческих целях для повышения эффективности управления: при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

В в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

В законотворческой деятельности: для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д.

В экономических целях: при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам; при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании).

Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов, а также для оптимизации производственных и

технологических процессов.

Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами.
инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива – органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива – руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве. Главным результатом работы по инициативному информи­рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­каза на копирование информации, когда потенциальный потре­битель станет реальным.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для пре­доставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение — читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­вочным аппаратом.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен­ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело.

Публикация документов. Под публикацией архивных докумен­тов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов: · выявление и отбор документов; · выбор и передача текста документа; · археографическое оформление документа и составление науч­но-справочного аппарата к публикации; · формирование макета публикации.

Социально-правовые запросы. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов;

§ архивная справка;

§ архивная копия;

§ архивная выписка.

Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях — только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

В случае необходимости составляется сопроводительное письмо, в котором могут даваться пояснения к вызывающим сомнения данным. К справке могут прилагаться как копии документов, так и выписки из них, относящиеся к теме запроса.

Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа

14.10 Учет архивных документов. Понятие об учете документов АФ РФ. Задачи, принципы построения (централизация, преемственность, динамичность).

Централизованный государственный учет документов — это си­стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.

Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.

Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются: · архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­лекция); · единица хранения; · отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы: · государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); · государственных музеев и библиотек; · научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств; · структурных подразделений организаций, хранящих докумен­ты (ведомственных архивов); · негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета.

К внутренним документам относится: · книга поступлений · список фондов · лист фонда · архивная опись

· дело фонда.

Документы централизованного государственного учета · паспорт архива органи­зации · паспорт государственного архива · карточка фонда

Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

· выявление и устранение недостатков в учете документов;

· выявление документов, требующих реставрации, кон­сервации, профилактической и технической обработки;

· выявление отсутствующих документов и организация их розыска.

Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *