Документарная проверка

Документарные проверки трудовой инспекции

Главная \ Статьи \ Статьи по бизнесу \ Проверка трудовой инспекции \ Документарные проверки трудовой инспекции

Документарная проверка проводится по месту нахождения отделения трудовой инспекции.

Документарная проверка, так же как и выездная, может быть плановой и внеплановой.

Для начала документарной проверки руководитель (заместитель руководителя) трудовой инспекции издает соответствующее распоряжение.

Заверенная печатью копия этого распоряжения передается под роспись руководителю проверяемой организации (индивидуальному предпринимателю) или ее уполномоченному лицу (ст. 14 Закона № 294-ФЗ).

При документарной проверке, в первую очередь, инспектор рассматривает документы организации (индивидуального предпринимателя).

Если же имеющихся у трудового инспектора документов недостаточно для проведения проверки, трудовая инспекция направляет работодателю мотивированный запрос с требованием представить необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы организации (индивидуального предпринимателя).

К запросу должна быть приложена заверенная печатью копия распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя трудовой инспекции о проведении документарной проверки.

В свою очередь, организация (индивидуальный предприниматель) в течение 10 рабочих дней должна направить в адрес трудовой инспекции запрашиваемые документы (п.5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Заметим, что Закон № 294-ФЗ предусматривает возможность предоставления копий в электронной форме. Однако на сегодняшний день порядок представления электронных документов, который должен быть определен Правительством РФ, не установлен (п.6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Вместе с тем с 1 января 2016 г. начнет действовать поправка, вносящая изменения в п.6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ, в соответствии с которой электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (Федеральный закон от 13 07.2015 № 26Э-ФЗ).

Оригиналы документов представлять не надо. В адрес трудовой инспекции необходимо направить заверенные копии документов.

Документы заверяются печатью организации или индивидуального предпринимателя.

Отметим, что индивидуальный предприниматель заверяет документы своей печатью только в случае ее наличия, поскольку действующее законодательство не обязывает предпринимателя иметь собственную печать.

Кроме того, с 07.04.2015 акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью также могут работать без печати. Соответствующие изменения были внесены в Федеральные законы от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» и от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью» Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ.

Поэтому заверять печатью копии документов организация теперь должна только в том случая, если она в установленном порядке не отказалась от использования печати.

Помимо печати на копии должна присутствовать подпись руководителя организации (индивидуального предпринимателя).

Здесь можно упомянуть о том, что существует национальный Стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

Согласно п.3.26 названного Стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись:

  • «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Это означает, что если у организации имеются, например, специальные печати «для документов» или «для отдела кадров» и т.п., заверить копии документов можно этими печатями.

Вместе с тем отметим, что правила, изложенные в данном документе, носят рекомендательный характер (п.З ст.4 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Имейте в виду, что нотариально заверять копии документов нет необходимости. Потребовать нотариально заверенную копию трудовой инспектор может только в том случае, если это прямо предусмотрено законодательством (п.7 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Обратите внимание!

При проведении документарной проверки трудовая инспекция не вправе требовать у юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки.

Помимо этого, с 1 января 2011 г. органы контроля не вправе требовать у проверяемых лиц сведения и документы, которые могут быть получены проверяющим органом от иных органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля (п.11 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Если в ходе документарной проверки будут выявлены ошибки, противоречия или несоответствия между документами, представленными организацией (предпринимателем), и документами или сведениями, имеющимися у трудового инспектора, работодатель информируется об этом факте.

Работодатель, в свою очередь, в течение 10 дней с момента уведомления об этом факте должен представить трудовому инспектору необходимые пояснения в письменной форме (п.8 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Достоверность представленных сведений работодатель может подтвердить, приложив к пояснению дополнительные документы (п.9 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Законные основания проведения проверок

Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее –Закон № 294-ФЗ) регулирует отношения в области организации и осуществление государственного (муниципального) контроля и защиты прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при его осуществлении (п. 1 ст. 1 Закона № 294-ФЗ). Нормы данного закона не подлежат применению при осуществлении налогового контроля, при проведении оперативно-розыскных мероприятий, при осуществлении прокурорского надзора и т.д. (п. 3 и 3.1. Закона № 294-ФЗ).

Данная статья посвящена проверкам, проводимым органами надзора в сфере здравоохранения в отношении медицинских и фармацевтических организаций, под которыми понимаются юридические лица независимо от организационно-правовой формы, осуществляющие медицинскую или соответственно фармацевтическую деятельность. К медицинскими фармацевтическим организациям приравниваются индивидуальные предприниматели.

Положения Закона № 294-ФЗ полностью распространяются на правила проведения проверок Роспотребнадзором. Данный закон применяется с особенностями, установленными иными федеральными законами при осуществлении надзора за соблюдением трудового законодательства, контроля в области пожарной безопасности, надзора в сфере рекламы и других форм контроля (п. 4 ст. 1 Закона № 294-ФЗ).

Предоставление в орган контроля документов по запросу

Орган контроля при проведении документарной проверки может направить в адрес медицинской (фармацевтической) организации мотивированный запрос с требованием представить необходимые документы, если достоверность сведений, содержащихся в документах (находящихся в распоряжении органа контроля), вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение организацией обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами.

С 1 января 2011 года должностным лицам органа контроля запрещается требовать у организации, в отношении которой проводится проверка, сведения и документы, которые могут быть получены органом контроля от иных органов государственного (муниципального) контроля (Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»).

Медицинская (фармацевтическая) организация в течение 10 рабочих дней со дня получения мотивированного запроса обязана направить указанные в запросе документы в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и соответственно подписью уполномоченного лица организации, а с 10 января 2016 года медицинская (фармацевтическая) организация вправе представить указанные в запросе документы в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью.

За непредставление документов может наступить административная ответственность, предусмотренная ст. 19.7 КоАП РФ.

При выявлении ошибки и (или) противоречия в документах, орган контроля направляет требование медицинской (фармацевтической) организации представить в течение 10 рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме. В этом случае организация обязана предоставить пояснения относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в документах. В случае установления признаков нарушения обязательных требований, должностные лица органа контроля вправе провести выездную проверку, о чем выносится дополнительное распоряжение (приказ) о начале проведения выездной проверки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *