Экспертиза ценности фотодокументов

В настоящее время государственные архивы в своей деятельности руководствуются Правилами организации, хранения, комплектования, учёта и использования документов, Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, М., 2007 г.

В этих правилах в главе 4-й определяется порядок проведения экспертизы ценности документов, который относятся и к ЭЦ фотодокументов, А в п.4.3.2. оговаривается, что непосредственно в архиве ЭЦ документов проводится в исключительных случаях, когда они поступают в архив в неупорядоченном состоянии.

Хочется отметить, что, несмотря на желание авторов Правил унифицировать все этапы работы с документами, передаваемыми или находящимися на постоянном хранении в государственных хранилищах, работа с аудиовизуальными документами, и, в частности, с фотодокументами, имеет ряд особенностей. В том числе, особенностями отличается и работа по проведению экспертизы ценности фотодокументов.

В настоящее время при полном отсутствии государственных источников комплектования РГАКФД фотодокументами, на постоянное хранение поступают фотодокументы, в основном, из личных архивов. Поступают они в неупорядоченном состоянии, и специалисты архива для пополнения АФ РФ отбирают самые ценные из них непосредственно на территории архива.

Характеризуя, в общем, работу по проведению экспертизы ценности фотодокументов, следует отметить, что это очень серьезная творческая, поисковая, исследовательская работа. У специалиста, проводящего экспертизу ценности, складывается в голове личная база данных по персоналиям, событиям, внешнему облику людей тех или иных временных рамок, техническим характеристикам фотопленки различных периодов, браков, так сказать, изначальных и приобретенных в процессе хранения, и многого другого.

Экспертиза ценности фотодокументов проводится на основании общих (характерных для всех документов) и специфических (характерных только для фотодокументов) критериев оценки.

Общими критериями оценки фотодокументов являются критерии происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Среди критериев, характеризующих происхождение документов, важное место занимает оригинальность (подлинность) документа. На постоянное хранение принимаются оригинальные негативы (цветные и чёрно- белые). При отсутствии негативов могут быть приняты контратипы или позитивы на правах оригинала, если они имеют большую историческую ценность и при условии изготовления с позитивов качественных дубль- негативов; а также слайды. На постоянное хранение в архив могут быть приняты и фотодокументы, созданные в цифровом формате (записанные на диски). В настоящее время в нормативно — методической литературе не разработано понятие «оригинал» на электронные документы.

Критерий авторства обязательно должен учитываться при решении вопроса о передаче на постоянное хранение в архив фотодокументов из личных архивов. Ценность фотодокументов во многом зависит от мастерства автора. Это отражается на трактовке событий, определении художественных особенностей, выразительности изображения и техническом состоянии фотодокументов.

Время и место создания фотодокументов являются одним из основных критериев происхождения. Используя этот критерий, проводится анализ исторической обстановки, в которой создавались отдельный фотодокумент или группа фотодокументов. При проведении экспертизы ценности фотодокументов важными также являются критерии, определяющие ценность содержания.

К общим критериям этой группы относятся: значение события, лица, объекта, зафиксированного в документе, достоверность, полнота освещаемых событий.

Наибольшую ценность представляют фотодокументы, в которых нашли своё отражение события, имеющие определяющее значение для жизни общества, характеризующие определённые направления и изменения в области политики, экономики, науки, культуры.

При проведении экспертизы ценности следует обращать серьёзное внимание на фотодокументы, отражающие быт населения в определённый исторический период, а также на портретные снимки неизвестных лиц, представляющих интерес как обобщённый образ человека.).

Критерий достоверности сообщаемых сведений предполагает отбор таких фотодокументов, в которых события отражены правдиво и соответствуют действительности. (В связи с появлением цифровой фотографии этот критерий стало выявлять достаточно сложно, так как цифровое изображение легко поддаётся корректировке, следы которой выявить порой практически невозможно). Для подтверждения достоверности сообщаемых сведений необходимо проводить сравнительный источниковедческий анализ фотодокументов с другими источниками (периодические издания, справочная литература, аналогичные по тематике фотодокументы, находящиеся в архиве на постоянном хранении).

В процессе экспертизы ценности выявляется также полнота сообщаемых сведений. Однако при отборе на постоянное хранение фотопортретов и пейзажей этот критерий не является определяющим.

Группа общих критериев внешних особенностей фотодокументов содержит критерии физико — химического, биологического и технического состояния документов.

На постоянное хранение отбираются фотодокументы хорошего технического состояния. В случае исключительной ценности фотодокумента, и, учитывая современные возможности реставрации (ручная, физико- химическая, реставрация изображения методом оцифровывания), на хранение в архив могут быть приняты фотодокументы, имеющие определённые дефекты. С таких документов изготавливаются страховые копии.

Качество изображения фотодокумента (нерезкое изображение, чрезмерная или слабая плотность негатива) также имеют значение при проведении экспертизы ценности.

Группа специфических критериев определяет художественные достоинства фотографии, их выразительность.

Критерий повторяемости информации в фотодокументах также определяет их отбор на постоянное хранение. Этот критерий очень актуален для нашего архива, т.к. мы получаем иногда фотодокументы, отражающие одно событие, в 50 вариантах.

Часто в экспертную оценку фотографии вмешивается субъективное восприятие эксперта, потому что, несмотря на наличие критериев экспертизы ценности, требуется из всего многообразия выбрать один или, максимум, 2 снимка. На примере фотодокументов, освещающих строительство Сталинградской ГЭС (оригинальные фотодокументы (негативы) на фотопленке 0-го размера, 1958г.). Варианты одного и того же события предоставляют исследователю широкое поле деятельности для выбора фотодокумента, предназначенного для постоянного хранения, особенно, учитывая примерно равнозначную ценность каждого из представленных фотодокументов.

Иногда попадаются фотодокументы, которые, строго говоря, не подходят ни под один из критериев экспертизы ценности. Однако и некоторые из них, как например, представленный снимок, также попадают на архивную полку.

Наличие и качество текстовой сопроводительной документации к фотодокументам играет существенную роль при проведении экспертизы ценности фотодокументов. Фотодокументы из личных архивов, как правило, плохо атрибутированы. В таких случаях применяется метод интервьюирования собственника личного архива фотодокументов, в случае необходимости, его родственников и знакомых. Также для атрибуции фотодокументов используется справочная литература, периодические издания и т.д. Иногда проведение работы по атрибуции фотографии превращается в настоящее детективное расследование. Например, в личном архиве фотодокументов М.С. Наппельбаума есть негатив на стеклянной основе с женским портретом с авторской надписью «жена Лаунде». И только после работы с негативом с портретом Л.Д. Ландау, на котором рукой автора также сделана надпись «Лаунде», удалось атрибутировать фотографию с женским портретом. И надписей, вводящих в заблуждение исследователя, занимающегося атрибуцией фотодокументов, и сделанных рукой автора именно этого личного архива великое множество.

Отсутствие текстовой сопроводительной документации не является определяющим фактором при принятии решения о приёме на постоянное хранение в архив определённого комплекса фотодокументов.

Для более полного представления о проведении экспертизы ценности фотодокументов хочу привести несколько примеров.

Так, в настоящее время в работе находится интереснейшие фотодокументы на стеклянной основе из личного архива М.С. Наппельбаума. Документы практически не атрибутированы, за исключением надписей, зачастую никакого отношения к действительности не имеющих, сделанных рукой самого мастера. Однако, их можно принять, правда, достаточно условно, за отправной момент изучения документа. Несмотря на все предпринятые усилия, все равно, около 50% документов так и остались не атрибутированы. Но поскольку это оригинальные портретные съемки первой половины ХХ века, созданные выдающимся фотографом с использованием его знаменитой ретуши, они, конечно, займут свое место в составе АФ РФ. К сожалению, оставляет желать лучшего техническое состояние этих фотодокументов. В результате экспертизы ценности по техническому состоянию отсеивается до 40% фотодокументов. В основном, это гидролиз, т.е. сползание эмульсии со стеклянной основы, что не позволит сохранить документ при существующих методах реставрации, хотя на сегодняшний день с таких негативов получаются позитивные отпечатки высокого качества для их дальнейшего использования. В первом блоке нашей презентации, можно увидеть как раз качество позитивных отпечатков с негативов, не подлежащих длительному хранению. Это портреты народной артистки СССР Евдокии Дмитриевны Турчаниновой (конец 40-х годов), народной артистки СССР Елены Николаевны Гоголевой (конец 40-х годов), заслуженного деятеля искусств России, профессора института им. Гнесиных Елена Фабиановна Гнесина (40-е годы). Современные технологии позволят сохранить нам информацию, запечатленную фотографом (путем изготовления контратипа на фотопленке или путем оцивровывания), но оригинал будет утрачен безвозвратно.

В общем массиве фотодокументов обнаружены контратипы на стеклянной основе. При изготовлении с них позитивных отпечатков сложилось впечатление, что эти фотографии сделаны с рисунков или гравюр. Такие фотографии в результате экспертизы ценности не передаются на постоянное хранение. Однако эти контратипы отложили до окончательного решения их судьбы. И вот, читая книгу М.С. Наппельбаума «От ремесла к искусству», М., «Планета», 1972, находим следующее: «Я… продолжал искать способ приблизить фотоснимки к гравюре, к рисунку от руки; одно время увлекался особым способом печати, а именно – гуммидрук. Он заключается в следующем: бумага покрывается гуммиарабиком, смешанным с типографской краской. Затем она высушивается и сенсибилизируется особым раствором. Потом бумагу вторично сушат и на ней печатают контактно, прямо с негатива, без увеличения. После этого отпечаток обмывается горячей водой с древесными опилками. Струя горячей воды с опилками смывает краску в белых местах, непропечатавшихся из-за непрозрачности негатива; прозрачные же места негатива остаются темными. Разумеется гамма прозрачности негатива дает гамму окраски бумаги, световые пятна дают полную иллюзию гравюры, офорта». Эта техника хорошо просматривается на представленных фотодокументах: портрете Сулеймана Стальского, народного поэта Дагестана (30-е годы) и портрета Иосифа Сталина (40-е годы).

Часто в экспертную оценку фотографии вмешивается субъективное восприятие эксперта, потому что несмотря на наличие критериев экспертизы ценности. Это очень часто происходит при наличии многочисленных вариантов или дублей фотодокументов, когда из всего многообразия требуется выбрать один или, максимум, 2 снимка. На примере фотодокументов, освещающих строительство Сталинградской ГЭС (оригинальные фотодокументы (негативы) на фотопленке 0-го размера, 1958г.). Варианты одного и того же события предоставляют исследователю широкое поле деятельности для выбора фотодокумента, предназначенного для постоянного хранения, особенно, учитывая примерно равнозначную ценность каждого из представленных фотодокументов. Иногда попадаются фотодокументы, которые, строго говоря, не подходят ни под один из критериев экспертизы ценности. Однако и некоторые из них, как например, представленный снимок, также попадают на архивную полку.

Важный момент в источниковедческом анализе фотодокумента – это изучение так называемого контрольного отпечатка, который даёт общее представление о фотодокументе. А при просмотре негатива интересную информацию можно получить, изучая надписи и пометы на негативе, причём интересен бывает даже почерк, которыми надписи сделаны и в совокупности с данными, полученными при изучении почерков фотографов и их сравнении друг с другом даст информацию об авторе съёмки. Изучению подлежат и старые конверты, в которых лежат негативы; при внимательном их рассмотрении также можно почерпнуть интересную информацию. Как пример, интересно рассмотреть фотодокументы, полученные из личного архива М.А. Латышева с различными пометами, позволившими отнести их к 1914-1917 годам и атрибутировать достаточно полно.

При расшифровке фотодокументов большое значение имеет также личная способность исследователя получить, обобщить и проанализировать информацию, полученную в результате исследования, а также эрудиция, кругозор, если хотите, умение видеть. Такие специалисты формируются в течение длительного времени и являются достоянием любого государственного архива. Всё это в совокупности и позволяет включить в состав Архивного фонда действительно значимые фотодокументы как носители зримой истории, как составную часть памяти человечества.

Понятие экспертизы ценности документов

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

Отнесение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

    1. Задачи и этапы экспертизы

Задачи экспертизы ценности документов:

Первая — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профессиональности тому или иному государственному архиву;

Вторая — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

  • для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

  • для временного хранения.

Третья- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

  1. В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «родилось»;

  2. В ведомственном архиве — происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. Особое внимание уделяется документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу). Все эти задачи решаются совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК);

  3. В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их; проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

  • в учреждениях, организациях, предприятиях – экспертная комиссия;

  • в министерствах, ведомствах, главках – Центральная экспертная комиссия;

  • в госархивах – экспертно – проверочная комиссия;

  • в Росархиве – Центральная экспертно-проверочная комиссия.

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков. Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.1995. Согласно положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

  • вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

  • однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

  • лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такая комплексная экспертиза осуществляется только в государственных архивах, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

  • дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

  • дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов – это система научно — обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии подразделяются на три большие группы:

  1. Критерии происхождения документов:

  • значение учреждение или лица в жизни общества — определяются группы учреждений, от которых документы поступают на государственное хранение в полном объеме (ценная документация этих учреждений), либо

  • выборочно; либо вообще не поступают на государственное хранение. Нужно учитывать значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе. Критерии значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста; поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности (нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников);

  • значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах – позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны (периоды войн и другие катаклизмы, когда гибнет много документов);

  • время и место образования документов – чтобы оградить документы от уничтожения, была введена запретная дата – 1945 г., в связи, с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Место образования документов требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

  • Критерии содержания документов относятся:

    • источник информации – на основе критерия источник информации документы учреждений делятся на три группы: — документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; документы по личному составу (в этой группе могут быть представлены как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов, следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются). Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно (это может быть достигнуто с помощью источниковедческого анализа документов), поэтому этот критерий должен применять в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа

    • повторяемость документной информации – широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явления повторяемости информации в созданных документах. Учитываются виды и формы повторяемости документной

    • информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Различают дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке). Дублетные документы в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

    1. Критерии внешних особенностей документов:

    • подлинность имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение (наличие бланка, печати, штампа, подписи, что непосредственно связано с формой удостоверения документа);

    • внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов (если в поврежденных документах возможно хотя бы частично восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются)..

    Комиссия является совещательным органом при руководстве учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. Комиссия собирается не свое заседание по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

  • Вопрос 17. Комплектование архива

    ⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 10

    1. Понятие и содержание комплектования архива

    2. Источник комплектования

    1. Комплектование архива —систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федераль­ной архивной службой РФ.

    Государственные архивы комплектуются архивными докумен­тами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предпри­ятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, ор­ганизациями, предприятиями и гражданами.

    Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомствен­ных или частных архивах.

    Работа по комплектованию архива документами складывается:

    · из установления профиля архива;

    · определения источников комплектования;

    · определения состава документов, подлежащих хранению в ар­хиве;

    · организации комплектования.

    Источник комплектования —юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятель­ности весь документальный фонд, то источник комплектова­ния передает на хранение в архив только архивный фонд, по­этому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

    Критериями источников комплектования являются:

    · функционально-целевое назначение учреждения;

    · масштаб его деятельности;

    · вид организации;

    · полнота отражения в ее документах ценной информации.

    Для документов личного происхождения учитываются:

    · значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

    · степень сохранности его фонда;

    · взаимосвязь его фонда с другими фондами.

    Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

    · структурные подразделения организации;

    · подведомственные организации;

    · физические лица.

    Ведомственные архивы комплектуются документами постоян­ного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами лич­ного состава.

    Дела временного (до 10лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответ­ствии с архивным законодательством после проведения экс­пертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

    В архив передаются документы физических лиц, имеющие го­сударственное значение.

    В ведомственном архиве хранятся также документы организа­ций-предшественников и документы ликвидированных подчи­ненных организаций.

    В основе комплектования ведомственных архивов лежит пре­емственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной но­менклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

    2. Источниками комплектования государственных архивов, хра­нящих документы постоянно, являются организации и физиче­ские лица, в деятельности которых образуются подлежащие пе­редаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, докумен­ты которых передаются в госархивы. Совместно с собственни­ками Росархив определяет, какие документы негосударствен­ных организаций и физических лиц могут быть приняты на до­говорной основе на госхранение.

    Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников ком-‘ плектования, составляемыми в архиве на основе критериев ис­точников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

    Выделяются следующие группы источников комплектования:

    · учреждения и организации, документы которых полностью пере­даются в госархив;

    · учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вы­шестоящих учреждений и организаций, либо не являются осо­бо ценными;

    · учреждения и организации, от которых осуществляется груп­повой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их дея­тельность;

    · учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

    В реальной архивной практике создаются два списка источни­ков комплектования.

    В первый списоквходят учреждения и организации, в деятель­ности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также уч­реждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти уч­реждения и организации сдают документы в госархив. Их ве­домственные архивы контролируются госархивом.

    Второй списоксоставляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контро­лем госархивов как возможные источники комплектования.

    Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госар­хив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования,а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, яв­ляющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и ви­деодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплек­тования до заключения с ними договоров о передаче ими сво­их документов в госархив.

    При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении докумен­тов учреждения и организации передают в архив все свои ар­хивные документы.

    При выборочном приемев архив поступают все ценные доку­менты от отдельных организаций определенного вида (группо­вой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

    Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством.В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соот­ветствии с Положением об Архивном фонде Российской Феде­рации.

    Передача документов из ведомственных в государственные ар­хивы происходит по согласованному между ними графику еже­годно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с дела­ми в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

    Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив

    1. Понятие архивного дела и порядок его комплектования

    2. Требования к архивному делу

    3. Передача дела в архив

    1. Подготовка дела к передаче в архив —оформление и описание дела для передачи в архив.

    Дело— совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещен­ных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия еди­ницы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, еди­ниц хранения, поскольку каждый том составляет обособ­ленную единицу хранения.

    Оформление дела— подготовка дела к хранению в соответст­вии с установленными правилами.

    Формирование дела- группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

    Порядок формирования дел:

    · дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

    · в дела помещаются только исполненные документы в соответст­вии с заголовками дел по номенклатуре;

    · в дела помещаются документы одного календарного года, за ис­ключением переходящих дел;

    · документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

    · в дела не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, дублетные экземпляры документов, черновики;

    · документы в деле располагаются по их хронологии:

    · дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;

    · приложения к документам независимо от их датировки, при­соединяются к тем, к которым они относятся;

    · каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен:

    · документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

    2. Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

    Для полного архивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований:

    · подшивка или переплет дела;

    · нумерация листов дела;

    · составление листа-заверителя дела;

    · составление внутренней описи документов;

    · внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

    Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

    Порядок оформления архивных дел следующий:

    · дела подшиваются в твердую картонную обложку или перепле­таются, при этом из них изымаются все металлические скреп­ления;

    · особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

    · в конце дела подшивается бланк для заверителъной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

    · нумерация листов дела производится черным карандашом в пра­вом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

    · листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; фотогра­фии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представ­ляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обо­ротной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

    · подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, снача­ла конверт, затем вложения;

    · при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;

    · помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответст­вующие акты;

    · внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержа­ния документов дела.

    Основными реквизитами обложки дела являются:

    · наименование организации и ее подчиненность;

    · наименование структурного подразделения;

    · индекс дела;

    · номер дела по описи;

    · заголовок дела;

    · аннотация (при особо ценных документах);

    · дата дела;

    · количество листов в деле;

    · срок хранения дела;

    · архивный шифр дела;

    · наличие места для нанесения архивных атрибутов.

    3. Передача дел в архив производится при полной архивной обра­ботке дел по их описи.

    Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

    · передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра­нения и личного состава;

    · передача производится через год после завершения дел делопроиз­водством;

    · прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

    · при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;

    · при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;

    · передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о на­личии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

    · по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех эк­земплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпля­ры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

    По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:

    · передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;

    · документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из кото­рых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

    · документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;

    · при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;

    · прием документов производится поединично, а особо ценных до­кументов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;

    · в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;

    · при первом приеме документов организации в архив вместе с ни­ми передается историческая справка организации;

    · документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;

    · документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

    Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:

    · утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;

    · проверка состояния дел в организации представителем госархива;

    · передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппа­рат к передаваемым документам и еще два экземпляра их опи­си, один экземпляр остается в организации;

    · факт передачи документов в госархив фиксируется актом прие­ма-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.

    КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА

    Смотреть что такое «КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА» в других словарях:

    • комплектование архива — Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация документов Архивного фонда Российской… … Справочник технического переводчика

    • комплектование архива — 88 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

    • Комплектование архива организации — 3.1.1. Комплектование архива организации это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. 3.1.2. Комплектование архива включает:… … Официальная терминология

    • Задачи архива — 1.3.1. Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно справочного аппарата к документам архива;… … Официальная терминология

    • Специалисты архива по основной деятельности — Специалисты по основной деятельности это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование… … Официальная терминология

    • Межевой архив — (архив Межевой канцелярии) – один из наиболее крупных и тщательно оберегаемых архивов дореволюционной России – являлся собранием документов, фиксировавших состояние помещичьего землевладения Российской империи на протяжении полутора столетий.… … Википедия

    • ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

    • профиль — 3.13 профиль: Часть жалюзи роллеты в форме полос любой конфигурации, из которых формируется полотно. Источник: ГОСТ Р 52503 2005: Жалюзи роллеты. Методы испытаний на устойчивость к взлому и пулестойкость … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

    • Архив — У этого термина существуют и другие значения, см. Архив (значения). Информация в этой статье или некоторых её разделах устарела. Вы можете помочь проекту … Википедия

    • Государственный архив Хабаровского края — Государственный архив Хабаровского края, (ГАХК) … Википедия

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *