Источники комплектования архива

Критерии определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

  • · Из установления профиля архива;
  • · Определения источников комплектования;
  • · Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
  • · Организации комплектования.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

  • · Функционально-целевое назначение учреждения;
  • · Масштаб его деятельности;
  • · Вид организации;
  • · Полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

  • · Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
  • · Степень сохранности его фонда;
  • · Взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

  • · Структурные подразделения организации;
  • · Подведомственные организации;
  • · Физические лица.
  • o Фонды ликвидированных организаций
  • o Учреждения-предшественники

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение ( Приложение №1).

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

  • · Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
  • · Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;
  • · Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
  • · Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. 1

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться.

Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

Таблица

Критерий

Пояснение

1. Функционально-целевое назначение учреждения

Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах

2. Масштаб деятельности

Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников

3. Вид организации

Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур

4. Полнота отражения информации

Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций

3. Понятие о ,комплектовании АФ РФ,. Источники пополнения состава гос-ых, ведомс-ых архивов и архивов местного самоуправления

3. ПОНЯТИЕ О «КОМПЛЕКТОВАНИИ АФ РФ». ИСТОЧНИКИ ПОПОЛНЕНИЯ СОСТАВА ГОСУДАРСТВЕННЫХ, ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ И АРХИВОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ.

План: — определение понятия «комплектовании АФРФ»; определение понятия «источник комплектования», «фондообразователь»; критерии источников комплектования; этапы работы по комплектованию государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральным архивным агентством РФ.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов: установления профиля архива; определения источников комплектования; определения состава документов, подлежащих хранению в архиве.

Под профилем архива понимается установленный для архива состав док-ов, подлежащих хранению. В соответствии с профилем определяют компетенцию архива, которая в целом и определяет генеральную линию в процессе комплектования. Когда определен профиль архива, составляют списки организаций-источников комплектования.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Фондообразователь – это Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критерии источников комплектования:

— Функционально целевое назначение учреждения; уникальность деятельности; конкурентоспособность; участие в различных программах.

— Масштаб деятельности; много профильность; объем уставного фонда; численность работников; состав учредителей.

— Вид организации; структура; организация деятельности.

— Полнота отражения в документах ценной информации; степень повторение информации.

Для того, чтобы включить организацию в список источников-комплектования проводят ряд работ: письменно согласуют с ним организационные аспекты работы, анализируют нормативные, распорядительные, организационные док-ты, относящиеся к организации; изучают постановку делопроизводства в организации; полноту и качество документирования деятельности организации. В результате составляется экспертное заключение об организации как источнике-комплектования.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов – это государственные органы, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются: структурные подразделения организации; подведомственные организации и физические лица.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

— в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

— по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

— по упорядочению документов по личному составу;

— по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

— по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

— по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

— в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

Таким образом, комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *