Какие документы относятся к нерегистрируемым?

Примерный список нерегистрируемых документов

1. Регистрация документа- запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;

• для удобства поиска документов;

• для учета и контроля исполнения документов.

2. Формы регистрации документов:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех реги­страционных операций в одном месте (экспедиции, службе де­лопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справоч­ный центр по документам предприятия и устанавливает еди­ный порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регист­рационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистра­цию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

3. Регистрируемые документы делятся на несколько групп,каждая из которых регистрируется отдельно:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• контракты (договоры) коммерческие;

• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

• 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

• 1-5 — номер дела по номенклатуре.

4. Виды регистрации:

•журнальная;

• карточная;

• компьютерная.

Журнальная регистрациянаиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности до­кументов. Недостаток — медленный поиск, особенно при боль­ших объемах документов. Журналы регистрации включают следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• дата поступления;

• автор документа (внешняя организация-отправитель) — для входящих документов;

• адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих докумен­тов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела (папки);

• имя файла;

• примечание.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Регистрацию коммерческих контрактов можно проводить в жур­нале, имеющем небольшие отличия.

ЖУРНАЛ

регистрации контрактов

Карточная регистрациядает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологиче­скому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Ко­пируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при жур­нальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.

Компьютерная регистрациянаиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому рекви­зиту документа. Недостаток — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального ком­пьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Журнал регистрации исходящих документов с помощью ПК

Система регистрации на ПК может быть создана:

• в среде систем управления базами данных (Access);

• с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);

• в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;

• другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последова­тельным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа(«Для служебного пользования», «Коммерческая тай­на» и др.), определяется специальными инструкциями.

5. Примерный список (перечень) нерегистрируемых документоввклю­чает:

• поздравительные письма;

• приглашения;

• рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

• печатные издания (журналы, брошюры);

• извещения, сообщения о встречах, переговорах;

• письма с пометкой «лично»;

• программы конференций, совещаний и т. п.

Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов

    • приглашения;

    • рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

    • печатные издания (журналы, брошюры);

    • извещения, сообщения о встречах, переговорах;

    • письма с пометкой «лично»;

    • программы конференций, совещаний и т.п.

Постановка на контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов.

Содержание контроля исполнения:

  • занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

  • информирование руководства о результатах контроля;

  • снятие документов с контроля по указанию руководителя;

  • подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

  • руководители;

  • заместители руководителя;

  • специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

  • работники службы делопроизводства;

  • секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на:

  • типовые;

  • индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения проводится:

типовых – введением нового нормативного акта;

индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются:

для входящих документов – с даты поступления;

для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах:

«…исполнить до 01.09.2004» или «… исполнить к 01.09.2004».

Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:

  • журналы регистрации;

  • персональный компьютер;

  • органайзер (планировщик).

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе «Примечание».

Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.).

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.

При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

Какие документы относятся к нерегистрируемым?

Стр 1 из 4

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Южно-Российский институт управления – филиал

Факультет управления

Кафедра менеджмента

Утверждена решением кафедры менеджмента Протокол от » 31 » августа 2016 г. № 1

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

Б1.Б.25 «Основы делопроизводства»

направление подготовки

38.03.04 «Государственное и муниципальное управление»

профиль «Государственное и муниципальное управление в социальной сфере»

бакалавр

квалификация

очная, заочная формы обучения

Ростов-на-Дону, 2017 г.

Авторы – составители:

к.э.н., ст.преподаватель

кафедры менеджмента ________________ Кривошеева Т.Д.

Заведующий кафедрой менеджмента,

к. э. н.,доцент ________________ Некрасова В.В.

1. Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине, соотнесенных с планируемыми результатами освоения программы.. 4

2. Объем и место дисциплины в структуре ОП ВО.. 5

3. Содержание и структура дисциплины.. 5

4. Фонд оценочных средств промежуточной аттестации по дисциплине. 8

5. Методические указания для обучающихся по освоению дисциплины.. 20

6. Учебная литература и ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», включая перечень учебно-методического обеспечения для самостоятельной работы обучающихся по дисциплине 21

6.1. Основная литература. 21

6.2. Дополнительная литература. 21

6.3. Учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы. 21

6.4. Нормативные правовые документы. 21

6.5. Интернет-ресурсы. 21

7. Материально-техническая база, информационные технологии, программное обеспечение и информационные справочные системы.. 22

1. Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине, соотнесенных с планируемыми результатами освоения программы


1.1. Дисциплина Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» обеспечивает овладение следующими компетенциями:

ОПК-1 навыками поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

ОПК-6 способностью решать стандартные задачи профессиональной деятельности на основе информационной и библиографической культуры с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности;

ПК-15 умением вести делопроизводство и документооборот в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях, научных и образовательных организациях, политических партиях, общественно-политических, коммерческих и некоммерческих организациях.

1.2. В результате освоения дисциплины у студентов должны быть:

– сформированы знания:

об основных понятиях, цели, задачах и принципах делопроизводства;

о составе управленческой документации и принципах построения эффективной системы документационного обеспечения управления;

о законодательстве и стандартах в области документационного обеспечения управления;

о составляющих информационной безопасности, видах и источниках угроз в информационных системах;

об особенностях работы с конфиденциальными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;

по общему делопроизводству, связанному с обработкой организационно-распорядительной документации;

по специальным системам делопроизводства, ведение которыми контролируется соответствующими государственными контрольно-надзорными органами.

– сформированы умения:

ведения делопроизводство и документооборот в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях, научных и образовательных организациях, политических партиях, общественно-политических, коммерческих и некоммерческих организациях;

решения задач профессиональной деятельности с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности;

– сформированы навыки:

поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

использования информационно-коммуникационных технологий для решения различных управленческих задач с учетом требований информационной безопасности.

контроля и анализа документопотоков организации.

1.3. Студенты также должны овладеть навыками:

— ведения делопроизводства и документооборота в органах власти и организациях;

— поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности

— использования современной вычислительной техники и информационных систем управления для решения управленческих задач на современном уровне.

2. Объем и место дисциплины в структуре ОП ВО

Дисциплина Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» относится дисциплинам базовой части учебного плана подготовки бакалавров по направлению 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление» профиль «Государственное и муниципальное управление в социальной сфере». Дисциплина изучается в 5 семестре для студентов очной формы обучения и на 5 курсе для студентов заочной формы обучения. Общая трудоемкость дисциплины – 3 зачетных единиц (108 часов).

Освоение дисциплины опирается на минимально необходимый объем теоретических знаний в области делопроизводства и документального обеспечения управления, а также на приобретенные ранее умения и навыки в сфере этики государственной и муниципальной службы, основ права, деловых коммуникаций.

Дисциплина реализуется после изучения таких дисциплин и модулей как: Б1.Б.15 «Теория управления» (1 курс 2 семестр), Б1.Б.18 «Государственная и муниципальная служба» ( 2 курс 1 семестр), Б1.В.ОД.11 «Риторика» (1 курс 2 семестр).

Для изучения дисциплины предусмотрено 108 часов. На контактную работу с преподавателем отведено для студентов:

— очной формы обучения – 54 академических часов;

— заочной формы обучения – 18 академических часов.

На самостоятельную работу выделено для студентов:

— очной формы обучения – 54 академических часов;

— заочной формы обучения – 86 академических часов.

Промежуточная аттестация проводится:

— для очной формы обучения в 5 семестре – в форме зачета,

— для заочной формы обучения на 5 курсе – в форме зачета (4 часа).

Содержание и структура дисциплины

Таблица 1

№ п/п Наименование тем (разделов) Объем МДК, час. Форма текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации
Всего Контактная работа обучающихся с преподавателем по видам учебных занятий СР
Л ЛР ПЗ КСР
Очная форма обучения
Понятие и принципы организации делопроизводства опрос
Служба документационного обеспечения управления. Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства опрос, реферат
Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов опрос, деловая игра, тестирование
Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов опрос
Основные виды организационно-распорядительных документов опрос, контрольная работа
Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом. деловая игра
Документация по личному составу. Оформление справочно-информационных документов опрос, тестирование
Промежуточная аттестация Зачет
Всего:
Заочная форма обучения
Понятие и принципы организации делопроизводства опрос
Служба документационного обеспечения управления. Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства реферат
Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов деловая игра, тестирование
Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов опрос
Основные виды организационно-распорядительных документов контрольная работа
Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом. опрос
Документация по личному составу. Оформление справочно-информационных документов тестирование
Промежуточная аттестация Зачет
Всего:

Тема 1. Понятие и принципы организации делопроизводства

Документоведение как научная дисциплина. Основные базовые понятия и термины делопроизводства. Понятие и функции документа. Унификация и система документации. Стандартизация и классификация документов. Общие требования к оформлению документов. Оформление реквизитов документов. Виды бланков и требования к ним.

Тема 2. Служба документационного обеспечения управления.

Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства

Служба делопроизводства в структуре организации. Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства. Государственные стандарты и регламентация делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управления.

Регламентация процессов документирования управленческой деятельности. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Тема 3. Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов

Понятие документооборота. Формы организации делопроизводства. Основные этапы документооборота. Учет объема документооборота. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. Контроль исполнения документов. Номенклатура дел и формирование дел. Хранение дел и порядок уничтожения документов.

Тема 4. Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов

Нормативно-правовые акты: назначение, издающие органы, оформление, юрисдикция. Порядок подготовки правовых актов (законов, указов, постановлений, распоряжений, решений, приказов). Назначение и виды организационно-правовых документов. Правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.

Тема 5. Основные виды организационно-распорядительных документов

Основные требования к содержанию и оформлению организационно-распорядительных документов. Порядок и этапность подготовки организационно-распорядительных документов. Содержание и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов. Докладные, служебные, объяснительные записки и заявления.

Тема 6. Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом. Оформление справочно-информационных документов

Особенности официально-делового стиля. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи. Новые тенденции в практике делового письма. Особенности русской и зарубежной практики деловой переписки. Употребление прописных и строчных букв. Общепринятые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Служебная переписка. Правила составления и оформления справочно-информационных документов.

Тема 7. Специальные системы делопроизводства

Делопроизводство по обращениям граждан. Нормативно-правовые акты по работе с обращениями граждан. Работа с обращениями граждан. Делопроизводство в кадровой службе. Трудовой договор. Приказы (распоряжения) по личному составу. Трудовая книжка и личная карточка работника. Оформление личных дел

4. Фонд оценочных средств промежуточной аттестации
по дисциплине

4.1. Формы и методы текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации.

4.1.1. В ходе реализации Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» используются следующие методы текущего контроля успеваемости обучающихся:

– при проведении занятий лекционного типа: проведение перекрестного опроса в ходе изучения теоретического материала, диспуты.

– при проведении практических занятий: опросы, подготовка рефератов, тестирование, контрольные работы, деловые игры.

4.1.2. Промежуточная аттестация проводится в форме:

— для очной формы обучения в 5 семестре – в форме зачета,

— для заочной формы обучения на 5 курсе – в форме зачета.

4.2. Материалы текущего контроля успеваемости.

Примеры тестовых заданий

1. Документооборот – это:

движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

перемещение документов в архиве между папками;

ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений;

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

2. По степени обязательности документы подразделяются на:

обязательные и необязательные документы;

информационные и директивные документы;

документы срочные и бессрочные;

служебные и личные документы.

Какие документы относятся к нерегистрируемым?

факсы, письма-запросы;

поздравительные письма, приглашения;

письма-ответы;

контракты и договора, не состоявшиеся по каким-либо причинам.

4. К документам по личному составу относятся:

трудовые контракты, протокол, рекомендательное письмо;

заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография;

личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, резюме, автобиография;

Номер исходящего письма

порядковый номер, который проставляется на отделении почты при отправлении

егистрационный номер документа, проставляемый отправителем

номер письма, проставляемый отправителем по порядку за текущий месяц

номер в номенклатуре исходящих дел организации

6. Резолюция на документе это:

письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа

обязательный информационный элемент присущий письменному документу;

карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения;

подпись о разрешении мероприятия

Унификация – это

деятельность по установлению правил, норм, характеристик, направленная на достижение упорядоченности в названных сферах деятельности, повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг;

установление единообразного набора реквизитов, форматов бумаги и размещения реквизитов как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования;

упорядочение информационных потоков и сокращение количества применяемых форм и исключения из обращения неунифицированных форм документов;

Существует ли перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?

В соответствии с положениями ГСДОУ и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, учетные, отчетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые внутри организации, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных организаций и частных лиц.

Порядок и место регистрации документа (служба ДОУ организации или структурные подразделения по направлениям) определяется локальным нормативным актом (Положением о документационном обеспечении управления или Инструкцией по делопроизводству конкретной организации). Перечень документов, не подлежащих регистрации (в службе ДОУ), включают в состав указанных нормативных документов.

Эксперт делится важной информацией о регистрации документов в материале по ссылке.

Традиционно в перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, относят: проекты внутренних документов; документы, присланные для сведения; пригласительные билеты на собрания, презентации, конференции и т. п. мероприятия; рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги; рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности организации; печатные издания (брошюры, книги, газеты, журналы и т. д.); бухгалтерскую, кадровую, проектно-конструкторскую, технологическую документацию (регистрируется в соответствующих структурных подразделениях); поздравления и т. д.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *