Мемориальный ордер 16

Ведение мемориального ордера №4

«Накопительная ведомость по расчётам с другими дебиторами»

В мемориальном ордере №4 «Накопительная ведомость по расчётам с другими дебиторами» (Форма N 408 (бюджет)) ведётся учёт расчётов с разными предприятиями, учреждениями и организациями, которые являются дебиторами бюджетного учреждения. Ведомость составляется по субсчету 364 «Расчёты с прочими дебиторами» отдельно по каждому дебитору и в разрезе кодов экономической классификации расходов. Записи в ней осуществляются позиционным методом – по каждой операции, подтверждённой документом (платёжным поручением, счётом-фактурой).

Операции по расчётам с дебиторами, которые осуществляются за счёт средств специального фонда, ведутся в отдельном мемориальном ордере по данной форме.

Предоплата счетов поставщиков за материальные ценности и услуги, которые будут доставлены или предоставлены бюджетному учреждению в будущем; или отгрузка учреждением материальных ценностей или предоставления услуг, оплата которых ожидается в будущем, сопровождаются записями в дебет субсчета 364 «Расчёты с прочими дебиторами» с кредитом корреспондирующих субсчетов в графах 2, 5, 8 — 14 в строке соответствующего дебитора.

Получение материальных ценностей и услуг, оплаченных бюджетным учреждением раньше, или поступление денежных средств за материальные ценности и услуги, отгруженные или предоставленные бюджетным учреждением в прошлом, сопровождается записями в кредит субсчета 364 «Расчёты с прочими дебиторами» с дебитом корреспондирующих субсчетов в графах 2, 5, 16 — 22 в строке соответствующего дебитора.

Другие записи в случаях получения необоротных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов отражаются в графах 24-26.

«Остаток на конец месяца по субсчету 364» рассчитывается общий и отдельно по каждому дебитору в разрезе кодов экономической классификации расходов.

Для получения позиции «Сумма оборотов по мемориальному ордеру» высчитываются суммы операций на регистрационных (специальных регистрационных, текущих) счетах учреждения и по начисленным доходам учреждения.

Позиция «Сумма оборотов по мемориальному ордеру» в виде соответствующей корреспонденции счетов переносится в книгу «Журнал-главная».

Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, которое проверило мемориальный ордер, и главным бухгалтером.

Мемориальный ордер N 4 «Накопительная ведомость по расчётам с прочими дебиторами» (Форма N 408-авт (бюджет)) используется при автоматизированном ведении бухгалтерского учёта.

Составление ведомости по форме № 408-авт осуществляется аналогично порядка составления формы N 408.

Ведение книги «Журнал-главная»

Книга «Журнал-главная» (Форма N 308 (бюджет)) предназначена для регистрации всех мемориальных ордеров учреждения. Учёт в книге «Журнал-главная», как правило, ведётся по субсчетам (то есть счетам второго порядка). В отдельных бюджетных учреждениях и централизованных бухгалтериях по решению главного бухгалтера учет может вестись по счетам третьего, четвёртого и другого порядка.

Книга «Журнал-главная» открывается ежегодно. В начале отчётного года книга открывается записями сумм остатков на счетах на начало года в соответствии с балансом и остатками на счетах книги «Журнал-главная» за прошлый год.

Записи в книге, при ведении в учреждениях отдельных мемориальных ордеров, осуществляются по мере их составления, но не позднее следующего дня, а при составлении мемориальных ордеров – накопительных ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера переносится сначала в графу «Сумма оборотов по мемориальному ордеру», а потом в дебет и кредит соответствующих корреспондирующих субсчетов.

В конце месяца проверяется правильность записей по субсчетам синтетического учёта в книге «Журнал-главная». Для этого суммируются оброти по каждому субсчету синтетического учёта и выводятся остатки на конец месяца в строке «Всего».

Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы «Сумма оборотов по мемориальному ордеру».

Учет обязательств бюджетных учреждений

Новый План счетов требует вести учет обязательств не на одном, а на двух классах счетов — пятом и шестом

  • Учет обязательств бюджетных учреждений, возникающих в течение обычной деятельности
  • Основные требования относительно выдачи доверенностей
  • Формы мемориальных ордеров бюджетных учреждений

В предыдущих публикациях (см. «ДК» №51/2000) мы изучали требования относительно аналитического учета обязательств распорядителей бюджетных средств, но это в большинстве случаев касалось бухгалтеров учреждений, которые финансируются из Государственного бюджета и обслуживаются в органах казначейства. Однако ввиду обязательного казначейского выполнения местных бюджетов, это интересует всех бухгалтеров бюджетной сферы. Поэтому сегодня мы продолжим рассмотрение бухгалтерского учета обязательств бюджетными учреждениями.

Реальность и достоверность отчетности

Этот вопрос для бухгалтеров-бюджетников является новым и имеет определенные особенности. К особенностям мы привыкли, поэтому не следует напрасно ломать над этим голову. Если охарактеризовать принцип ведения учета обязательств в общем, то, например, в предложенном новом Плане счетов специально отведены для этого два класса счетов — пятый и шестой. В старом Плане бухгалтеры пользовались одним классом, и, казалось, не возникало никаких проблем. Однако на самом деле они были, и самым главным из них было отсутствие прозрачности в операциях бухгалтерского учета, а с учетом экономических изменений в построении государства и требований мирового содружества станет понятным, для чего нам нужны эти два класса счетов.

По нашему мнению, особое внимание здесь необходимо уделить особенностям отражения операций на балансовых счетах, поскольку от их правильности зависит реальность и достоверность отчетности. Также необходимо учесть и то, что в этом году, в отличие от предыдущего, — переходного, за нарушение новых правил в ведении бухгалтерского учета предусмотрена административная ответственность.

Определение сроков

Поэтому прежде всего напомним, что такое «обязательство» и его разновидности.

Финансовые обязательства — это обусловленные финансово-договорными отношениями обязательные платежи, расчеты учреждения или организации. В бюджетных учреждениях обязательства возникают по договорам (соглашениям, заказам), согласно которым распорядители средств бюджета в качестве потребителей товаров, работ, услуг должны уплатить надлежащую сумму исполнителю.

Кроме того, для бюджетных учреждений разделяют обязательства на долгосрочные и краткосрочные, из которых долгосрочными являются те обязательства, погашение которых состоится после завершения текущего бюджетного года, а краткосрочные (текущие) — это обязательства, погашение которых ожидается в течение текущего бюджетного года.

Теперь конкретнее по классам и по видам обязательств.

Пятый класс — «Долгосрочные обязательства», предназначенный для учета обязательств учреждения, не возникающих при обычной деятельности (под обычной деятельностью подразумевается период выполнения сметы доходов и расходов), погашение которых происходит после завершения текущего бюджетного года, не характерен для бюджетных учреждений. Заметим только, что к этому классу относятся счета, на которых учитываются «Долгосрочные займы», «Долгосрочные векселя выданные», «Прочие долгосрочные финансовые обязательства». На сегодняшний день данный класс счетов для бухгалтера бюджетного учреждения совершенно новый, а с точки зрения практического применения — рассчитан на «завтрашний день».

Учет обязательств бюджетных учреждений, возникающих в течение обычной деятельности

Без сомнения, подробнее следует остановиться на учете обязательств бюджетных учреждений, возникающих в течение обычной их деятельности, то есть при выполнении сметы доходов и расходов. Для этого имеем теперь субсчета шестого класса «Текущие обязательства» нового Плана счетов. Хотя и в этом классе операции по счетам 60 «Краткосрочные займы», 61 «Текущая задолженность по долгосрочным обязательствам», 62 «Краткосрочные векселя выданные» сейчас не совсем характерны для деятельности учреждения.

Больше всего обязательств в бюджетных учреждениях возникает по расчетам за выполненные работы (счет 63), по налогам и платежам (счет 64), по страхованию (счет 65), по оплате труда (счет 66), по другим операциям и кредиторам (счет 67), а также по внутренним расчетам (счет 68).

Каждый из приведенных выше счетов делится на субсчета, детализирующие учет и обеспечивающие его прозрачность. Поэтому необходимо подробно с каждым ознакомиться. Следует также помнить, что вопрос учета обязательств по этим счетам в разрезе субсчетов очень многогранен.

В первую очередь, нужно отметить, что ведение учета обязательств должно обеспечить достоверность расчетных операций с работниками, подотчетными лицами, предприятиями, учреждениями и организациями, государственным и местным бюджетом, а также дебиторской и кредиторской задолженностью.

В данной публикации подробнее остановимся на реформировании бухгалтерского учета относительно наиболее распространенного как ранее, так и на сегодняшний день отражения хозяйственных операций по расчетам с различными дебиторами и кредиторами, поскольку в их отражении в бухгалтерском учете по новому Плану счетов есть определенные особенности.

Так, на изменение субсчета 178 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами», предусмотренного Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Минфина СССР от 10.03.87 г. №61, с 01.01.2000 г., в соответствии с Приказом ГУГК от 10.12.99 г. №114 «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Порядка применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений», для учета расчетов с различными дебиторами и кредиторами бюджетные учреждения должны применять два субсчета: 364 «Расчеты с другими дебиторами» и 675 «Расчеты с другими кредиторами».

Рассмотрим принципы отражения хозяйственных операций на данных субсчетах. Важное значение здесь имеет первое событие: перечисление средств в качестве предоплаты или авансового платежа или получение материальных ценностей, предоставление услуг, выполнение работ.

Если первым событием для бюджетной организации является перерасчет средств в качестве предоплаты, то упомянутая сумма записывается по дебету субсчета 364 «Расчеты с другими дебиторами». Далее получение материальных ценностей, услуг, работ корреспондируется с кредитом данного субсчета.

Если же сначала были получены материальные ценности, услуги, работы, то на их стоимость делается запись в кредит субсчета 675 «Расчеты с другими кредиторами». Далее погашение кредиторской задолженности, возникшей вследствие оплаты, отражается по дебету данного субсчета.

Напоминаем, что при учете расчетов с дебиторами не нужно забывать о требованиях приказа Минфина Украины от 06.04.98 г. №83 (с изменениями, внесенными согласно приказу Минфина от 13.10.99 г. №240), поскольку их несоблюдение ведет к наложению админштрафов на работников бюджетных учреждений проверяющими организациями.

Итак, следует помнить, что существенными условиями соглашений, которые заключаются между бюджетным учреждением и субъектами хозяйствования относительно предоставления услуг, выполнения работ и приобретения материальных ценностей, являются:

— ограничение периода времени между предварительной оплатой и ее погашением (получением ТМЦ, предоставлением услуг, выполнением работ) до одного месяца;

— применение штрафных санкций не ниже учетной ставки НБУ в случае невыполнения субъектами хозяйствования договорных обязательств в течение вышеупомянутого срока со дня получения средств.

Соответственно работники бухгалтерии должны принимать меры по закрытию авансовых платежей на протяжении месяца, а в случаях невыполнения обязательств субъектами хозяйствования в месячный срок — применять штрафные санкции (например пеню).

Материальные ценности отпускаются покупателям или передаются бесплатно на основании доверенности получателей. Нормативным документом, регламентирующим оформление и документооборот доверенностей, служит Приказ Минфина Украины от 16.05.96 г. №99 «Об утверждении Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей» (с изменениями, внесенными согласно приказам Минфина от 03.10.96 г. №212, от 18.10.96 г. №226 и от 19.02.98 г. №37).

Основные требования относительно выдачи доверенностей

Доверенность на получение ценностей выдается только штатным работникам, то есть лицам, работающим в организации, учреждении, под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей.

При выписке доверенности типичной ошибкой является указание общего названия получаемых материальных ценностей и их стоимости (например, мебель на сумму девять тысяч гривень 00 копеек). Однако, в соответствии с п. 5 Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, в доверенности перечень ценностей, которые надлежит по ней получить, приводится обязательно с указанием названия и количества.

Запрещается выдавать доверенности, полностью или частично не заполненные, не имеющие образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны. Кроме того, следует помнить, что максимальный срок действия доверенности — до 10-ти дней.

Формы мемориальных ордеров бюджетных учреждений

Наряду с введением и применением нового Плана счетов в бухгалтерском учете Приказом ГКУ от 27.07.2000 г. №68 «Об утверждении инструкции о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления», зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 31.08.2000 г. под № 570/4791, утверждены новые формы мемориальных ордеров.

Так, для отражения операций по субсчету 364 «Расчеты с различными дебиторами» применяют мемориальный ордер №4 (накопительная ведомость по расчетам с другими дебиторами — типовая форма №408 (бюджет) (форма этого ордера приведена на с. 46), а по субсчету 675 «Расчеты с другими кредиторами» — мемориальный ордер №6 (накопительная ведомость по расчетам с другими кредиторами — типовая форма №409 (бюджет) (форма этого ордера приведена на с. 47).

Какие же нововведения в данных формах по сравнению с теми накопительными ведомостями по расчетам с различными учреждениями и организациями, которые использовались ранее?

Накопительные ведомости типовой формы №408 (бюджет) и №409 (бюджет) заполняются отдельно по каждому дебитору и, соответственно, кредитору в разрезе кодов экономической классификации расходов. Записи в них осуществляются позиционным методом — по каждой операции, подтвержденной документом (платежным поручением, счетом-фактурой, накладной и т. п.).

В накопительных ведомостях по расчетам с различными учреждениями и организациями, которые применялись до настоящего времени, такой реквизит, как код экономической классификации расходов (КЭКР), вообще отсутствовал, поскольку, согласно Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Минфина СССР от 10.03.87 г. №61, финансирование и расходование средств производилось по статьям расходов.

Новые формы мемориальных ордеров облегчают составление месячных и квартальных отчетов по кредиторской и дебиторской задолженности: ф. №7-м «Отчет о кредиторской задолженности» и ф. №7 «Отчет о задолженности бюджетных учреждений», тогда как при ведении мемориального ордера №6 формы 408 нужно было просматривать первичные документы (счета-фактуры, накладные), чтобы определить КЭКР задолженности.

Примеры

Для наглядности приведем несколько типичных хозяйственных операций по расчетам с другими дебиторами и кредиторами с дальнейшим их отражением в мемориальных ордерах №4 (накопительная ведомость по расчетам с другими дебиторами) и №6 (накопительная ведомость по расчетам с другими кредиторами).

Рассмотрим отражение хозяйственной операции в случае, если первым событием является получение материальных ценностей.

Так, от ООО «Дар», согласно накладной от 08.09.2000 г. №215, получены канцтовары, офисный стол и ксерокс на общую сумму 6950,00 грн (в том числе НДС — 1158,52 грн). На погашение возникшей кредиторской задолженности платежным поручением от 12.09.2000 г. №176 перечислено 6950,00 грн.

Поскольку первым событием является получение материальных ценностей, то для отражения данной хозяйственной операции будем применять субсчет 675 «Расчеты с другими кредиторами» и, соответственно, мемориальный ордер №6 (типовая форма №409 (бюджет).

Отражение операций в бухгалтерском учете приведем в таблице 1.

Д-т 234 «Канцелярские и хозяйственные материалы» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 625,00 Оприходуются канцтовары
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 125,00 Списывается сумма НДС на расходы учреждения
Д-т 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 500,00 Оприходуется стол офисный
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 100,00 Списывается сумма НДС на расходы учреждения
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 401 «Фонд в необорот- ных активах по их видам» 500,00 Списание стоимости приобретенного стола на фактические расходы учреждения
Д-т 104 «Машины и оборудование» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 4666,00 Оприходуется ксерокс RX 5616
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 933,52 Списывается сумма НДС на расходы учреждения
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 401 «Фонд в необорот- ных активах по их видам» 4666,00 Списание стоимости ксерокса на фактические расходы учреждения
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 0,67 Списывается сумма копеек за приобретенный ксерокс
Д-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» К-т 311 «Текущий счет на расходы учреждения» 6950,00 Перечислены средства за полученные материальные ценности

А как будет оформлена операция в случае, если первым событием является перерасчет средств? Иными словами, сначала будут перечислены средства (платежное поручение от 08.09.2000 г. №176), а потом получены материальные ценности (накладная от 12.09.2000 г. №215). Для отражения данной операции в учете будет использоваться субсчет 364 «Расчеты с различными дебиторами» и мемориальный ордер №4 (типовая форма №408 (бюджет, см. таблицу 2).

Д-т 364 «Расчеты с другими дебиторами» К-т 311 «Текущий счет на расходы учреждения» 6950,00 Перечислена предоплата за материальные ценности
Д-т 234 «Канцелярские и хозяйственные материалы» К-т 364 «Расчеты с другими дебиторами» 625,00 Оприходуются канцтовары
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 364 «Расчеты с другими дебиторами» 125,00 Списывается сумма НДС на расходы учреждения
Д-т 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь» К-т 364 «Расчеты с другими дебиторами» 500,00 Оприходуется стол офисный
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 364 «Расчеты с другими дебиторами» 100,00 Списывается сумма НДС на расходы учреждения
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 401 «Фонд в необоротных активах по их видам» 500,00 Списывается стоимость стола на фактические расходы
Д-т 104 «Машины и оборудование» К-т 364 «Расчеты с другими дебиторами» 4666,00 Оприходуется ксерокс RX 5616
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 364 «Расчеты с другими дебиторами» 933,52 Списывается сумма НДС на расходы учреждения
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 401 «Фонд в необоротных активах по их видам» 4666,00 Списывается стоимость ксе- рокса на фактические расходы
Д-т 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 364 «Расчеты с другими дебиторами» 0,67 Списывается сумма копеек за приобретенный ксерокс

Для наглядности приведем пример с другими условиями, изменяющими принципы отражения, или субсчет.

Например, бюджетным учреждением, которое финансируется из Государственного бюджета, получен сканер для производственных потребностей от ЗАО «Евро» согласно накладной от 10.09.2000 г. №56 стоимостью 1200,00 грн (в том числе НДС — 200,00 грн). Оплата проведена за счет сметных назначений по общему фонду.

Поскольку первым событием является получение материальных ценностей, то для отражения данной хозяйственной операции будем применять субсчет 675 «Расчеты с другими кредиторами» и, соответственно, мемориальный ордер №6 (типовая форма №409 (бюджет, см. таблицу 3):

Д-т 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 1000,00 Оприходуется сканер
Д-т 801 «Расходы из государственного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» К-т 401 «Фонд в необоротных активах по их видам» 1000,00 Списывается стоимость сканера на фактические расходы
Д-т 801 «Расходы из государственного бюджета на содержание тучреждения и другие мероприятия» К-т 675 «Расчеты с другими кредиторами» 200,00 Списывается сумма НДС

Наряду с этим бюджетное учреждение, кроме ассигнований из бюджета, в течение бюджетного года может получать средства и из других источников и от хозрасчетной деятельности, то есть средства, которые будут отражаться как поступления специального фонда.

Рассмотрим пример, когда бюджетное учреждение осуществляет хозрасчетную деятельность, получает доход и является плательщиком налога на добавленную стоимость.

Так, в соответствии с накладной ООО «МедТехника» от 28.09.2000 г. №458, управление ветеринарной медицины получило диагностический аппарат стоимостью 3195, 66 грн, в том числе НДС — 532 грн 61 коп. Аппарат будет использоваться хозрасчетной лабораторией, приобретение осуществлено за счет собственных поступлений бюджетного учреждения.

Отразим все это «языком бухгалтера» (см. таблицу 4).

№ п/п Старый План счетов Новый План счетов Сумма
Д-т К-т Д-т К-т
1 013 178 104 675 2663,00 Получен диагностический аппарат
2 173 178 641 675 532,61 Отражается налоговый кредит по НДС
3 213 178 812 675 0,05 Списывается сумма копеек за приобретенный диагностический аппарат
4 213 250 812 401 2663,00 Отражаются фактические расходы специального фонда
5. 178 111 675 316 3195,66 Оплачен полученный диагностический аппарат
При условии предварительной оплаты:
1 178 111 364 316 3196,66 Осуществлена предоплата по полученному счету за диагностический аппарат
2 173 178 641 364 532,61 Отражен налоговый кредит по НДС
3 013 178 104 364 2663,00 Оприходован полученный диагностический аппарат
4 213 250 812 401 2663,00 Отражаются фактические расходы специального фонда
5 213 178 812 364 0,05 Списывается сумма копеек за приобретенный диагностический аппарат

Приведем несколько типичных хозяйственных операций по расчетам с другими дебиторами и кредиторами, проведенных бюджетным учреждением за месяц сентябрь и отраженных в мемориальных ордерах №4 (накопительная ведомость по расчетам с другими дебиторами) и №6 (накопительная ведомость по расчетам с другими кредиторами), которые приведены в таблице хозяйственных операций и мемориальных ордерах №4 и №6 (см. таблицу 5).

№ п/п Старый План счетов Новый План счетов Сумма

Настройка формирования мемориальных ордеров по видам средств

1С:Предприятие 8.2 /
Учет в бюджетных учреждениях /
Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины

Пример

Для возможности формирования мемориальных ордеров отдельно по видам средств, в конфигурациях » Бухгалтерия для бюджетных учреждений Украины » (редакция 1.0) и » Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины » (редакция 1.0), предусмотрена возможность настройки структуры и правил формирования для мемориальных ордеров в справочнике «Мемориальные ордера».

При первоначальном заполнении информационной базы этот справочник заполняется перечнем ордеров, который соответствует приказу Госказначейства Украины «Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання», № 68 от 27 июля 2000 года (Рис. 1).

Рисунок 1 – справочник «Мемориальные ордера»

Сведения о настройках мемориальных ордеров организации хранятся в регистре сведений «Настройка МО» (Рис. 2)

Рисунок 2 – регистр сведений «Настройка МО»

Если в соответствии с правилами учета организации требуется открыть новые мемориальные ордера для формирования отдельных отчетов по разным видам средств, в справочнике «Мемориальные ордера» необходимо создать новые элементы и внести изменения в существующие.

Пример

Необходимо произвести настройку Мемориального ордера №4 в валюте «грн.» для формирования отчета отдельно по средствам общего фонда и средствам специального фонда.

Для решения задачи разделения расчетов по двум мемориальным ордерам в справочнике «Мемориальные ордера» в существующем мемориальном ордере №4 с префиксом «Контр» и валютой «грн.» на закладке «Счета» для всех счетов нужно установить «Вид средств» — «Средства общего фонда» (Рис. 3). Префикс ордера на закладке «Общие» можно изменить, например, на «Бюджет».

Рисунок 3 – настройка вида средств «Средства общего фонда» на закладке «Счета»

Далее для настройки отдельного отчета по средствам специального фонда нужно с помощью кнопки «Добавить» создать новый элемент в справочнике и на закладке «Счета» добавить счета, которые должны отражаться в этом ордере (364.1, 364.2), для каждого счета установить вид средств «Средства специального фонда» и валюту «грн.» (Рис. 4).

Рисунок 4 – настройка вида средств «Средства специального фонда» на закладке «Счета»

На закладке «Общие» нужно указать префикс ордера, например, «Спецфонд» и валюту «грн.» (Рис. 5).

Рисунок 5 – указание валюты и префикса МО на закладке «Общие»

После настройки справочника «Мемориальные ордера» нужно перепровести документы, которые должны отражаться в этих мемориальных ордерах, т.к. принадлежность бухгалтерских проводок к определенному мемориальному ордеру определяется в момент проведения документов (Рис. 6).

Рисунок 6 – отражение мемориального ордера в проводках документа «Поступление товаров и услуг»

При формировании отчета из меню «Отчеты» — «Мемориальные ордера» нужно указать «Номер мемориального ордера». В приведенном примере — «Мемориальный ордер 4». Также нужно указать «Префикс мемориального ордера» — например, «Спецфонд» (Рис. 7).


Рисунок 7 – указание номера и префикса мемориального ордера

После выбора обязательных и дополнительных параметров формирования отчета следует нажать кнопку «Сформировать» (Рис. 8).

Рисунок 8 – отчет «Мемориальный ордер №4» по средствам специального фонда

Другие материалы по теме:
мемориальные ордера, префикс, настройка …, файлы, бухгалтерия для бюджетных учреждений украины, общие, средства, код, ордер, сформировать, бюджет, 2014, поступление товаров и услуг, наименование, в справочнике, настройка, справочник., пример, управление, счета, на закладке, справочник, отчет, действия, вид, счет

Документ : Бюджетные учреждения: работаем с мемориальными ордерами

Бюджетные учреждения: работаем с мемориальными ордерами

В данной консультации мы рассмотрим темы применения мемориальных ордеров в бюджетных учреждениях и порядка их составления. В данное время использование мемориальных ордеров (а также установление их форм) регламентируется Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Министерства финансов СССР от 10.03.87 г. N 61 (далее — Инструкция N 61). Но с тех пор прошло уже больше 13 лет. За это время произошло большое количество изменений в бухгалтерском учете бюджетных учреждений (особенно это можно сказать о последнем годе). Первым (и самым фундаментальным) изменением, которое «разбило» лед консерватизма бюджетного учета, стало введение в действие нового Плана счетов бюджетных учреждений и Порядка его применения (утвержденных приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 10.12.99 г. N 114). Также значительным изменениям подверглось и налоговое законодательство относительно «бюджетников». Все это вместе требует дальнейших изменений в методологии бюджетного учета. Так, одним из первых шагов на этом пути (довольно трудном и ответственном) стало принятие в новой Инструкции по учету основных средств и других необоротных активов в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины от 17.07.2000 г. N 64. Но со временем стало понятно, что изменения необходимо вносить непосредственно и в сами формы учета. Греет душу тот факт, что и в этом направлении Государственное казначейство также движется вперед. Приказом N 68 от 27.07.2000 г. Государственное казначейство Украины утвердило Инструкцию о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления (далее — Инструкция N 68). Итак, с 1 октября 2000 г. «бюджетники» при ведении бухгалтерского учета по мемориально-ордерной форме будут руководствоваться данной Инструкцией. С этой же даты (с 01.10.2000 г.) Инструкция N 61 в части мемориальных ордеров признается неприменяемой.

Рассмотрим теперь, какие мемориальные ордера утверждены Инструкцией N 68.

Виды мемориальных ордеров* и их применение

+—————————————————————————+
¦ Мемориальный ордер* ¦ Когда применяется ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Книга ЖУРНАЛ- ГЛАВНАЯ ¦Предназначение данной Книги заключается в ¦
¦ ¦регистрации всех мемориальных ордеров бюджетного ¦
¦ ¦учреждения. Учет в Книге ведется (в основном) по ¦
¦ ¦счетам второго порядка** ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 1 ¦Применяется при обработке отчетов кассиров, для ¦
¦Накопительная ведомость ¦того чтобы систематизировать обороты в кассе за ¦
¦по кассовым операциям ¦текущий месяц. Если осуществляются кассовые ¦
¦(форма N 380 (бюджет)) ¦операции в национальной и иностранной валюте, то ¦
¦ ¦м/о составляется отдельно для каждого вида валюты¦
¦ ¦и нумеруется, соответственно, N 1-1, N 1-2 и т.п.¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 2 ¦Применяется для отражения в учете операций по ¦
¦Накопительная ведомость ¦поступлению на счет учреждения ассигнований и ¦
¦движения денежных средств¦осуществления кассовых расходов общего фонда**. ¦
¦общего фонда в органах ¦Если у бюджетного учреждения имеется несколько ¦
¦ГКУ (учреждениях банков) ¦счетов в органах ГКУ (или в учреждениях банков), ¦
¦(форма N 381 (бюджет)) ¦то каждый счет оформляется отдельным мемориальным¦
¦ ¦ордером. Такие м/о нумеруются N 2-1, N 2-2 и т.п.¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 3 ¦Применяется для отражения в учете операций по ¦
¦Накопительная ведомость ¦поступлению на счет бюджетного учреждения ¦
¦движения денежных средств¦доходов и осуществления кассовых расходов*** ¦
¦специального фонда в ¦специального фонда. Если у бюджетного учреждения ¦
¦органах ГКУ (учреждениях ¦имеется несколько специальных регистрационных ¦
¦банков) (форма N 382 ¦(текущих) счетов в органах ГКУ (или в учреждениях¦
¦(бюджет)) ¦банков), то каждый такой счет оформляется ¦
¦ ¦отдельным мемориальным ордером. Такие м/о ¦
¦ ¦нумеруются N 3-1, N 3-2 и т.п. Также отдельным ¦
¦ ¦м/о оформляются операции по движению средств ¦
¦ ¦спецфонда в иностранной валюте ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 4 ¦Применяется для учета расчетов с разными ¦
¦Накопительная ведомость ¦предприятиями, учреждениями и организациями, ¦
¦по расчетам с прочими ¦которые являются дебиторами данного учреждения. ¦
¦дебиторами (форма N 408 ¦Если расчеты с дебиторами осуществляются за счет ¦
¦(бюджет)) ¦средств специального фонда, то такие операции ¦
¦ ¦ведутся в отдельном мемориальном ордере по этой ¦
¦ ¦же форме ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 5 ¦Мемориальный ордер по заработной плате и стипен- ¦
¦Сводка накопительных ¦диям является сводкой, которая составляется в ¦
¦ведомостей по заработной ¦учреждениях, где выписываются несколько расчетно-¦
¦плате и стипендиям (форма¦платежных ведомостей (и составляется по итогам ¦
¦N 405 (бюджет)) ¦этих ведомостей). Записи в ордере систематизиру- ¦
¦ ¦ются по функциональному признаку (а при начисле- ¦
¦ ¦нии зарплаты и стипендий за счет средств специа- ¦
¦ ¦льного фонда — систематизируются также и по видам¦
¦ ¦средств специального фонда) ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 6 ¦Применяется для учета расчетов с разными ¦
¦Накопительная ведомость ¦предприятиями, учреждениями и организациями, ¦
¦по расчетам с прочими ¦которые являются кредиторами данного бюджетного ¦
¦кредиторами (форма N 409 ¦учреждения. Если расчеты с кредиторами осуществ- ¦
¦(бюджет)) ¦ляются за счет средств специального фонда, то ¦
¦ ¦такие операции ведутся в отдельном м/о по этой же¦
¦ ¦форме ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 7 ¦В данном м/о ведется учет расчетов за продукты ¦
¦Накопительная ведомость ¦питания, медикаменты и перевязочные средства и ¦
¦по расчетам в порядке ¦т.п., осуществляемых в порядке плановых платежей.¦
¦плановых платежей (форма ¦Учет ведется по каждому поставщику в разрезе ¦
¦N 410 (бюджет)) ¦кодов экономической классификации расходов. Если ¦
¦ ¦операции по расчетам в порядке плановых платежей ¦
¦ ¦осуществляются за счет средств специального фон- ¦
¦ ¦да, то они (операции) ведутся в отдельном ордере ¦
¦ ¦по данной форме ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 8 ¦Применяется для учета расчетов с подотчетными ¦
¦Накопительная ведомость ¦лицами (м/о ведется в разрезе кодов экономической¦
¦по расчетам с ¦классификации). При осуществлении операций по ¦
¦подотчетными лицами ¦расчетам с подотчетными лицами за счет средств ¦
¦(форма N 386 (бюджет)) ¦специального фонда составляется отдельный м/о по ¦
¦ ¦данной форме ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 9 ¦Данный мемориальный ордер используется для учета ¦
¦Накопительная ведомость о¦выбытия и перемещения необоротных активов в ¦
¦выбытии и перемещении ¦другие учреждения (организации) и к МОЛ. Записи ¦
¦необоротных активов ¦осуществляются по каждому документу с указанием ¦
¦(форма N 438 (бюджет)) ¦МОЛ ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 10 ¦В данном м/о ведется учет выбытия и перемещения ¦
¦Накопительная ведомость о¦малоценных и быстроизнашивающихся предметов в ¦
¦выбытии и перемещении МБП¦другие учреждения и организации. Записи ¦
¦(форма N 439 (бюджет)) ¦осуществляются по каждому документу с указанием ¦
¦ ¦МОЛ ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 11 ¦Если учреждением составляется несколько ¦
¦Сводка накопительных ¦накопительных ведомостей о поступлении продуктов ¦
¦ведомостей о поступлении ¦питания, то в таких случаях составляется данный ¦
¦продуктов питания (форма ¦мемориальный ордер. Записи в накопительную ¦
¦N 398 (бюджет)) ¦ведомость о поступлении продуктов питания ¦
¦ ¦делаются по каждому поставщику ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 12 ¦Если учреждением составляется несколько ¦
¦Сводка накопительных ¦накопительных ведомостей о расходовании продуктов¦
¦ведомостей о расходовании¦питания, то в таких случаях составляется данный ¦
¦продуктов питания (форма ¦мемориальный ордер. М/о составляется на основании¦
¦N 411 (бюджет)) ¦накопительных ведомостей о расходовании продуктов¦
¦ ¦питания отдельно по каждому МОЛ (или ¦
¦ ¦учреждению) ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 13 ¦Для учета операций о расходовании других ¦
¦Накопительная ведомость ¦материалов (кроме продуктов питания) используется¦
¦расходования материалов ¦данный мемориальный ордер. Записи в м/о ведутся ¦
¦(форма N 369 (бюджет)) ¦(по дебету субсчетов, корреспондирующих с ¦
¦ ¦материальными субсчетами) в разрезе кодов ¦
¦ ¦экономической классификации расходов ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 14 ¦Для учета операций по начислению доходов по ¦
¦Накопительная ведомость ¦специальным средствам и прочим собственным ¦
¦начисления доходов ¦поступлениям**** используется данный м/о. На ¦
¦специального фонда ¦каждый вид доходов специального фонда ¦
¦бюджетных учреждений ¦открываются отдельные мемориальные ордеры. Нуме- ¦
¦(форма N 409 (бюджет)) ¦руются они, соответственно, N 4-1, N 4-2 и т.п. ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 15 ¦Данная сводка составляется на основании ведомос- ¦
¦Сводка ведомостей по ¦тей по расчетам с родителями (в централизованных ¦
¦расчетам с родителями на ¦бухгалтериях). Записи осуществляются отдельно по ¦
¦содержание детей (форма ¦каждому обслуживающему учреждению (детской ¦
¦N 406 (бюджет)) ¦группе) ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N _ ¦Данный мемориальный ордер применяется для ¦
¦(форма N 274 (бюджет)) ¦отражения операций, которые не фиксируются в ¦
¦ ¦мемориальных ордерах NN 1-15. Данный м/о приме- ¦
¦ ¦няется также для операций, по которым не нужно ¦
¦ ¦составлять накопительные ведомости и сводки. ¦
¦ ¦Записи в м/о осуществляются как по отдельным ¦
¦ ¦первичным документам, так и по группам ¦
¦ ¦однородных документов. Данные мемориальные ¦
¦ ¦ордеры нумеруются начиная с N 16 за каждый месяц ¦
¦ ¦отдельно ¦
+—————————————————————————+

* У каждого мемориального ордера есть свой «двойник» — одноименный мемориальный ордер, составление которого осуществляется, в принципе, аналогично «обычному» мемориальному ордеру, но название формы которого содержит приложение «-авт». Данные формы мемориальных ордеров применяются при автоматизированном ведении бухгалтерского учета.

** В отдельных бюджетных учреждениях и централизованных бухгалтериях по решению главного бухгалтера учет может вестись по счетам третьего. четвертого (и т.д.) порядка.

*** Кассовые расходы — выборка по расходованию средств из регистрационных (лицевым) счетов в органах Государственного казначейства Украины (если бюджетное учреждение обслуживается в учреждениях банков — то по текущим счетам).

**** Перечень собственных поступлений бюджетных учреждений и организаций утвержден приказом Министерства финансов Украины от 29.06.2000 г. N 146.

Основанием для отражения записей в учетных регистрах служат оформленные надлежащим образом первичные документы. Напомним нашим читателям, что первичные документы могут быть разовыми — предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми — предназначенными для оформления однородных хозяйственных операций за определенный период времени.

Так, например, записи операций в мемориальный ордер N 2 осуществляются на основании выписок из регистрационных (а также лицевых, текущих) счетов, открытых в органах Государственного казначейства (учреждениях банков). При этом к ним необходимо прилагать подтверждающие документы (платежные поручения и т.п.). Записи в м/о N 3 осуществляются соответственно на основании выписок со специальных регистрационных (текущих) счетов. При составлении м/о N 5 к нему прилагаются все документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы — извлечения из приказов о зачислении (или увольнении) работников, табеля использования рабочего времени и т.п. Записи в мемориальные ордера NN 4, 6 и 7 осуществляются позиционным методом — по каждой операции, которая подтверждена документом (платежным поручением, счетом-фактурой и т.п.). В м/о N 9 делаются записи относительно каждого документа — ф.N ОЗ-1 «Акт приемки-передачи основных средств», ф.N ОЗ-3 «Акт о списании основных средств», ф.N ОЗ-4 «Акт о списании автотранспортных средств», ф.N ОЗ-5 «Акт о списании изъятой из библиотеки литературы». При этом указываются материально ответственные лица. В м/о N 12 переносятся итоги из ведомостей расходования продуктов питания. Кроме того, в данном мемориальном ордере записываются данные из других расходных документов на продукты питания — актов о недостаче продуктов питания, о возврате продуктов на базу и т.п. В м/о N 13 вносятся данные из следующих первичных документов: накладных на выдачу материалов, заборных карточек и т.д.

Первичные документы должны составляться своевременно, как правило, в момент осуществления операций.

Предоставление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения. материально ответственным и другим должностным лицам вручаются выписки из графика документооборота о сроках предоставления документов в бухгалтерию.

Что касается корреспонденции субсчетов в мемориальных ордерах, то она записывается в зависимости от характера операций:

— по дебету одного субсчета и по кредиту другого субсчета;

— по дебету одного субсчета и по кредиту нескольких субсчетов;

— по кредиту одного субсчета и по дебету нескольких.

Для того чтобы у вас все было хорошо, давайте рассмотрим вышеуказанное на условных примерах.

Приведем пример, как осуществляется движение информации относительно учета кассовых расходов и заполнение регистров аналитического учета и мемориального ордера.

Рис.1. Схема движения информации по учету кассовых расходов

+———————+ +—————+
¦ Первичные документы +————————->-¦Карточки, книги¦
+———————+ ¦аналитического ¦
¦ ¦учета кассовых ¦
¦расходов ¦
+———————+ +—————+
¦ М/О N 2, М/О N 3 ¦ ¦
+———————+ ¦

+———————+ +—————+
¦ Журнал-Главная +<—————————¦Баланс, другие ¦
+———————+ ¦отчетные формы ¦
+—————+

Бюджетным учреждением за месяц были произведены (условно) следующие хозяйственные операции:

+——————————————————————-+
¦Название операции ¦Дата ¦Согласно новому ¦Код эконо-¦ Сумма,¦
¦ ¦ ¦Плану счетов ¦мической ¦ грн. ¦
¦ ¦ ¦ ¦классифи- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦кации ¦ ¦
¦ ¦ +—————-¦расходов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ (КЭКР) ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Получены бюджетные ¦05.08 ¦ 321 ¦ 701 ¦ — ¦ 40000 ¦
¦средства (через органы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Госказначейства) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Получены в кассу ¦07.08 ¦ 301 ¦ 321 ¦ 1111 ¦ 9533 ¦
¦средства (на выплату ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦заработной платы) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————————————-¦
¦Перечислено с регистрационного счета: ¦
+——————————————————————-¦
¦- в Пенсионный фонд ¦07.08 ¦ 651 ¦ 321 ¦ 1121 ¦ 4745 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 1111 ¦ (4480+¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 265) ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦- в Фонд социального ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦страхования ¦07.08 ¦ 652 ¦ 321 ¦ 1122 ¦ 560 ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦- в Фонд содействия ¦07.08 ¦ 653 ¦ 321 ¦ 1122 ¦ 280 ¦
¦занятости ¦ ¦ ¦ ¦ 1111 ¦(210+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + 70) ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦- в бюджет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦(подоходный налог) ¦07.08 ¦ 641 ¦ 321 ¦ 1111 ¦ 3700 ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Получены с ¦10.08 ¦ 301 ¦ 321 ¦ 1140 ¦ 280 ¦
¦регистрационного счета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦на служебную ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦командировку ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Перечислены плановые ¦18.08 ¦ 361 ¦ 321 ¦ 1132 ¦ 9000 ¦
¦платежи поставщикам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Перечислены с ¦25.08 ¦ 675 ¦ 321 ¦ 1161 ¦ 3450 ¦
¦регистрационного счета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦средства в погашение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦задолженности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Перечислено ¦27.08 ¦ 364 ¦ 321 ¦ 2111 ¦ 4000 ¦
¦предприятию за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦приобретенное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦оснащение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————————————-+

Отразим данные хозяйственные операции в карточке аналитического учета кассовых расходов.

Форма N 294-б

Картка аналітичного обліку касових видатків

+————————————————————+
¦Разом з ¦Касові видатки в розрізі кодів економічної ¦
¦початку ¦класифікації за серпень 2000 р. ¦
¦року (за +————————————————¦
¦мінусом ¦1111 ¦1121 ¦1122 ¦1132 ¦1140 ¦1161 ¦2111 ¦Разом ¦
¦поновле- +——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦них сум) ¦72500¦34070¦5855 ¦56000¦2100 ¦75040¦14000¦259565¦
+————¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Дата ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦виписки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦банку ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦9533 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 9533 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦265 ¦4480 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 4745 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦ ¦ ¦560 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 560 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦70 ¦ ¦210 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 280 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦3700 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 3700 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦10.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 280 ¦ ¦ ¦ 280 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦18.08 ¦ ¦ ¦ ¦9000 ¦ ¦ ¦ ¦ 9000 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦25.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦3450 ¦ ¦ 3450 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦27.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 4000¦ 4000 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦Разом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦за місяць ¦13568¦4480 ¦770 ¦9000 ¦ 280 ¦3450 ¦ 4000¦ 35548¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦Разом з ¦86068¦38550¦6625 ¦63000¦2380 ¦78490¦18000¦ 29511¦
¦початку ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦року (за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦мінусом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦поновлених ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦сум) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+

Теперь составим мемориальный ордер N 2 за месяц.

Форма N 381 (бюджет)

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР N 2
за серпень 2000 р.

Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду
в органах Державного казначейства України (установах банків)

+—————————————————————————-+
¦ N ¦Дата ¦Дебет субрахунка 321¦ Кредит субрахунка 321 ¦
¦п/п¦виписки+———————+——————————————-¦
¦ ¦органу ¦ до кредиту суб- ¦ до дебету субрахунків ¦
¦ ¦ДКУ ¦ рахунків ¦ ¦
¦ ¦ +———————+——————————————-¦
¦ ¦ ¦ 701 ¦ ¦Разом ¦301 ¦361 ¦364 ¦641 ¦651 ¦652¦653¦675 ¦Разом¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 1 ¦05.08 ¦40000¦ ¦40000 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 2 ¦07.08 ¦ ¦ ¦ ¦9533¦ ¦ ¦3700¦4745¦560¦280¦ ¦18818¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 3 ¦10.08 ¦ ¦ ¦ ¦280 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 280 ¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 4 ¦18.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦9000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦9000 ¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 5 ¦25.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦3450¦3450 ¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 6 ¦27.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4000 ¦
+————+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦Усього ¦40000¦ ¦40000 ¦9813¦9000¦4000¦3700¦4745¦560¦280¦3450¦35548¦
+—————————————————————————-+

Залишок на початок місяця… 2100 Залишок на кінець місяця… 6552

Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверившим мемориальный ордер, и главным бухгалтером.

Рассмотрим также порядок составления м/о N 4 (накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами). По форме данный мемориальный ордер соответствует м/о N 6 (накопительная ведомость по расчетам с прочими кредиторами). Но теперь учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами будет вестись в разных мемориальных ордерах (соответственно N 4 и N 6).

Итак, м/о N 4 составляется по субсчету 364 «Расчеты с прочими дебиторами» отдельно по каждому дебитору и в разрезе кодов экономической классификации расходов. Записи в нем осуществляются позиционным методом — по каждой операции, которая подтверждена соответствующим документом. Ведомость составляется отдельно для операций по расчетам с дебиторами за счет средств общего фонда и отдельно за счет средств специального фонда. В дебет субсчета 364 в корреспонденции с кредитом корреспондентских субсчетов записываются:

— предоплата счетов поставщиков за услуги или материальные ценности, которые будут предоставлены (поставлены) бюджетному учреждению в будущем;

— отгрузка учреждением материальных ценностей и предоставление услуг, оплата которых ожидается в будущем.

Эти данные отражаются по графам 2, 5, 8-14 в строке соответствующего дебитора.

В кредит субсчета 364 по дебету корреспондентских субсчетов записываются:

— получение материальных ценностей и услуг, оплаченных бюджетным учреждением ранее;

— поступление денежных средств за материальные ценности и услуги, отгруженные или предоставленные бюджетным учреждением в прошлом.

Данные записи производятся по графам 2, 5, 16-22 в строке соответствующего дебитора.

Графа «Остаток на конец месяца по субсчету 364» рассчитывается отдельно по каждому дебитору в разрезе кодов экономической классификации расходов и общему итогу. Позиция «Сумма оборотов по мемориальному ордеру» получается вычитанием суммы операций на регистрационных (специальных, текущих) счетах учреждения и по начисленным доходам. В свою очередь, данная позиция переносится в Книгу «Журнал-Главная» в виде соответствующей корреспонденции счетов.

Для составления м/о N 4 возьмем следующие условные данные. Остаток на 01.08.2000 г. по субсчету 364:

— магазин N 183 — 1100 грн.;

— магазин «Мебель» — 720 грн.

За август 2000 года произошли следующие хозяйственные операции (относительно расчетов с разными дебиторами).

Таблица 3

+—————————————————————-+
¦ Название операции ¦ Дата ¦Согласно новому¦Код эко- ¦Сумма, ¦
¦ ¦ ¦Плану счетов ¦номической¦грн. ¦
¦ ¦ ¦ ¦классифи- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦кации ¦ ¦
¦ ¦ +—————¦расходов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦(КЕКР) ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Получен от магазина ¦05.08 ¦ 106 ¦ 364 ¦ — ¦ 600 ¦
¦»Мебель» письменный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦стол (приобретен за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦бюджетные средства) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦На расходы учреждения ¦05.08 ¦ 801 ¦ 364 ¦2111 (ф.) ¦ 120 ¦
¦списаны суммы НДС ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Одновременно делаем ¦05.08 ¦ 801 ¦ 401 ¦2111 (ф.) ¦ 600 ¦
¦вторую запись ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Перечислены средства ¦10.08 ¦ 364 ¦ 321 ¦1133 (к.) ¦ 750 ¦
¦магазину N 183 за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦продукты питания ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Перечислено ¦12.08 ¦ 364 ¦ 321 ¦1150 (к.) ¦ 250 ¦
¦издательству газеты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦»Тендерный вестник» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦для размещения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦объявления — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦приглашения на участие¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦в торгах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Списаны расходы за ¦20.08 ¦ 801 ¦ 364 ¦1150 (ф.) ¦ 250 ¦
¦подачу объявления в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦газету «Тендерный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦вестник» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Получены от магазина ¦25.08 ¦ 232 ¦ 364 ¦ — ¦ 1700 ¦
¦N 183 продукты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦питания ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Перечислено ¦26.08 ¦ 364 ¦ 321 ¦1132 (к.) ¦ 2000 ¦
¦»Стиролфарм» за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦поставку медикаментов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Получены от ¦29.08 ¦ 233 ¦ 364 ¦ — ¦ 1415 ¦
¦»Стиролфарм» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦медикаменты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————————————————————-+

На основании приведенных выше данных составим мемориальный ордер N 4.

Типова форма N 408 (бюджет)

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР N 4
за серпень 2000 р.

Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами

+—————————————————————————-+
¦ N ¦КЕКВ¦Дата¦ N ¦Назва ¦Залишок на¦ Дебет субрахунка 364 ¦
¦п/п¦ ¦ ¦доку-¦установи¦початок ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мента¦(органі-¦місяця ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦зації) +———-+————————————¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦Дата ¦N ¦ до кредиту субрахунків ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦доку-+————————¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента¦311¦ 321¦ ¦ ¦ ¦Разом¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦10 ¦ 11 ¦12¦13¦ 14¦ 15 ¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 1 ¦2111¦ ¦ ¦Магазин ¦720 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Меблі» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 2 ¦1133¦ ¦ ¦Магазин ¦1100¦ ¦10.08¦ 216 ¦ ¦ 750¦ ¦ ¦ ¦ 750 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 183 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 3 ¦1150¦ ¦ ¦Газета ¦ — ¦ — ¦12.08¦ 218 ¦ ¦ 250¦ ¦ ¦ ¦ 250 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Тендер-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ний ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦вісник» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 4 ¦1132¦ ¦ ¦Фірма ¦ — ¦ — ¦26.08¦ 219 ¦ ¦2000¦ ¦ ¦ ¦2000 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Стирол-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦фарм» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————————-+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦Усього ¦1820¦ ¦ ¦ ¦ — ¦3000¦ -¦ -¦ — ¦3000 ¦
+—————————————————————————-+

Продолжение мемориального ордера N 4

+———————————————————————+
¦ Кредит субрахунка 364 ¦Другі записи¦Залишок на ¦
¦ ¦ ¦кінець місяця за¦
¦ ¦ ¦субрахунком 364 ¦
+—————————————+————+—————-¦
¦дата ¦ N ¦ до дебету субрахунків ¦ Дт¦ Дт ¦Дт ¦ Дт Кт ¦
¦ ¦доку-+—————————+—+—-+—¦ ¦
¦ ¦мента¦106 ¦232 ¦233 ¦801¦ ¦Разом¦ Кт¦ Кт ¦Кт ¦ ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦ 16 ¦ 17 ¦18 ¦19 ¦ 20 ¦ 21¦22¦ 23 ¦ 24¦ 25 ¦26 ¦ 27 28 ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦05.08¦ 114 ¦600 ¦ ¦ ¦120¦ ¦ 720 ¦ ¦ ¦ ¦ — — ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦25.08¦ 116 ¦ ¦1700¦ ¦ ¦ ¦1700 ¦ ¦ ¦ ¦ 150 ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦20.08¦ 117 ¦ ¦ ¦ ¦250¦ ¦ 250 ¦ ¦ ¦ ¦ — — ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦29.08¦ 118 ¦ ¦ ¦1415¦ ¦ ¦1415 ¦ ¦ ¦ ¦ 585 ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦ ¦ ¦600 ¦1700¦1415¦370¦ ¦4085 ¦ ¦ ¦ ¦ 735 ¦
+———————————————————————+

Мемориальный ордер подписывают исполнитель, лицо, проверившее м/о (с указанием должности, фамилии и инициалов), а также главный бухгалтер бюджетного учреждения.

Типовые формы печатаются на языке оригинала.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *