Обязательному утверждению подлежат

Гриф утверждения документа является его реквизитом, т.е. обязательным элементом, несущим определенные сведения. Утверждение штатного расписания (ст. 57 ТК РФ), графика отпусков (ст. 123 ТК РФ), графика сменности (ст. 103 ТК РФ) и других локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, может производиться приказом (распоряжением) как работодателя, так и установленного должностного лица. Порядок утверждения документа, как правило, определяет работодатель в зависимости от необходимости, а также с учетом того, что в приказе на утверждение обычно указывается порядок и сроки введения в действие документа по кругу лиц, во времени и в пространстве (ст. 11, 12, 13 ТК РФ).

Правила утверждения организационно-распорядительных документов (к которым относится большинство документов работодателя) установлены в Требованиях к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003), разработанных Всероссийским научно-исследовательским институтом документирования и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и утвержденных постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. В соответствии с п. 3.16 этих Требований окумент утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

При утверждении документа приказом следует записать: УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование и номер приказа (распоряжения). Например:

УТВЕРЖДЕН

приказом ООО «ЛУЧ»

Реквизит 16 – гриф утверждения документа

Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов
Часть 1.1. Состав и правила оформления реквизитов документов

Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.1

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.2

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3

Например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
15.04.2009

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.4

Например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
15.04.2009

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Гриф утверждения документа»

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

Коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
15.04.2009

Технический директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись К.В. Воробьев
15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.6

Например:

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.7

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  • акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
  • инструкции (правила) — должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
  • номенклатура дел организации;
  • нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
  • отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
  • перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
  • планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
  • положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
  • программы (проведения работ, командировок и т.д.);
  • расценки на производство работ;
  • регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
  • структура и штатная численность;
  • тарифные ставки;
  • формы унифицированных документов;
  • штатное расписание.8

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.9

Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита «Гриф утверждения документа» в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита «Адресат» (реквизит 15).

Схема расположения реквизита «Гриф утверждения документа» приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположение реквизита «Гриф утверждения документа»
на формате А4 углового бланка
01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа;
13 — ; 14 — место составления или издания документа;
15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле; 20 — текст документа

Рис. 3.
Расположение реквизита «Гриф утверждения документа»
на формате А4 продольного бланка
01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа;
13 — ; 14 — место составления или издания документа;
15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле; 20 — текст документа

__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 61.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.16.
3-6 Там же. – Пункт 3.16.
7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.
8 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / ВНИИДАД. — М., 2007. — 264 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.16.

Дополнительная информация:

  • реквизит документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • подпись;
  • схемы расположения реквизитов;
  • межстрочный интервал, используемый при оформлении реквизитов;
  • шрифты, используемые для оформления реквизитов;
  • бланк;
  • организационно-правовые документы;
  • распорядительные документы;
  • информационно-справочные документы.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО «ТЕРМИКА». За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.

Основы порядка утверждения документов в организации

Порядок утверждения документов в организации нужен для упорядочивания документооборота с целью улучшения внутренней коммуникации и грамотного ввода документа в действие. Прежде всего, сам документ должен быть правильно оформлен, согласно нормативам к оформлению деловой документации, которые подробно изложены в вышеназванном ГОСТе. Как правило, большинство сотрудников организации не владеют навыками грамотного составления документов разного вида.

Эта проблема легко решается путем создания каталога бланков — образцов наиболее часто использующихся в организации документов. Такой банк данных требует время на свое создание, но в дальнейшем значительно упрощает жизнедеятельность предприятия и экономит время. Каталог образцов документов можно представить как в распечатанном виде, так и хранить в электронном виде во внутренней сети интранет. Дополнительно следует составить список типов документов, которые по умолчанию требуют обязательного утверждения. Такой перечень для каждой организации может быть индивидуальным.

Можно ли одним приказом утвердить несколько документов по одному вопросу?

Следующим шагом к запуску документа в действие является его согласование, которое приводит к утверждению документа и запускает его в работу. Существуют два равносильных способа оформления процедуры утверждения документов. Первый — это утверждение документа непосредственно руководителем, имеющим право на совершение данной процедуры. Второй способ — это создание дополнительного специального документа, который является распоряжением по утверждению основного документа.

Этапы порядка утверждения документов

Краеугольным камнем в порядке утверждения документов в 2016 году, как и прежде, является сам документ, а именно его качество. Инициатор подачи документа должен тщательно продумать и обоснованно изложить информацию. Дополнение и исправление документа после его отправки на согласование, за исключением правок небольших ошибок, является недопустимым, внося в рабочий процесс изрядную долю неразберихи. Сырая версия документа значительно удлинит срок его согласования и понизит КПД всех участвующих в процессе сотрудников.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

После составления документа в соответствии с нормативами организации документ регистрируется и уходит на внутреннее согласование его с подразделениями предприятия, деятельность которых затрагивает документ. Данная процедура может происходить как с напечатанной на бумаге версией, так и в электронном виде. В процессе согласования, документ должен быть рассмотрен через призму знаний экономического, юридического и финансового характера.

Инициатор подачи документа прилагает к нему дополнительно лист согласования, в котором указывает наименование подразделения и дату отправки документа. Требования для согласующих лиц так же строги. В определенный срок, как правило, не более трех дней, они должны составить замечания по принятому документу, с учетом специфики своего подразделения, внеся их в лист согласования. Не допускается корректировка документа в аспекте, который не является основным направлением у отдела.

Также не рекомендуется вносить дополнительные правки после отправки основного объема. Лист согласования рекомендуется хранить вместе с документом, до окончания срока его действия и, в дальнейшем с ним же отправлять в архив в соответствии с принятой в данной организации процедурой хранения документов.

Завершающий этап утверждения документа происходят двумя способами. Первый – это посредством визирования у лица, имеющего право на совершение данной процедуры, такой вариант подходит для не слишком больших организаций.

Какие приказы относят к приказам по основной деятельности, а какие – к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Если же структура предприятия разветвлена и предполагает наличие большого количества подразделений, то уместнее будет использовать метод создания специального утверждающего документа, в котором будет указан перечень контролирующих исполнение документа лиц, сроки, а также методы их оповещения.

Утверждение документов

Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ).

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

  • грифа утверждения;
  • издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3.2.4).

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). Как видим, ГОСТ Р 6.30-2003 дает более широкую трактовку второго способа утверждения: документ может утверждаться «специально издаваемым документом», в то время как ГСДОУ говорит об издании «соответствующего распорядительного документа».

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать?

Утверждение документа путем издания распорядительного документа

Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Например, приказом утверждается какой-либо Регламент. В любой компании потребуется время на доведение данного приказа и, соответственно, Регламента до сведения работников, а также на ознакомление с данным Регламентом. Поэтому даты подписания приказа и утверждения и введения в действие Регламента могут отличаться, что и отражается в приказе.

Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.

Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.

На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.

Процедура утверждения документа другим документом

Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Приказ об утверждении Регламента

Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ»

ПРИКАЗ

Москва

Об утверждении

Регламента по работе

с дебиторской задолженностью

в ОАО «ЭВЕРЕСТ»

В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.

Генеральный директор Волков Г.В. Волков

После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так:

Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

3.21. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

В нашем примере это будет выглядеть следующим образом:

Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Рриказом Росархива от 23.12.2009 № 76, были предложены два варианта оформления грифа утверждения и приложения:

• на приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

• если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом:

Рекомендуем использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами)

Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др., т.е. при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003

3.16. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Утверждаемый документ должен быть подписан. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.

При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.)

Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы организаций

Формы унифицированных документов

Штатные расписания и изменения к ним

Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов.

Так, большое внимание при составлении перечня документов, которые требуют утверждения, следует уделить первичным учетным документам. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 01.07.2011) и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Примерный перечень первичных учетных документов, которые требуют утверждения, приведен в таблице.

Примерный перечень первичных учетных документов, требующих утверждения

Нормативно-правовой акт Наименование документа, требующего утверждения

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

• № Т-7 «График отпусков»;

• № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»

• № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;

• № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;

• № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»

Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной первичной учетной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”»

№ АО-1 «Авансовый отчет»

Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

• № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»,

• № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;

• № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»;

• № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»;

• № ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»;

• № ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»;

• № ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»;

• № ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции»;

• № ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц»

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

Кроме того, при составлении перечня следует учитывать и вид деятельности организации, т.к. унифицированные формы первичной учетной документации могут разрабатываться отдельно для различных направлений деятельности. Примером могут служить постановления Госкомстата России: от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» и от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Кроме того, следует учитывать, что при составлении перечня документов, требующих утверждения, большое значение имеет организационно-правовая форма юридического лица, т.к. законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу утверждения тех или иных документов (как правило, в них приводится перечень таких документов), например:.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров

1. К компетенции общего собрания акционеров относятся:

1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;

10) утверждение аудитора общества;

11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года;

19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества…

Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества

1. К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы:

3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров;

13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества…

Извлечение

из Федерального закона от 06.02.1998 № 14-ФЗ

«Об обществах с ограниченной ответственностью»

(в ред. от 11.07.2011)

Статья 32. Органы общества

2.1. Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся:

6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)…

Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества

1. К компетенции общего собрания участников общества относятся:

6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов…

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 19.07.2011)

Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия

1. Собственник имущества унитарного предприятия:

4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции;

5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия;

12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение.

Обратите внимание

Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом утверждения (подписи) документа.

Как правило, в соответствии с учредительными документами право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент). В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы наряду с единоличным исполнительным органом. На практике такие варианты встречаются редко. В основном право подписи и утверждения каких-либо документов (за исключением документов, связанных с трудовым правом) делегируется на основании отдельного приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать и утверждать в пределах своих полномочий.

Иначе обстоит дело с первичными учетными документами. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.2006 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированные формы № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *