Организация работы архива

Обязателен ли архив в организации?

Обязанность организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законом, закреплена в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (далее — Закон N 125-ФЗ). За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность — предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Единых обязательных правил создания и действия архивов в организациях пока нет. Решением коллегии Росархива от 06.02.2002 были утверждены Основные правила работы архивов организаций (далее — Правила), которые для негосударственных организаций являются нормативно-методическим документом, то есть документом, который они могут использовать при создании внутреннего архива, но не обязаны соблюдать досконально все приведенные нормы.

Хранению подлежат не все документы, образующиеся в течение деятельности организации. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденном Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003), названы типовые документы, которые подлежат хранению, и сроки их хранения. В 12 разделах данного правового акта перечислены различные документы, которые используют в своей деятельности руководители, бухгалтеры, кадровики и другие. Например, в разд. 4 «Учет и отчетность» поименованы документы, образующиеся в деятельности бухгалтера. Некоторые из них должны храниться в течение 5 лет (документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями, переписка о финансово-хозяйственной деятельности и т.д.), другие — в течение 75 лет (лицевые счета работников).

Необходимо обратить внимание на разд. 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда) и 8 «Кадровое обеспечение» (содержит документы о работе с кадрами — приеме, перемещении, увольнении, повышении квалификации, проведении аттестации, награждении работников). В этих разделах установлены сроки хранения документов от 1 года до 75 лет.

Следует помнить, что согласно п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня (далее — Указания) негосударственные организации хранят документы постоянного срока хранения по Перечню (графа N 3) не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях (п. 2.5 Указаний). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 01.01.2000. Отметка «До минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение и срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года (п. 2.9 Указаний).

Таким образом, вышеназванные нормы говорят лишь о том, что Правила организации архивов для коммерческих фирм являются в настоящее время рекомендуемыми. Вместе с тем следование этим Правилам поможет организациям исполнить установленную законодательством обязанность хранения определенных документов и избежать ответственности за ее несоблюдение.

Частью 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. Кроме того, организация вправе передать документы на хранение в государственный или муниципальный архив, а также в негосударственный архив еще в течение своей деятельности, заключив соответствующий договор. В этом случае нет необходимости создавать внутренний архив в организации.

Каковы требования к помещению для архива?

В разд. 4 Правил подробно изложены рекомендуемые требования к зданиям и помещениям архива. Конечно же, где разместить архив — в отдельном здании или выделить для этого комнату, зависит от размеров самой организации и количества документов, требующих хранения. Правила же, которым должны соответствовать помещения для хранения документов, одинаковы. Перечислим основные из них.

Архив необходимо разместить в помещении, которое отвечает требованиям огнестойкости, прочности конструкции, наличия отопительных и вентиляционных систем. Помещения архива должны иметь запасной выход, в них не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов, при отсутствии в помещении архива окон нужно предусмотреть естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую двух- или трехкратный воздухообмен в час. В помещении архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, а также размещение посторонних объектов. При проведении ремонтно-монтажных работ принимают меры по обеспечению сохранности документов (разд. 4.2 Правил).

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения (естественном или искусственном). Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, жалюзи, штор и т.д. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:

  • для бумажных документов — температура 17 — 19 град. Цельсия, относительная влажность воздуха 50 — 55%;
  • для черно-белых пленочных материалов — 15 град. Цельсия и 40 — 55%, для цветных — 2 — 5 град. Цельсия и 40 — 55%;
  • для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — 15 — 20 град. Цельсия и 50 — 65%.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

В помещениях хранилищ запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

Необходимо соблюдать охранный режим помещения, в частности: оборудовать его сигнализацией, организовать систему пропускного режима, определить порядок доступа в архив, обеспечить опечатывание помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. В рабочее время архив должен быть закрыт на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке (разд. 4.3 Правил).

В разд. 4.4 Правил даны рекомендации по оборудованию помещений архива стеллажами, а также приведен порядок хранения документов. Так, хранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения можно применять металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.д.

Обратите внимание! Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах (п. 4.4.2.6 Правил).

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон — с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

  • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
  • расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;
  • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.). Условия архивного хранения таких документов указаны в п. 4.4.2.5 Правил.

В каком виде документы поступают в архив?

Организацию и проведение работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. ЭК совместно с делопроизводственной службой определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организует экспертизу ценности документов и контролирует ее проведение (п. п. 3.1, 3.2 Указаний).

Все документы поступают в архив в виде сформированных дел, содержащих не более 250 листов при толщине не более 4 см. В одном деле, как правило, содержатся документы, относящиеся к одному типу (например, приказы о приеме работников на работу, приказы о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков и т.д.).

В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются (разд. 3.3 Правил).

Раздел 3.5 Правил содержит порядок формирования архивных дел в организации, то есть группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;
  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  • группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Оформлением дел занимаются работники службы документационного обеспечения управления организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входят заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (разд. 3.6 Правил). в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов;
  • составление листа-заверителя;
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, формирующие дела, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Отметим следующие моменты.

  1. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
  2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
  3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
  4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
  5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
  6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
  7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
  8. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
  9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки) по форме, установленной в Приложении 9 к Правилам. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Приложение 9 к п. 3.6.16 Правил

5
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ——
130 (сто тридцать)
В деле подшито и пронумеровано ————————— листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
56а, 121а
литерные номера листов ——————————————;
нет
пропущенные номера листов —————————————-
4
+ листов внутренней описи —————————————-

Особенности физического состояния и формирования дела Номера
листов
1 2
Поврежденные листы 15, 37,
64
Копии документов 26, 51,
79, 101

Наименование должности
работника
Документовед Парутова Парутова
———— ——— ———————
(подпись) (расшифровка подписи)
10.01.2010
Дата ———-

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись делается на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Правилам) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К ней составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме, установленной в Приложении 11 к Правилам. На ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела. Следует учитывать такие особенности.

  1. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за… год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
  2. Для дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
  3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
  4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего из этих протоколов.
  5. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательные реквизиты обложки дела — количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»). В архив документы передаются по описям, которые составляются в каждом структурном подразделении в соответствии с разд. 3.7 Правил.

Н.Н.Булыга

Эксперт журнала

«Оплата труда:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

  • госорганы, органы местного самоуправления;
  • компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

  1. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
  2. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
  3. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
  4. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
  5. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
  6. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
  7. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
  8. Счета-фактуры – 4-летний срок.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

  • как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
  • кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
  • кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
  • каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
  • в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

  • оплату коммунальных услуг;
  • ремонт помещения;
  • арендные платежи, если здание арендуется организацией;
  • заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

Проводки:

  • Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
  • Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
  • Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
  • Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
  • Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
  • Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

  • Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
  • Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

  • Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
  • Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
  • Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Главное

  1. Обязанность хранения документов с соблюдением сроков возложена на архивную службу компании и на государственный (муниципальный) архив.
  2. Если компания больше не может исполнять требования ФЗ, к примеру, в связи с ликвидацией, документы, имеющие общественное и историческое значение, передаются в госархив.
  3. Можно использовать и стороннее учреждение, если хранить дела на территории действующей организации не представляется возможным.

СОЗДАЕМ  АРХИВ В ОРГАНИЗАЦИИ. КАК ПРАВИЛЬНО ЭТО СДЕЛАТЬ? 

Как организовать архив? Как правильно хранить документы и сколько лет? Как определить сроки хранения документов? Можно ли уничтожить «ненужные» документы? И еще много подобных вопросов возникает у руководителей, которые, заботясь о сохранности документов, не знают, с чего начать, как правильно организовать хранение документов. К сожалению, не все руководители правильно понимают роль и значение архивов, у многих сложилось упрощенное представление об архиве, как о складе старых и ненужных бумаг, которые можно сложить в пыльную кладовку. Но это далеко не так. Даже небольшая организация имеет свою историю, которая отражается в приказах, отчетах, аналитических справках и других документах по основной деятельности, а документы по личному составу содержат сведения о стаже и о заработной плате, необходимые людям, работавшим в этой организации. Руководители в свою очередь несут ответственность за сохранность тех и других документов.

И все же, зачем создавать архив в организации и как это сделать правильно?

Во-первых, архив в организации создается с целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу.

Хранение документов в архиве организации осуществляется в течение сроков, установленных статьей 22 Закона РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства, осуществляющее прием и хранение архивных документов. В зависимости от состава документации в организации могут создаваться: архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизульный архив, архив документации на электронных носителях.

Во-вторых, необходимо знать, какие нормативно-методические документы помогут при организации работы архива: это –

-Основные правила работы архивов организаций, утверждены решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,

-Перечень типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден директором Росархива 06.10.2000 г.,

-Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Росархива от 18.08.1992 г. № 176.

В-третьих, необходимо возложить обязанности на работника (или структурное подразделение) по ведению архива; разработать положение об архиве на основании Примерного положения об архиве организации, согласовав его с архивной службой (архивное учреждение на территории города или района).

В-четвертых, выделить помещение (хранилище), отвечающее нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников. Как требует архивное законодательство «руководитель обязан обеспечить финансовые, материально-технические условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».

В этой статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся требований, предъявляемых при освоении помещений и о создании оптимальных условий для хранения документов, а также об ответственности за сохранность документов в организации.

Требования к помещению, выделенному под архив

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельное помещение в административном здании организации. Не допускается использование ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений (в частности, подвалов и чердаков), а также помещений, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и складскими помещениями для хранения взрывчатых и пожароопасных веществ.

К помещению, выделенному под хранение документов, предъявляются следующие требования:

-хранилище должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;

-помещение должно быть оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией;

-в хранилище не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные трубопроводы;

-электропроводка должна быть скрытой, розетки и выключатели должны быть размещены на наружной стене хранилища;

-не допускается размещение предметов бытовой техники, посторонних предметов;

-запрещается применение открытого огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов.

Хранилища должны быть оборудованы стеллажами для размещения документов, стеллажи могут быть стационарными или передвижными. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, расстояние между стеллажами – 75 см, расстояние между нижней полкой и полом – не менее 15 см. Документы хранятся в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу или подоконниках.

Требования к соблюдению режимов хранения

Соблюдение режимов хранения документов обеспечивается при создании оптимальных условий хранения, исключающих утрату, повреждение документов и вредное воздействие на них окружающей среды:

-температурно-влажностный режим для хранения документов на бумажной основе достигается при температуре не менее 17-19° С, при относительной влажности воздуха 50-55%; в помещениях с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха; измерение параметров температуры и влажности осуществляется специальными приборами: психрометрами, гигрометрами, термометрами;

-соблюдение санитарно-гигиенического режима предполагает содержание хранилища в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли; в помещении хранилища необходимо проводить систематическую влажную уборку, проводить обеспыливание стеллажей, полок, коробок и связок не реже одного раза в год, проводить обследование на выявление биологических повреждений документов и при обнаружении принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений; с целью профилактики полы, плинтусы, стены, подоконники, оборудование хранилища обрабатываются водными растворами антисептиков (2% формалин или 5% катамин) не реже одного раза в год;

-для соблюдения светового режима хранение документов осуществляется в условиях затемнения естественного освещения, на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы; для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах;

-для соблюдения охранного режима хранения документов помещение архива должного быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией; в нерабочее время двери хранилища должны опечатываться; помещение должно быть оборудовано огнетушителями из расчета: один на площади 50 м2, но не менее двух на отдельное помещение; в архиве должен быть разработан план эвакуации на случай чрезвычайной ситуации.

Ответственность за хранение, учет и использование архивных документов

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

-несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

-утрату и несанкционированное уничтожение документов;

-необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения, документов по личному составу, документов подведомственных организаций при их ликвидации или изменении формы собственности;

-нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

За несоблюдение законодательства об архивном деле установлены меры ответственности: Конституцией РФ (статьи 24, 29), Законом РФ «Об акционерных обществах» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ (статья 89), Законом РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (статьи 15, 17, 22, 27). Кодексом РФ «Об административных правонарушениях» (статьи 13.20, 28.3) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда; дела об административных правонарушениях, предусмотренные данными статьями, рассматриваются мировыми судьями.

Итак, мы рассмотрели, где и как должны храниться архивные документы в организации, иными словами, одну из задач архива. О том, как решает архив организации задачи по упорядочению и использованию архивных документов, мы расскажем в следующем материале.

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Май. – № 5.

О. Н. Дубинина

>Архивное делопроизводство и номенклатура

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

  • заказом на выдачу;
  • актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *