Отметка об исполнителе

Делопроизводство (3)

Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с но­мером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимос­ти, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюан­сы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит обще­ние и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на ниж­нем поле. Например:

Лопухова

Людмила Николаевна

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указа­ния имени и отчества. Например:

Карпухин

При размещении этого реквизита придерживаются следующих пра­вил: если документ подлежит размножению, отметка указывается толь­ко на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполните­ля указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Семёнова

Галина Константиновна

экз. № 1 — в адрес

экз. №2 — в отдел № 2

экз. № 3 — в отдел №10

экз. № 4 — в дело 08

Форматы бумаги

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297х420). Эти форматы приняты у нас в стране ещё в 1920-е гг. и в их основу положены широко распространенные в западных странах не­мецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Пло­щадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основно­го формата составляют 0.841 м х 1.189 м. Каждый последующий фор­мат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основ­ных ряда — А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем после­довательного деления основного формата пополам (см. таблицу 11).

Таблица 11

Форматы потребительских бумаг

А-0 – 841  1189

А-7 – 74  105

А-1 – 594  841

А-8 – 52  74

А-2 – 420  594

А-9 – 37  52

А-3 – 297  420

А-10 – 26  37

А-4 – 210  297

А-11 – 18  26

А-5 – 148  210

А-12 – 13  18

А-6 – 105  148

А-13 – 9  13

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограни­чения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Фор­маты обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).*

* ИСО 216: 1975 Писчая битого и виды писчих материалов. Потребительские форматы — серий А и В.

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат — ана­лог А4 — равен размеру 21,59 см. х 27,94 см. (Letter 8^ х 11 in.).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском язы­ке), в качестве установок «по умолчанию» заданы форматы бумаги и раз­меры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный раз­мер бумаги, принятый в нашей стране — А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Размеры полей

Установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 они должны быть не менее:

левое поле — 20 мм;

правое поле -10 мм;

верхнее поле — 20 мм;

нижнее поле -10мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускается, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение докумен­тов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Нумерация листов

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и пос­ледующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посреди­не верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторо­нах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

ГЛАВА 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ –УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в опреде­ленной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог. Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверж­даются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съез­дами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установлен­ном порядке. Устав относится к обязательным учредительным докумен­там при создании негосударственных коммерческих организаций. Об­щие требования к порядку его составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста Устава меняется в зависимости от его разновиднос­ти. Например, устав организации включает: общие положения; цели и задачи; права; деятельность; имущество; управление; реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения; акционерный капитал; порядок деятельности; права; управление; учёт и отчётность; распределение прибыли; прочие накопления; прекращение деятельности.

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификацион­ный характер и определяющие порядок образования, структуру, функ­ции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инс­пекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга­низационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, «Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в Рос­сийской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерским учёте» или «Типовое положение о ведении делопроиз­водства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государ­ственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при создании новых организаций, структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Часто индивидуальные положения создаются на основе типовых, которые, как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящи­ми органами управления.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчи­ками.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Указом Президента

Российской Федерации

от 17.03.94 №552

ПОЛОЖЕНИЕ

о Государственной архивной службе России

1 Государственная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области ар­хивного дела. …

5 Главными задачами Росархива являются:

а) формирование, обеспечение сохранности и использование Ар­хивного фонда Российской Федерации;

б) координация деятельности федеральных органов государствен­ной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизвод­ства и унифицированных систем документации:

в) анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и законо­мерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

г) управление федеральными архивными учреждениями, органи­зациями и предприятиями, обеспечение их функционирования;

д) контроль за соблюдением законодательства Российской Феде­рации в области архивного дела;

е) ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и организация обеспечения информацией о его составе и содержании;

ж) осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав уни­фицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структур­ных подразделениях. В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они имеют установленную струк­туру текста, оформляются на общем бланке, подписываются руководи­телем структурного подразделения и утверждаются руководителем орга­низации (фирмы).

Например:

Инструкции — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-техничес­кие, технологические, финансовые и иные специальные стороны дея­тельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения по­рядка применения законодательных актов и распорядительных докумен­тов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполне­нию и ведению бухгалтерских документов.

Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и др.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объек­тов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Дол­жностная инструкция инспектору по контролю…», «Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администра­ции Президента Российской Федерации».

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и яс­ности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, под­разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов. П.4.2., 4.3.

Начинается, инструкция как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, по­рядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до заме­ны новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомен­дуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «дол­жен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «реко­мендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должност­ные лица государственных органов, предприятий, учреждений и орга­низаций должны систематически анализировать, обобщать предло­жения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…»; «Годовой бухгалтерский отчет составляют предприя­тия и организации, являющиеся юридическими лицами по законода­тельству Российской Федерации, независимо от форм собственнос­ти в порядке и по формам, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации») или в безличной форме (например: «При напи­сании заголовка дела за основу берётся формулировка, данная в но­менклатуре дел»).

На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инст­рукция.

Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руково­дителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Ин­струкция утверждается специальным распорядительным актом или не­посредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядитель­ному документу. При утверждении инструкции распорядительным доку­ментом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения ин­струкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

5.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ

К наиболее распространённым видам распорядительных докумен­тов, издаваемых в организациях различных форм собственности, отно­сятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основ­ном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отра­жающих результат коллегиальной деятельности (постановления и ре­шения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседа­нии коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного докумен­та желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней изла­гаются последовательность работ над проектом документа и те требова­ния, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть пору­чена одному или нескольким структурным подразделениям или отдель­ным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (ко­миссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее ка­чество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъяв­ляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопро­са, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкрет­ное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное под­разделение может выступить с инициативой разработки распорядитель­ного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого — определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направлен­ность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издавав­шихся по данному вопросу распорядительных документов позволит по­ставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную яс­ность по предмету изучения, четко определив цель издания распоряди­тельного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных по­ложений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимоза­висимых двух частей — констатирующей и распорядительной. Конста­тирующая часть является введением в существо рассматриваемого воп­роса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, но­мер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссы­лочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и от­сутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распоря­дительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («по­становил») — в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю» — в распоряжении; «приказываю» — в приказе. Вид распоряди­тельного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) орга­низаций, действующих на принципах единоначалия, а также докумен­тах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

Слова «постановляет» («ПОСТАНОВИЛ»), «решает» («РЕШИЛ’), «предлагаю», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Рас­полагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постанов­лениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указы­вается название коллегиального органа.

Правительство Российской Федерации постановляет

Коллегия решает

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жес­ткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, яс­ными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «уси­лить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются испол­нитель (организация, структурное подразделение, конкретное должност­ное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок ис­полнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите­лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме — «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных ис­полнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают­ся в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагае­мую инструкцию по делопроизводству). Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример оформления приказа:

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в кото­ром чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отгла­гольных существительных (например, «О назначении…», «Об утвержде­нии…», «О введении…», «О создании…») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах…», «О мерах…»). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, ре­организации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о рас­пределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное распи­сание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы докумен­тов, в которых предопределен не только состав, но и порядок располо­жения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предостав­лении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти фор­мы являются унифицированными формами первичной учётной докумен­тации, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71 а. При оформлении таких приказов фактически только заполня­ются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения — автора, название вида документа, дата, ин­декс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку­ментов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями или должностными лицами, которых он касает­ся. Согласование осуществляется путем визирования или проставле­ния грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финан­совыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за­конодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель­ных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядитель­ных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, гото­вившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласо­вания, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием про­ект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание сле­дует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль­ными органами, — постановлений и решений — обсуждаются и принима­ются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на сле­дующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи — пред­седателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на блан­ке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписа­ния не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подпи­сания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в са­мом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы ти­ражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовлен­ным составителями проекта документа.

Реквизит «отметка об исполнителе», ее значение

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 5

2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,

Лопухова

Людмила Николаевна

15798 06 ,

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:

Карпухин 1579806

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

19. Реквизиты, придающие документу юридическую силу, требования к ним.

Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу

(ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

1. Наименование организации

Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (учредительным договором, уставом или положением). Наименование организации должно включать:

сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);

собственное индивидуальное название организации;

сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;

наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.

Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке, например:

2. Справочные данные об организации

Реквизит используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.

Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района,

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Под реквизитом «Справочные данные об организации» указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

3. Наименование вида документа

Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова «мероприятия», «информация», «порядок» и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п.

В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.

4. Дата документа

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;

словесно-цифровым способом: 05 февраля 2004 г.

Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Датой документа может быть дата:

подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);

утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);

события (в протоколах и актах).

Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

5. Регистрационный номер документа

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

6. Гриф утверждения документа

Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.

Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Спецтехника» Подпись Н.В. Шмелев 12.02.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем, или коллегиальным органом в грифе утверждения указывается наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже, например:

Положение УТВЕРЖДЕНО Советом директоров ОАО «Квант» (протокол от 15.12.2004 № 1)
Инструкция УТВЕРЖДЕНА приказом председателя Правления банка от 30.04.2004 № 82

7. Подпись

Реквизит, придающий документу юридическую силу. Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Генеральный директор Подпись О.П. Смуров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника, например:

Генеральный директор Подпись М.А. Медведев

Главный бухгалтер Подпись Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Подпись В.М. Степанов Подпись А.П. Миронов

Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель Подпись Н.В. Куликов

Члены Подпись К.М. Артемьева

Подпись С.П. Матвеев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:

Зам. генерального директора Подпись Н.Г. Котляр

или:

И.о. генерального директора Подпись И.О. Тарасов

Не допускается надписывать от руки «За», ставить косую черту перед наименованием должности, если документ подписывает не руководитель, чья подпись оформлена на документе, а замещающее его должностное лицо.

8. Оттиск печати

Так же, как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.

⇐ Предыдущая12345

Рекомендуемые страницы:

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов
Часть 1.1. Состав и правила оформления реквизитов документов

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.1

Например:

В.А. Жуков

924 45 67

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.2

Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 2.

Рис. 2.
Расположение реквизита «Отметка об исполнителе»
20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись;
23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа

__________
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.27.
2 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.

Дополнительная информация:

  • реквизит документа;
  • схемы расположения реквизитов;
  • межстрочный интервал, используемый при оформлении реквизитов;
  • шрифты, используемые для оформления реквизитов.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО «ТЕРМИКА». За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *