Передача проектной документации

Акт приема-передачи документации — требования и содержание

С повсеместным развитием деятельности бизнес-структур, ростом взаимодействия частных организаций и государственных органов неизбежно увеличение взаимного документооборота. Как правило, документооборот между должностными лицами, представителями организаций и даже частными корреспондентами предусматривает прием/передачу физических носителей информации (в данном случае документов) по акту приема-передачи документов.

Передача документов, оформленных в виде бумажных носителей графической информации (в отличие от приобретающего популярность электронного документооборота), в особенности несущих данные юридической или финансовой значимости, требует подтверждения совершения операции приема-передачи. Юридическая практика насчитывает огромное количество процессуальных разбирательств, когда факт отсутствия документального подтверждения передачи информации или неправильно (юридически неграмотно) составленный акт приема-передачи документов послужил поводом для проведения долгих процессов, влекущих за собой потерю времени и финансовых средств на судебные издержки.

Акт приема-передачи документов составляется не только при отправке документов за пределы административного круга производства, но и внутри самой организации. Примером тому может быть процесс передачи папок с документами, дел, рабочей и служебной документации, осуществляемый при смене должностного лица, в чьи обязанности входит хранение и обработка определенного рода документов (работники кадровых отделов, финансисты, бухгалтера, инженеры и др.).

Основные требования к акту

Несмотря на то, что акт приема-передачи документов имеет полновесную юридическую силу (при условии правильного оформления) и зачастую является единственным документом, подтверждающим финансовую (юридическую) чистоту сделки, жестких установленных требований по его разработке и оформлению нет. Бланк отрабатывается в свободной форме письменно или с использованием компьютерной печати в нескольких (не менее двух) экземплярах, которые заверяются подписью и печатью руководителей и выдаются каждому из полномочных представителей сторон. При необходимости контрольный экземпляр акта подшивается в дело.

Основная суть акта сводится к обоюдному удостоверению взаимодействующими в рамках проведения сделки или иных отношений сторонами передачи пакета конкретно указанных документов требуемому корреспонденту. Корреспондентами взаимодействия могут выступать как рядовые граждане страны, так и представители фирм, организаций, предприятий, частных структур и государственных органов исполнительной власти (в этом случае передача документов считается осуществляемой между юридическими лицами и требует некоторых дополнений в акте).

Вне зависимости от конкретного случая передачи документов, их структуры, адресатов и иных внешних данных, в целях поддержания юридической грамотности документа акт-приема передачи должен отвечать следующим требованиям:

  1. Должен быть оформлен на бумажном носителе. Допускается оформление как на стандартном листе офисного формата А4, так и на специально разработанном фирменном бланке организации, предприятия (при взаимодействии юридических лиц).
  2. Должен содержать минимум информации, требуемой для выполнения основной функции. Чрезмерное изобилие не относящихся к делу данных затрудняет понимание общей сути и в дальнейшем может служить точкой опоры взаимного непонимания.
  3. Изложение акта должно соответствовать служебно-деловому стилю, избегая разговорных оборотов речи.
  4. Акт должен иметь название, отражающее его основное предназначение, например, «Акт приема-передачи документации финансовой службы ОАО Инжиниринг».
  5. Если одной или обеими взаимодействующими сторонами является юридическое лицо, полномочия представителя отправителя (получателя) документов подтверждаются печатью организации, проставляемой на подписи представителя, или методом приложения к акту заверенной копии доверенности руководителя предприятия.

Особые требования предъявляются к внутреннему содержанию акта приема-передачи документов. Помимо информации, отражающей реквизиты сторон, полномочия представителей и прочие служебные данные, акт предусматривает детализацию предмета передачи.

В целях безусловно-верного определения принадлежности конкретного документа к информации, отраженной в акте, он содержит:

  • название акта и адресные данные его оформления, для организаций – фактический и юридические адреса;
  • дату составления акта (она же дата подписания) и дату регистрации его в соответствующем делопроизводстве (для юридических лиц);
  • почтовые реквизиты отправителя и получателя. При оформлении акта внутри структурной организации допускается указание фамилии, имени и отчества, должности принимающего и передающего лица;
  • названия документов, передаваемых адресату (корреспонденту), так, как они указаны в служебных заголовках самих документов;
  • количество экземпляров каждого документа из состава общего пакета и расчет рассылки на них;
  • адресную принадлежность каждого документа (как правило, для каждого территориально разнесенного корреспондента формируют свой пакет документов), но общие требования по указанию адресности это не отменяет;
  • данные об ограничениях в ознакомлении с вложенными документами (касается, в основном, государственных учреждений и представителей силовых структур). Гриф ограничения в ознакомлении (в том числе и при передаче документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну) помимо всего прочего накладывает ограничение на требования к перевозке (пересылке) пакета документов;
  • количество листов каждого документа в отдельности и содержание пакета в целом;
  • сведения о том, оригиналами или копиями (заверенными копиями) являются передаваемые документы;
  • при наличии приложений к документам (карты, схемы, слайды, магнитные носители информации – как пример, сопроводительное письмо с приложением государственного контракта «О закупке технологического оборудования» на носителе CD-R) данные о приложениях (вложениях в документы) указываются отдельным пунктом, если такая информация не содержится в теле самого передаваемого с приложениями документа;
  • при необходимости для повышения достоверности передаваемых вложений указывается краткое содержание документов. Требование не обязательное, выполняется при одновременной передаче множества однотипной документации;
  • в случае, если передается несколько идентичных по типу, но различных по содержанию документов (например, накладные на передачу материальных средств и т.д.), дополнительно указывается информация, безусловно идентифицирующая каждый конкретный документ – порядковые номера, номера входящей корреспонденции, серийные номера или инвентарные номера документов по данным бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи проектной документации

Если простой акт приема-передачи документов составляется в свободной форме, его структура, да и вообще наличие определяется лишь обоюдным желанием сторон (или, как правило, одной — передающей стороны), то проектная документация передается по акту, форма и обязательность составления которого жестко регламентировано действующим законодательством.

Под проектной документацией подразумевается установленный соглашением набор документов, включающий в себя текстовые и графические решения, пояснительные записки, карты, планы участков, поэтажные планы зданий, ландшафтные фотографии, схематические карты электро-, газо-, водоснабжения и иные документы, разрабатываемые по договору с представителем заказчика. К проектной документации также относятся исходные коды и визуализированные варианты интерфейсов приложений, программ, WEB-страниц, сайтов и ядер операционных систем, распространяемых по условиям открытой лицензии.

Передачей проектной документации считается процесс выполнения одним лицом (преимущественно исполнителем, инженером, дизайнером или проектировщиком) ряда обязанностей по разработке и дальнейшей выдаче результата своей работы лицу, финансировавшему (инициировавшему) проектные изыскания (заказчику, клиенту).

После разработки всего пакета установленной договором проектной документации представители компании-разработчика передают пакет документов заказчику или высылают его почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Нюансом работы именно с проектной документацией является возможность ее неоднократной пересылки. По условиям заключенного договора компания-заказчик рассматривает полученный пакет документов (включая акт приема/передачи, справки по формам КС2,3 и др.) в течение пяти рабочих дней (если действующим соглашением не предусмотрено иное) с момента официального вручения документации.

Если по итогам рассмотрения входящей документации у представителей компании заказчика не возникло вопросов, разногласий и требующих переработки документов замечаний, то акт приема-передачи подписывается руководителем учреждения, и обязательства исполнителя (разработчика) считаются выполненными в полном объеме, а вторые экземпляры подписанных актов приема проектной документации и акта формы КС2 направляются в адрес руководителя компании-разработчика.

Счет на оплату произведенных работ направляется заказчику по истечении двух дней с момента получения проектирующей организацией подтверждения о принятии клиентом проектной документации (датой приемки является день подписания клиентом актов приема-передачи и акта по форме КС2). При наличии у представителей заказчика замечаний, критически влияющих на переработку всей документации, весь пакет документов возвращается в адрес исполнителей с приложением перечня замечаний и обязательных к устранению недостатков. Недостатки устраняются компанией-разработчиком на безвозмездной основе, и стоимость переработки в общую цену услуг не входит.

Документальное оформление

Подготовка проектной документации к передаче заказчику не является творческим процессом, выполняемым на усмотрение разработчиков. Правила формирования пакета бумажных (а в отдельных случаях и электронных) носителей жестко обозначены рамками восьмого пункта ГОСТа Р 21.1101.2013.

Вся документация (в том числе и формата, большего, чем распространенный формат А4 – схемы, карты и т.д.) подгоняется под размер А4, формируется в тематические разделы согласно ГОСТа и подшивается в папки с жестким переплетом. Дополнительно к бумажным документам заказчику может передаваться магнитный носитель, содержащий электронные копии передаваемых документов.

Файлы электронных копий также формируются в папки, согласно установленным разделам, с обязательным приложением сканированных копий листов документации, содержащих подписи руководителей разработки проекта. Сам сканированный (в отдельно оговариваемых случаях редактируемый) проект заверяется электронной подписью организации.

Акт приема-передачи проектной документации — намного более детализированный бланк, чем аналогичный документ на передачу иных пакетов. Помимо основных разделов, содержащих, в основном, идентифицирующие предмет акта реквизиты документов, такой акт содержит данные о полноте и качестве отработки проекта, цене единицы объема работ и права владения проектом.

Особенности передачи

Главная особенность, разительно отличающая процесс приема-передачи проектной документации от других операций с документами, заключается в передаче заказчику помимо бумажных оригиналов и их цифровых копий еще и права на собственность проекта. Интеллектуальная собственность ценится аналогично материальным ценностям и не менее жестко охраняется от неправомерного использования.

Заказчик проекта, получив результаты работ исполнителя, не сможет практически реализовать проект в своих интересах, не приобретя исключительные права на использование интеллектуальной собственности разработчиков. Любое внесение изменений в проект со стороны клиента, равно как и практическое отражение его в своей деятельности, будет расцениваться как нарушение авторских прав обладателя. Именно поэтому пункт об исключительном владении правами на интеллектуальную собственность проекта включается в акт о передаче проектной документации.

Передача исполнительной документации

Исполнительная документация – специальный пакет документов, отражающий все нюансы, аспекты и технологические требования к объекту эксплуатации. В большинстве случаев термин «исполнительная документация» употребляется в контексте с информационными блоками строительной тематики.

Акт приема-передачи исполнительной документации – глубоко детализированный документ, являющийся защитой от юридических проблем в результате нарушения правил пользования объектом эксплуатации, утери основных документов, характеризующих эксплуатационные или административно-правовые нормы соглашения.

Исполнитель – подрядчик, застройщик или иной представитель, исполняющий обязательства по ранее заключенному в обоюдном порядке договору, обязан передать инвестору (заказчику) весь перечень исполнительной документации, если такое условие оговорено соглашением сторон или эксплуатация объекта без передачи документов невозможна.

Акт приема-передачи исполнительной документации, помимо общих для всех актов передачи разделов, предусматривает отражение информации об условиях передачи пакета документов, сроках и их полноте. Весь перечень передаваемой исполнительной документации в обязательном порядке отражается в акте. При рассмотрении строительного процесса главными документами перечня являются:

  • акты геодезического исследования участка местности, предназначенной под строительство объекта;
  • лицензии или иные документы, подтверждающие качество (огнестойкость, химическую безопасность и т.д.) используемых при строительстве материалов;
  • редактируемые схемы объекта с привязкой к сторонам света, поэтажные планы зданий и сооружений и прочее;
  • акты технических испытаний оборудования, сантехнических изделий, вакуумного оборудования, электропроводки;
  • иные документы, подтверждающие верность инженерных расчетов, безопасность эксплуатации и соблюдение всех требований заказчика объекта.

Судебная практика насчитывает множество примеров, когда отсутствие акта приема-передачи исполнительной документации (или его халатное составление без скрупулезного перечисления всех приложений к акту) влекло за собой утерю важных документов, отказ от ответственности со стороны исполнителя и невозможность ввода объекта в эксплуатацию, сопровождаемые крупными финансовыми убытками стороны, допустившей халатность в заполнении (проверке перед подписанием) акта-приема передачи исполнительной документации.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Акт приема-передачи документов во всех его разновидностях – серьезный документ, гарантирующий защиту прав отправителя (получателя) и обеспечивающий чистоту сделки или законность приема должности (если документы передаются в рамках смены руководителя, должностного лица организации). Даже акт, оформленный на типовом бланке, скачанном из открытых источников сети интернет, повышает достоверность документооборота и стимулирует взаимодействующие стороны к соблюдению требований действующего законодательства.

Помимо обмена документацией в рамках трудовой деятельности, разновидностью акта передачи документов является также и опись (по-другому «реестр»), на документы, отсылаемые как ответ на запросы государственных инстанций (Федеральная Налоговая Служба, Служба Судебных Приставов и другие).

Скачать образцы акта передачи документов вы можете на нашем сайте:

  • Бланк акта приема передачи документов
  • Бланк акта передачи проектной документации
  • Бланк акта передачи исполнительной документации
  • Заполненный образец акта

Приложение N 5. Акт передачи проектной документации и результатов инженерных изысканий

Приложение N 5
к Типовому государственному
(муниципальному) контракту на
выполнение проектных и
изыскательских работ
_____________________71

Рекомендуемый образец

Акт передачи проектной документации и результатов инженерных изысканий

«____»______________20__года72 ________________73 ________________________________________________________________________, (наименование государственного органа (органа местного самоуправления); наименование бюджетного, автономного учреждения, государственного (муниципального) унитарного предприятия; государственной корпорации (компании), публично-правовой компании74) именуемый в дальнейшем «Заказчик», выступающий от имени_____________________________________________________ (наименование публично-правового образования (Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования), от имени которого действует Заказчик) в лице___________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, имя, отчество) действующего на основании_______________________________________________, (положение, устав, доверенность — указать нужное) с одной стороны, и_______________________________________________________ (полное наименование юридического лица — в случае ________________________________________________________________________, заключения контракта со стороны подрядчика с юридическим лицом; фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя — в случае заключения контракта с индивидуальным предпринимателем) именуемый в дальнейшем «Подрядчик», в лице_______________________________ (наименование должности, ________________________________________________________________________, фамилия, имя и отчество) действующего на основании_______________________________________________, (устав, доверенность, свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя — указать нужное) составили настоящий Акт о нижеследующем: 1. В соответствии с Контрактом Подрядчик выполнил инженерные изыскания и осуществил подготовку проектной документации в целях строительства (реконструкции) указанного в пункте 2 настоящего Акта объекта капитального строительства (далее — Проектная документация, Результаты инженерных изысканий, Работы). 2. Описание и основные характеристики Объекта: 2.1. Наименование Объекта: ________________________________________________________________________; (наименование Объекта в соответствии с утвержденной Заказчиком проектной документацией) 2.2. Место нахождения Объекта: _________________________________________________________________________ (адрес, присвоенный Объекту (в случае выполнения инженерных изысканий и подготовки проектной документации для реконструкции Объекта; адрес земельного участка, на котором размещается Объект) 2.3. Сведения о земельном участке, на котором планируется строительство, реконструкция Объекта на основании Проектной документации и Результатов инженерных изысканий: _________________________________________________________________________ (кадастровый номер земельного участка) _________________________________________________________________________ (документ, подтверждающий право Заказчика на земельный участок) 3. Работы осуществлены Подрядчиком в сроки: Начало работ:____________________________________________________________ (месяц, год) Окончание работ:_________________________________________________________ (месяц, год) 4. Стороны подтверждают, что Подрядчик передал Заказчику Проектную документацию и Результаты инженерных изысканий в соответствии с настоящим Актом в целях направления Проектной документации, Результатов инженерных изысканий на государственную экспертизу Проектной документации и Результатов инженерных изысканий, направления Проектной документации на проверку достоверности определения сметной стоимости строительства (реконструкции) Объекта75. Вариант 276. «4. Стороны подтверждают, что Подрядчик передал Заказчику Проектную документацию и Результаты инженерных изысканий в соответствии с настоящим Актом в целях направления их на проверку достоверности определения сметной стоимости строительства (реконструкции) Объекта». 5. Подрядчик передает Проектную документацию и Результаты инженерных изысканий в электронной форме в следующих форматах: ________________________________________________________________________. 6. Настоящий акт составлен в трех экземплярах (один для Подрядчика, два — для Заказчика). Приложение: на л. Заказчик Подрядчик _______________________________ __________________________________ ИНН_____________________ ИНН_________________________ КПП ____________________ КПП_________________________ Место нахождения: Место нахождения: _______________________________ __________________________________ Реквизиты счета:_______________ Реквизиты счета:__________________ _______________________________ __________________________________ (должность представителя) (должность представителя) _______________________________ __________________________________ (подпись, фамилия и инициалы (подпись, фамилия и инициалы представителя) представителя) «____»_______________20____года «___»_______________20____года

Рекомендуемый образец

Вариант 277.

Акт передачи проектной документации (результатов инженерных изысканий)78 «___»_______________20__года79 ________________80 ________________________________________________________________________, (наименование государственного органа (органа местного самоуправления); наименование бюджетного, автономного учреждения, государственного (муниципального) унитарного предприятия; государственной корпорации (компании), публично-правовой компании81) именуемый в дальнейшем «Заказчик», выступающий от имени_____________________________________________________ (наименование публично-правового образования (Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования), от имени которого действует Заказчик) в лице___________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, имя, отчество) действующего на основании_______________________________________________, (положение, устав, доверенность — указать нужное) с одной стороны, и_______________________________________________________ (полное наименование юридического лица — в случае ________________________________________________________________________, заключения контракта со стороны подрядчика с юридическим лицом; фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя — в случае заключения контракта с индивидуальным предпринимателем) именуемый в дальнейшем «Подрядчик», в лице_______________________________ (наименование должности, ________________________________________________________________________, фамилия, имя и отчество) действующего на основании_______________________________________________, (устав, доверенность, свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя — указать нужное) составили настоящий Акт о нижеследующем: 1. В соответствии с Контрактом Подрядчик осуществил подготовку проектной документации (выполнил инженерные изыскания) в целях строительства (реконструкции) указанного в пункте 2 настоящего Акта объекта капитального строительства (далее — Проектная документация (результаты Инженерных изысканий), Работы). 2. Описание и основные характеристики Объекта: 2.1. Наименование Объекта: ________________________________________________________________________; (наименование Объекта в соответствии с утвержденной Заказчиком проектной документацией) 2.2. Место нахождения Объекта: _________________________________________________________________________ (адрес, присвоенный Объекту (в случае выполнения инженерных изысканий и подготовки проектной документации для реконструкции Объекта; адрес земельного участка, на котором размещается Объект) 2.3. Сведения о земельном участке, на котором планируется строительство, реконструкция Объекта на основании Проектной документации и Результатов инженерных изысканий: _________________________________________________________________________ (кадастровый номер земельного участка) _________________________________________________________________________ (документ, подтверждающий право Заказчика на земельный участок) 3. Работы осуществлены Подрядчиком в сроки: Начало работ:____________________________________________________________ (месяц, год) Окончание работ:_________________________________________________________ (месяц, год) 4. Стороны подтверждают, что Подрядчик передал Заказчику Проектную документацию (результаты Инженерных изысканий) в соответствии с настоящим Актом в целях направления Проектной документации (результатов Инженерных изысканий) на государственную экспертизу Проектной документации, направления Проектной документации на проверку достоверности определения сметной стоимости строительства (реконструкции) Объекта82 (государственную экспертизу результатов Инженерных изысканий). Вариант 283. «4. Стороны подтверждают, что Подрядчик передал Заказчику Проектную документацию (результаты Инженерных изысканий) в соответствии с настоящим Актом в целях направления их на проверку достоверности определения сметной стоимости строительства (реконструкции) Объекта». 5. Подрядчик передает Проектную документацию и Результаты инженерных изысканий в электронной форме в следующих форматах: ________________________________________________________________________. 6. Настоящий акт составлен в трех экземплярах (один для Подрядчика, два — для Заказчика). Приложение: на л.

Акт приема-передачи проектной документации — специальный документ, в котором отображается факт приемки/передачи проекта от одного лица другому, чаще всего от проектировщика заказчику. Сама проектная документация — набор документов, в которых содержатся сведения в текстовом и графическом виде, определяющие различные решения (конструктивные, технологические, инженерные, архитектурные, технические) для обеспечения строительных и восстановительных работ, а также капремонта элементов зданий (сооружений). Передача готового проекта должна осуществляться с учетом правильного составления бланка по форме, которая утверждена на законодательном уровне. Ниже рассмотрим, зачем и кому передаются бумаги, как это происходит, и что учесть при составлении акта приема-передачи.

Процесс передачи

В случае получения согласования рабочих документов компания-проектировщик передает другой стороне (заказчику) следующие бумаги:

  • Рабочие документы.
  • Акт приемки-сдачи работ. Документ оформляется в двух экземплярах по форме КС-2.
  • Справку с указанием стоимости сделанной работы (форме КС-3).
  • Акт приема-передачи проектной документации. Документ оформляется в 2-х экземплярах, а его форма, как правило, оговаривается в договоре между сторонами.

У заказчика имеется пять или более (по условиям договора) дней с момента получения акта приемки-передачи проекта, справки КС-3 и акта КС-2, а также комплекта бумаг для рассмотрения полученной информации и направления компании-проектировщику подписанного акта приема-передачи, справки КС-3, акта КС-2. В случае если заказчика не устраивает качество производства работ, он направляет исполнителю отказ от приемки и перечисляет имеющиеся замечания.

Днем приема работы считается дата подписания заказчиком акта приема-передачи проекта, а также акта по форме КС-2. После получения компанией-проектировщиком подписанного акта в течение двух суток (или другого срока по договору) он направляет заказчику счет-фактуру и счет на оплату услуг с учетом подписанного акта.

Правила оформления

Копии материалов, выполненных в графической и текстовой форме, а также отчетные технические бумаги по инженерным изысканиям собираются в брошюру в виде томов, сложенных в А4. Процесс брошюровки представляет собой размещение материалов проекта в твердых папках со специальными крепежами или переплете. Копии проекта для передачи заказчику комплектуются в папки, а сами документы складываются в формате А4 с учетом разделов. Полные правила оформления рассмотрены в ГОСТ Р 21.1101.2013 (пункт 8). При наличии соответствующих условий в задании на проектирование вместе с бумагами на бумажном носителе исполнитель передает проектную документацию в электронной форме.

Руководитель, отвечающий за создание проекта, формирует документацию, а также отчетно-технические бумаги по инженерным изысканиям в электронной форме с учетом задания на проектировку. К документации, которая выдана заказчику в электронной форме, относятся сканированные графические или текстовые файлы проекта с подписями исполнителей и руководителей в штампах, а также проект в электронной форме, заверенный с применением цифровой подписи. Проект в электронном виде распределяется по папкам, в которые попадают файлы по принципу сброшюрованных томов. Далее заказчик получает проект, оформляет накладные и передает бумаги заказчику в количестве, которое определено заданием (договором).

Передача проекта — работа, выполнение которой берет на себя отдел механизации и выпуска такой документации. Контроль процесса осуществляет руководитель проектной организации. Оформлением, комплектацией и переплетом проекта занимается служба механизации и выпуска. Именно она готовит накладные и передает готовый проект заказчику. В свою очередь, финансовая служба оформляет акты приема-передачи бумаг и подписывает их у принимающей стороны (заказчика).

Передача в архив

Служба механизации и выпуска передает руководству проекта весь пакет бумаг, которые собраны в тома, а также другие материалы. Руководитель проекта после полной передачи проекта заказчику должен направить полный комплект готовой документации (в электронной и бумажной форме) в архив. Для передачи бумаг в архив руководитель должен сформировать полный комплект рабочих документов, состоящий из подготовленных графических и текстовых материалов проекта, а также технической и отчетной документации по изысканиям в инженерной сфере. Под подготовкой понимается комплектация проекта в твердых папках или переплетах со специальными замками (креплениями).

Одновременно с комплектацией проекта в бумажном виде руководитель проекта формирует комплект бумаг и материалов по инженерным изысканиям в электронном виде. В частности, передаются отсканированные материалы в графической и текстовой форме с подписями исполнителей и руководства в специальных штампах. Кроме того, передача осуществляется в формате программ, которые применялись для создания проекта.

Документы, имеющие электронный вид, формируются в папки, помещаемые в полистовые файлы аналогично сброшюрованным томам. Передача проекта в архив производится с учетом описи передаваемого проекта.

Взаимоотношения между сторонами

При выстраивании схемы взаимоотношений между исполнителем и заказчиком в вопросе передачи проектной документации важно помнить, что заказывающая сторона получает не только проект, но и право собственности на интеллектуальный труд, связанный с готовой документацией. Если инвестор (заказчик) не получает исключительные права на проект, он не имеет права совершать с полученной информацией какие-либо действия и применять ее на практике.

Получается, что с учетом подрядного договора инвестор становится владельцем материалов в текстовом и графическом виде, а также информации на электронном носителе. Переделка проекта без оповещения создателя запрещена.

Заказчику в такой ситуации важно получить непосредственно проект во владение, а также приобрести авторские права на бумаги. Этот аспект достигается посредством оформления прямого соглашения между разработчиком (автором) проекта, а также заказчиком (инвестором), заинтересованным в получении такой информации. В документе должно указываться, что при передаче проекта передаются и исключительные права, которые впоследствии остаются у инвестора (заказчика), а также разработчика бумаг.

Оптимальный вариант — заключение договора в трехстороннем формате между заказчиком (плательщиком), проектировочной компанией и заказчиком (принимающим и надзорным органом). Если инвестор, как таковой, отсутствует, эта опция при составлении договора возлагается на заказывающую сторону. В такой ситуации именно заказчик получает исключительные права на готовый проект, если иное условие не прописано в соглашении между сторонами.

Трехсторонний формат взаимодействия между сторонами считается оптимальным. Если в роли заказчика выступает привлеченная сторона, оплата проектировочной компании производится инвестором. Если последний отказывается осуществлять оплату, заказчику придется нести ответственность за невыполнение задач уже перед автором. Последний при этом рискует, что подготовленный им проект перейдет в пользу 3-его лица (инвестора), а вероятность защиты своих прав снижается. Кроме того, если инвестор не включается в договор, он теряет полноценное право на участие в процессе создания проекта. В случае трехстороннего формата взаимоотношений все участники защищены, а риск сведен к минимуму.

С учетом сказанного легко сделать вывод, что вопрос приемки проекта не так прост, как может показаться. Процесс приема-передачи важно провести с учетом законодательства, чтобы впоследствии была возможность предъявить претензии. Заказчик должен обратить внимание на тот факт, чтобы в договоре нашел отражение вариант передачи проекта. Если передача осуществляется отдельно по разделам, должен оговариваться порядок такого процесса.

В завершении проектирования составляется акт приема-передачи проекта, который подписывается одновременно с актом сдачи-принятия работ. По своей сути и по смыслу это два различных документа. В первом случае заказывающая сторона проверяет комплектацию проекта. Здесь важно обратить внимание на число страниц и буклетов, а также наличие электронного варианта документации.

Акт приема работ представляет собой подтверждение того, что поставленная задача выполнена исполнителем в срок, который установлен договорными обязательствами. Здесь нет необходимости прописывать детально, какие разделы переданы заказчику. Проектировочная компания должна настаивать на том, чтобы получатель поставил подпись в получении проекта. В иной ситуации заказчик сможет отказаться от выплаты денег из-за недосказанности в процессе получении бумаг.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *