Письмо благодарность на английском

Содержание

Образец письма-благодарности на английском

Mr Evergreen 69 Royal Worcester Drive Slagsville Lancashire LS11 1BA UNITED KINGDOM Mr Soros 113/4 Woodhaven Road Glendale Lancashire LS11 2BA UNITED KINGDOM Dear Mr. Soros I would like to express my gratitude for our meeting yesterday. It was both enjoyable and informative. Your insightful presentation contained several innovative ideas that we are now considering for our new advertising campaign. The committee has asked me to express our sincere appreciation and to invite you to continue to share your expertise and advice with us as we formalize our course of action. With your permission, I will notify you as soon as we schedule our next planning meeting. We will look forward to seeing you there. Yours sincerely, Mr. Evergreen Уважаемый г-н Сорос! Я хотел бы выразить свою благодарность за нашу вчерашнюю встречу. Она была и приятной, и полезной для меня. Ваша увлекательная презентация содержала несколько инновационных идей, которые мы в данный момент рассматриваем для использования в нашей рекламной кампании. Комитет поручил мне выразить наше искреннее признание и пригласить Вас продолжить обмениваться опытом и консультировать нас при формировании дальнейшего плана действий. С вашего позволения я буду извещать Вас о запланированных совещаниях. Ждем с нетерпением встречи с вами. С уважением,

Слово «зара­нее», явля­ю­ще­е­ся наре­чи­ем, пишет­ся слит­но с при­став­кой. Возможно раз­дель­ное напи­са­ние сло­ва «за ранее» в соче­та­ни­ях типа «за ранее полу­чен­ное уве­дом­ле­ние…» Слово «за ран­нее» пишет­ся с «нн» как фор­ма при­ла­га­тель­но­го в соче­та­ни­ях «за ран­нее утро», «за ран­нее сооб­ще­ние».

Чтобы понять, как пишет­ся пра­виль­но «зара­нее» или «за ранее», слит­но или раз­дель­но, опре­де­лим в кон­тек­сте часть речи, к кото­рой оно при­над­ле­жит.

Часть речи слова «заранее»

Интересующее нас сло­во доволь­но часто фигу­ри­ру­ет в дело­вой пере­пис­ке.

Зара́нее при­зна­те­лен вам за ваше содей­ствие в реше­нии это­го вопро­са.

Оно не изме­ня­ет­ся, пояс­ня­ет ска­зу­е­мое и отве­ча­ет на обсто­я­тель­ствен­ный вопрос:

при­зна­те­лен когда? зара́нее.

По этим грам­ма­ти­че­ским при­зна­кам уста­но­вим, что это наре­чие, кото­рое бук­валь­но зна­чит «забла­го­вре­мен­но», «за неко­то­рое вре­мя до чего-либо».

Написание слова «заранее»

Разберемся, в каких слу­ча­ях сло­во «зара­нее» пишет­ся слит­но и воз­мож­но ли раз­дель­ное напи­са­ние «за ранее».

Это наре­чие явля­ет­ся про­из­вод­ным от одно­ко­рен­но­го при­ла­га­тель­но­го, в чем убе­дим­ся, соста­вив сло­во­об­ра­зо­ва­тель­ную цепоч­ку.

ран­ний → рано → ранее → зара́нее.

Поскольку удар­ным явля­ет­ся глас­ный кор­ня (зара́нее), ино­гда сомне­ва­ют­ся, как пишет­ся сло­во «заранее» или «зарание».

От наре­чия «рано» с помо­щью без­удар­но­го суф­фик­са -ее- обра­зу­ет­ся одно­ко­рен­ное сло­во «ранее», то есть «рань­ше», «в преды­ду­щем», кото­рое пишет­ся толь­ко с бук­вой «е».

«Зара́ние» — это оши­боч­ное напи­са­ние.

Поскольку рас­смат­ри­ва­е­мое сло­во явля­ет­ся пре­фик­саль­ным обра­зо­ва­ни­ем, то, сле­до­ва­тель­но, сде­ла­ем вывод о его слит­ном напи­са­нии.

Наречие «зара­нее» пишет­ся слит­но с при­став­кой за-.

Отличаем его в кон­тек­сте по смыс­лу от слов «за ранее» и «за ран­нее», кото­рые зву­чат абсо­лют­но оди­на­ко­во и пишут­ся, как видим, раз­дель­но.

Посмотрим кон­текст:

За ранее выслан­ное изве­ще­ние уже опла­че­но.

Благодарю вас за ран­нее изве­стие.

В пер­вом пред­ло­же­нии упо­треб­ля­ет­ся одно­ко­рен­ное наре­чие «ранее», кото­рое пояс­ня­ет при­ча­стие, а пред­лог при­над­ле­жит суще­стви­тель­но­му:

  • опла­че­но за что? за изве­ще­ние;
  • изве­ще­ние какое? выслан­ное;
  • выслан­ное когда? ранее.

Слово «ранее» явля­ет­ся вполне само­сто­я­тель­ной лек­се­мой.

Во вто­ром выска­зы­ва­нии упо­треб­ля­ет­ся при­ла­га­тель­ное «ран­ний» в фор­ме сред­не­го рода, кото­рое опре­де­ля­ет суще­стви­тель­ное в падеж­ной фор­ме с пред­ло­гом «за»:

за какое? ран­нее изве­стие.

Это част­ные слу­чаи сов­па­де­ния сло­во­форм раз­ных частей речи.

Слово «заранее» в деловом письме

А теперь выяс­ним, насколь­ко пра­во­мер­но упо­треб­ле­ние сло­ва «зара­нее» в дело­вом пись­ме.

Начнем с того, что тако­го рода кор­ре­спон­ден­ция пишет­ся с исполь­зо­ва­ни­ем обо­ро­тов речи, кли­ше и штам­пов, кото­рые при­су­щи официально-деловому сти­лю пись­мен­ной речи. Официально-деловой стиль харак­те­ри­зу­ет­ся чет­ко­стью, стро­го­стью, бес­страст­но­стью. В дело­вой доку­мен­та­ции упо­треб­ля­ют­ся стан­дарт­ные выра­же­ния, без­лич­ные пред­ло­же­ния, сло­ва со зна­че­ни­ем дол­жен­ство­ва­ния (дол­жен, обя­зан, необ­хо­ди­мо, сле­ду­ет и пр.)

В дело­вой пере­пис­ке, в част­но­сти в состав­лен­ном пись­ме, в кото­ром выра­жа­ет­ся прось­ба о помо­щи, об услу­ге, о содей­ствии в чем-либо, лич­ную под­пись с пред­ва­ря­ю­щим сло­вом «с ува­же­ни­ем» часто заме­ня­ют фор­му­ла­ми, име­ю­щи­ми раз­го­вор­ный харак­тер:

  • зара́нее бла­го­да­рен;
  • зара́нее при­зна­тель­на;
  • зара́нее бла­го­да­рю;
  • зара́нее спа­си­бо за ответ.

и пр.

Эти обо­ро­ты явно не соот­вет­ству­ют сти­лю дело­вой кор­ре­спон­ден­ции.

Давайте так­же поду­ма­ем: а этич­но ли бла­го­да­рить зара­нее за то, что не еще не выпол­не­но? Словом «зара­нее» пишу­щий как бы обя­зы­ва­ет непре­мен­но выпол­нить его прось­бу, не при­ни­мая во вни­ма­ние, хочет это­го или не хочет, может или не может это сде­лать офи­ци­аль­ное лицо, к кото­ро­му обра­ща­ют­ся с прось­бой.

Подпись «с уважением» в конце письма — стандартная формула вежливости. Всегда ли нужно заканчивать письмо этой фразой? Как правильно писать ее на русском и английском языках? Разберем на примерах.

Как закончить деловое письмо с уважением к адресату

В официальной переписке не бывает случайных фраз. Стилистика требует от автора лаконичности и тщательного подбора слов. Заключительные фразы закрепляют положительные эмоции, выражают уверенность и признательность одновременно. Четко оформленная подпись помогает поддерживать , способствует достижению цели. Уважайте собеседника и составляйте текст так, чтобы его было приятно читать. Вежливость в сочетании с профессионализмом говорят о компетентности специалиста.

При составлении официального послания помните, что вы выступаете от имени всей компании. Секретарь должен быть корректен, так как представляет своего руководителя. Соблюдение общепринятых правил деловой переписки формирует положительный имидж компании в глазах партнеров и клиентов.

Официальная переписка всегда имеет конкретные цели. Назначение определяет структуру текста. В общем случае текст разбивают на несколько смысловых частей: вступление, изложение проблемы, аргументация и заключение. Каждая часть выполняет определенные задачи. Вступление, например, подготавливает к восприятию основных мыслей. Заключение — выражает просьбы и надежды , уверяет в дальнейшем партнерстве.

Благодарственное письмо сотруднику от руководителя организации

Обратите внимание! Для каждой из задач существуют общепринятые формулы. Заканчивая письмо вежливо, вы показываете, что уважаете партнера, настраиваете его на положительные эмоции и оставляете приятное впечатление.

Как пишется «с уважением» в конце письма

Единый регламент деловой переписки и приведение ее к общим стандартам характерно для крупных компаний. Дизайн фирменных бланков , форма «автографов» в конце сообщения становятся частью корпоративной культуры, элементом стиля. Будь то бумажное или электронное сообщение, соответствие единому стандарту — показатель внимания к деталям и важным тонкостям.

В деловой переписке существует несколько видов заключительных фраз. Их выбор зависит от того, хорошо ли вы знакомы с адресатом. Для примера, подпись «с уважением» в официальном письме имеет нейтральный характер . Если вы хотите акцентировать на чем-то внимание партнера или еще раз напомнить ему о просьбе, используйте сдержанные фразы:

  • Искренне Ваш…
  • С искренним уважением…
  • С наилучшими пожеланиями…

Выбирая заключительную формулу вежливости, постарайтесь обойтись без фамильярностей. Помните о том, насколько хорошо вы знакомы с человеком, которому пишете. Если знакомство формально, придерживайтесь официальной стилистики.

Ответ подготовлен совместно с редакцией электронного журнала «Справочник секретаря «.

Отвечает Мария БЕЛЬДОВА,
с. н. с. ВНИИДАД, эксперт в области документационного обеспечения управления

Чего мы ждем, отправляя письмо партнеру или клиенту? Чтобы наша информация, даже негативная, произвела благоприятное впечатление на адресата и вызвала ответное действие или решение. Этого можно достичь, если вы соблюдали правила этикета переписки, правильно оформили письмо и подготовили текст высокого качества. Ваш текст должен быть умеренного объема; содержать необходимые аргументы и четкие формулировки и обладать структурой, которая наилучшим образом передает информацию.

Прием 1. Отделите главное от второстепенного

У текста делового письма должен быть объем, достаточный, чтобы…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

«С уважением» в конце письма: с запятой или без

Завершающую форму вежливости приводят в конце текста. Ее помещают на одной вертикали с датой, по правой стороне. От основного текста фразу отделяют два–три интервала. Чуть ниже располагают реквизит «Подпись» , включая в него наименование должности составителя, его личную подпись и расшифровку. Такое расположение соответствует нормам ГОСТа 6.30-97, определяющего требования к оформлению документов. Если сообщение оформлено на должностном бланке или имеет частный характер, название должности и расшифровку подписи не ставят.

Вопрос о том, как писать в конце письма «с уважением»: с запятой или без, не имеет однозначного ответа. Оба варианта допустимы. Отсутствие знака может быть воспринято как небрежность и даже безграмотность. С другой стороны, по правилам пунктуации эта запятая ставиться не должна. С точки зрения русской грамматики знак избыточен. Слова «с уважением» не являются вводным оборотом, а подпись — обращением. Эта фраза подразумевает, что «Это письмо написал с уважением к вам N.N.». Как и в ней, в сокращенном варианте запятая по правилам не ставится.

Почему же на практике она встречается так часто? В правилах переписки на английском, немецком и других европейских языках этот знак обязателен. Фраза «с уважением» в конце письма на английском отделяется не только графически, но и пунктуационно. Со временем, хоть это и грамматически ошибочно, правило вошло в нормы русского языка.

Заключение письма: образец написания фразы «с уважением»

Как написать «с уважением» в деловом письме на английском

Правила делового общения в английском языке во многом схожи с принятыми в России. В конце адресата благодарят за уделенное время и выражают намерение продолжить переписку. Также используются общепринятые фразы: «с уважением», «с признательностью», «с наилучшими пожеланиями». После с новой строки указывают фамилию и имя составителя, а также его должность. Разберем на примере: как подписать письмо на английском «с уважением…»

Таблица 1. Заключительные формулы вежливости в английском языке

Yours faithfully

Используют, если в обращении есть имя получателя. Наиболее распространенный вариант.

Устаревший вариант, встречается в британском английском. Пишется при отсутствии имени адресата в обращении: Dear Sir или Dear Madam

Американский аналог для британского Yours faithfully.

Менее формальный вариант, допустимый для переписки со знакомым человеком. Вариации: Kind regards, Warm regards, Regards, Kindest regards

Yours sincerely,

Aleksandr Klimov

Marketing Director

Yours faithfully,

Aleksandr Klimov

Marketing Director

Yours truly,

Aleksandr Klimov

Marketing Director

Kind regards,

Aleksandr Klimov

Marketing Director

Умение тактично и корректно употреблять стандартные фразы-клише — показатель уровня профессионализма и знания языка. В английском письме фраза «с уважением» может быть выражена по-разному. Составляя текст для иностранного партнера, учтите все факторы и выберите наиболее подходящий перевод.

Как правильно подписать письмо: «с уважением» и другие формулы вежливости

При составлении послания отправитель должен руководствоваться не только общепринятыми стандартами, но и правилами хорошего тона. Если вы пишете незнакомому человеку, и обращение имеет строго формальный характер, используйте устоявшиеся выражения. Стилистика деловой речи строго ограничивает выбор фраз.

Если же дело касается электронной переписки или общения с хорошо знакомыми людьми, от жестких канонов можно отступить, оставаясь при этом вежливым и корректным. Разберем несколько примеров заключительных фраз, допустимых в менее формальном общении.

Таблица 2. Использование альтернативных заключительных выражений

Указание имени без формулы вежливости

Допустимо, если идет активный обмен сообщениями.

Удачного дня

Подходит для завершающего сообщения, если вы не планируете сегодня продолжать переписку.

До встречи

Если вы договорились о встрече в ближайшее время и хотите подчеркнуть, что не забыли о ней.

Удачи в вашем нелегком деле

Допустимо при попытке подбодрить получателя, если он просил о совете или помощи.

Спасибо за внимание

Используется в конце коммерческих предложений

Трудности пунктуации в письменной деловой речи

Как расставить знаки препинания в первой фразе договора, содержащей обозначения договаривающихся сторон?

Правильным является такой вариант расстановки знаков препинания в этой фразе: Государственное предприятие «Общение», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Поповича Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Российской Федерации Бабкин Иван Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем…

Обратите внимание на то, что в этой фразе слова с одной стороны и с другой стороны выступают в функции обстоятельства и не являются вводными, а значит и не требуют выделения знаками препинания.

Нужна ли запятая после слов «С уважением» в конце делового письма?

После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.
Например, корректно:

С уважением,
главный бухгалтер ООО «Морской пейзаж»
Д. О. Иванцева

Нужна ли точка после подписи в деловом письме?

Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.

Следует отметить, что в газетных и журнальных сохраняется традиция ставить точку после подписи автора, если подпись располагается после основного текста статьи.

Что ставить после обращения Уважаемый господин Иванов – восклицательный знак или запятую?

Первая фраза делового письма – обращение – может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак – пишем первое предложение с прописной.

Какие слова нужно и какие слова не нужно обособлять?

Разобраться в этом поможет «Справочник по пунктуации» , опубликованный на нашем портале. Он составлен на основе наиболее частых вопросов посетителей «Справочного бюро».

Приятно знать в лицо тех, с кем он имеет дело, или хотя бы знать, что «по ту сторону” есть реальный человек, к которому можно обратиться, если возникнут вопросы.

Зачем она нужна?

Подпись в почте важна для построения отношений с подписчиками, для формирования доверия и положительного имиджа компании.

Психологи утверждают, и это общеизвестный факт, что люди лучше всего запоминают первую часть информации и последнюю. Значит, подпись — это последнее, что увидят получатели в вашем послании, и именно то, что они запомнят!

Кроме того, подготовив заранее подпись в электронное письмо, вы не будете лишний раз задумываться над тем, как его закончить и оформить.

Виды подписей

Подписи в письмах могут понадобиться людям и компаниям с абсолютно разными сферами деятельности. Их вид и контент тоже будет отличаться. Подписи в электронных письмах можно разделить на такие категории:

    Профессиональные . Профессионалы и эксперты в разных сферах бизнеса указывают в подписи имя, должность и контактную информацию, а также добавляют фото. Можно сказать, что это самый распространенный вид подписи.

    Корпоративные . Его широко используют в рассылках магазины, агентства недвижимости, юридические компании, образовательные центры и т.д. Когда вся коммуникация ведётся не от лица одного человека, а от команды.

    Креативные и оригинальные . Например, вместо традиционной фотографии может быть забавная рожица:

    Лаконичные . В примере ниже — только автограф автора, его имя и должность:

    Неформальные . Вот пример такой подписи в почте (контент письма с юмором, и подпись соответствующая):

Чего стоит избегать при составлении подписи

    Переизбытка информации;

    Слишком длинного перечня ваших аккаунтов из соцсетей (имеет смысл указать основные). Вот пример из реальной подписи:

Общее у данных пунктов одно: подпись должна быть лаконичной и не перегружать читатели почты лишними данными.

Составляем крутую подпись

Что можно включить в подпись:

    логотип компании;

    фото отправителя;

    должность (если письмо отправляется от имени конкретного человека);

    дополнительную контактную информацию — телефон и адрес сайта.

Красивая подпись для Plain text сообщений

Если оформить все сведения об отправителе в единый блок с помощью специальных сервисов и создать подпись в стиле сайта — так вы точно заставите своих адресатов обратить внимание на ваше послание и запомнить вас!

Такой подход к составлению подписи подойдет, когда мы говорим о рассылке писем из почтовика или так называемых .

Программа минимум — просто не забыть добавить подпись в свое письмо. В Gmail это можно сделать в разделе «Настройки”:

Как сделать подпись в почте с помощью сервиса wisestamp.com

В Gmail и других почтовиках (Outlook, Yandex и т.д) можно вставить красивую подпись, сделанную с помощью специального сервиса, например, wisestamp.com:

Этот сервис позволяет создать как индивидуальную подпись, так и серию подписей в одном стиле для группы сотрудников. Последняя опция доступна в бизнес версии этого приложения. Есть бесплатный двухнедельный тестовый период, на протяжении которого можно испытать все функциональные возможности данного сервиса.

Личную же подпись здесь можно сделать бесплатно, чем мы сейчас и займемся:

На первом шаге пользователю предлагается указать сферу своей деятельности, от этого будет зависеть стиль подписи:

Далее открывается форма для заполнения полей и загрузки фото пользователя или логотипа компании. Не обязательно вписывать данные во все поля: указывайте только ту информацию, которую вы хотите донести до своих адресатов.

Заполнив контактную информацию и добавив ссылки на аккаунты соцсетей, получаем подпись выбранного формата:

В платной версии есть возможность редактирования размера и цвета шрифта, а также параметры иконок соцсетей.

Полученную подпись можем использовать для своего почтовика (ее можно просто скопировать и вставить в настройках своего почтовика):

А можно процедуру сохранения и синхронизации до конца и она появится автоматически в шаблоне письма.

На этапе сохранения подписи нужно выбрать свой почтовик, для некоторых из них или для получения ее html-версии нужен PRO аккаунт:

Подпись почти готова, осталось войти в свой аккаунт:

После этого подпись будет добавлена в ваши письма:

Вид подписи можно менять. Для этого нужно выбрать из предлагаемых тот вариант шаблона подписи, который вам больше по душе:

Сохраняем изменения и получаем подпись в выбранном формате:

Для создания email signature есть и другие приложения, вот некоторые из них: New Old Stamp, HTMLsig, Hubspot Signature Generator.

Как сделать подпись для email-рассылок в eSputnik

Создать подпись для HTML письма не составит труда в нашем редакторе.

Вариант 1: подпись в 2 колонки

Правила оформления письма и подписи

Теперь вы знаете почти все о том, как подписывать письмо. Единых стандартов обращения в письме нет, есть только общепринятые нормы:

    Составляя подпись, принимайте во внимание особенности вашей компании и аудитории, с которой предстоит коммуницировать, делая рассылки писем. А также делового письма может отличатся от информационного, триггерного или промо.

    Разные категории писем одной и той же компании могут иметь разных отправителей и абсолютно разные подписи. Например, в футере проморассылок — фото и контактные данные менеджера по работе с клиентами, триггера с запросом отзыва отправляются от имени коммерческого директора с его контактным телефоном.

    Email-подпись, пусть и не всегда самая заметная часть футера, может в значительной мере повлиять на продвижение компании и ее имидж, а также на вашу профессиональную репутацию.

    Поэтому важно уделить достаточно сил и времени ее созданию. Для этого можно воспользоваться функционалом адаптивного редактора еСпутник при подготовке html шаблонов писем или специальными приложениями для тех случаев, когда вам нужно сформировать оригинальную подпись для писем, отправляемых партнерам и клиентам через почтовики.

Добрый час друзья блога сайт!
Сегодня вы научитесь самостоятельно создавать суперклассную и привлекательную подпись в электронном письме. Используя для этого три бесплатных способа: стандартный в настройках самого ящика; Google документы; сервис Hubspot Signature Generator.

Не только офисные сотрудники ведут ежедневную переписку, исчисляемую десятками электронных писем, но и обычные пользователи имеют почтовые аккаунты, на которые получают корреспонденцию, отправляют ответы, запросы и прочее.

Естественно интенсивность будет отличаться, но тем не менее эл. ящик нужен всем. А многим еще и эффективная подпись к своим письмам будет очень кстати, благодаря которой можно добавить о себе, о своей компании больше информативности и привлекая таким образом внимание своих оппонентов.

3 варианта для создания подписи в письме

И так как уже было сказано выше способов 3, но первые 2 будут показаны на образце почтового ящика Gmail. Если у вас до сих пор еще нет в этом мегапопулярном сервисе своего аккаунта, то спешите это сделать на примере статьи: . А вот третий подойдет для каждого эл. ящика. Стоит заметить в любом «почтовике» есть возможность создания своей простой подписи.

Вариант №1

Как сделать подпись через настройки клиента Gmail

1. В верхнем углу по правой стороне нажимаем Шестеренку.
2. В открывшемся окне выбираем пункт Настройки.
3. Скролим страницу до момента настройки подписи.
4. В небольшом текстовом редакторе создаем простую подпись, не забывая в конце экрана нажать кнопку: Сохранить изменения.

Для сохранения результата не забываем про кнопку ОК.

Вариант №2

Как создать подпись в электронной почте в Google документы

1. Создадим новый документ для этого перейдем в свой Google диск по ссылке https://drive.google.com

2. Теперь нам потребуется таблица, но прежде чем ее начать строить нужно хорошо продумать как будет выглядеть подпись, чтобы знать сколько потребуется столбцов и ячеек. Для этого в качестве примера я приведу несколько визуальных образцов.

Подпись в письме примеры

Не стоит стараться сделать электронную подпись сложной минимализм всегда будет выглядеть более элегантно и выгодно. Просто укажите свое имя возможно должность, номер телефона, адрес и веб-сайт и этого будет вполне достаточно.

Можно, также добавить для большей визуализации цветовые эффекты, но не стоит увлекаться 1-2 тона, но не более того иначе получиться винегрет.

Неплохо будет добавить личную фотографию что придаст визуальный интерес и запоминаемость.

Логотип вашей компании тоже даст эффект заинтересованности и запоминаемости, но выбирать нужно, что-то одно исходя из личной ситуации, а вот совмещение тут не всегда возможно, нужно экспериментировать.

Еще один пример с применением логотипа компании используя разделитель, а в имени жирный цветной шрифт в верхнем регистре, что несомненно привлекает внимание.

Используйте социальные сети это обязательно станет для вас дополнительным трафиком, стоит учесть более 3–5 значков соц. сетей ненужно ставить помните про минимализм.

Добавьте к подписи призыв к действию, не забывая о простате и насущности лозунга. Вы можете обещать скидки на свои продукты, просто поощрять регистрацию на сайте и многое другое. Главное не забывать периодически менять призыв по мере его актуальности современности на данный момент.

Как не нужно делать:

1. Никогда не делайте из подписи целую статью, состоящую из списка адресов телефонов и прочей информации, которая будет по контенту больше самого письма.
2. Если вы имеете аккаунты во всех существующих социальных сетях, то это не значит, что их все нужно впихнуть в свою подпись — это просто глупо 3–5 самых популярных вам дадут в сто раз больше эффекта.
3. Не указывайте свой email зачем подписывать ящик, с которого отправляете письмо и так будет ясно что это вы.
4. Не используйте анимированные картинки они только нагрузят ваше письмо, а отображаться корректно вряд ли будут.

Правильная подпись в письме выглядит так:

1. Подпись в письме должна начинаться со слов с уважением… (сугубо личное мнение).
2. Добавлять цвета и жирный шрифт, но главное не переусердствовать, избегайте слишком ярких и блеклых возможно применить тот тон, что используется в вашем логотипе.
3. Фото и логотип смогут добавить индивидуальность и запоминаемость.
4. Социальные сети не только помогут обратить внимание, но и добавят еще прирост трафика на ваш сайт.
5. Для придания образности также подойдут разделители (вертикальная черта) это добавит значимости и заострит внимание.

Теперь определившись какую, мы хотим видеть подпись в электронном письме переходим к созданию таблицы. Я покажу принцип создания на своем примере, а вы уже по этому руководству сможет создать «шедевр» на свой вкус.

Благодаря таблице структуризация элементов не будет нарушена так, как почтовый клиент может распознавать только табличные значения. Иначе получится хаос перенос текста и картинок будет выглядеть не так, как вы планировали изначально.

1. Итак, идем по пути Вставка ⇒Таблица в моем случае она будет 5X4 где пять — это одно фото и 4 иконки социальных сетей, а четыре это строчки под текст.

У вас должна получиться такого вида таблица.

2. Выделяем все ячейки левого столбца и жмем по нему ПКМ. В появившемся контекстном меню выбираем пункт Объединить ячейки.

1. В результате произведенных действий левый столбец очистится от линий, теперь самое время вставлять фото.
2. Если картинка слишком большая и из-за нее поехала нижняя строка таблицы это нормально кликаем ПКМ по картинке появиться возможность изменения размера, о чем будут сигнализировать по всему периметру синие квадратики. Ставим курсор на квадрат нижнего угла по диагонали он примет вид двухсторонней стрелки зажимаем ПКМ и тянем в верхний левый угол фотки, тем самым сжимая ее в размере.
3. Ячейки выровнялись, но нужно отцентровать изображение, для этого также сожмем столбец до потребного вида.
4. Полученный результат устраивает, значит переходим к дальнейшим действиям. Совет если потребуется отменить действие пользуйтесь горячими клавишами Ctrl+Z. Кстати этот метод отмены работает во многих программах.

3. Выделяем верхнюю строку кликаем по ней выбираем пункт Объединения ячеек и так поступаем с двумя последующими, самую последнюю не трогаем.

4. Заполняем поля, размер шрифта от 8–10 не больше. В нижние четыре столбца вставим социальные логотипы (ссылку на архив готовых иконок я дам в конце статьи).

5. После вставки видите снова все поехало ничего страшного нет поступаем так же, как и с фотографией сначала ее сжали потом ячейки подогнали.

6. Вот, что получилось у меня, но это еще не все.

7. Выделяем таблицу — выбираем пункт Свойтва.

8. Границы таблицы: ставим значение 0 пт;
Поля ячеек: обычно от 0.05 до 0.09 в данном примере я выставил наименьшее;
Минимальная высота строки 0.5.

Вот, так теперь выглядит моя реальная подпись можете проверить если подпишетесь на обновления моего блога . Осталось добавить ссылки и все будет готово.

9. Чтобы ссылку на блог сделать рабочей выделяем ее, в панели инструментов редактора нажимаем на значок «звена цепи» и все больше ничего делать не нужно url-адрес будет рабочим, о чем станет ясно по изменившемуся цвету на классический синий.

С социальными сетями будет подольше, сначала заходим в свой профиль, к примеру, facebook в адресной строке браузера копируем url на вашу страничку.

Переходим в редактор Google кликаем по соответствующей сети потом на «звено цепи» и вставляем скопированный URL-адрес в появившееся поле, после нажать кнопку Применить.

10. Ну вот,наконец приблизились к завершающему этапу чтобы вставить подпись в письмо:

Выделяем свое творение Ctrl + A;
копируем Ctrl + C;
открываем Настройки своего почтового ящика Gmail как мы это уже делали в начале статьи вставляем свою подпись предварительно удалив старою если, она была. Сохраните изменения.

Если у вас вдруг все встанет криво смело сохраняйте изменения перезагружайте страницу после чего все должно быть ровно. Отправьте тестовое письмо на второй свой ящик и посмотрите результат.

Вариант №3

Онлайн-генератор подписи

Альтернатива вышеперечисленным способам это сервис Hubspot Signature Generator который является бесплатным в отличии о себе подобных и к тому неплохо справляется со своими обязанностями, а также прост в обращении.

Смотрите сами, моя подпись в письмах Яндекс выглядит почти так как на предоставленной картинке.

Из недостатков можно выделить:

Нет русификации сайта, но это легко исправить с помощью если вы совсем не знаете английский язык;
русскоязычных социальных сетей тоже нет.

Eще один важный момент после вставки созданной подписи в почтовый аккаунт есть возможность ее отредактировать заменить английские буквы на русские изменить текст и цвет.

Вывод: подпись в электронном письме это неоспоримо выгодный инструмент, которым нельзя пренебрегать, особенно если вы деловой человек.

Обещанная ссылка с социальными иконками на мой Яндекс-диск.
Советую посмотреть ролик с обзором интересного сайта о списке адресов бесплатных почтовых ящиков на любой вкус, для разных целей.

Приятное общение строится на мелочах, жестах вежливости и уважения, таких как приветствие, содержание письма и подпись. Если вы трепетно относитесь к тому, как ваши собеседники воспринимают вас в переписке, эта статья будет вам полезной. Сегодня мы хотим рассказать вам о том, как придумать хорошую подпись, и покажем, конечно же, плохие примеры. Куда же без них.

Подпись — не совсем заключение к письму. Она выражает ваше отношение к собеседнику, пожелания к работе, скорому прочтению и решению важного вопроса. Поэтому то, что вы пишете в конце письма, является залогом приятного и продуктивного общения в будущем.

Альтернатива «С уважением»

Некоторые люди уже и забыли о существовании таких приятных слов, как «С наилучшими пожеланиями», «Всех благ», «Берегите себя» «Удачи», «Искренне ваш». И это не полный список.

Для того чтобы обратить внимание собеседника на содержание письма и даже поторопить, используйте такие вежливые фразы, как «Надеюсь на скорейшее решение вопроса», «Заранее спасибо за быстрый ответ» и подобные выражения.

Основные правила создания хорошей подписи

  • Не пишите всё в одну строку. Для каждого вида информации выделите свою строку. Например:

С наилучшими пожеланиями,
команда Почты Mai.Ru

  • Для различных формальной и неформальной переписки, используйте разные подписи.

В неформальном письме вы можете совсем не подписываться — вас, и так хорошо знают и нет нужды указывать ссылку на профиль в Linkedin. К тому же, если вы заранее адаптируете подпись под разные цели, то сократите себе время и силы в будущем и зарекомендуете себя как «человека, адекватно оценивающего ситуацию». Для таких людей в раю есть отдельный сад.

  • Не ставьте в конце подписи точку.

Да, странно, хочется поставить, ведь там конец предложения и конец письма. Но подпись в деловых письмах подпись является незаконченным предложением.

  • Не указывайте больше трёх контактов.

Тем более в деловой переписке. Укажите номер телефона и, например, страницу в социальной сети. Этого будет достаточно.

Настройка подписи в Почте Mail.Ru

  1. Перейдите в настройки вашего почтового ящика.
  2. Выберите раздел «Имя и подпись»
  3. Введите текст подписи согласно перечисленным выше правилам. 😉

В Почте вы можете создать несколько подписей и выбирать нужную при написании письма в веб-версии. Если вы создали несколько подписей, отметьте по умолчанию ту, что собираетесь использовать чаще других. Остальные можно будет выбирать при надобности при нажатии на кнопку «Подпись» на панели инструментов при написании письма.

Настройка подписи в приложении Почты для iOS и Android

В приложениях Почты Mail.Ru есть заданная по умолчанию подпись «Отправлено из приложения Mail.Ru на iOS/Android». Рассказываем как изменить и добавить свою подпись.

  1. Откройте настройки (Свайп вправо и нажмите на значок шестерёнки);
  2. В разделе «Аккаунты» выберите пункт «Подпись»;
  3. Выберите нужный аккаунт, из подключенных в приложении и редактируйте подпись.

Вы можете также поменять подпись для всех ящиков, которые подключены в приложении Почты Mail.Ru: Gmail, Yandex, Yahoo или на вашем личном домене — не имеет значения! Порядок действий тот же.

И напоследок, несколько примеров того, как делать нельзя.

Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter.

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention.
Благодарим Вас за привлечение нашего внимания к этому делу / вопросу / проблеме.

I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение об этом инциденте.

2. Выражение сожаления

We are very sorry to hear that…
Мы очень сожалеем о том, что …

I am very sorry for this situation.
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

3. Принесение извинений

We apologise for…
Мы приносим свои извинения за …

Please accept our apologises for…
Примите наши извинения …

4. Объяснение действий компании

Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы …

You have my assurance that …
Я гарантирую вам, что …

To compensate for the inconvenience caused …
Для возмещения причиненных неудобств …

We are doing everything we can do to resolve the issue.
Мы делаем все возможное для решения вопроса / проблемы.

I can assure you that this will not happen again.
Могу Вас заверить, что этого впредь это не повторится.

I am trying to sort it out / sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим / решить эту проблему немедленно.

Please return the faulty goods, and we will refund you / repair them / replace them.
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты / произведем ремонт / обменяем его.

5. Напоминание о большой важности для вас продолжения сотрудничества

We value your custom highly.
Для нас очень важно сотрудничество с вами.

Your satisfaction is our priority.
Удовлетворение Ваших потребностей является нашей приоритетной задачей.

Дополнительные стандартные фразы для составления письма с извинениями

1. We acknowledge the receipt of your letter of … and are extremely sorry that we have not been able to deliver your order in time. 1. Мы подтверждаем получение Вашего письма от … и чрезвычайно сожалеем, что не были в состоянии осуществить поставку по Вашему заказу вовремя.
2. Please accept our apologies for the delay and the inconvenience it has caused you; it was due to reasons entirely beyond our control. 2. Просим Вас принять наши извинения за задержку и неудобство, которое она Вам причинила; случившееся произошло по причинам, которые мы никоим образом не могли предотвратить.
3. We were really distressed when we received your letter of … and learned that … 3. Мы были действительно огорчены, когда получили Ваше письмо от … и узнали, что …
4. We hasten to offer our sincere apologies for this mistake. 4. Мы спешим принести Вам свои искренние извинения за эту ошибку.
5. We apologize once more for this most regrettable mistake and have taken measures to prevent а recurrence of similar errors future. 5. Мы еще раз приносим свои извинения за эту в высшей степени прискорбную ошибку и уже предприняли меры для предотвращения повторения подобных ошибок в будущем.
6. We are most grateful to you for settling this matter in such а friendly way. 6. Мы очень признательны Вам за урегулирование данной проблемы таким дружеским путем.
7. We regret to see from your letter of … that … 7. С сожалением узнали из Вашего письма от …, что …
8. We are sorry to hear that you have had trouble with … 8. Мы с сожалением узнали о том, что у Вас были затруднения с …
9. We hope that you will feel that this concession on our part is а satisfactory solution of the difficulty. 9. Мы надеемся, что Вы сочтете эту уступку с нашей стороны удовлетворительным разрешением данной проблемы.
10. We are very sorry that the shipment of goods (Purchase Order No.) that you received on (Specific Date) was defective. 10. Мы очень сожалеем о том, что партия товара (Заказ на покупку № …), полученная Вами (конкретная дата) была повреждена.
11. We understand your disappointment and appreciate the inconvenience this must have caused your organization and the logistics problems that ensued. 11. Мы понимаем Ваше разочарование и неудобства, которые это может причинить Вашей организации, а также вытекающие из этого проблемы в снабжении.
12. There is no question that the product we shipped did not meet the very high standards our customers have come to expect and should continue to demand. 12. Нет сомнения в том, что отгруженный нами продукт не соответствовал очень высоким стандартам, которых привыкли ожидать наши клиенты, и которых должны требовать и далее.
13. In our effort to improve the overall quality of our products, we used a new composite material for your order. We have since returned to the original recipe and can assure you that we are in the process of completing more thorough testing and development. 13. Пытаясь улучшить общее качество нашей продукции, мы использовали для Вашего заказа новый композитный материал. С тех пор мы вернулись к первоначальному составу, и можем Вас заверить, что в настоящее время мы проводим более тщательные испытания и разработки.
14. I can promise you that the highest quality standards will be met in the future because protecting our reputation for delivering the best product on the market is a key priority for us. 14. Я могу вам обещать, что в будущем будут соблюдаться наивысшие стандарты качества, потому что защита нашей репутации поставщиков наилучшей продукции на рынке является для нас ключевым приоритетом.
15. Again, I apologize for our mistake and regret any inconvenience caused as a result. 15. Я еще раз приношу извинения за нашу ошибку, и любые, вызванные в результате, неудобства.
16. We have already brought in additional staff to expedite the production of a replacement order and guarantee its delivery by the end of this week. We have also asked our shippers to pick up the defective product prior to delivery of the new shipment, in order to free up your warehouse space. 16. Мы уже привлекли дополнительный штат для ускорения изготовления заменяющего заказа, и гарантируем его доставку к концу этой недели. Мы также попросили нашего грузоперевозчика забрать дефектный продукт до доставки новой партии, чтобы освободить место на Вашем складе.
17. We look forward to continuing the mutually beneficial relationship that our two companies have shared over the last two years. 17. Мы с нетерпением ждем продолжения наших взаимовыгодных отношений, которыми наши компании связаны более двух лет.
18. If there is anything else that we can do to minimize your inconvenience in regard to this matter, please don’t hesitate to contact us. 18. Если мы можем что-либо еще для минимизации ваших неудобств в связи с этим делом, просим обращаться к нам без колебаний.

Уважать границы

Ты бесишь меня одним этим приветствием! Хочет подписать меня на какую-то чушь. Прямо чувствую!

Эльвира, доброго времени суток! Как дела? Вы уже наверняка предвкушаете выходные и расслабляетесь с бокалом хорошего вина. Но я немного нарушу ваш покой, чтобы ваши выходные получились продуктивными и вы чувствовали себя в тонусе.

То есть всю мою старую работу выкинули и теперь хотят снова?

После совета директоров мы решили полностью переделать концепцию и написали новый текст. Но так как мы не профессиональные копирайтеры, а любители, отправляем вам на доработку как умному и компетентному человеку

В морду от мужа получишь.

Как вы понимаете, сроки сжатые, текст нужен вчера. Но, насколько я успел вас узнать, вы самый увлеченный и влюбленный в свое дело человек, которого я знаю, и всегда готовы ринуться в бой.

Да откуда ты знаешь, хмырь, сколько на это уйдет времени? Ты мне еще про выходные мои расскажи, скотина!

Работа с нашим текстом — тот самый бой, который вы так любите. К тому же у вас на это уйдет не больше часа и еще останется много времени на интересные выходные, не так ли?

Заранее спасибо за скорейший ответ!

Хороших выходных!

Ты не менеджер, Станислав, а говно.

Станислав Козлов, менеджер проекта.

Стыдно быть тем парнем, который написал письмо выше. Здесь все шито белыми нитками: его лицемерное дружелюбие, манипуляции, склизкий флирт и глубокое, бездонное, вызывающее испанский стыд неуважение к собеседнику.

Эльвира исполнит его просьбу, потому что это ее работа, ее связывают профессиональные обязательства. Но она сделает это с огромным чувством презрения. И, вероятно, сделает без большого рвения и старания.

Главная проблема этого письма — лицемерие. Человек делает вид, что желает Эльвире добра, хотя на самом деле хочет скинуть ей работу на выходные. И чтобы, как ему кажется, отвлечь ее внимание, он начинает делать ей комплименты, навязывать свои оценки и даже лезть в личную жизнь.

По отдельности все эти вещи, конечно, тоже довольно мерзкие, но в каких-то ситуациях они могут быть приемлемыми. Что раздражает — так это лицемерие: я тебе вроде друг, но с фигой в кармане. К таким людям пропадает доверие, и как с ними строить долгосрочные деловые отношения — неясно. А ведь есть курсы, где учат быть тем парнем. Серьезно. Как будто всех этих манипуляций не видно…

Соблюдать рамки

В деловом общении есть границы дозволенного: говорить обо всем, что касается дела, а обо всем, что не касается, — не говорить. Здесь не принято обсуждать здоровье, личную жизнь, секс, питание, хобби, занятия в нерабочее время. Если мы не в модном бизнесе, то не стоит обсуждать внешний вид человека, а если мы не тренер фитнес-клуба — то не стоит говорить о теле. Обычно это все понимают.

В некоторых компаниях среди сотрудников складываются доверительные, дружественные отношения, и они могут говорить друг с другом о подобном — но лично, на кухне, вечером в баре или в нерабочем чате. Смешивать деловую переписку с обсуждениями планов на выходные не принято нигде. А значит:

  • Не желать хороших выходных и спрашивать об отпуске. Разве что мы турагентство и спрашиваем клиентов о впечатлениях от прошедшего отпуска.

  • Не комментировать хобби, еду и выпивку. Разве что мы собираемся организовать корпоративный выезд на природу, на базу отдыха или в ресторан.

  • Не обсуждать, не намекать и не затрагивать тело, секс, личную жизнь и семью. Особенно с клиентом.

  • Не обсуждать за глаза молодых девушек и юношей, не отпускать в их адрес комплименты и сальные шутки, не обсуждать новенькую из отдела кадров и курьера Антона. В некоторых коллективах это еще может случиться при личном общении, но не в письме.

Иногда на курсах о технологиях общения рассказывают, что такие приемчики помогут расположить собеседника к себе, чтобы быстрее закрыть сделку и сподвигнуть человека вам помочь. Но в реальности все это тихо ненавидят и сотрудничают скорее вопреки, чем благодаря. К тому же никто никогда не скажет в лицо: «Ваши пожелания хороших выходных неуместны». Поэтому просто нет. В деловой переписке — о деле.

Не лезть в голову

В письме Станислав Козлов то и дело пытается рассказать Эльвире, что у нее происходит в голове:

  • ваш покой (который он нарушит)

  • чтобы вы чувствовали себя в тонусе

  • вы влюбленный в свое дело человек

  • вы готовы ринуться в бой, вы любите такой бой

  • у вас это займет не больше часа

  • после этого вы проведете время интересно

Станислав уверен, что, говоря такие слова, он как будто гипнотизирует Эльвиру; как будто словами «вы влюблены в свое дело» он задал ей нейролингвистическую программу и она сразу это дело полюбила. Или, если он сказал, что дело займет не больше часа, человек согласится.

Но люди прекрасно видят, где им пытаются залезть в голову, даже если не говорят. Если Эльвира влюблена в свою работу и эта задача действительно занимает не больше часа, она знает это сама. Фразы Станислава ее не убеждают.

В деловой переписке не принято делать выводы за читателя, особенно те, которые касаются мышления. Не стоит писать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет, чего боится. В некоторых случаях об этом можно спросить или даже предположить, но ни в коем случае — не утверждать за читателя.

Пытается залезть в голову

  • Вам это не составит труда.

Не пытается

  • Если это трудно, дайте знать.

Оценка работы, а не человека

Кому: Елена

Тема: Оценка конкурсной работы

Елена!

Оценка работы — это нормально.

Мы с коллегами проверили вашу работу на конкурс. К сожалению, она совершенно не соответствует заданным критериям.

Оценка человека — ненормально.

Сразу видно, что вы дилетант в этом деле.

Оценка человека и профессионального уровня — снова ненормально.

Решение, которое вы предлагаете с распашными дверцами, — нежизнеспособно. Такое предлагают очень слабые или начинающие специалисты. Вот, посмотрите видео, как это делают последние два года настоящие профессионалы: https://youtube.com… Поставить деревянную столешницу на эти фасады может только человек с дурным вкусом.

Елена, при вашем уровне вам пока очень рано начинать заниматься проектированием и дизайном кухни профессионально. Рекомендую подписаться на соответствующие каналы на ютубе, посетить выставки и почитать журналы.

Всего наилучшего, Ирина

О том, как давать оценку, нужно знать две вещи: не давать оценку, пока не просят или не готовы к ней, и никогда не оценивать человека — только свои впечатления от его работы.

С первым понятно: непрошеные советы трудно принять. В нашем примере Ирина оценивает работу Елены так, будто ее об этом просили. Разбор написан хамским тоном, и, если Елена не просила об нем, читать будет неприятно.

У каждого человека своя жизнь, взгляды, вкус и видение. Ни у кого нет права врываться в них и давать оценку. Все, что происходит у другого человека в голове, — это его территория, лезть туда нельзя. Комментировать можно лишь то, что человек делает:

Оценка человека

  • Илья грубиян.

  • Ваш дизайнер — дилетант.

  • Клиент — идиот и самодур.

Оценка работы или поступка

  • Илья много матерится.

  • Работа дизайнера слабая.

  • Клиент нас не слушает.

Комментируя чужие действия, безопаснее не оценивать их как таковые, а говорить о своих субъективных ощущениях:

Оценка работы

  • Это плохая работа.

  • Это сложный текст.

Оценка впечатлений

  • Мне не нравится эта работа.

  • Я не понял, что тут написано.

А лучше всего вообще сосредоточиться на причинно-следственных связях: «Если сделать так, результат будет такой».

  • Это очень рискованный текст, его нельзя публиковать. — Если мы это опубликуем, Банк России может ввести против нас санкции.

Сама оценка не важна. Важен принцип: оценивать работу, а не человека. Даже если оценка положительная.

Манипуляции

Поведение Козлова можно было бы оправдать невоспитанностью, сексуальной напряженностью и даже влиянием недобросовестных бизнес-тренеров — если бы он желал Эльвире добра. Но он пришел, чтобы подписать Эльвиру на дурную

работу в выходные. Он хочет ей воспользоваться и остаться при этом молодцом, отсюда все скользкие ужимки. В его действиях есть злой умысел, а значит, его слова — манипуляции.

Манипуляция — это когда человек втайне хочет чего-то одного, а давит на оппонента в другом месте, чтобы тот сам сделал нужное. Я втайне хочу А, но давлю тебе на Б, чтобы ты сам догадался сделать А. Для наглядности — примеры из семейной жизни:

  • Муж втайне хочет провести выходной за компьютерными играми, а жена предлагает пойти в театр. Он находит, в чем ее обвинить: «Какой театр? Ты всю неделю не готовила!» — у жены от этого чувство вины, теперь она сама не хочет в театр.

  • В глубине души мама хочет всегда чувствовать себя нужной сыну. Но это прекратится, если он уедет из родительского дома и создаст собственную семью. Поэтому всех девушек, с которыми у ее сына складываются отношения, она аккуратно при нем критикует, чтобы сын больше не захотел с ними встречаться.

На работе манипуляции крутятся вокруг корпоративного духа и профессионализма: «ребята, мы же команда», «вы же профессионалы, для вас это должно быть легко». Иногда приплетают семейные отношения: «мы же тут как семья, а семью не бросают».

Фрилансерами часто манипулируют так: «Это будет отлично смотреться в вашем портфолио, поэтому сделайте работу бесплатно». И ведь проблема не в том, что кто-то что-то хочет от другого человека. Хотеть от других как раз нормально. Проблема в том, что человек не говорит о своих истинных мотивах, а пытается прикрыть их какими-то приличными, социально одобряемыми аргументами и остаться при этом молодцом.

Эльвира, здравствуйте! У меня плохие новости.

В среду вы прислали финальный текст для буклета. Я был уверен, что мы отправим его в печать, но все произошло не так. Сегодня у нас был совет директоров, и они попросили изменить концепцию и подход. Ваш текст не приняли.

Сейчас я прошу вашей помощи. Можете ли вы пересмотреть текст, учитывая замечания совета директоров? В документе 14 замечаний и предложений, если вам будет удобно, я могу позвонить и проговорить каждое подробно.

Это очень неприятная ситуация, и это моя вина: я должен был отправить текст в типографию быстрее, чтобы сегодня уже нельзя было ничего поменять. Мне жаль, что так вышло. Простите меня.

Я понимаю, что впереди выходные, а доделать текст — это серьезная работа. Если это вам неудобно, можете смело меня послать, я пойму. Но, если вы согласитесь, вы меня очень выручите.

Стас.

Приложение: Текст буклета (замечания сов дир).docx

Козлову нужно было понять, что Эльвира ему не враг и не оппонент. Ее не нужно обводить вокруг пальца. Вообще-то она копирайтер и, скорее всего, сама захочет помочь Козлову. Нужно лишь подойти к ней не как к оппоненту, а как к партнеру — с уважением и заботой:

  1. Использовать спокойный тон.

  2. Признать ситуацию: мы ошиблись. Не делать вид, что это в порядке вещей. Если сделал плохо — извиниться.

  3. Уважать право человека на выходные.

  4. Дать ей право отказать.

  5. Предложить ей помощь, чтобы сделать это удобнее.

Отдельно помедитируем над «заранее спасибо». Во всех опросах эта фраза входит в десятку ненавистных. И дело, конечно, не в самих словах, а в том, что за ними стоит.

Когда нам говорят «заранее спасибо», имеют в виду такое: «Я тебя уже авансом поблагодарил, а значит, ты теперь обязан это выполнить». У нас теперь как будто нет права отказать. Это чистая манипуляция: автор этой фразы вроде бы вежливый, на самом деле он хочет заставить нас что-то делать против нашей воли, без уважения к нашим желаниям и планам. При этом в благодарности как таковой нет ничего плохого — благодарить человека за оказанную услугу правильно и полезно.

Еще полезнее — благодарить его не просто одним словом «Спасибо!», а конкретно указывая, за что мы благодарны. Еще законом не запрещено отблагодарить не словом, а делом:

  • Эльвира, спасибо, что откликнулись в такой короткий срок! Вы нас выручили. Чем мы можем вас отблагодарить?*

Пишу повторно

Кому: Сергей

Тема: Участие в выставке. ПОВТОРНО!!!

Начало ок.

Здравствуйте, Сергей!

Похоже на хамство.

Я уже писала вам два дня назад, но так и не получила ответа.

Меня зовут Эльвира, я организовываю выставку для мебельных фабрик. На ней будут представлены новейшие материалы, рассказано о последних технических новинках в производстве, показаны самые технологичные инструменты для работы с мебелью в этом году.

Развитие чужого бизнеса Эльвиры не касается.

Вы сможете познакомиться с поставщиками и производителями, что положительно скажется на развитии Вашего бизнеса.

Похоже на лесть ради платы за участие.

Я слежу за работами на Вашем сайте, они очень качественные и сильные. Поэтому буду рада видеть Вас на нашей выставке. Участие платное. Жду скорейшего ответа.

Не верится.

Желаю успехов!

Эльвира Алексеева

Часто бывает так, что отправитель написал письмо и очень ждет ответа. Если ответа нет, он пишет повторное письмо. В этом нет ничего страшного, если оно написано с заботой. Но если это письмо похоже на то, что выше, возникает желание удалить его без ответа.

Эльвира сообщает, что пишет письмо повторно, а прописные буквы и восклицательные знаки передают ее раздражение. Строчка «Я уже писала вам два дня назад, но так и не получила ответа» — попытка надавить, как будто Сергей ей должен. А в реальности Сергей не должен: он не знаком с Эльвирой, у них нет взаимных обязательств.

Это не значит, что нельзя писать повторные письма. Наоборот, письмо могло потеряться, упасть в какую-то папку или остаться незамеченным. Но, во-первых, не нужно делать вид, что человек должен. Можно прямо произнести что-то, чтобы его расслабить:

  • Здравствуйте, Сергей! Я Эльвира, организатор выставки для мебельных фабрик. Я уже писала вам на прошлой неделе, но боюсь, что письмо могло потеряться. Извините, если покажусь навязчивой.

И дальше вспомнить, что, раз у нас нет взаимных обязательств, нужно дать читателю повод с нами сотрудничать. Сформулируем пользу от напоминания:

  • Выставка пройдет через два месяца, на подготовку участники обычно тратят полтора месяца. Это время на разработку стенда, печать материалов, назначение представителей. Если начать готовиться позже, можно не успеть.

Теперь напоминание выглядит вежливым: Эльвира не давит на Сергея, а заботится, чтобы он успел.

Как у тебя с загрузкой?

Иногда сотрудник ставит задачу другому, но не уверен, может ли тот взять ее в работу. Чтобы не утруждать слишком загруженного коллегу, он сначала уточняет:

  • Привет, Андрей! Как у тебя с загрузкой?

Кажется, что это проявление заботы: коллега не просто скидывает новую работу, а заранее узнает, есть ли на нее время. Это благородный порыв, но он нарушает границы.

Загрузка — это личное дело человека. Это то же самое, что «Какие у тебя планы на вечер?». Твое какое дело? Как будто твои планы на мой вечер важнее, чем мои. Надо не спрашивать о планах, а сразу предлагать свой вариант.

Понятно, что вряд ли Андрей из-за этого вопроса пошлет коллегу. Он уточнит, в чем дело, получит ответ и как-то решит задачу. Но на это уйдет два-три письма.

Настоящее проявление заботы — сразу дать вводные по задаче и право решить, брать ее или нет:

  • Привет, Андрей! У меня есть задача подготовить письмо клиенту, там нужны данные по результатам кампаний за третий квартал, которые ты сейчас верстаешь в презентацию. Мне нужно поговорить с тобой в «Скайпе» полчаса, чтобы ты показал мне данные и научил их интерпретировать в случае вопросов от клиента. Когда тебе удобно созвониться на полчаса? Если что, я готова завтра хоть с 10 утра. Вика.

Вика сделала так, что Андрею будет легко ответить. Она четко обозначила, сколько времени уйдет на разговор, и предложила готовое время. На письмо достаточно ответить «Ок, давай в 10».

Удалось посмотреть?

Вас бесит, когда пинают в почте? Если да, то вы в большинстве:

  • Ваня, привет! Удалось посмотреть план? Денис.

Очевидно же, что это вежливый способ сказать «Эй, не забудь там про наш план». Почему не написать это прямо и заранее?

  • Вань, привет! Не забудь, пожалуйста, посмотреть план сегодня или завтра. В среду я несу его на бюджетный комитет.

Если Ваня забыл, то это письмо ему напомнит, плюс у него будет время посмотреть. Если он помнит — хорошо, в письме нет ничего неуважительного.

Станет еще лучше, если вопрос переформулировать в открытый и предложить помощь:

  • Ваня, привет! Сегодня или завтра жду от тебя комментарии по плану для «Альфы» (приложил). В среду несу его на комитет. Как тебе удобнее прокомментировать? Если не успеваешь посмотреть, можем обсудить голосом на пятнадцать минут, и я сам запишу твои замечания. Денис

Не писать ничего, что нельзя переслать.

Кому: Владимир, Анна

Ребята, что там за сложности с типографией?

Кому: Ольга, Анна

Эм… Это он про нас?

Оль! Они больные! Ты видела, что они напечатали? Обрезали левый край, а цвета уродские, не как на макете. И эти дебилы говорят, что все нормально!

Кому: Владимир, Анна

Кажется, они не планировали присылать это нам.

А подключите сюда дизайнера, который готовил буклеты.

Кому: Владимир, Анна, Дмитрий

Дима, привет! Проконсультируешь типографию по печати буклетов?

Кому: Владимир, Анна, Ольга

Да, без проблем.

Кому: Владимир, Анна, Дмитрий, Оксана, Андрей

Коллеги, добрый день!

Как вы знаете, у нас есть вопросы по напечатанным буклетам. В переписке наш дизайнер. Он поможет разобраться, что именно не так и как это поправить.

С уважением?

С уважением, Ольга

Рабочая переписка не подходит для обсуждений за глаза. Всегда есть риск, что письмо получит не тот, кому оно предназначалось. Часто такое случается из-за недоразумения.

Кажется, что надо совсем не включать голову, чтобы случайно переслать человеку оскорбления. На самом деле, если обсуждение заняло уже несколько писем и к нему подключались новые люди, легко не заметить, что коллеги писали раньше. В итоге можно много лет успешно сотрудничать, а потом одно эмоциональное письмо перечеркнет всю работу.

Лучший способ защититься от такого конфуза — не писать ничего, что нельзя переслать. Однажды оно спасет ваши отношения.

В примере выше Владимир называет подрядчиков в типографии больными, а потом дает комментарий к их работе. Комментарий к работе — это нормально, а вот переходить на личности недопустимо, тем более раздавая диагнозы. У Владимира есть право оценивать работу, но нет права оценивать людей.

Если убрать из письма «больных» и «дебилов», получится нормальное рабочее письмо, пусть и эмоциональное. Но, поскольку это оценка работы, она не должна восприниматься как личное оскорбление.

Поэтому еще лучше, чем правило «не писать ничего, что нельзя переслать», — привить себе привычку не давать оценку людям, а только их работе.

Критиковать прямо

Умение прямо высказывать претензии — редкий навык. Чаще люди используют намеки или пассивную агрессию — то ли чтобы не обидеть, то ли чтобы самим показаться более вежливыми. В любом случае получается фальшиво.

Прямота — сила:

Криво

  • Сашенька, вот вам подарок — книга «Пиши, сокращай». Она буквально открывает глаза на то, как формулировать свои мысли с помощью букв русского языка. Очень рекомендую :-)))))

  • Ладно, раз у тебя такой плотный график, встретимся во вторник.

Прямо

  • Саша, я не смогу взять этот текст на сайт, потому что в нем много лишних слов. Его нужно отредактировать. Попробуйте сайт glvrd.ru

  • Коля, ты обещал, что поможешь мне, а теперь отказываешь. Это неприятно.

Тут нет никакой философии. Скрытая, пассивно-агрессивная, иносказательная, политкорректная и любая другая непрямая критика — это неуважение к человеку. Смысл неуважения в том, что собеседник считает себя очень умным, а коллегу — слишком обидчивым. И чтобы этого ребеночка аккуратненько атятя, надо утютю и усипуси. А так-то ты, мой обидчивый ребеночек, ничтожество. Не то что я, я молодец и интеллигент.

Лучший способ выстраивать отношения на работе — прямо говорить о проблеме. В этом есть как минимум уважение: «Я отношусь к тебе как к равному. Я могу говорить с тобой прямо, ты меня поймешь».

Неправильно думать, что коллега должен сам догадаться о проблеме. У него своя точка зрения, он не видит ситуацию так, как видим ее мы. Он может не знать о проблеме. Ему надо помочь.

Критиковать следует без оскорблений, а уважительно, с акцентом на факты. Хорошая идея — критиковать человека приватно, а не публично, чтобы ему не нужно было «сохранять лицо» перед коллегами.

Без наезда

Наезд появляется, когда один человек считает, что второй намеренно ведет себя неправильно:

  • Ты, говорят, решила себе клиента Оли перевести?

Претензия — это попытка не разобраться в проблеме, а доказать, что другой неправ. От этого другой человек только больше заводится. Рабочий диалог превращается в выяснение отношений.

Чтобы конструктивно обсудить проблему, надо перейти из состояния «Что этот кретин творит?» в состояние «Что-то пошло не так, нужно разобраться». Тогда получится настоящий вопрос без наезда, его можно обсуждать:

  • Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так?

Заботливое объяснение. Теперь к вопросу без претензии добавим объяснение, почему так важно это обсудить:

  • Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так? Спрашиваю, потому что мы с Олей разрабатывали инструкции для клиента, они еще в процессе. Не знаю, как теперь построить работу.

Объяснение превращает праздное любопытство в рабочий вопрос. Сразу понятно, зачем на него отвечать.

Вообще руководствоваться пользой для работы — железобетонный аргумент в переговорах с коллегами. Потому что одно дело защищать личные амбиции и другое — работать ради общего дела.

С аргументами о пользе для работы договариваться проще:

Личные амбиции

  • Ваня, я не собираюсь сокращать эту презентацию для клиента, потому что я убил на нее шесть часов. Я считаю ее очень качественной сильной работой и цельным продуктом, который я специально разработал под задачу. Тут нечего удалять.

Польза для дела

  • Ваня, если я сокращу презентацию, пропадет наглядность. Мы станем объяснять решение клиенту на словах, и это будет непонятно. У него появятся вопросы, и мы не сможем это так же красочно описать словами, как сейчас слайдами.

Если вами одолевают эмоции, это тоже можно предъявить — но честно, с уважением к собеседнику, не водя его за нос. И проявить заботы тоже не повредит:

  • Вань, я понимаю, что ты хочешь сделать короче. Но я убил на эту презентацию шесть часов, и мне сейчас будет очень обидно ее резать. Давай я тебе покажу, что тут и зачем, чтобы тебе было удобно показывать ее клиенту.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *