Помещение для хранения документов

Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

от 20 сентября 2011 года N 06-12

Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами

I. Общие положения

1.1. В целях обеспечения сохранности документов оконченных исполнительных производств, дел с исполнительными документами (их копиями — в случаях возврата подлинников исполнительных документов взыскателям), книг учета исполнительных документов, зональных книг учета исполнительных производств, книг учета сводных исполнительных производств, книг учета арестованного имущества (далее — книги учета), создания условий для быстрого их поиска в структурных подразделениях территориального органа ФССП России (далее — подразделение судебных приставов) организуется централизованное оперативное хранение указанных документов в отдельном помещении (далее — архив), удовлетворяющем требованиям, предъявляемым к хранилищам документов.

1.2. Централизованное оперативное хранение документов в подразделении судебных приставов организует начальник отдела — старший судебный пристав.

1.3. Решением начальника отдела — старшего судебного пристава в подразделении судебных приставов назначается уполномоченное должностное лицо (далее — ответственный за архив), обеспечивающее прием документов, подлежащих централизованному оперативному хранению, их хранение и сохранность.

1.4. Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится комплекс работ, включающий:
создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в хранилище и их топографирование;
соблюдение порядка выдачи дел из архива;
учет документов, проверку их наличия и состояния;
обеспечение физико-химической сохранности документов.

1.5. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
предоставлением для архива помещения и проведением его планово-предупредительного ремонта;
оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.);
созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

II. Создание оптимальных условий хранения документов

2.1. Требования к помещению архива

2.1.1. Для архива в административном здании (служебном помещении) отдела судебных приставов выделяется приспособленное отдельное служебное помещение (отдельная изолированная комната), используемое только по прямому назначению.
Использование помещения архива в иных целях, в том числе размещение и хранение в нем постороннего имущества и оборудования, недопустимо.
Помещение архива должно быть удалено от помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.

2.1.2. В помещении архива должна быть обеспечена пожарная безопасность, исключена опасность затопления.
По пожарной опасности помещение архива относится к категории «В» (пожароопасные), поэтому должно размещаться в здании не ниже второй степени огнестойкости (здания с несущими и ограждающими конструкциями из естественных и искусственных каменных материалов, бетона, железобетона с применением листовых и плитных негорючих материалов).
Электропроводка в помещении архива прокладывается скрытая и оснащается индивидуальным отключающим рубильником (электроавтоматом). Осветительная арматура применяется полугерметичная с использованием светильников закрытого исполнения. Электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения и устанавливаются только вне помещения архива. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

2.1.3. Помещение архива оборудуется средствами защиты от несанкционированного доступа и взлома:
охранной сигнализацией;
металлической входной дверью (дверью, полотно которой обито стальным листом изнутри и теплоизолирующим материалом снаружи), оснащенной двумя механическими несамозащелкивающимися замками, устойчивыми к разрушающим и неразрушающим способам вскрытия, и устройством для опечатывания двери;
распашными металлическими решетками с замками для защиты оконных проемов, при расположении архива на первом или последнем этажах здания.

2.1.4. Помещение архива до размещения в нем документов проверяется комиссией численностью не менее трех человек, назначаемой руководителем территориального органа ФССП России. Председателем комиссии назначается начальник отдела — старший судебный пристав подразделения судебных приставов, членами комиссии — уполномоченное должностное лицо аппарата управления территориального органа ФССП России, отвечающее за пожарную безопасность, а также должностные лица подразделения судебных приставов, в числе которых обязательно — ответственный за архив.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещения архива и состояние температурно-влажностного режима в нем. Результаты проверки оформляются актом. Акт утверждается руководителем территориального органа ФССП России.
В дальнейшем комиссионная проверка помещения архива проводится не реже одного раза в 5 лет.

2.2. Противопожарное оборудование помещения архива

2.2.1. Основным противопожарным оборудованием помещения архива являются переносные углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на 50 кв.м площади, но не менее двух на помещение.
Помещение архива также оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый кран должен иметь пожарный рукав протяженностью до крайней точки помещения архива.

2.2.2. Помещение архива оборудуется пожарной сигнализацией.

2.2.3. На внутренней стороне входной двери архива вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов на случай пожара.
В пожарный расчет включается не менее трех сотрудников отдела судебных приставов, включая ответственного за архив, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности, правилам пользования противопожарным инвентарем и практическим действиям во время пожара.

2.2.4. В помещении архива запрещаются:
курение;
применение электронагревательных приборов;
хранение легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

2.3. Обеспечение температурно-влажностного и светового режима

2.3.1. В помещении архива следует поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов с параметрам в пределах: по температуре — от + 14°С до + 20°С, по относительной влажности — от 45% до 60%.
В помещении архива с нерегулируемым климатом рекомендуется проводить проветривание, а также устанавливать дополнительные источники увлажнения воздуха или приборы для просушивания помещения.

2.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания приборов фиксируются в регистрационных журналах (приложение N 1*).
__________________
* Текст приложения N 1 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов» не приводится. — Примечание изготовителя базы данных.
Контрольно-измерительные приборы (термометр, гигрометр) устанавливаются вдали от отопительных и вентиляционных систем на один контрольный щиток на расстоянии 1,4 м от пола.

2.3.3. Освещение в помещении архива может быть естественным и искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках (папках, связках), применением на окнах светорассеивателей (жалюзи) или защитных фильтров.
В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

2.4. Обеспечение санитарно-гигиенического режима

2.4.1. Помещение архива должно содержаться в чистоте, исключающей возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб.м).
Запрещается хранение в помещении архива продуктов питания.

2.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность помещения архива, по возможности использовать в помещении архива устройства очистки воздуха от пыли;
не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей с помощью электропылесоса или увлажненных тампонов;
не реже двух раз в месяц проводить влажную уборку в помещении архива с протиранием подоконников, плинтусов и полов.

III. Требования к размещению оборудования в помещении архива

3.1. Помещение архива оборудуется стационарными металлическими стеллажами (приложение N 2*). Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными составами.
__________________
* Текст приложения N 2 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов» не приводится. — Примечание изготовителя базы данных.

3.2. Стеллажи в помещении архива устанавливаются с соблюдением следующего порядка их размещения:
ширина проходов между рядами стеллажей — 120 см;
ширина проходов между стеллажами — 75 см;
расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, — 75 см;
расстояние между полками по высоте — 40 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см.
Стеллажи следует устанавливать перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

3.3. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах — сверху вниз слева направо.
Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

3.4. Внутри помещения архива с правой стороны от входной двери на расстоянии 170 см от пола размещается опись имущества, находящегося в помещении архива (приложение N 3*).
__________________
* Текст приложения N 3 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов» не приводится. — Примечание изготовителя базы данных.

3.5. На внешней стороне входной двери на расстоянии 170 см от пола по центру полотна двери размещается табличка размером 10х25 см с надписью «Архив» (приложение N 4*).
__________________
* Текст приложения N 4 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов» не приводится. — Примечание изготовителя базы данных.

IV. Требования к размещению документов в помещении архива

4.1. Размещение документов в помещении архива должно быть рациональным и осуществляется с учетом создания оптимальных условий хранения для документов, ежегодного движения дел после уничтожения документов, оперативного использования документов (документы последнего года — в наиболее доступном месте).

4.2. Принятые для хранения документы систематизируются в соответствии с требованиями раздела XII Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной приказом ФССП России от 10.12.2010 N 682 (далее — ИДП-2010), и хранятся в помещении архива на стеллажах в связках или коробках (приложение N 5*).
__________________
* Текст приложения N 5 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов» не приводится. — Примечание изготовителя базы данных.
Связки формируются толщиной 10-15 см.
Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки с документами (связкой документов), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

4.3. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями, книг учета), которая помещается в пластиковом файле перед первым исполнительным производством (делом с исполнительным документом, книгой учета) в связке (коробке). К каждой связке (коробке) оформляется ярлык, вынесенный на боковую сторону связки (коробки). На ярлыке указываются год, месяц, в пределах которого окончено исполнительное производство (закрыто дело с исполнительным производством, книга учета), номер первого и последнего дела, помещенного в связку (коробку), а также, при необходимости, номер зонального участка.

4.4. Внутри связки (коробки) исполнительные производства (дела с исполнительными документами, книги учета) располагаются в порядке указания их во внутренней описи на связку (коробку).

V. Требования к организации работы с хранящимися документами

5.1. В подразделении судебных приставов начальник отдела — старший судебный пристав в целях упорядочения работы архива и обеспечения сохранности документов утверждает распорядок работы архива (приложение N 6*) и порядок хранения ключей от помещения архива.
__________________
* Текст приложения N 6 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов» не приводится. — Примечание изготовителя базы данных.

5.2. Распорядок работы архива разрабатывает и подписывает ответственный за архив. В распорядке работы архива указываются дни и время выдачи документов. Копия утвержденного распорядка работы архива на листе белой бумаги формата А4 размещается в рамке на внешней стороне входной двери в помещение архива на расстоянии 10 см ниже таблички с надписью «Архив».

5.3. Во время, не предусмотренное распорядком работы архива, и в нерабочее время входная дверь в помещение архива ответственным за архив закрывается на замок и опечатывается (пломбируется).
Рабочий комплект ключей от замков входной двери в помещение архива, мастичная печать (пломбир) хранятся в рабочем сейфе ответственного за архив или в закрывающемся на замок и опечатываемом ответственным за архив шкафу.
Резервные комплекты ключей от замков входной двери в помещение архива в опечатанном (опломбированном) ответственным за архив пенале хранятся в сейфе начальника отдела — старшего судебного пристава, а в его отсутствие — в сейфе уполномоченного работника, исполняющего его обязанности.

5.4. Ответственный за архив при своем присутствии допускает в помещение архива сотрудников отдела судебных приставов (иных лиц) для производства уборки помещения, мелких ремонтных и иных работ на основании письменного разрешения начальника отдела — старшего судебного пристава или лица, исполняющего его обязанности.
Беспрепятственный допуск в помещение архива начальника отдела — старшего судебного пристава или лица, исполняющего его обязанности, руководства территориального органа и ФССП России ответственным за архив осуществляется на основании их должностных полномочий, допуск проверяющих должностных лиц аппарата управления территориального органа и центрального аппарата ФССП России осуществляется на основании документов, подтверждающих их полномочия на проведение проверки (соответствующий распорядительный акт или утвержденный полномочным руководителем план проверки).

5.5. В случае служебной необходимости исполнительные производства (дела с исполнительными документами, их копиями, книги учета), находящиеся на централизованном оперативном хранении, выдаются ответственным за архив судебным приставам-исполнителям во временное пользование под роспись в Журнале выдачи документов на срок не более двух рабочих дней с письменного разрешения начальника отдела — старшего судебного пристава или лица, исполняющего его обязанности.
Заявка на выдачу дел во временное пользование составляется и представляется начальнику отдела — старшему судебному приставу ответственным за архив накануне дня выдачи документов. В исключительных случаях заявка на выдачу документов может согласовываться с начальником отдела — старшим судебным приставом в день выдачи документов.
Вместо выдаваемого во временное пользование дела в коробку (связку) ответственным за архив помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение N 38 к ИДП-2010), в которой указываются наименование и индекс дела, количество листов в нем, при необходимости — иные реквизиты дела, а также когда и кому выдано депо, дата его возврата. При возвращении дела карта-заместитель изымается. Карты-заместители на возвращенные дела хранятся до минования надобности.
В предвыходные и предпраздничные дни документы, выданные из архива во временное пользование, обязательно возвращаются в архив.

5.6. Документы исполнительных производств, хранящиеся в архиве, направляются в органы прокуратуры или судебные органы по их запросам, обязательно с сопроводительным письмом, содержащим информацию о номере исполнительного производства, датах его возбуждения и окончания, количестве листов в деле и иных необходимых реквизитах.
При направлении указанных документов на длительный срок принимаются меры по созданию и хранению их бумажных или электронных копий.

5.7. Начальник отдела — старший судебный пристав еженедельно проверяет состояние помещения архива и процесса архивирования документов. Результаты проверки оформляются записью в Журнале выдачи документов архива с указанием даты проверки, выявленных недостатков, при необходимости сроков и мер по устранению недостатков, а также должности проверяющего. Запись заверяется личной подписью проверяющего с расшифровкой (указанием инициалов и фамилии). Например:
«02.09.2011. Проверил состояние архива, порядок архивирования и хранения документов, ведение журнала выдачи документов. Не оформлена карта-заместитель на выданное 01.09.2011 судебному приставу-исполнителю Петрову В.В. исполнительное производство N … Оформить карту-заместитель и доложить в конце рабочего дня.
Старший судебный пристав — начальник Ивановского районного отдела судебных приставов, подпись, И.И.Иванов».

5.8. В исключительных случаях (при недостаточном объеме помещения архива или его отсутствии) в соответствии с подпунктом 12.6.14.5 ИДП-2010 руководитель территориального органа ФССП России принимает меры, обеспечивающие хранение документов исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями, книг учета), подлежащих централизованному оперативному хранению, в запирающихся и опечатываемых шкафах, исключающих несанкционированный доступ к документам, размещенным в служебных кабинетах или в специально отведенном месте.
Хранение и выдача документов, хранящихся в шкафах, осуществляется с учетом изложенных выше правил. На лицевой стороне дверей каждого шкафа помещается топографический указатель по хранящимся в нем документам, а на внутренней стороне — внутренняя опись хранящихся в шкафу документов.
По истечении первого года хранения документы с неистекшими сроками хранения по решению руководителя территориального органа ФССП России могут быть переданы для дальнейшего хранения в архив аппарата управления или в архив одного из близлежащих структурных подразделений территориального органа ФССП России.

Управление делопроизводства

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
Бюллетень Федеральной службы
судебных приставов,
N 12, 2011 год

Требования к режимным помещениям

При выборе помещения, где будет осуществляться деятельность с засекреченной информацией, следует учитывать его расположение. Желательно, чтобы оно находилось не на первом и не на последнем этажах, в центре контролируемой зоны и не граничило с помещениями других организаций. Окна должны быть оборудованы уплотнителем и жалюзи или плотными шторами. Плюсом будет отсутствие окон вообще. То же самое касается батарей и вентиляции, потому что они представляют собой каналы для утечки информации. Стены – обязательно кирпичные или бетонные. Перегородки можно выстроить из многослойных акустически неоднородных перекрытий, потолки сделать натяжные. Размер помещения должен соответствовать его функциям.

Для приема носителей с секретными сведениями используются отдельные окна, которые запрещено выводить в общий коридор. Или для этих целей можно выделить часть комнаты, отделенную перегородкой. Для работы с носителями также необходимо отгородить участок помещения или соорудить небольшие уединенные кабины.

Дверь, ведущая в помещение, должна быть толстая, с уплотнителем и надежным электронным или кодовым замком. Также следует установить охранную сигнализацию. Носители секретной информации содержатся в хранилищах, после закрытия на них нужно накладывать печать. Само помещение после окончания работ тоже опечатывается. Ключи от хранилищ и помещения имеются в двух экземплярах – один у начальника службы безопасности, второй – у руководителя фирмы. Оба комплекта ключей хранятся в опечатанных пеналах.

Чтобы защитить объект от посторонних лиц, необходимо организовать систему пропускного контроля. Также это позволит следить за перемещениями сотрудников и ограничить посещение помещения, где происходит обработка или хранение защищаемой информации.

Затем нужно обозначить круг лиц, которые имеют право доступа в такое помещение, производят работы с гостайной и отвечают за ее сохранность. Для этого компания должна разработать ряд внутренних документов, которые регламентируют порядок проведения работ, указать сотрудников, меры и способы защиты сведений.

Уборка помещения проводится только в присутствии ответственных сотрудников. Носители секретных данных при этом нужно запереть в хранилищах.

К совещанию в режимном помещении лучше начать готовиться заранее. Для этого нужно назначить работников, которые будут предпринимать меры по защите информации. Составляется список допущенных на совещание, за соблюдением которого следит служба безопасности. В зависимости от степени секретности могут использоваться различные средства защиты информации (СЗИ): генераторы шума, устройства для обнаружения прослушки, глушилки. Для выбора подходящих СЗИ предварительно обследуются все вероятные каналы утечки информации: акустические и виброакустические каналы, особенности электропитания и слаботочные линии. По окончании совещания помещение подлежит проверке еще раз.

Перед началом переговоров всем участникам выдаются блокноты для записей. Блокноты учитываются службой безопасности и изымаются по окончании совещания. Участникам совещания запрещается:

  • разглашать сведения о совещании (место, время, приглашенные лица);
  • обсуждать информацию, услышанную на совещании, в местах общего пользования;
  • делать записи на неучтенных блокнотах, листах и т.д.

Перед началом работы нужно подтвердить, что режимное помещение соответствует требованиям. Для этого организация должна получить аттестат соответствия. Аттестация режимных помещений по требованиям безопасности – процедура, которую может проводить только организация, имеющая лицензию ФСТЭК на техническую защиту информации. Нужно выбрать надежную организацию-лицензиата и отправить заявку на аттестацию. Аттестующий орган обрабатывает заявку в течение 30 дней. Если сведения в заявлении оказались неполными, совершается предварительное ознакомление с предметом аттестации. После составляется план проверочных мероприятий и заключается договор. План содержит программу и методы испытаний, сроки, состав комиссии, контрольную аппаратуру. Документ обговаривается с заявителем.

Затем режимное помещение подвергается испытаниям, в ходе которых выясняется, надежно ли защищены секретные сведения. Для этого тестируются каналы утечки информации:

  • акустический канал,
  • виброакустический канал,
  • акустоэлектрический канал,
  • радиоизлучения,
  • электромагнитные излучения.

Осуществляется проверка документации, организация пропускного режима, распределение ответственности между сотрудниками.

Если режимное помещение соответствует нормам, организация получает аттестат соответствия. Аттестат годен 3 года. В течение этого срока организация обязуется сохранять неизменными условия работы с засекреченными сведениями. После проведения реконструкции или ремонта помещения его необходимо аттестовать заново.

Если режимное помещение не соответствует требованиям, в выдаче аттестата будет отказано. Однако можно пройти повторную процедуру при условии исправления недочетов. Также в случае отказа заявитель имеет право подать апелляцию в вышестоящий орган по аттестации.

Чем же хороши складовки?

• В первую очередь, тем, что вы можете снять помещение любого размера – от совсем небольших в 2 кв.м до просторных — свыше 20м. Такой большой выбор позволяет экономить значительные средства, оплачивая аренду лишь за реально занимаемые документами квадратные метры.

• Отличная транспортная доступность – все комплексы расположились в пределах МКАД.

• Хороший во всех смыслах сервис – начиная от удобного паркинга и зоны погрузки-разгрузки до возможности пользования собственным боксом в любое время – круглосуточно без выходных и праздничных дней. Не нужно предупреждать администрацию, выписывать бумажные пропуска – допуск осуществляется при помощи персонального пин-кода.

• Стеллажи и архивные короба всегда в наличии на складе.

• Тележки для погрузки бесплатны, грузовой лифт доставит груз на нужный этаж – перенос тяжестей руками полностью исключен.

• При необходимости организовать работу с документами внутри хранилища, вы можете выделить часть пространства под рабочую зону, поставить стол и компьютер, т.к. на территории комплекса есть Wi-Fi и доступ к электричеству.

• Безопасность хранения гарантирована многоуровневой системой: круглосуточная охрана, видеонаблюдение с записью, датчики движения в боксах исключают проникновение чужого лица, т.к. сработает сигнализация.

Впрочем, нельзя сказать, что аренда помещений возможна только для хранения документов, это не так. Хранить здесь можно все что угодно, в том числе товары, книги, офисную мебель, оргтехнику и многое другое.

Еще из плюсов подобных складов: стабильная температура и уровень влажности круглый год, что, кстати, немаловажно, если вы собираетесь хранить особенно ценные вещи.

Так ваша компания получает полноценный архив за пределами офиса, причем, с минимальными тратами:

• Цены на услугу вполне демократичные.

• Условия оплаты уникальные – вы получите скидку за срок аренды ДАЖЕ ПРИ ПОМЕСЯЧНОЙ ОПЛАТЕ. В других компаниях, чтобы получить скидку, вам будет необходимо внести 100% предоплату за весь срок действия договора. Подумайте, нужно ли «замораживать» такую сумму, например, за год вперед.

Кроме того, если вы хотите разместить свои архивы на короткий срок, скажем, на время переезда, то это также возможно. Арендовать бокс можно на срок от семи дней. Аренда помещений для хранения документов еще недавно встала бы владельцу бизнеса в копеечку, но сегодня для этого есть Складовка – лучшее место для хранения документов вне офиса!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *