Порядок хранения кассовых документов

Сшив кассовых документов дня

В кассовые документы дня необходимо помещаются бумаги и мемориальные ордера по внебалансовым счетам, относящимся к хранилищу ценностей.

К вышеуказанным документам прежде всего относятся:

— отчетные справки 0402112,

— журналы 0402301,

— реестры операций с наличной валютой и чеками, реестры проведенных операций,

— реестры платежей, объявления 0402001,

— акты 0402145,

— акты пересчета,

— справки 0402302,

— справки 0402304,

— денежные чеки,

— ведомости к сумкам 0402300,

— накладные к сумкам 0402300,

— приходные кассовые ордера 0402008,

— расходные кассовые ордера 0402009,

— мемориальные ордера 0401108 вместе со справками 0402159,

— мемориальные ордера 0401108 вместе с заявлениями на прием сомнительных денежных знаков и описями сомнительных денежных знаков.

— распечатки программно-технических средств,

— приходные части,

— расходные части приходно-расходных кассовых ордеров 0402007,

— контрольные ведомости 0402010,

— заявления о размене наличных денег,

— описи на перевозимые наличные деньги,

Сшив кассовых документов за каждый день из рабочих дней должен быть сформирован не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного (выходных), нерабочего праздничного дня (дней). Соответствующие кассовые бумаги, которые оформлены по операциям, осуществленным в послеоперационное время банковской (кредитной организации), нерабочие праздничные дни, выходные дни, должны быть переданы уполномоченному заведующему кассой соответственно на следующий или в первый рабочий день после выходного или нерабочего праздничного дня.

Необходимые кассовые документы по операциям во внутренних структурных подразделениях банка либо передаются в кредитную организацию, либо должны храниться в подразделении в соответствии с порядком, установленным и принятым в указанной кредитной организации.

Порядок в соответствии с которым формируется сшив кассовых документов дня

При осуществлении формирования сшива кассовые бумаги подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, открытых на балансовом счете по учету кассы, сначала по дебетовым счетам, затем по кредитным счетам, а внутри одного балансового счета по учету кассы — в порядке возрастания номеров кредитуемых и дебетуемых лицевых счетов, открытых на балансовых счетах.

Мемориальные ордера должны быть подобраны в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, а затем кредитуемых внебалансовых счетов. Подбор соответствующих кассовых бумаг по дебету и кредиту внебалансовых счетов 99998 и 99999 при формирования сшива не осуществляется. В кассовых и мемориальных ордерах на списание ценностей и оприходование и бумаг, хранящихся в кладовой, итоговые суммы прописываются прописью.

В сшив должны быть помещены справки о кассовых документах, которые хранятся в электронном виде, в которых суммы по операциям с наличной зарубежной валютой в валюте РФ могут быть не указны. В зависимости от видов и объемов операций кассовые документы могут формироваться в один или несколько сшивов. В этом случае кассовые документы с различными сроками хранения, которые установлены законами РФ, должны быть сформированы в отдельные сшивы.

При осуществлении формирования одного сшива кассовых документов справка 0402114, отчетные справки 0402112, справки 0402302, журналы 0402301, контрольные ведомости 0402010, распечатка листа книги 0402118 (при ведении книги 0402118 с применением компьютерного оборудования) перемещаются в сшив впереди кассовых бумаг.

Заведующий кассой, работник кассы соответствующего внутреннего структурного подразделения, производивший формирование кассовых документов подписывают информацию об итоговых суммах по кредиту и дебету кассовых бумаг, а также то кредиту и дебету мемориальных ордеров, данная информация помещается в сшиве впереди остальных данных. Если формируется несколько сшивов, то эта информация должна быть помещена в каждый из сшивов.

Порядок брошюровки документов дня в сшивы

Порядок формирования общего кассового сшива:

1. Порядок формирования кассовых документов

Кассовые документы формируются не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня в отдельные папки за каждый день, и подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов по кодам валют, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов по кодам валют. На лицевой стороне папки документов ставится штамп или наклеивается ярлык (приложение 21, Положения №318-П от 24.04.2008г.). О кассовых документах, хранящихся в отдельных папках, в оттиске штампа или на ярлыке кассовых документов делается соответствующая отметка. Лента подсчета кассовых документов подсчитываются отдельно по дебету и кредиту по кодам валют, подписываются кассовым работником и помещается в папке (сшиве) впереди документов.

Сшив кассовых документов формируется в следующем порядке:

  • 1. Справка о кассовых оборотах 0402114 (Приложение 17, Положение №318-П от 24.04.2008г.);
  • 2. Протокол для сверки с данными бухгалтерского учета кассовых оборотов по КВКУ и ДО;
  • 3. Отчетная справка (справки) о суммах принятой и выданной денежной наличности 0402112 (Приложение 16, Положения №318-П от 24.04.2008г.);
  • 4. Далее документы подбираются по приходу и расходу в разрезе кодов валют:
    • -рубли;
    • -доллары США;
    • -евро;

по возрастанию порядковых номеров дебетуемых/кредитуемых лицевых счетов и разделяются между собой кассовыми журналами по приходу и расходу.

Последовательность подбора документов по приходу в рублях РФ.

  • 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202810, 20207810
  • 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207), Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенных в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ(810).

Под приходный ордер подкладывается соответствующая опись.

  • 3. Кассовая справка, лента ККМ,
  • -приходные кассовые ордера Дт20202(20207) Кт 30233,40911,40912,40913,423, 426 (в отдельную папку), 455, 47422, 70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов.
  • — реестры, извещение, поручения, заявления от физических лиц по переводу без открытия счета, чеки терминала и отчет терминала о приеме наличных с использованием терминала.

Примечание:

  • -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
  • -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по приходу в долларах США.

  • 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202840/20207840;
  • 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ(840).

Под приходный ордер подкладывается соответствующая опись;

3. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 30232, 40912, 40913, 423, 426, 455, 47422, 70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления для осуществления денежного перевода от физических лиц без открытия банковского счета.

Примечание:

  • -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
  • -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по приходу в ЕВРО.

  • 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202978/20207978.
  • 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207), Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ (978). Под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись.
  • 3. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 30232,40912,40913, 423, 426, 455, 47422,70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов,

заявления для осуществления денежного перевода от физических лиц без открытия банковского счета.

Примечание:

  • -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
  • -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по расходу в рублях РФ.

  • 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202810/20207810.
  • 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись.
  • 3. Расходные ордера Дт сч. 30233,40905, 40909, 40910,423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов.

Заявления на получение перевода без открытия банковского счета, чеки терминала и отчет по выдаче наличных денег с использованием пластиковых карт.

Последовательность подбора документов по расходу в долларах США.

  • 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202840/20207840
  • 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт сч. 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка; под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись;
  • 3. Расходные ордера Дт сч. 40909, 40910, 423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления на получение перевода без открытия банковского счета;

Последовательность подбора документов по расходу в ЕВРО.

  • 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202978/20207978;
  • 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт . 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка; под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись;
  • 3. Расходные ордера Дт сч. 40909, 40910, 423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления на получение перевода без открытия банковского счета;
  • 4. Реестр (реестры) операций с наличной валютой и чеками (приложение 4, Инструкции Банка России от 28.04.2004 №113-И).
  • 5. Мемориальные ордера на покупку, продажу конверсию иностранной валюты.

Примечание: под каждый реестр подкладывается соответствующие этому реестру мемориальные ордера.

После сверки суммы и количества кассовых документов по сводной справке о кассовых оборотах по КВКУ, надпись на лицевой стороне папки заверяется старшим кассиром, формировавшим её, исполняющим обязанности заведующего кассой. Кассовые документы, срок хранения которых превышает 5 лет, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками хранения.

Кассовые документы по вкладным операциям формируются в отдельную папку со сроком хранения 5 лет и выше, и подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов (423…,426…) по кодам валют, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов(423…,426…) по кодам валют.

Хранение кассовых документов за предыдущий календарный год и текущий год по кассе КВКУ осуществляется старшим кассиром, исполняющим обязанности заведующего кассой КВКУ(п.18.9 Положения №318-П от 24.04.2008г.).

Процедура сверки кассовых оборотов с данными бухгалтерского учета в дополнительных офисах, кассах вне кассового узла.

Для сверки кассовых оборотов с данными бухгалтерского учета сотрудник ОВД распечатывает на следующий рабочий день распечатывает по дополнительным офисам и кассам вне кассового узла Протокол (Приложение №9) и передает в кассы вне кассового узла (КВКУ) для последующей сверки.

Бухгалтерский работник (операционист) КВКУ сверяет «Справку о кассовых оборотах» с итоговыми данными по приходу и расходу из Протокола.

Если данные по кассовым оборотам совпали с итоговыми данными Протокола, кассовый работник и бухгалтерский работник (операционист) подписывают Протокол и подкладывают в сшив кассовых документов.

Если данные по кассовым оборотам не совпали с итоговыми данными Протокола, сверяются последовательно кассовые обороты по видам операций из Протокола:

  • — валютно-обменные операции,
  • — операции по переводам физических лиц,
  • — вкладные операции,
  • — прочие,
  • — авансы,
  • — возвраты.

При выявлении расхождения бухгалтерский работник КВКУ сообщает информацию о сумме расхождения зам. гл. бухгалтера по валютным операциям

Валютная бухгалтерия и ОВД устанавливают причины расхождения и принимают соответствующие меры и для устранения расхождений.

В соответствии с новым Положением»О порядке ведения кассовых операций» №318-П в конце операционного дня кассир заполняет Сводную справку о кассовых оборотах по форме ОКУД 0402114 и Текст дела (сшива) с кассовыми документами по форме ОКУД 0402433. Отчетная справка (ранее Справка о суммах принятой и выданной денежной наличности) не заполняется (Отчетная справка формируется только теми подразделениями, в которых выдача и возврат подотчетной суммы осуществляется заведующей кассой по книге 155).

В Сводную справку о кассовых оборотах вносятся обороты по приходу и по расходу с указанием наименования валюты (RUB, USD,EUR,GBP,CHF). Если в кассовом узле 2 кассира, то сводная справка о кассовых оборотах формируется общая. В левом верхнем углу ставится штамп кассы, в строке «Фирменное наименование кредитной организации» указывается наименование — ООО КБ «ДонИнвест», проставляется дата. В графе 1 указываются буквенные наименования валют (RUB, USD,EUR,GBP,CHF). В графе № 3 и 5 указываются суммы по приходу и по расходу. Ниже указывается должность (контролер-кассир), личная подпись и Ф.И.О.

В графах 2 и 4 Текста для дела (сшива) суммы проставляются с указанием наименования валюты, отраженной в кассовых документах.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *