Протокол собрания, образец

Содержание

Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей. Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом. Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании.

Протокол общего собрания (образец). как составляется протокол общего собрания?

В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Как составляется протокол совещания

Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ.

Протокол

Важно

Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Протокол оформляется на общем бланке. Содержание протокола Заголовок, дата и номер протокола Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания.

Инфо

Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания).

Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21 — 24.07.2009. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Образцы протоколов совещаний. как составить протокол совещания: образец

Внимание

Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании.

Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания. Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию.

Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.


Бланк, обязательные разделы Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк.

Образец протокола общего собрания работников

В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания. Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих.

Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью голосования. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов голосования с принятыми решениями.

Пример протокола собрания Читайте также: Образцы протоколов Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.

Справка Краткая форма Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

  • кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
  • кто вёл протокол;
  • кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
  • кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
  • какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Протокол совещания

Протокол Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.). Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи.

Протокол. образец протокола. форма и бланк протокола

Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола. Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение. По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

  1. Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
  2. Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления.

Как правильно оформить протокол совещания?

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи. Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Образцы протоколов совещания

Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.

Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола. Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря.

Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа.

Подготовка совещаний и оформление протокола

При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.

  • Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.
  • Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально.

    Это позволяет грамотно и организованно его проводить. Подготовка Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
  2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться.

Страховое правоPermalink

Приложение N 5 к Рекомендациям по разрешению коллективного трудового спора

ПРОТОКОЛ N ____ ЗАСЕДАНИЯ ПРИМИРИТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ___________________________________________________________________________ от «___» ________ 200__ г.

Бланк (шаблон) Протокола родительского собрания: оформляем правильно

_____________________________ (место заседания) Присутствовали: Представители работников, уполномоченные решением профкома ___________________________________________________________________________ (протокол заседания профкома N ____ от __________ 200___ года). Представители работодателя, действующие на основании приказа работодателя ___________________________________________________________________________ (приказ N ____ от «____» ________ 200__ г.). 1. Принятие членами примирительной комиссии регламента работы примирительной комиссии. Слушали представителей работников _________________________________________ ___________________________________________________________________________ Слушали представителей работодателей ______________________________________ ___________________________________________________________________________ ПОСТАНОВИЛИ: Принять регламент работы примирительной комиссии в соответствии с приложением к настоящему протоколу. 2. Рассмотрение коллективного трудового спора _____________________________ ___________________________________________________________________________ Слушали представителей работников _________________________________________ ___________________________________________________________________________ Слушали представителей работодателей ______________________________________ ___________________________________________________________________________ ПОСТАНОВИЛИ: Считать коллективный трудовой спор между работниками и работодателем ______ урегулированным на следующих условиях _____________________________________ ___________________________________________________________________________ Члены примирительной комиссии: Представители работников: _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Представители работодателя: _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)

Комментарии:

Оформление протокола заседания

7 мая 2013 года был принят второй «пакет поправок» к Гражданскому кодексу РФ.   В числе прочих новелл были приняты нормы, касающиеся порядка проведения собраний  и принятия на них решений. Ранее нами осуществлялся  анализ данных положений ещё на стадии законопроекта (http://alta-via.ru/blog/243). Теперь же совершенно очевидно, что со вступлением данных норм в законную силу с ними придется как-то сосуществовать. Причем  претворять в жизнь эти положения нужно будет уже с 1 сентября 2013 года.

Особенностью принятых норм о решениях собраний является то, что они устанавливают четкие требования к протоколам, которыми оформляются решения собраний. Причем требования к протоколам, составленным по результатам очного собрания, разграничены с требованиями, составленными по результатам заочного.

Вопрос, поднятый в данном сообщении, являясь на первый взгляд формальным, по сути очень важен, так как вместе с установлением требований к протоколам собраний, закон одновременно регламентирует «санкцию»: решение собрания является оспоримым в случае, если допущено существенное нарушение правил составления протокола.

Обращаем внимание, что если раннее законодательство содержало конкретные требования только к протоколам акционерных обществ (в то время как протоколы обществ с ограниченной ответственностью оставались без детального регулирования), то сейчас новые правила относятся ко всем хозяйственным обществам.

Учитывая, что оформление решений собраний для всех компаний, в том числе и для наших клиентов,  является важным, насущным и очень часто встречающимся вопросом, попробуем разобраться, как же должен выглядеть протокол собрания участников или акционеров общества согласно новым правилам, и чем конкретно он будет отличаться от привычной формы.

Итак, перед нами типичный проект протокола внеочередного общего собрания акционеров, проводимого в очной форме. Предлагаем посмотреть, как он должен видоизмениться согласно новым правилам:

Форма документа:

Протокол

Внеочередного общего собрания акционеров

Закрытого акционерного общества

«___________» (далее – «Общество»)

Место нахождения Общества и место проведения собрания: _________________________.

Дата проведения: _________________ г.

Форма проведения Общего собрания: совместное присутствие акционеров Общества (их уполномоченных представителей) для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование).

Время начала регистрации лиц для участия в Общем собрании:        __ час ___ мин.

Время окончания регистрации лиц для участия в Общем собрании:  ___ час ___ мин.

Время открытия Общего собрания:                                                    ___ час ___ мин.

Время закрытия Общего собрания:                                                    ___ час ___ мин.

Дата составления протокола:                                                               «__» _________  2013 года.

На основании и в соответствии с Федеральным законом РФ «Об акционерных обществах», Уставом ЗАО «___________» (Далее – «Общество»), настоящим протоколом констатируется:

— общее количество голосов, которыми обладают акционеры Общества, составляет _______голосов;

— все акционеры Общества в соответствии с действующим законодательством РФ надлежащим образом уведомлены о проведении собрания;

— всем акционерам Общества была предоставлена возможность ознакомиться с информацией (материалами), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению собрания.

В Обществе счетная комиссия не сформирована. Регистрация и подсчет голосов осуществляется председателем внеочередного общего собрания акционеров.

По итогам регистрации акционеров и их представителей для участия во внеочередном общем собрании акционеров Общества, на момент окончания регистрации в____ часов ____ минут для участия в собрании зарегистрировались акционеры (их уполномоченные представители), обладающие в совокупности  _____ голосов от общего числа голосующих акций Общества.

Во внеочередном общем  собрании акционеров приняли участия следующие акционеры:

. . .

В соответствии с п. 1 ст. 58 Федерального Закона РФ «Об акционерных обществах» КВОРУМ ИМЕЕТСЯ по всем вопросам повестки дня, настоящее собрание ПРАВОМОЧНО рассматривать включенные в повестку дня вопросы и принимать Решения, поставленные на голосование.

Председателем Общего собрания акционеров простым поднятием рук избран_____________.

Секретарем Общего собрания акционеров простым поднятием рук избрана____________________.

ПОВЕСТКА ДНЯ СОБРАНИЯ:

ПО ВОПРОСУ ПОВЕСТКИ ДНЯ:

Докладчик: г-н ___________.

Предложил:______________________________________________________.

Вопрос, поставленный на голосование:

______________________________.

ИТОГИ ГОЛОСОВАНИЯ:

Вариант голосования

«ЗА»              

«ПРОТИВ»

«ВОЗДЕРЖАЛСЯ»

___________голосов или 100% голосов акционеров, принимавших участие в собрании 100%

нет

нет

Сведения о лицах, проводивших подсчет голосов:

1.________________;

2.________________;

. . .

ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ:

________________________________.

Сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол :

1.________________;

2.________________;

. . .

На этом все вопросы повестки дня внеочередного общего собрания акционеров Общества считаются рассмотренными, собрание объявляется закрытым

Настоящий протокол составлен в одном подлинном экземпляре.

Председатель Общего собрания акционеров         _______________ 

Секретарь Общего собрания акционеров              ________________ ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ 

(конец формы документа)

Итак, подведем итоги:

1. Оформление протокола собраний по всем правилам законодательства  с 1 сентября этого года становится крайне важным вопросом, поскольку нарушение этих правил может повлечь за собой риск признания решения недействительным.

2. Протоколы акционерных обществ в императивном порядке должны содержать в себе сведения об акционерах, принимавших участие в голосовании по вопросам повестки дня.

Образцы протоколов совещания

Оцениваем это как поворот к раскрытию существенного объема информации об акционерах обществ (в том числе ЗАО)  достаточно широкому круг лиц (к протоколам имеют доступ банки,  государственные органы (при участии в конкурсах, при производстве регистрационных действий), а также контрагенты).

3. Нормы, на первый взгляд, казавшиеся четко и детально урегулированными, на поверку оказались достаточно «размытыми» и неконкретными. Так, попытавшись заполнить протокол общего собрания акционеров,  мы столкнулись с целым спектром вопросов, ответ на которые новый закон не дает:

— Каким объемом данных ограничивается круг сведений о лицах, принимавших участие в собрании; о лицах, проводивших подсчет голосов?

— Нужно ли указывать количество акций, которыми владеет лицо, принявшее участие в собрании?

 — Должны ли лица, проводившие подсчет голосов, обладать какими-либо правомочиями в отношении Общества?

— Должны ли это быть лица, отличные от Председателя и Секретаря собрания?

4. Право на оспаривание решения общего собрания  будет иметь  только лицо, указанное в списке лиц, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавшие внести об этом запись в протокол (данный список обязателен к включению в протокол) либо лицо, вообще не принимавшее участие в собрании. Данная новелла  должна существенно ограничить круг субъектов, оспаривающих решения собраний.

 ФЗ  Федеральному закону от 07.05.2013 N 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»

Наконец сбылась мечта всех банков, теперь на законодательном уровне закреплено требование ко всем обществам, в том числе и акционерным, раскрывать в протоколе информацию о лицах, принявших участие в собрании. Каким объемом данных ограничивается круг сведений, нужно ли указывать количество акций, которыми владеет лицо, принявшее участие в собрании – на эти вопросы закон не дает ответа. Очевидно лишь то, что теперь каждый  протокол акционерного общества несет в себе информацию о своих акционерах. Что, безусловно, оценивается как негативный фактор.

 Ещё одна новелла, применение которой вызывает сразу ряд вопросов: Какие конкретно сведения должны указываться о данных лицах? Должны ли данные лица обладать какими-либо правомочиями в отношении Общества? Должны ли это быть лица, отличные от Председателя и Секретаря собрания?

 Очевидно,  такое требования в обязательном порядке введено для упрощения последующего доказывания в суде факта несогласия с принятым решением. Проще говоря, в будущем право на оспаривание данного решения имеет только лицо, указанное в данном списке, либо вообще не принимавшее участие в собрании.

 Теперь подписание секретарем собрания обязательно как для АО, так и для ООО.

Статью подготовила:

Лина Коршунова- юрисконсульт Alta-via

Протокол N ___ общего собрания членов сельскохозяйственного производственного кооператива ________________________________________ (наименование кооператива) (по вопросу преобразования кооператива)

Место нахождения кооператива: _____________________________.

Место проведения общего собрания членов кооператива: _________________.

Дата и время начала собрания членов кооператива: «___»________ ___ г. в __час. __ мин.

Дата извещения о проведении общего собрания членов кооператива: «___»________ ___ г.

Дата представления материалов, прилагаемых к повестке дня общего собрания членов кооператива: «___»________ ___ г.

Общее число членов кооператива на дату извещения о проведении общего собрания: _________.

Число присутствующих членов кооператива: _______.

Число присутствующих ассоциированных членов кооператива с правом решающего голоса: ______.

Приглашенные участники:

Председатель ревизионного союза, членом которого является кооператив, — ___________________.

Присутствовали _____% от общего количества членов кооператива.

Собрание правомочно <*>.

Повестка дня:

1. Избрание председателя и секретаря собрания.

2. Рассмотрение вопроса о преобразовании кооператива.

Слушали:

1. По первому вопросу:

Об избрании председателя и секретаря собрания

выступил(а) ______________________________, который предложил(а) избрать председателем собрания ________________________, избрать секретарем собрания _______________________________.

Голосовали:

«за» — ____%

«против» — ____%

«воздержался» — ____%

Решение принято.

Постановили: избрать председателем собрания _______________________, избрать секретарем собрания _________________________.

2. По второму вопросу:

О преобразовании кооператива

выступил(а) __________________________, который(ая) доложил(а) следующее _______________________________;

выступил председатель ревизионного союза, членом которого является кооператив _______________________________, который огласил свое заключение о целесообразности преобразования кооператива: ___________________________. (основные положения)

Голосовали:

«за» — ____%

«против» — ____%

«воздержался» — ____%

Письменное согласие получено от ____ членов кооператива и ассоциированных членов кооператива, имеющих право голоса и не принявших участия в данном общем собрании.

Решение принято <**>.

Постановили: выполнить преобразование сельскохозяйственного производственного кооператива «________________________» в форме ______________________________.

Возложить на _____________________________ следующие обязанности по подготовке к преобразованию: _____________________________________.

К протоколу прилагается:

1) решение правления кооператива, или наблюдательного совета кооператива, или инициативной группы членов кооператива, или ассоциированных членов кооператива о созыве общего собрания членов кооператива;

2) список членов кооператива и имеющих право голоса ассоциированных членов кооператива, которые приняли участие в общем собрании членов кооператива;

3) доверенности, представленные общему собранию членов кооператива, на право представительства или протоколы об избрании уполномоченных;

4) материалы, представленные по повестке дня общего собрания членов кооператива:

4.1) бюллетени для голосования;

5) заявления, предложения и особые мнения, в отношении которых членами кооператива и ассоциированными членами кооператива выражено требование приобщить их к протоколу общего собрания членов кооператива;

6) документы, подтверждающие письменные согласия членов кооператива и ассоциированных членов кооператива, имеющих право голоса и не принявших участия в данном собрании;

7) иные предусмотренные уставом кооператива, внутренними документами (положениями) кооператива или общим собранием членов кооператива документы.

Председатель собрания ______________________________ __________________ (Ф.И.О.) (подпись) Секретарь собрания __________________________________ _________________ (Ф.И.О.) (подпись) Председатель кооператива ____________________________ _________________ (Ф.И.О.) (подпись) Подписи членов наблюдательного совета или не менее 3 других членов кооператива: _____________________________________________________ _________________ (Ф.И.О., должность) (подпись)

<*> С учетом п. 1 ст. 24 ФЗ «О сельскохозяйственной кооперации».

<**> С учетом пп.

Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома: пример

1 и 2 п. 8 ст. 41 ФЗ «О сельскохозяйственной кооперации».

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *