Проверка библиотечного фонда

Карагандинская ОУНБ

Проверка книжного фонда библиотеки. Как ее организовать?

Проверка осуществляется совместно с увольняющимся работником, а также в присутствии работника отдела комплектования и обработки центральной районной библиотеки.

Проверка фонда — сличение каждой единицы с документами индивидуального учета с целью установления наличия в фонде произведений печати и других материалов.

В ходе проверки выявляют:

  • состояние учета,
  • правильность исключения книг,
  • задолженность,
  • недочеты в работе по сохранности фонда.
  • выявление документов, которые нуждаются в ремонте, реставрации и списании как устаревшие, непрофильные по содержанию

Проверка фонда способствует:

  • восстановлению порядка в расстановке книг на полках,
  • очищению фонда от ветхих и устаревших по содержанию книг, дублетной и непрофильной литературы.
  • выявлению небрежного, невнимательного, халатного отношения к учету, сохранности и использованию фондов;
  • раскрытию случаев разворовывания, если они имели место;

Проверка БФ производится:

  • при смене материально-ответственного лица (при смене руководителя библиотеки или заведующего структурным подразделением в котором есть фонд (читальный зал, абонемент, филиал и др.);
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
  • в случае реорганизации или ликвидации библиотеки, стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

Проверка библиотечных фондов осуществляется одним из способов проведения проверки (посредствам контрольных талонов, по инвентарным книгам) в следующие сроки:

  • наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах — ежегодно;
  • редчайшие фонды — один раз в три года;
  • ценные фонды – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек до 100 тысяч учетных единиц – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек от 100 до 200 тысяч учетных единиц – один раз в семь лет;
  • фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц – один раз в 10 лет;

Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды, приравниваются к очередному сроку проверки.

Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий

Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения акт о списании передается на утверждение.

Вся работа по проверке фонда осуществляется в три этапа:

  • 1) подготовительная работа;
  • 2) проверка фонда;
  • 3) подведение итогов и оформление документально результатов сверки.

Подготовительная работа.

В случае необходимости за месяц до начала проверки в библиотеке вывешивают объявление о сроках ее начала и окончания, где обращаются к читателям с просьбой возвратить к началу проверки документы, задержанные свыше установленного срока. Проводят подготовительную работу с фондом: проверяют точность расстановки, расставляют возвращенные читателями или задержанные при обработке документы. Готовят бумагу для написания контрольных талонов, коробки для них, номерные разделители, цветные карандаши и т.д. Необходимо ведение ежедневного точного учета работы каждого участника проверки.

Основные способы проверки фонда в нашей области

Проверка БФ с помощью контрольных талонов.

Проверка БФ с помощью инвентарной книги.

Выбор способа проверки зависит от условий работы библиотеки, вида расстановки и объема фонда.

Проверка БФ с помощью контрольных талонов.

Это наиболее распространенный способ проверки фонда. Суть его заключается в том, что на каждый экземпляр документа пишется талон размером в половину каталожной карточки.

Существует два варианта проверки фонда с помощью контрольных талонов.

1) талоны составляют по учетным документам, а потом сверяют с фондом на полках;

2) талоны пишутся непосредственно с документов (книги и др.), которые стоят на полках. На каждую книгу выписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автора или первое слово заглавия. Каждый талон вкладывают в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записей.

После написания талонов на весь имеющийся фонд, пишутся талоны на документы выданные читателям (сведения берутся из читательских формуляров). На книги, выданные читателям или в передвижные библиотеки, талоны составляют по книжным формулярам и записям. На книгах, в читательских формулярах, в тетради книг передвижной библиотеки ставят отметку о проверке.

Контрольные талоны расставляют по инвентарным номерам. Проверку осуществляют путем сверки контрольных талонов с инвентарной книгой — против записи ставят отметку о проверке. По инвентарной книге составляют список недостающих книг.

Использованные контрольные талоны сохраняют к следующей проверке в той же последовательности, в которой они сверялись с учетным документом.

Проверка фонда с помощью инвентарной книги заключается в сверке каждой книги с записью в инвентарной книге. Проверку проводят два работника: первый — снимает с полок одну книгу за другой (или берет формуляры выданных книг) и называет их инвентарные номера. Второй — по этим номерам находит записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей. На книги ставят отметку о проверке, а в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный знак («галочку»); отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди выданных читателям .Сведения об отсутствующих изданиях находят в «Тетради регистрации карточек учетного каталога» и учетном каталоге, выписывают на специальный лист.

Итоги проверки оформляют актом определенной формы в 3-х экземплярах. В акте комиссия делает заключения о правильности организации хранения фонда в библиотеке, состоянии ведения его учета и выдачи, выполнении инструкций и распоряжений по этому вопросу, указывает на недостаток в экземплярах и общую их стоимость. Комиссия подает директору ЦБС документы по итогам проверки. Он определяет степень материальной ответственности виновников и утверждает акт. После утверждения первый экземпляр акта передается в отдел комплектования, второй — в бухгалтерию, а третий остается в библиотеке, или отделе библиотеки, фонд которого проверялся. После утверждения акта, невыявленные издания исключают, а сведения о них изымают из каталогов и картотек.

В случае необходимости по результатам проверки директор ЦБС издает приказ, в котором определяются мероприятия по устранению выявленных недостатков в организации учета, хранения и использования фонда, указывает конкретных виновников.

Примерный план проведения проверки книжного фонда (примерный)

Наименование процесса Объем работы Ответственные
1. Приказ о проверке план
2. Объявления о сроках начала и окончания проверки и возврате книг в библиотеку
3 Проведение инструктажа по проверке инструктаж
4. Проверка правильности расстановки фонда экземпляр структурное подразделение (аб, чит. зал, филиал)
Проверка правильности расстановки читательских формуляров по номерам, алфавиту формуляр //-//
Проверка правильности расстановки карточек в учетном каталоге (по алфавиту авторов или названий, инвентарным номерам) карточка
7. Написание контрольных талонов на книги
8. Расстановка контрольных талонов в порядке инвентарных номеров 2000 талонов
9. Сверка контрольных талонов с инвентарной книгой (учетным каталогом) 1000 талонов
10. Поиск документов, которые не прошлиинвентаризацию один документ
11. Составление списка отсутствующих документов, которые были выявлены в результате инвентаризации
12. Просмотр инвентарных книг. На документ, который не прошел инвентаризацию, выписать контрольный талон
13. Поиск документов, которые не прошли инвентаризацию
Составление списка отсутствующих документов, которые были выявлены в результате инвентаризации
15. Написание акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий
16. Результаты проверки (приказ).
17. Мероприятия по устранению выявленных недостатков в организации учета, хранения и использования фонда

Проверка библиотечного фонда. Методические рекомендации

Проверка фонда — это периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.
В соответствии с Приказом Министерства Культуры РФ от 8 октября 2012 года № 1077 г. Москва «Об утверждении порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» обязательная проверка фонда производится:
— при смене материально ответственного лица;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
— при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
— при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Плановую проверку необходимо тщательно готовить за 2-3 месяца до ее проведения. В чем это выражается?
1. Проверяем выборочно акты на списание, оформленные между проверками (все ли книги вычеркнуты из инвентарных книг); если при случайной выборке обнаружены пропуски — проверяем весь акт
2. Ликвидируем задолженность среди пользователей (проверяем читательские формуляры и работаем с должниками).
3. Работаем с «Тетрадью учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»: проверяем, все ли оформлено, как полагается, составляем соответствующие акты.
4. Просматриваем фонд на предмет правильности расстановки.
В библиотеках с фондами до 50 тыс. учетных единиц проводится плановая проверка фонда один раз в 5 лет («Инструкции об учете библиотечного фонда»).
Проверке подлежат все виды документов, включая аудиовизуальные документы (АВД), электронные, которым присвоен инвентарный номер.

Некоторые технологические правила Во время проверки фонда необходимо учесть следующее:
• стеллажи с проверенными книгами в обязательном порядке помечаются с целью разделения от стеллажей с непроверенными книгами (ни один стеллаж не должен быть пропущен);
• чтобы исключить путаницу ежедневно ведутся записи учета проделанной работы, где отмечаются: номера проверенных стеллажей и полок, число написанных контрольных талонов или проверенных книг, а также количество отложенных книг для дальнейшего выяснения;
• если в процессе проверки вы принимаете книги от читателей, то надо заранее оговорить вариант работы с этими книгами – сразу пишется талон на принятую книгу и делается пометка о проверке или отводите таким книгам отдельное место и работаете с ними в последнюю очередь;
• книги с разного рода недоразумениями (под данным инвентарным номером числится не та книга; отмечена как выбывшая, нет инвентарного номера и т.д.) откладывать на специально отведенное место с соответствующими записями на них (обязательно в алфавитном порядке) и разбираться с ними в конце проверки. Технология проверки книжного фонда при помощи индикаторов Алгоритм проверки 1. Выбираем значок для отметки о проверке.
2. Проверяем правильность расстановки индикаторов в топографическом каталоге.
3. Берем издание со стеллажа. На книге и на индикаторе (или в инвентарной книге) делаем пометку о проверке (выбранный значок). На читательском формуляре пометку о проверке ставить тоже.
4. В конце проверки из топографического каталога изымаем индикаторы, не отмеченные значком, т.е. не прошедшие проверку.
5. Сверяем индикаторы с топографическим каталогом Отдела комплектования и обработки.
6. Составляется акт о проверке и акт на списание по неустановленным причинам (в 3-х экз.).
7. Остальные книги, не прошедшие проверку и не вошедшие в акт по неустановленным причинам, списываются на усмотрение администрации, т.е. оформляется замена или возмещается ущерб материально ответственным лицом.
Образцы индикатора:

Шифр Инв. №
Автор
Заглавие
год издания Цена

63 56432
Тимирязев А.И.
Школьная жизнь
1980 0,56

В филиалах 8, 21, 22, 24, 25 только индикаторы (инвентарных книг нет).
Индикаторы расставляются по двум группам: а) на книги с инвентарными номерами с 77451 по 129857 — в порядке возрастания инвентарных номеров (старый учёт при централизации);
б) с 1977г. на книги по новому учету с 1 номера.
Инвентарные номера могут в новом и старом учете повторяться. Обращайте внимание на года.
Название и номер книги должны соответствовать индикаторам и записи в инвентарной книг.
Возможные причины выявляемых потерь:
злоупотребления сотрудника (хищение, подделка документов, злоупотребление служебным положением);
несоответствие нормам хранения библиотечного фонда (при этом открытый доступ признается как производственно-хозяйственный риск);
несоответствие нормам использования библиотечного фонда (читательская задолженность более 3-х лет; нарушение правил выдачи и количества выданного; выбытие читателей из населенного пункта с невозвращенными в библиотеку изданиями).
Примерные нормы работ
по индикаторам на одного человека
за один час работы
Написание индикаторов — 60 индикаторов (1 индикатор в минуту).
Подбор индикаторов по инвентарным номерам — 270 индикаторов (1 индикатор — 13 сек.).
Сверка индикаторов с инвентарной книгой — 240 индикаторов (1 индикатор — 15 сек.).
В целом, на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратится 24-26 часов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *