Публикационная деятельность архивов

ПУБЛИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Смотреть что такое «ПУБЛИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ» в других словарях:

  • публикация архивных документов — Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины научно информационная деятельность архивов … Справочник технического переводчика

  • Публикация архивных документов — 127 ПУБЛИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами… Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… … Официальная терминология

  • публикация архивных документов — 127 публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • публикация — 3.16 публикация: Документ, размноженный каким либо способом и предназначенный для распространения. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ЗАБЕЛИН Иван Егорович — Иван Егорович (17.09. 1820, Тверь 31.12.1908, Москва), историк, искусствовед, археолог, коллекционер, один из основателей Исторического музея (ныне Государственный Исторический музей (ГИМ)), автор более 250 работ, посвященных средневек. периоду… … Православная энциклопедия

  • научно-информационная деятельность — 3.1.32. научно информационная деятельность; НИД: Область деятельности по удовлетворению потребности в научно технической информации Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • научно-информационная деятельность архива — Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины научно информационная деятельность архивов … Справочник технического переводчика

Архивное дело в Российской Федерации

Архивное дело – профессиональная деятельность по хранению и использованию архивных документов. В соответствии с российским законодательством этой работой занимаются государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица и граждане. Между всеми названными выше составляющими существует функциональная взаимосвязь, объединяющая их в единую архивную отрасль. О том, что представляет собой организация архивного дела в Российской Федерации, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Архивная сфера носит межотраслевой характер: нет направления деятельности общества и государства; отрасли; учреждения, организации или предприятия, в которых не создавались документы, которые со временем приобретают статус архивных документов.

В соответствии с законодательством архивное дело в Российской Федерации – это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Как следует из приведенного выше определения, выделяются четыре функции или генеральных направления в области архивного дела: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Организация управления архивной отраслью

В Российской Федерации существует трехуровневая система органов управления архивной отраслью: на федеральном уровне, уровне субъектов Российской Федерации и муниципальном уровне. Полномочия четко разграничены Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

При этом разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела, а также функция установления единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов закреплены за Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст.4, п. 1

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют Министерство культуры Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Компетенция и полномочия разграничены законодательно.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст.16

В настоящее время Росархив и подведомственные ему архивы не осуществляют функцию контроля за сферой документационного обеспечения управления (ДОУ) в организациях, как это было несколько лет тому назад. Архивные учреждения имеют право проверки архивного дела и делопроизводства только в организациях-источниках комплектования, т.е. в тех организациях, которые передают им документы на государственное хранение.

Правила организации хранения, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. — П.4.2.3

Сегодня Росархив ставит задачу разработки и принятия в Российской Федерации нормативного правового акта о наделении его полномочиями по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию, по контролю и надзору не только в сфере архивного дела, но и делопроизводства. Данная позиция Росархива отражена в Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Законодательством установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации постоянно. т.е. бессрочно хранятся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, в организациях Российской академии наук.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст.18, п.1,3

Эти учреждения представляют собой единую систему публичных архивохранилищ.

Хранение архивных документов, образующихся в деятельности юридических лиц

Современная нормативно-правовая база в архивной сфере направлена в первую очередь на обеспечение сохранности документов, в том числе архивных документов, образующихся в деятельности государственных, муниципальных и негосударственных организаций.

В соответствии с действующим архивным законодательством государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, а организации вправе создавать у себя архивы для хранения образовавшихся в их деятельности документов.

Но любая организация обязана обеспечить финансовые, материально-технические и иные условия для работы с архивными документами; предоставлять архивам (архивохранилищам) помещения, отвечающим нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст.13,15

Архивом в организации считается самостоятельное структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование. Учет использование архивных документов. Следовательно, архив должен быть указан как подразделение в утвержденной структуре организации и архив должен быть назван в штатном расписании организации (указывается должность руководителя архива). Если в организации имеется специальное оборудованное помещение для хранения архивных документов, но отсутствуют вышеуказанные признаки архива, то архива в организации нет, а создано архивохранилище.

Архивохранилище создается, как правило, при службе ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.). Руководитель службы ДОУ отвечает за работу сотрудников архивохранилища, которые по штатному расписанию относятся именно к этой службе.

Без наличия архива или архивохранилища в организации невозможно обеспечить сохранность архивных документов, рационально организовать их хранение и последующую передачу из структурных подразделений, наладить строгий учет и эффективное их использование.

В зависимости от состава документации в организации могут создавать различные архивы или структурные подразделения одного архива для приема управленческой документации, научно-технической документации, документации на электронных носителях или иной документации.

Бурова Е.М. к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

Публикационная деятельность

Публикационная деятельность архивов — совокупность работ по подготовке документальной публикации, включающая определение типа, вида и формы публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством.

При осуществлении публикации документов следует руководствоваться Правилами издания исторических документов в СССР (М., 1990).

Росархив координирует и организует работу по подготовке и изданию документальных публикаций.

Типы, виды и формы публикаций документов. Издания документов различаются по назначению, задачам, характеру публикуемых источников и в соответствии с этим по методам археографической и полиграфической подготовки, эти различия служат основанием для распределения изданий по типам, видам и формам.

Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.

Публикация научного типа предназначена для научного исследования, в большинстве случаев заменяет непосредственное обращение к документам, освещает историю создания текста, внешние особенности публикуемых материалов, определяет их место среди других исторических источников.

Научная публикация — результат комплексного исследования (источниковедческого, палеографического, текстологического, археографического и т. д.) публикуемых документов и обязательно включает научно-справочный аппарат, отражающий все стороны этого исследования.

Публикация научно-популярного типа предназначена для распространения исторических знаний и популяризации исторических источников, помощи читателям в прочтении и пони- мании текстов исторических источников, что достигается с помощью научно-справочного аппарата публикации.

Публикация учебного типа предназначена для более глубокого изучения и усвоения учебных программ и может носить в зависимости от задач общий, краеведческий или специальный характер. Учебные издания выпускают для школьников, учащихся средних специальных учебных заведений, студентов, преподавателей, то есть учитывают возрастные, профессиональные и другие особенности читателей.

Виды изданий документов определяются составом публикуемых источников, и в соответствии с этим издания могут быть пофондовыми, тематическими и включать документы одной разновидности или одного лица.

Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя, хранящиеся в других фондах и архивах.

Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по определенной теме независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одного вида состоят из исторических источников одного вида (протоколы, акты, письма) независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одного лица состоят из исторических источников, созданных этим лицом в процессе его жизни и деятельности, независимо от фондовой принадлежности публикуемых документов.

Форма публикации архивных документов (структура и материальная реализация издания) может быть корпусом (сводом источников по какой-либо теме), серией, сборником, моноизданием (изданием одного памятника), альбомом, буклетом, плакатом, а также публикацией в периодических и продолжающихся изданиях. Объемные публикации могут состоять из томов, выпусков и частей.

Том — структурная часть многотомного или продолжающегося издания, представляющая собой полиграфически законченную единицу, имеющую свой титульный лист, заголовок (или номер) и самостоятельную нумерацию страниц в пределах тома.

Выпуск — часть периодического издания или серии, выходящая в виде самостоятельной печатной единицы.

Часть — ступень деления текста книги, имеющая, как правило, самостоятельный номер и (или) заголовок. Часть может делиться на разделы.

К новым способам публикации архивных документов относятся публикации документов в микроформах и в электронной форме — в виде дискет, компакт-дисков, банков данных, мультимедиа.

Организация работы по научному изданию документов. Выявление и отбор документов. Выявление документов должно быть полным и всесторонним в соответствии с задачами, типом и видом публикации, кругом исторических источников, определенных для нее.

Работе по выявлению документов предшествует составление возможно полного библиографического списка литературы и ее изучение с целью ориентации археографа в вопросах осуществляемого издания, историографии темы, ее источни- ковой базы.

Круг источников выявления документов определяется темой, типом, видом и целью издания. Для установления круга источников необходимо знание литературы, сети архивов, системы научно-справочного аппарата архивов, истории фондо- образователей, истории комплектования фондов, их сохранности, степени использования документов в печати.

Источниками выявления опубликованных документов являются официальные издания правительственных органов, издания ведомств и общественных организаций, статистические издания, периодическая печать (центральная, местная, ведомственная, многотиражная, зарубежная пресса), сборники документов, мемуары, исследования, техническая литература.

Неопубликованные документы выявляются в федеральных, региональных и муниципальных архивах, архивах министерств и ведомств, в общественных, политических, творческих организациях, в рукописных собраниях музеев и библиотек, личных архивах и коллекциях, при необходимости — в зарубежных государственных и частных хранилищах.

После изучения их научно-справочного аппарата составляется список или картотека фондов, по которым следует провести выявление документов, намечаются для просмотра описи.

При изучении описей и отбора дел для просмотра учитывается степень раскрытия содержания дел в заголовках. Отбираются не только дела, непосредственно касающиеся темы публикации, но и дела, в которых можно предположить наличие близких по тематике документов. Выявление целесообразно начинать с основных структурных частей учреждения, документы которых наиболее полно отражают его деятельность.

При выявлении следует учитывать причинно-следственные связи документов инициативного, исполнительного и итогового характера. Определяется комплекс дел для полистного изучения. Следует стремиться к выявлению всех имеющих самостоятельное значение текстов документа. В первую очередь выявляются автографы и подлинники, затем отпуски, заверенные копии и окончательные варианты документов.

На каждый выявленный документ составляется карточка; картотека выявленных документов может вестись и в компьютерной форме.

Отбор выявленных документов для всех типов изданий проводится на основе принципа историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа документов и в соответствии с теми критериями отбора, которые были определены при решении вопроса о целях и задачах издания.

Принцип историзма предполагает каждый источник рассматривать как продукт конкретной исторической эпохи с учетом причин его возникновения и выполняемой им функции; показывать изучаемые проблемы, вопросы в развитии; представлять комплекс взаимосвязанных документов, последовательно освещающих исторические явления.

Принцип объективности, предполагающий всесторонность изучения исторических явлений во всей их сложности, многогранности и противоречивости, реализуется путем отбора источников различных видов, отражающих разнообразные стороны действительности и их оценку авторами документов.

Источниковедческий анализ документов при отборе предполагает: установление подлинности, времени, места, условий создания и внешних особенностей документа, авторства, обстоятельств происхождения текста, определение достоверности, политической направленности, полноты, представительности, научной значимости, новизны, содержащейся в источнике информации, степени сохранности и способа воспроизведения текста документа. На основе проведенного анализа определяется соответствие документов критериям отбора, выработанным в зависимости от темы и задач конкретного издания, и решается вопрос об использовании каждого документа в издании (публикация полностью или в извлечениях, использование в научно-справочном аппарате). При отборе учитывается также полнота представленных в публикации видов источников.

Отбор документов следует проводить поэтапно: сначала в процессе выявления — по карточкам, перечням, — и окончательно после выявления всего комплекса и уточнения структуры издания — по копиям документов.

Выбор и передача текста документов. Для документальной публикации отбирается основной текст документа, определяемый на основе текстологического анализа всех выявленных и имеющих самостоятельное значение текстов данного документа, независимо от способа их воспроизведения, как сохранившихся в архивах, так и опубликованных. Во всех типах и видах документальных публикаций текст документов должен передаваться с точным сохранением стилистических и языковых особенностей.

Археографическое оформление документов. Текст каждого документа в документальной публикации сопровождается редакционным заголовком и легендой.

В заголовке указывается порядковый номер документа в данной публикации, наименование (разновидность) документа, автор, адресат, краткое содержание, дата, место написания, делопроизводственный номер, грифы (срочности, секретности).

В легенде обозначаются контрольно-справочные сведения о документе: поисковые данные (архивный шифр), подлинность, указание языка (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида, в том числе печати, ссылки на предыдущие публикации документа.

Определение структуры и систематизация документов.Структура документального издания зависит от типа, вида и формы публикации, темы и характера публикуемых документов. Могут применяться: хронологическая, тематическая, географическая схемы систематизации, систематизация по авторам, корреспондентам или видам документов или их сочетания. Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией.

Подготовка научно-справочного аппарата издания, приложений и иллюстраций.

Состав научно-справочного аппарата документальной публикации зависит от типа, вида и формы издания. В него входят: предисловие, примечания по тексту и содержанию, различные указатели, хроника, список сокращений, терминологический словарь, библиография, перечни публикуемых и непубликуемых документов по теме, оглавление (содержание), возможны и другие приложения, иллюстрации, таблицы.

3.7. Публикационная деятельность архивов

История развития публикационной деятельности архивов в России. Важнейшей функдией государственных архивов на всех этапах развития архивного дела была издательско-публи-кационная деятельность. Так, еще bXVIII в. были предприняты попытки официально издавать указы; помимо этого, печатались и отдельные важные политические документы. Публиковались и частные архивные материалы. Издания предпринимались сначала в частном порядке самими же собственниками архи­вов или крупными меценатами (например, С.Д. Шереметьев), а позднее и научными учреждениями (например. Академия наук). Публикации производились по выборочной системе, которая не исчерпывала всего содержания архивов. Для того, чтобы составить общее представление об этих изданиях, можно указать на отдельные из них. Например, одним из наиболее крупных ранних изданий был «Архив князя Воронцова», со­стоящий из 40 томов. Несколько позднее вышли «Архив кн. Ф.А. Куракина» под редакцией М. Семевского; «Архив графов Мордвиновых» в 10 томах под редакцией В.А. Бильбасова и др. Крупным шагом впередвделеопубликования материалов част­ных архивов было издание «Архива Раевских», подготовленное на средства его обладателей под редакцией Б.Л. Модзалевского. С этого издания начался переход от опубликования архивов крупных вотчинников-вельмож к научному освоению частных фондов, отложившихся от тех представителей дворянства, ко­торым уже были не чужды идеалы декабристов. Что касается публикации документов монастырских и церковных архивов, то наибольшее количество их появилось в изданиях Петербург­ской археографической комиссии и отчасти губернских ученых архивных комиссий.

Виды информационных документов. Информационные до­кументы составляются архивными учреждениями на основании документальных материалов для организации научной инфор­мации. Подготовленные архивом информационные документы направляются заинтересованному учреждению и могут быть опубликованы полностью или в извлечениях только с разреше­ния соответствующего архивного учреждения с обязательной ссылкой на местонахождение приведенных в информационных документах материалов и указанием фамилий их составите­лей. Могут составляться следующие виды информационных документов: информационное сообщение (информационное письмо); справка-ориентировка; тематический перечень; спи­сок-справочник; тематическая справка; обзоры, путеводители, описи, каталоги и т.д.

1. Информационное сообщение является наиболее простым видом информационного документа и составляется в виде краткого официального письма, в котором сообщается об имеющихся в архиве документальных материалах по опреде­ленному вопросу. В информационном сообщении обычно только перечисляются вопросы и не дается ни детальной харак­теристики самихдокументальных материалов, ни подробного изложения их содержания, ни указаний на исковые данные. В необходимых случаях могут упоминаться лишь полные на­звания фондов.

2. Справка-ориентировка раскрывает содержание докумен­тальных материалов архива по тому или иному вопросу (теме), имеющему актуальное значение. В ней указываются следующие данные: наименование вопроса, по которому составлена ориен­тировка; название архива (указывается в заголовке); названия и номера фондов; крайние даты документов, освещающих во­прос (тему); краткое содержание важнейших документов или единиц хранения. Указание исковых данных документальных материалов в справке-ориентировке не обязательно.

3. Тематический перечень документальных материалов вклю­чает в себя заголовки отдельных документов, освещающих тему.

В заглавии тематического перечня дается название темы, по­сле чего в графах приводятся следующие данные: порядковый номер документа; дата документа (год, месяц, число); заголо­вок документа (или единицы хранения) и аннотация к нему; исковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, листов); примечания. Заголовки располагаются независимо от их фондовой принадлежности: по хронологическому признаку, вопросно-предметному, по значимости вопроса и т.д. 4. Список-справочник составляется на документальные ма-териалы одного или нескольких архивов, содержащие сведе-ния о полезных ископаемых. Каждая запись сопровождается указанием на шифр документа, послужившего основанием для [внесения ее в список.

5. Тематическая справка представляет собой последователь-ное изложение сведений, содержащихся в документальных материалах по данной теме. Текст справки должен быть крат­ким, сжатым. Изложение дается в хронологическом порядке (событий, а не документов, их освещающих. Исковые данные могут указываться как в конце справки, так и в ее тексте, после изложения каждого факта или события.

6. Справочники, обзоры, путеводители и др. Популяризация документальных материалов проводится путем организации выставок документов, подготовки статей для периодической печати, радио и телепередач, создания тематических альбомов, учебных и учебно-наглядных пособий по истории для школ и документальных кинофильмов на основе архивных материа­лов, проведения научных конференций, вечеров встреч, лекций и докладов. Для правильной организации этой работы составля-ются хроника событий и указатель основных биографических дат выдающихся лиц. Также архивы сообщают об отдельных инте­ресных архивных документах; новых поступлениях; материалах архива по теме; фонду, архиву в целом; об открытии выставок документов; о работе архива по хранению, обработке и исполь­зованию документальных материалов и т.п. Опубликованные справочники позволяют установить местонахождение нужных материалов, провести предварительную работу по их подбору.

Справочники издаются выборочно. Издание общих спра­вочников, путеводителей позволяют архиву привлечь внимание исследователей к своим материалам, поэтому каждое архивное Учреждение прежде всего стремится издать справочник обще­го характера, чтобы предоставить потребителю сводную ин­формацию о значительном комплексе документов на уровне архивного фонда. Основным требованием к изданию справоч­ников является точность данных, научно обоснованная схема построения, единство приемов описания. После издания общего справочника осуществляется задача по изданию описей наи­более ценных и широко используемых фондов. Сотрудничество государственных архивов между собой дает возможность вводить в научный аппарат подобного рода изданий комплексы взаимо­дополняющих документов, которые с максимальной полнотой раскрывают тему публикации. Основным принципом при под­готовке документальных публикаций является стремление к максимальной точности воспроизведения текста документа.

В настоящее время на основе рассекреченных документов издаются архивные материалы по ранее закрытым темам. На базе документальных материалов в архивах подготавливаются тематические альбомы, различного рода учебные пособия, комплекты фотокопий архивных документов по отдельным проблемам, хрестоматии, диафильмы и диапозитивы на раз­личные сюжеты отечественной истории. В учебные к учебно-наглядные пособия по истории включаются наиболее яркие документы, интересные не только по содержанию, но и по своему внешнему оформлению.

Архивами были предприняты практические шаги по под­готовке новых форм документальных изданий и научно-спра­вочного аппарата, прежде всего на микрофишах, рулонных микрофильмах, в виде различных банков данных. В сфере гуманитарного сотрудничества по публикации архивных ис­точников значительным явлением стала кооперация работы с зарубежными партнерами. Архивные органы осуществили издания многотомных научных серий и отдельных сборников по средневековой, новой и новейшей истории России. Приме­рами издательской деятельности архивов могут служить такие публикации, как «Государственные архивы СССР: справочник» (1989 г.); «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и на­учно-отраслевых архивах» (1991 г.); «Государственный архив Российской Федерации. Фонды Государственного архива Рос­сийской Федерации по истории белого движения и эмиграции. Т. 4» (2004 г.) и т.д.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *