Реестр описей, образец

Бланкер.ру

Реестр описей – документ, требующий своего составления при наличии двух или же более описей и, тем самым, служит для систематизации описей в архиве предприятия.

Информация, отображающаяся в реестре описей:

  • дата начала и окончания ведения данного учетного документа;
  • номер фонда, а так же регистрационный номер описи;
  • название описи;
  • количество дел, зафиксированных в описи как постоянного, временного хранения, так и дел по личному составу;
  • крайние даты всех перечисленных документов;
  • количество листов в конкретной описи;
  • количество экземпляров описи;
  • какие-либо примечания, касающиеся конкретной описи и занесенных в нее документов.

Описи вносятся в реестр в хронологической последовательности их поступления, соблюдая при этом их порядковые номера. В конце описи следует отобразить общее количество описей, зафиксированных в данном реестре (как цифрами, так и прописью), а так же общее количество из них дел постоянного хранения, временного, а так же документов по личному составу. Реестр описей должен быть подписан уполномоченным работником архива организации (как правило, им является руководитель архива или лицо его временно замещающее), а так же в обязательном порядке содержать расшифровку подписи заинтересованного лица.

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel () . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

>К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Реестр передачи документов в электронном виде

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

  1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
    Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
  2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю: Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:

Вас также могут заинтересовать:

  • Хранение и восстановление учредительных документов организации
  • Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно. ——T——————————T——T——-T————¬ ¦ N ¦ КОРРЕСПОНДЕНТ ¦ ДАТА ¦ НОМЕР ¦НАИМЕНОВАНИЕ¦ ¦ п/п ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+——————————+——+——-+————+ ¦—-¬¦——————————¬¦——¬¦——¬¦————¬¦ ¦¦ ¦¦¦ ¦¦¦ ¦¦¦ ¦¦¦ ¦¦ ¦L—-¦L——————————¦L——¦L——¦L————¦ ¦ ¦——————————¬¦ ¦——¬¦————¬¦ ¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦¦ ¦¦ ¦ ¦L——————————¦ ¦L——¦L————¦ L——+——————————+——+——-+————-
Дата: Сдал: Принял:
Форма реестра
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

  • Реестр: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Реестр» по всему сайту
  • «Форма реестра учета документов в структурных подразделениях таможенных органов».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Форма реестра участников накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих на бумажных носителях
  • Форма реестра учета граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне
  • Форма реестра федеральных норм по стандартизации
  • Форма реестра хозяйствующих субъектов, имеющих долю на рынке определенного товара в размере более чем 35 процентов
  • Форма реестра, содержащего сведения о результатах углубленных медицинских осмотров работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами
  • Форма сводного реестра для перечисления денежных средств
  • Форматы страниц книг информационной системы обеспечения градостроительной деятельности. Реестр книг информационной системы обеспечения градостроительной деятельности. бланк страницы книги (образец)
  • Форматы страниц книг информационной системы обеспечения градостроительной деятельности. Реестр дел о земельном участке. Опись дела о земельном участке (образец)
  • Формы реестра федерального имущества. Сведения о земельных участках
  • Формы реестра федерального имущества. Сведения о зданиях, сооружениях, объектах незавершенного строительства

>Реестр описей дел в архиве

Правила и образец заполнения

Первым делом можно заполнить титульный лист. Сделать это несложно: надо написать только наименование организации и период ведения учета. Как обычно, дата начала журнала вписывается с момента его открытия и занесения в него первой записи. Крайнюю дату проставляют после того, как будет заполнена последняя строка документа.

Что касается самого реестра, то в нем фиксируются описи в порядке их поступления. Данные, которые должны быть указаны, следующие:

  • номер фонда (графа 2);
  • номер и название описи (графы 3 и 4);
  • количество описанных в них дел (графы 5-7);
  • количество листов (томов) в учетной единице и ее экземпляров (графы 9 и 10);
  • любые примечания для удобства ведения учета.

Разобрались, какие данные должны быть вписаны в реестр описей дел в архиве. Образец заполнения с учетом этих правил вы можете посмотреть ниже.

Из установленной Правилами формы реестра видно, что в нем необходимо составлять итоговые записи. Это надо делать ежегодно по состоянию на 1 января наступившего года.

В записях следует уточнять:

  • сколько учетных единиц хранится;
  • сколько из них должны храниться постоянно и временно, сколько — по личному составу;
  • сколько документов поступило и выбыло в прошлом году.

Такие итоговые записи должны быть подтверждены подписями работника, ответственного за ведение учета, а также заверены руководителем архива, если он назначен.

Методические рекомендации

Реестр описей. Основная цель ведения реестра описей – поединичный и суммарный учет описей дел архива. Отдельной описью дел считается опись с самостоятельной нумерацией единиц хранения. Если одна опись дел находится в нескольких томах, то она учитывается реестром описей как одна опись. Если же в одной обложке заключено несколько описей, каждая из них заносится в реестр описей отдельно.
В реестре описей дел указываются: номер по порядку, номер фонда, номер описи дел (название), крайние годы документов, количество единиц хранения, количество листов в описи дел, количество экземпляров описей, отметка о выбытии, примечание. В примечании указываются основание и дата выбытия описи дел.
Ежегодно на 01 января года, следующего за отчетным годом, в реестре описей дел составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
Пример:
Всего за 2010 год поступило новых описей дел – 30, в том числе:
— постоянного хранения – 8
— по личному составу – 7
— личного происхождения – 15.
Итого на 01.01.2011 года по реестру описей дел числится 3772 описи,
в том числе:
1) постоянного хранения – 2953
2) по личному составу – 680
3) личного происхождения — 87
4) научно-технической документации (НТД) – 52.
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Паспорт архива – документ учетно-статистического характера. В паспорте архива приводятся сведения по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом.
Паспорт архива состоит из пяти разделов:
1) состав и объем архивных документов;
2) состав и объем страхового фонда копий архивных документов;
3) состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам;
4) состав и объем научно-справочной библиотеки;
5) условия хранения документов.
К паспорту архива составляется пояснительная записка, в которой описываются показатели каждого раздела паспорта.
Пример:
По состоянию на 01.01.2010 года в архиве числилось 3168 фондов:
— 59 фондов периода до 1917 года
— 2041 фонд периода после 1917 года
— 1068 партийных фондов.
В 2010 году количество фондов увеличилось на 7 фондов периода после 1917 года.
Количество фондов периода до 1917 года и партийных не изменилось.
Уменьшения количества фондов не было.
Итого на 01.01.2011 года в архиве числится 3175 фондов (3168 + 7 = 3175):
— 59 фондов периода после 1917 года
— 2048 фондов периода после 1917 года (2041 + 7 = 2048)
— 1068 партийных фондов.
По такому же принципу рассчитываются показатели всех разделов паспорта архива.
Паспорт архивохранилища предназначен для суммарного учета архивных фондов и архивных дел архивохранилища. Паспорт архивохранилища единственный основной учетный документ архива, форма которого не установлена Правилами, а является произвольной. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище документов. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом.
Список фондов, содержащих особо ценные дела (ОЦД), служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Фонды вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Порядковый номер является вспомогательным и в других учетных документах не используется. За фондами, содержащими ОЦД, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Сведения о количестве ОЦД архива вносятся ежегодно в паспорт архива.
Пример:
Итого на 01.01.2010 по списку фондов, содержащих особо ценные документы, числится 125 фондов.
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Опись особо ценных дел (ОЦД) составляется для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда. Опись ОЦД составляется на каждый фонд отдельно в трех экземплярах по мере их выявления. Первый хранится у работника, осуществляющего учет архивных документов архива, второй передается вместе со страховым фондом на специальное хранение, третий передается в хранилище, в котором находятся ОЦД. Описи ОЦД составляются на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества ОЦД. Обычно составляется одна опись ОЦД независимо от количества описей дел в фонде. Если опись ОЦД составлена по нескольким описям дел, то целесообразно составить к ней краткое предисловие. В опись ОЦД дела вносятся строго в порядке номеров описей дел, а внутри каждой описи — в порядке возрастания номеров дел. В описях ОЦД за ними сохраняются их прежние учетные номера, присвоенные им по общим учетным документам.
Если все или большинство дел по описи дел являются особо ценными, отдельная опись ОЦД может не составляться, а копируется имеющаяся опись дел фонда, к ней оформляется новый титульный лист. В этом случае к ней составляется номерник, который является переводной таблицей от номера дела к номеру единицы хранения страховой копии. В основных учетных описях дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется отметка «ОЦ». Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения. В итоговой записи описи дел указывается общее количество ОЦД, включенных в опись.
На ОЦД создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке. Сведения о копировании ОЦД, в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи ОЦД по мере проведения их страхового копирования. По завершении копирования всех ОЦД по данной описи ставится отметка «Все единицы хранения скопированы, дата, должность, подпись».
В случае если в результате анализа проведенной ранее работы по выявлению ОЦД архивом будет принято решение об исключении части документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся необходимые уточнения.
Реестр описей ОЦД ведется для обеспечения суммарного учета описей (номерников) ОЦД. В конце отчетного года в реестре описей ОЦД составляется итоговая запись об общем количестве ОЦД.
Дело фонда — это комплекс документов по истории учреждения-фондообразователя и архивного фонда. В дело фонда включаются документы:
— историческая справка;
— листы фонда после пересоставления;
— акты приема–передачи документов на государственное хранение;
— акты о выделении дел к уничтожению;
— акты об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду;
— акты и листы проверок наличия и физического состояния дел;
— акты описания архивных документов, переработки описей дел;
— акты о разделении или объединении дел;
— акты о технических ошибках в учетных документах;
— акты об изъятии подлинных единиц хранения;
— акты о не обнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны;
— акты о рассекречивании дел и переводе их на общее хранение;
и другие.
Каждый вид актов имеет свою валовую нумерацию. На актах и документах, включенных в дело фонда, ставится штамп (2 х 10 см). Содержание штампа: «Учтено в (указывается в каких учетных документах: книге фондов, книге поступлений и текущих изменений в составе и объеме фондов, листе фонда, описи) дата _________, подпись____________».
Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. На объединенный фонд заводится новое дело фонда, в которое помещаются документы, связанные с его созданием. Дела фондов, вошедших в состав объединенного фонда, включаются в его дело фонда.
Все документы в деле фонда должны быть пронумерованы, подшиты и заключены в твердую обложку. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. В конце дела фонда помещается лист-заверитель с указанием количества листов в деле фонда.
Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов в отдельном помещении для учетных документов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *