Составление описей дел

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

⇐ Предыдущая456789101112

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи (рис. 7.3.).

Опись дел структурного подразделения является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов.

При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, составляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Пред внесением заголовков дел в описи проверяют:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность оформления и группировки документов в деле;

• правильность оформления дел.

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

·

    • порядковый номер дела (тома, части) по описи;
    • индекс дела (тома, части);
    • заголовок дела (тома, части);
    • дата дела (тома, части);
    • количество листов в деле (томе, части);
    • срок хранения дела;

· • дополнительные сведения о деле пишут полностью. Причем заголовок воспроизводят на каждом новом листе также полностью;

· • дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;

· • графу «Примечание» используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.

· За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

· Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.


· При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

· Составляют Опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй — вместе с делами передают в архив организации.

· Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.

· По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графическим карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

· 8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

· В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу.

· Передачу дел производят только по описям.

· Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительный случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.

· Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.

· В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагает причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся У руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не быг1и заведены и т.п.).


· Дела доставляют в архив, увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.

· Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.

· При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).

· Порядок работы с делами, законченными делопроизводством (их оформление, порядок оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи в архив и т.д.), записывают в нормативном документе -положении об архиве, или в положении о службе документационного обеспечения управления организации, а также в инструкции по организации делопроизводства в организации.

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые документы, а также издания. Эти документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярно.

Регистрация документов и изданий в ИПС производится отдельно от регистрации несекретной документации.

При незначительном объеме документов и изданий в зависимости от степени ограничения доступа разрешается вести их регистрацию совместно с другой несекретной документацией. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу, применяемого в организации, но в краткой форме, например: «ДСП» — для служебного пользования; «КФД» — конфиденциально и др.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в РКФ учета и распространения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

11.2.2 Печатание, размножение и рассылка конфиденциальных документов

Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости — технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).

На первом листе каждого документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания документа (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ- дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.

Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Пересылка документов и дел в другие организации в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.

Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересыпки этих документов запрещается.
На упаковке указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением грифа ограничения доступа.

На упаковке документов не указывают фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

Передача документов иностранным учреждениям, организациям, фирмам и их представителям допускается в каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.
Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия организаций.

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати, в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения. Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку. Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации, подготовившей эти документы. Копирование дел для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями составителями. Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступ периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче из структурных подразделений в архив организаций, а также при подготовке дел постоянного и долговременного сроков хранения к передаче в государственный архив. Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы ДОУ, других структурных подразделений. Решение комиссии оформляется составленным по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного и долговременного сроков хранения в государственный архив. На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел. Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Росархива.

⇐ Предыдущая456789101112

Эта страница нарушает авторские права

2 Правила составления, оформления, согласования и утверждения, описи дел структурного подразделения.

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи. Опись дел структурного подразделения является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов. Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации. Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4.: верхнее и нижнее поля — 20 мм, левое -30 мм, правое -10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера). При оформлении описи на двух г и более листах, второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, черточек и других знаков.

Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводит­ся графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах. Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа. Не следует допускать переноса части заголов­ка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.

Пред внесением заголовков дел в описи проверяют: • соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; • правильность оформления и группировки документов в деле; • правильность оформления дел.

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью. Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.

При составлении описи соблюдают следующие правила: • каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером; • графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела; • при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью, а все остальные однородные дела обозначают словами «то же». • дополнительные сведения о деле пишут полностью. Причем заголовок воспроизводят на каждом новом листе также полностью; • дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре; • графу «Примечание» используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.

Если в дело сформированы документы за несколько лет, такое дело включается в опись по дате заведения. При этом следует неукоснительно соблюдать следующее требование: в годовые разделы за последующие годы заголовок такого дела вносится без номера и делается ссылка «см. дело № ___». Даты и количество листов переносятся в опись с обложки дел. За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел). Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения. При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена. Составляют Опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй — вместе с делами передают в архив организации. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись. По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графическим карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения

Опись дел – это информационно-поисковый справочник, содержащий систематизированный перечень ед. хранения и предназначенный для их учета, закрепления систематизации, раскрытия состава и содержания. Опись служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Описи дел составляются отдельно на:

Дела постоянного хранения;

Дела по личному составу;

Дела временного (свыше 10 лет хранения);

Дела состоящие из документов, заводимых только в данной организации (научные отчеты по темам, техническую и технологическую документацию).

Самостоятельные описи могут составляться и на некоторые виды ОРД (приказы, постановления, протоколы).

Дела профкома включаются отдельным разделом в НД организации и через год после завершения их делопроизводством также передаются в архв по отдельной описи, подготовленной профкомом. Дела профкома в архиве организации включаются отдельным разделом в годовой раздел сводной описи дел пост. хранения.

В СП описи дел составляются ежегодно по установленной форме под методическим руководством архива. Указанные описи представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2008 году, должен быть представлен в архив не позднее 31 декабря 2010 г.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел СП несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в

дело;

качество подшивки или переплета;

нумерация листов дела;

наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных в нормативно-правовых актах, и правильность ее оформления;

наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в СП.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, СП принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

При составлении описи дел СП необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе НД;

графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Пример. Переписка с фирмой «Спектр» о поставке оборудования.

То же с фирмой «Технология».

Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим СП организации, наличии копий и т.п.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК СП (при ее наличии) и утверждается руководителем СП подразделения организации.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух, а при наличии ЭК — в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.

После передачи дел в архив описи дел СП хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда, хранятся в структурных подразделениях.

Описи, подготовленные СП организации, служат для подготовки сводной описи дел организации, которую составляет зав. архивом. В организациях, где нет должности зав. архивом, составление годовых разделов описей дел осуществляет канцелярия (секретарь) или лицо, назначенного приказом руководителя ответственным за архив.

описательная статья описи дел СП включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела (указывается в описях дел, срок хранения которых свыше 10 лет, в том числе в описях дел по ЛС);

примечание.

Основными требования при составлении описи дел являются:

наличие полного комплекта включенных в опись документов (дел), образовавшихся в деятельности СП;

правильность описания дел;

соблюдение при составлении описи дел принципов систематизации дел;

составление описи в установленные сроки;

правильность оформления описи.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись, количеству заведенных дел по НД СП. При просмотре дела проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов дела; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дел; правильность нумерации листов в деле; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; наличие и правильность заверительной надписи дела; оформление обложки дела. Нарушения установленных правил формирования и оформления дел в СП должны быть устранены.

В опись включается весь комплекс дел на определенный вид документов, образовавшихся в процессе деятельности СП, то есть не только дела, заведенные в соответствии с НД, но и дела, поступившие из других СП или организаций и не предусмотренные НД. В описи включаются незавершенные делопроизводством (переходящие) дела, о чем в графе «Примечание» последующих разделов описей до их закрытия делаяется отметка: «Документы по данному году см. также в разделе за __________ год №________».

В описи дел пост. хранения могут включаться дела временного срока хранения, имеющие отметку ЭПК, например: «5 лет ЭПК»; «10 лет ЭПК». Как правило, это дела, вопрос об отнесении которых к постоянному или временному сроку хранения не был решен при проведении ЭЦ в СП.

Отдельные дела, необходимые работникам СП в работе на протяжении длительного периода времени и оставленные на хранение в СП, подлежат обязательному включению в годовые разделы описи дел. После их описания в архиве в годовом разделе сводной описи дел архивом организации оформляется акт передачи этих дел во временное пользование СП, хранящему их.

Если обнаружено, что в СП отсутствуют дела, числящиеся по НД, принимаются меры по их розыску. Найденные дела затем включаются в опись. На дела, не обнаруженные в процессе розыска, факт уничтожения которых установлен, в СП составляется справка о причинах отсутствия этих дел. Справка подписывается руководителем СП и передается вместе с описью этого СП в архив организации.

При составлении описи дел СП соблюдаются следующие правила.

Аннотация документов или повторные указания заголовков дел (отсылочные заголовки) порядковых номеров не имеют.

Нумерация дел в описи производится в валовом порядке. Ошибочное повторение номеров дел устраняется путем проставления буквенных обозначений к повторному номеру дела (литерные номера). Для удобства заполнения первой графы описи целесообразно, чтобы количество дел, внесенных в нее, не превышало четырехзначного числа. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

Во вторую графу описи выносятся индексы дел по НД (01-04, 02-08, 03-05).

В том случае, если дело сформировано из нескольких дел, указываются индексы этих дел. При этом следует учитывать, что при внесении в опись в опись дел по ЛС уволенных работников их индексами (графа 2 описи) будут являться порядковые номера, присвоенные им по книге учета личных дел.

Личные дал уволенных работников
Андреев Иван Григорьевич 13.011995 30.12.2005 75 л. п. 216.2
Денивос Петр Сергеевич 10.02.1995 11.05.2005 75 л. п. 216.2
Харитонов Павел Васильевич 06.01.1995 04.05.2005 75 л. п. 216.2

В третьей графе описи указывается заголовок дела, аннотации документов, обозначение годового раздела описи (если опись СП составляется по хронологическому принципу, то есть за 2-3 года одновременно).

Заголовок дела, включаемого в опись, должен полностью совпадать с заголовком на обложке дела.

При последовательном внесении в опись дел с однородным содержанием и однотипными заголовками полностью выносятся только заголовок первого дела. Последующие заголовки обозначаются словами «То же» с вынесением в заголовок всех различий (дата, номера документов, количество листов в деле, буквы алфавита) и номера тома (части) дела. Номер тома (части) дела обозначается арабскими цифрами.

01-03 Приказы №№ 1-60 директора предприятия по ОД. Т.1 02.01.2001 02.06.2001
01-03 То же с № 61по № 150 т.2 03.06.2001 31.12.2001

В описи дел по ЛС, подготовленной кадровой службой, соблдается аналогичное правило.

03-08 Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «О». Т. 1″ 75 л. п. 216.2
03-08 То же с буквы «П» по букву «Я». Т.2 75 л п.216.2

Следует иметь в виду, что на каждом новом листе описи заголовок дела вновь воспроизводится полностью. Систематизация дел в описи определяется видом документов, включаемых в нее. При составлении описи дел СП систематизация дел устанавливается архивом организации. Расположение наименований дел в третьей графе описи дел постоянного срока хранения аналогично расположению их в НД СП. Вначале указываются дела с организационными документами, затем дела с распорядительными документами вышестоящей организации и дела с распорядительными документами руководителя данной организации. После этих дел помещаются протоколы, планы, отчеты, договоры, докладные записки, переписка.

В описи дел по ЛС, составляемой кадровой службой, дела составляются также в определенной последовательности, что облегчает их поиск. Все дела располагаются по делам их составления. Если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения.

Примерная схема расположения дел в описи по ЛС:

Приказы по ЛС (прием, перемещение, увольнение);

Личные карточки работников;

Личные дела уволенных работников №

Список (штатно-списочный состав) работников;

Невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников.

В годовом разделе описи дел по ЛС личные дела и личные карточки, невостребованные личные документы систематизируются по алфавиту.

В организациях, где за год образуется небольшое количество дел по ЛС, могут составляться не годовые разделы описи кадровой службы, а разделы описи по ЛС, включающие дела за 2-3 года

На отдельные категории дел по ЛС (личные дела уволенных работников, личные карточки уволенных работников) допускается составлять отдельные описи дел (приложение 5.) Даты документов и кол-во листов в деле полностью переносятся с обложки дела и указываются, соответственно, в четвертой и пятой графах описи.

В описи дел пост. срока хранения графа «Примечание» заполняется с целью пояснения заголовка к делу, при изменении учетных сведений («выбыло», «передано»), при обозначении исковых данных аннотаций на документы или дела («См. д. №», «Утв. Приказом № ___от ______») и в др. случаях.

Кроме того, в данной графе делаются необходимые отметки о физическом состоянии дела или отдельных документов в нем, о передаче дел СП, о наличии копий.

В описях дел временного (свыше 10 лет срока) и по ЛС в графу : переносятся срок хранения и номер ст. По перечню, указанные в НД. В этих описях графа «Примечание» числится по номером 7.

При заполнении графы 6 (Срок хранения и ст. По перечню) используются два перечня типовых документов с указание сроков хранения. Это Перечень типовых документов органов госвласти и управления, учреждений, организаций и предприятий РБ по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению госимуществом, приватизации, внешенэкономическим связям с указанием срока хранения и Перечень типовых документов органов госвласти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, соцзащите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения.

При определении сроков хранения документов руководствуются и так называемыми ведомственными перечнями. В ведомственных перечнях дан более полный список видов документов применительно к деятельности организаций тех или иных отраслевых систем.

После завершения составления описи дел СП она соотвествующим образом оформляется.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указываются кол-во дел, внесенных в опись, первый и последний номер каждого дела по описи, а также литерные и пропущенные номера (если они имеются в деле).

Вслед за итоговой записью указываются должность и фамилия составлителя описи, проставляется его подпись и дата.

В данную опись внесено 10 (десять) дел с № 1 по № 10, в том числе и литерные номера: 8а

пропущенные: 4

Зав. канцелярией подпись В.В.Андреева

Затем опись СП согласовывается с руководителем СДОУ. Если, помимо экспертной комиссии организации, есть экспертная комиссия, созданная непосредственно в СП, опись согласовывается с экспертной комиссией этого СП. Утверждается опись дел руководителем СП. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу описи.

Кол-во составляемых экз. описи зависит от наличия экспертной комиссии в СП. Если такая имеется, то опись составляется в 3-х экз. 1-й – хранится в СП, 2-й – вместе с делами передается в архив организации, 3-й – прилагается к протоколам заседания экспертной комиссии, на которм опись дела былв рассмотрена.

При отсутствии экспертной комиссии в СП опись составляется в 2-х экз.:

1-й – передается вместе с делами в архив,

2-й – остается в качестве контрольного в СП.

На обложках дел, внесенных в опись дел СП по согласованию с архивом организации, производится временная шифровка дел. При шифровке дел их номера по описи проставляюстся в нижнем левом и правом верхнем углу обложки дела мягким черным карандашом. Эти шифры являются временными, так как после включения дел в годовые разделы сводной описи дел организцаии на них проставляются номера по этой сводной описи дел (архивный шифр дела).

Описи дел СП подразделений хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации пост, врем. (свыше 10 лет) и по ЛС с ЭПК, ЭМК госархива. Этот порядок установлен для госорганизаций, передающих документы на хранение в госархивы, и для негосударственных организаций, заключающих договор с госархивами.

Описям СП присваиваются номера по реестру описей, который вдется в архиве организации. Номер описи дел СП состоит из цифрового обозначения СП по НД и указания года составления описи: 01-2001; 02-2001; 03-2001.

Следует обратить внимание на особенности присвоения номеров описям дел временного (свыше 10 лет) хранения и по ЛС: в номера добавляется начальная буква наименования категории документов, включаемых в опись. Так, к описи дел временного (свыше 10 лет) добавляется буквенное обозначение «В», а к описи дел по ЛС – буквенное обозначение «л/с»: 02-л/с-2005, 01В-2005.

Передача дел СП в архив организации осуществляется по описи в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации.

Описи, подготовленные СП, служат основой для подготовки годового раздела сводных описей дел пост., временного хранения и по ЛС, которую составляет архив организации (лицо, ответственное за архив).

Приложение

Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каж-дом структурном подразделении организации по окончании делопроизводст-венного года составляют описи (рис. 3).

Опись дел структурного подразделения является прежде всего докумен-том, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обес-печивающего быстрый поиск документов Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. — Санкт — Петербург, «Альфа», 2002..

При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, со-ставляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяют:

— соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

— правильность оформления и группировки документов в деле;

— правильность оформления дел.

_____________________________________________________________наименование организации)

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ№______

№ п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

В данную опись внесено ___________ дел с № _________ по №

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности Расшифровка

составителя описи Подпись

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности Протокол ЭК

руководителя службы делопроизводства структурного

организации подразделения

Подпись Расшифровка подписи от_____ №_________

Дата

Передал _________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

_____________________________________________ регистрационно-контрольных цифрами и прописью) картотек к документам Передаются вместе с делами канцелярии.

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения (общественной Расшифровка

организации) Подпись подписи

Дата

Принял _________________________________________________ дел и

(цифрами и прописью)

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности Расшифровка

работника архива Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсут-ствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

— порядковый номер дела (тома, части) по описи;

— индекс дела (тома, части);

— заголовок дела (тома, части);

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле (томе, части);

— срок хранения дела;

— примечание.

При составлении описи соблюдают следующие правила:

— дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенкла-туре;

— каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номе-ром;

— графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, выне-сенными на обложку дела;

— в графу «Примечание» используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о на-личии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;

— при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок пер-вого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозна-чают словами «то же»; дополнительные сведения о деле пишут пол-ностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

Пример:

…01-06

Приказы руководителя организации по основной деятельности, т.1., с № 1 по № 60.

То же, т.2, с № 61 по № 132

Постоянно

Постоянно

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую за-пись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства орга-низации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за дело-производство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. — 5-е изд.,перераб. и доп. — М.:СПб.: Герда, 2001.

При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утвержде-ния должна быть ею одобрена.

Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй — вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив органи-зации.

По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

Когда составляется опись архивных документов?

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Самые актуальные статьи из практического журнала «Справочник секретаря»

  • Как составить сопроводительное письмо к пакету документов?
  • Как правильно уничтожить документы с истекшим сроком хранения
  • Как упорядочить приказы без номенклатуры дел?

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации. На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

  • будут переданы на архивное хранение;
  • подлежат уничтожению и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

Практическая ситуация

Как провести экспертизу ценности документов и составить описи?

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Справочник секретаря»

Отвечает Евгения Кожанова,
эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству.

Вам поручили провести экспертизу ценности (далее — ЭЦ) документов. Мы расскажем вам о том, как организовать экспертизу ценности, как правильно отобрать и внести документы в описи…

Архивная опись: правила составления и оформления

Содержание архивной описи дел, ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей. Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности. Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

Рекомендуемые для использования формы описи для разных видов дел

Вид архивной описи

Номер приложения

к Правилам

дела постоянного хранения

Приложение № 14

электронные документы, дела постоянного хранения (если они являются оригиналами)

Приложение № 17

дела по личному составу

Приложение № 15

электронные дела по личному составу

Приложение № 18

дела временного срока хранения (более 10 лет)

Приложение № 16

электронные дела временного срока хранения

Приложение № 18

Содержание и порядок составления архивной описи в зависимости от ее вида регламентируются п. 4.32 Правил. В соответствии с требованиями этого регламента:

  • Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
  • Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
  • Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел.
  • Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
  • Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

Перед тем, как дело, передаваемое на хранение, будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о…», «договоры поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

Вывод

Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Содержание архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

Составление и оформление архивных описей дел

Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 3.2. Оперативное хранение документов

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. 1

Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела по личному составу;
  • дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.2

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. 3

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

  • порядковый номер дела (тома, части) по описи;
  • индекс дела (тома, части);
  • заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
  • даты дела (тома, части);
  • количество листов в деле (томе, части);
  • срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

  • заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
  • каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
  • порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
  • порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;
  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
  • при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
  • графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 4

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). 5

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. 6

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе 3.7. Основных правил работы архивов организаций.

Дополнительная информация:

  • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения;
  • форма итоговой записи и заверительной надписи к описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения;
  • организация хранения документов;
  • номенклатура дел;
  • формирование дел;
  • оформление дел;
  • экспертиза ценности документов;
  • порядок передачи дел в архив организации.

______
1 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 3.7.
2-6 Там же. – Раздел 3.7.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО «ТЕРМИКА». За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *