Срок хранения административных дел

Методические рекомендации по организации делопроизводства в административных комиссиях городских округов и муниципальных районов Тамбовской области

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по организации делопроизводства в административных комиссиях городских округов и муниципальных районов Тамбовской области

1. Общие положения

Настоящие Методические рекомендации устанавливают порядок организации делопроизводства по делам об административных правонарушениях, предусмотренных Законом области от 01.01.01 года № 000- З «Об административных правонарушениях в Тамбовской области» (далее – Закон об административных правонарушения) в административных комиссиях городских округов и муниципальных районов области (далее — Комиссии).

Ведение делопроизводства возлагается на секретаря административной комиссии (далее — Секретарь).

Общее руководство делопроизводством и контроль за его состоянием осуществляет председатель комиссии (далее – Председатель). Председатель и Секретарь обязаны обеспечить сохранность административных дел и иных документов.

Вопросы делопроизводства, не урегулированные данными Методическими рекомендациями, разрешаются в соответствии с требованиями по организации делопроизводства соответствующих органов местного самоуправления.

2. Организация делопроизводства по делам об административных правонарушениях.

Учет и регистрацию поступивших в комиссию документов в журналах учета и регистрации установленной формы, а также оформление дел об административных правонарушениях осуществляет Секретарь.

2.1. Документация административного производства.

Документация административного производства включает следующие виды журналов учета и номенклатурных дел:

— журнал учета удостоверений членов административной комиссии;

— журнал регистрации входящих документов, форма № 1 (для учета входящих документов: писем, обращений, жалоб на постановления по делу об административном правонарушении, протестов или представлений прокуратуры и т. д. (за исключением протоколов об административных правонарушениях);

— журнал регистрации исходящих документов (для регистрации писем о направлении материалов дела на рассмотрение по подведомственности, о направлении материалов дела судье, в орган, должностному лицу уполномоченным назначать административные наказания иного вида, представлений об устранении нарушений, отчетов о деятельности административной комиссии и др.) форма № 2;

— журнал регистрации протоколов об административном правонарушении, постановлений прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении, поступивших на рассмотрение административной комиссии, форма № 3;

— журнал регистрации постановлений, определений административной комиссии, форма № 4;

— журнал учета бланков строгой отчетности (журнал учета бланков протоколов об административных правонарушениях) форма № 5;

— журнал учета поступления денежных средств от административных штрафов (Реестр) административной комиссии, форма № 6;

— дела об административных правонарушениях;

— номенклатурное дело исходящих документов;

— номенклатурное дело входящих документов;

— номенклатурное дело с протестами, представлениями прокуратуры (кроме протестов по делу об административном правонарушении);

— номенклатурное дело протоколов заседаний административной комиссии;

— номенклатурное дело с актами на уничтожение дел и бланков строгой отчетности;

— номенклатурное дело с отчетами о работе комиссии.

Все материалы дела об административном правонарушении должны заполняться чернилами (черного, синего или фиолетового цвета) разборчиво, без помарок и исправлений.

Журналы учета и регистрации документов должны быть пронумерованы и прошнурованы.

2.2. Учет и хранение бланков строгой отчетности (протоколы об административном правонарушении).

Протокол об административном правонарушении является номерным бланком строгой отчетности. Члену административной комиссии выдается по три бланка протокола об административном правонарушении, имеющих одинаковый номер (для вручения экземпляра протокола потерпевшему и лицу, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении или законному представителю юридического лица.

Бланки строгой отчетности члены административной комиссии получают под роспись в журнале учета бланков протоколов об административных правонарушениях (форма № 5).

Выдача бланков строгой отчетности членам административной комиссии производится Секретарем. В журнале указывается порядковый номер, дата выдачи, количество, номера выданных бланков, фамилия, инициалы и подпись лица получившего бланки. В графе «сведения о возврате неиспользованных экземпляров» делаются отметки о возврате бланков, а также наличии испорченных или утерянных бланков строгой отчетности.

Передача бланков строгой отчетности в другие органы, службы или между членами административной комиссии, без согласования с Секретарем запрещена.

Перед выходом в отпуск или исключением из состава комиссии член административной комиссии обязан сдать бланки строгой отчетности Секретарю.

При утрате бланков строгой отчетности лицо, не обеспечившее сохранность бланков, представляет Председателю объяснение о причинах и обстоятельствах утраты.

Испорченные бланки строгой отчетности уничтожаются. По факту уничтожения испорченных бланков, а также по итогам рассмотрения причин и обстоятельств утраты бланков составляется акт, который подписывается секретарем и двумя членами комиссии. Утверждает акт Председатель.

Акты уничтожения хранятся в номенклатурном деле.

2.3. Регистрация, учет и хранение материалов об административных правонарушениях

Все документы, поступающие в административную комиссию за исключением протоколов об административном правонарушении и постановлений прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении регистрируются в журнале входящих документов, форма № 1 и хранятся в номенклатурном деле входящих документов.

Протоколы об административном правонарушении и постановления прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении, поступившие на рассмотрение административной комиссии регистрируются в журнале регистрации протоколов об административном правонарушении, постановлений прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении, поступивших на рассмотрение административной комиссии, форма № 3.

Протокол об административном правонарушении, материалы (объяснения лиц, показания свидетелей и иное), принятые административной комиссией решения (определения, постановления), протесты прокурора по делу об административном правонарушении, жалобы, последующие судебные решения обобщаются в дело об административном правонарушении, которому присваивается восьмизначный номер, который формируется следующим образом:

Первые две позиции – последние цифры года формирования дела (09- для 2009 года, 10 – для 2010 и т. д.);

Следующие две позиции: цифровое обозначение месяца формирования дела (месяц формирования дела должен совпадать с месяцем регистрации протокола об административном правонарушении) (01 – январь, 08 — август);

Последние позиции – порядковый номер дела в текущем году. Нумерация начинается в начале года с 0001.

Например:

Номер дело № (дело сформировано в 2009 году в феврале месяце, текущий номер 0023).

Дело об административном правонарушении формируется в течение суток с момента поступления протокола об административном правонарушении или постановления прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении.

Все страницы дела нумеруются. В деле об административном правонарушении ведется внутренняя опись, в которой отражается наименование документа и порядковый номер страниц его расположения.

Внутренняя опись подписывается Секретарем.

Например:

Протокол об административном правонарушении

стр.1

Показания свидетеля

стр

Итого: наименований 2 (два)

стр.3

Секретарь комиссии /Петрова/ 05.01.2009

Реквизиты обложки дела включают: учетный номер; данные о лице, в отношении которого возбуждено дело (Ф. И.О.); пункты и номера статей Закона об административных правонарушениях, по которым возбуждено дело; дата начала и дата окончания рассмотрения дела.

Например:

Дело №

об административном правонарушении

в отношении

по ст. 11 «Нарушение правил содержания

домашних животных и птиц в городах и

других населенных пунктах области»

Закона области -З

начато 10.01.2009 окончено 25.02.2009

Хранение дел осуществляется таким образом, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа к материалам посторонних лиц.

Дела об административных правонарушениях, по которым решение принято административной комиссией хранятся в административной комиссии по месяцам совершения правонарушения, принятым мерам административного воздействия (оштрафованные, предупрежденные, прекращенные), по статьям закона области об административных правонарушениях, причем дела с исполненными постановлениями хранятся отдельно от неисполненных.

В случае вынесения определения о передаче дела в другой орган секретарем комиссии составляется сопроводительное письмо. В сопроводительном письме указываются: № протокола, сведения о правонарушителе, номер статьи КоАП РФ или Закона области об административных правонарушениях, предусматривающей ответственность за совершение административного правонарушения и количество направляемых материалов (к сопроводительному письму прилагаются материалы дела и определение о передаче дела).

Сопроводительное письмо подписывается председателем комиссии (заместителем председателя, в случае отсутствия председателя) и регистрируется в журнале исходящих документов. Копии сопроводительных писем подшиваются в номенклатурные дела исходящих документов.

Протоколы о рассмотрении дела об административном правонарушении хранятся в специальном номенклатурном деле.

Объем номенклатурного дела составляет не более 250 листов. В случае окончания номенклатурного дела в течение года, заводится следующий том. В случае малого числа документов в номенклатурном деле допускается перевод ведения дела на следующий год.

3. Сроки хранения документации административного производства

Материалы законченных административных дел в соответствии с требованиями «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденных 06.10.2000 г. Росархивом хранятся в течение пяти лет, затем подлежат уничтожению.

Срок хранения номенклатурных дел – три года с момента окончания дела, журналов учета и регистрации – три года с момента окончания журнала.

По истечении срока хранения документация административного производства уничтожается комиссией, о чем составляется акт.

Управление по вопросам безопасности

и правопорядка администрации области

Срок хранения на почте несудебных извещений по делам об административных правонарушениях сократится до 7 дней

peshkova / .com

Внесены изменения в Правила оказания услуг почтовой связи, утв. приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234 (далее – Правила). Поправками, в частности, предусмотрены особенности доставки и хранения почтовых отправлений разряда «административное» (приказ Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. № 619).

Под почтовыми отправлениями разряда «административное» понимаются направляемые в ходе производства по делам об административных правонарушениях почтовые отправления органов и должностных лиц, уполномоченных рассматривать дела об АП, содержащие вложения в виде извещений (повесток), копий актов (в том числе определений, решений, постановлений по делам об административных правонарушениях), дел (материалов) об административных правонарушениях, исполнительных документов.

Аналогично правилам хранения почтовых отправлений разряда «судебное», для почтовых отправлений разряда «административное» поправками предусмотрен сокращенный срок хранения в объектах почтовой связи при невозможности их вручения адресатам – 7 дней (ранее к извещениям, направленным органами и должностными лицами, уполномоченными рассматривать дела об административных правонарушениях, применялся общий (п. 34 Правил), более длительный, срок хранения). При исчислении этого сокращенного срока не учитывается день поступления и возврата почтового отправления, а также нерабочие праздничные дни. Продление срока хранения таких почтовых отправлений по договоренности с адресатом не допускается. Их пересылка по новому адресу не осуществляется. За возврат почтовых отправлений разряда «административное» по обратному адресу плата не взимается.

Приказ вступит в силу 31 марта 2019 года.

Напомним, что еще 3 сентября 2018 года вступили в силу поправки в Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи», согласно которым особенности порядка оказания услуг почтовой связи в части доставки (вручения) извещений, направляемых в ходе производства по делам об АП органами и должностными лицами, уполномоченными рассматривать эти дела, также, как и судебных извещений, устанавливаются правилами оказания услуг почтовой связи в соответствии с нормами процессуального законодательства (ст. 1 Федерального закона от 4 июня 2018 г. № 139-ФЗ «О внесении изменения в статью 4 Федерального закона «О почтовой связи»). Однако соответствующие поправки в Правила внесены только сейчас.

Хранение судебных дел и документов в архиве

Если судом принято решение о необходимости назначить несовершеннолетнему осужденному общественного воспитателя, то дело считается закопченным после получения от комиссии по делам несовершеннолетних сообщения о назначении общественного воспитателя. В тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания — после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу; уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается закопченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении него приговора; уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении; уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности п в отношении него применена принудительная мера медицинского характера, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение; уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным ст.

Срок хранения административных дел

Срок хранения дел об административных правонарушениях — 5 лет.

Перед сдачей в архив дело (каждый том дела) об административном правонарушении должно быть прошнуровано, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати таможенного органа. При необходимости дело формируется в нескольких томах, в каждом томе должно быть не более 250 листов.

На отдельном последнем листе дела (томе дела) сверху должна быть сделана заверительная надпись.

Ассоциация автошкол Москвы НПОНПО (ААШ), Информация об автошколах и для автошкол — » — О сроках хранения документов

В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации. Обратимся к действующему законодательству.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г.

N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» в статье 6 части 3 устанавливает, что Правительством РФ специально определяется уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора.

Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов. Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают.

Юридическая консультация, правовая помощь адвоката, юридические услуги, представительство в суде

наименование юридического лица, в отношении которого вынесено постановление о наложении административного взыскания, его место нахождения, учетный номер плательщика, подчиненность, дата государственной регистрации, фамилия, имя, отчество руководителя, учредитель (учредители). Сведения о правонарушениях, предусмотренные абзацами вторым — восьмым части первой статьи 9 настоящего Закона, помещенные в единый государственный банк данных о правонарушениях, хранятся сто лет.

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.06.2007 № 70 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *