Учет библиотечных фондов

Документ по состоянию на август 2014 г.

Утверждена
Министерством культуры СССР
и Секретариатом ВЦСПС
11 мая 1962 года

I. О сохранности книжных фондов <1> библиотек

<1> В данной инструкции условно употребляется термин «книжный фонд» для обозначения в целом всех видов печатных изданий и других материалов, поступающих в библиотеку для обслуживания читателей (книги, журналы, газеты, микрофильмы и т.п.).

1. Ответственность за сохранность книжных фондов библиотек несут руководители тех государственных учреждений, предприятий, научных и культурно-просветительных учреждений, учебных заведений и общественных организаций, в непосредственном ведении которых находятся библиотеки, а также директора (заведующие) библиотек.

2. Руководители государственных учреждений, предприятий, научных и культурно-просветительных учреждений, учебных заведений и общественных организаций, которые имеют в своем ведении библиотеки, обязаны создавать условия, обеспечивающие организацию правильного учета и хранения книжного фонда, а также переплет книг и проведение санитарно-гигиенической обработки фонда, предоставлять изолированные, приспособленные для хранения книг помещения, обеспечить библиотеку специальным оборудованием и предметами библиотечной техники.

Директор (заведующий) библиотеки обеспечивает правильную организацию учета и хранения книжных фондов в соответствии с данной инструкцией.

3. Категорически запрещается продажа библиотечных книг. Лица, продающие библиотечные книги, привлекаются к ответственности, а книги, отобранные у этих лиц, подлежат передаче в библиотеку.

4. Библиотекам разрешается списание устаревшей литературы. Списание устаревшей литературы производится на основе инструкции Министерства культуры СССР (1960 г.) «О порядке исключения устаревшей литературы из фондов библиотек министерств, ведомств, совнархозов, организаций».

5. Библиотеки могут проводить безвозмездную передачу неиспользуемой литературы. Передача книг в другие библиотеки осуществляется согласно «Инструкции о порядке безвозмездной передачи литературы из неиспользуемых фондов библиотек министерств, ведомств и организаций» (1959 г.).

Выдача передвижных библиотек производится на основании договора, заключаемого между библиотекой и организацией, получающей передвижку и принимающей на себя ответственность за сохранность книг.

II. Учет книжного фонда

6. В каждой библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей (микрофильмы, диапозитивы и т.п.). Учет ведется в книге суммарного учета библиотечного фонда, в инвентарных книгах или регистрационных картотеках согласно требованиям минимума библиотечной техники для соответствующих типов библиотек.

7. Каждая библиотека обязана ежеквартально сверять количество и стоимость книг, записанных в инвентарь, с данными бухгалтерии.

8. Переинвентаризация библиотечного фонда, а также переписка инвентарных книг, как правило, запрещается. В отдельных исключительных случаях переинвентаризация фонда или переписка инвентарных книг может быть произведена с особого разрешения вышестоящей организации, в ведении которой находится библиотека.

9. Каждое произведение печати, поступающее в библиотеку, должно быть обязательно проштемпелевано.

10. Передача библиотечного фонда от одного директора (заведующего) библиотеки другому производится по акту приема-сдачи, утвержденному вышестоящей организацией или учреждением, в ведении которого находится библиотека.

При смене директора (заведующего) библиотеки, не имеющей отделений, вопрос о необходимости проверки книжного фонда библиотеки решается вышестоящей организацией, а при смене заведующих отделениями библиотеки — директором (заведующим) библиотеки.

III. Хранение библиотечного фонда

11. В целях борьбы с преждевременной изнашиваемостью, порчей и пропажей книг каждая библиотека обязана соблюдать следующие основные правила хранения книг и обращения с ними:

— помещение библиотеки должно быть изолированным; в случае невозможности отвести для книгохранилища отдельную комнату книги должны храниться в запирающихся шкафах:

— посторонние лица к книжным шкафам не допускаются;

— при системе открытого доступа к фондам посторонние лица в закрытую часть фонда не допускаются: в фонд, выделенный для открытого доступа, читатели допускаются только во время выдачи книг и в присутствии библиотекаря;

— в библиотеке должен быть обеспечен надлежащий контроль за выносом книг читателями;

— библиотека должна систематически производить мелкий текущий ремонт книг (подклейка надорванных и выпадающих страниц, титульных листов и т.п.).

12. Хранить в помещении библиотеки какое-либо имущество, не принадлежащее библиотеке, запрещается.

13. Всякого рода собрания и совещания в книгохранилищах библиотеки воспрещаются. Не разрешается также использование помещений библиотеки для мероприятий, не связанных с деятельностью библиотеки.

14. Помещение, предназначенное для хранения библиотечного фонда, должно быть светлым, сухим, ежедневно проветриваться и убираться.

Если помещения библиотеки расположены в производственных корпусах (цехах, мастерских и т.п.), они должны быть обеспечены соответствующей вентиляцией.

15. В библиотеке необходимо соблюдать противопожарные правила, в частности, обязательно иметь огнетушители. Во избежание пожаров в помещении библиотеки книжные фонды должны располагаться не ближе одного метра от печей. Курение в помещениях библиотеки разрешается лишь в специально отведенных для этого местах.

IV. Обеспечение сохранности книг при выдаче их читателям

16. Книгами для чтения из библиотек могут пользоваться бесплатно все граждане. Выдача книг читателям производится в соответствии с правилами пользования библиотекой, утвержденными Министерством культуры СССР и ВЦСПС.

17. Библиотекарь обязан регулярно следить за своевременным возвращением в библиотеку выдаваемых читателям книг и принимать меры борьбы с задолженностью путем посылки извещений читателям или сбора задержанных книг активистами.

18. Запрещается выдача читателям:

а) книг из читальных залов на дом;

б) единственных экземпляров справочных изданий, словарей, энциклопедий и пр. на дом;

в) книг, не прошедших библиотечную обработку.

V. Ответственность читателей

19. Каждый читатель несет ответственность за сохранность и своевременный возврат в библиотеку произведений печати и других материалов, предоставляемых ему библиотекой в пользование.

20. В случае утери или порчи книги читатель обязан возвратить в библиотеку точно такую же книгу или заменить ее другой, признанной библиотекарем равноценной.

21. При отказе читателя вернуть книгу или заменить ее равноценной библиотека имеет право взыскать с него фактическую стоимость книги по исполнительной надписи нотариальной конторы.

22. За материальный ущерб, причиненный библиотеке несовершеннолетним читателем, отвечают родители или лица, их заменяющие.

23. К читателям, нарушающим правила пользования библиотекой, совет библиотеки может применить меры общественного воздействия.

VI. Материальная ответственность работников библиотеки

24. Должностные лица, причинившие своими неправильными действиями (или бездействием) материальный ущерб библиотеке (порча или пропажа книг, незаконное изъятие или списание книг, а также ущерб, понесенный в результате перевода библиотеки в худшее помещение или в результате использования помещения библиотеки не по назначению), привлекаются к ответственности в зависимости от обстоятельств дела.

25. Ответственность за сохранность книжных фондов несут все работники библиотеки, имеющие доступ к книгам:

а) в случае несоблюдения установленных правил учета и хранения книжных фондов ответственность за сохранность библиотечного фонда несет персонально директор (заведующий) библиотеки, а за сохранность самостоятельных и подсобных фондов отделений (отделов) библиотеки — заведующие этими отделениями (отделами);

б) материальную ответственность при обнаружении недостачи книг работники библиотек несут только в том случае, если ущерб вызвал небрежностью в работе или нарушением установленных правил, т.е. по вине библиотечных работников. В этом случае библиотечные работники возмещают материальный ущерб, но не свыше 1/3 своей тарифной ставки.

Полную материальную ответственность библиотечные работники несут только тогда, когда недостача книг вызвана действиями, преследуемыми в уголовном порядке;

в) возмещение ущерба в первом случае производится путем удержания соответствующей суммы из заработной платы работника в порядке, указанном в КЗОТе РСФСР и соответствующих КЗОТах других республик, а во втором случае — только по решению суда;

г) все случаи возмещения за недостачу книг рассматриваются в комиссии по трудовым спорам.

Хранение библиотечных фондов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Хранение библиотечных фондов.

Сохранность библиотечного фонда означает целость и неизменность физического состояния документов, их содержание в специально оборудованных помещениях в условиях оптимального физико-химического и биологического режима, соблюдение правил их выдачи и приёма, а также обеспечение их охраны.

Основное правило сохранности в том, что она не должна противоречить использованию фонда, — так же, как и его использование не должно идти в ущерб сохранности. Задача фондохранителя — обеспечить сохранность документа в течении всего срока его использования, но и не более этого срока, ибо тогда он либо будет использоваться мало, либо меры сохранности обойдутся документам (в фонде или, в соответствии с правилами, у абонента), отсутствие повреждений всех компонентов его материальной основы. Это зависит от условий фондохранения и условий фондопользования. Иными словами, речь идёт о соблюдении одновременно социального и технического факторов сохранности библиотечного фонда.

Соблюдение каждого фактора обеспечивается мерами профилактики и защиты фонда от противоправных действий отдельных личностей, процессов разрушения материальной основы документов, в том числе от пожаров, аварий и т.п. Охрана — внешняя по отношению к хранению техническая функция, поэтому она осуществляется не только библиотечными работниками, но также санитарно-эпидемиологическими станциями, органами внутренних дел, Госпожнадзором.

Библиотеки должны заботиться и о том, чтобы книги- социалистическая собственность — сохранялись долгие годы и служили как можно большему количеству читателей. Поэтому одной из важных задач библиотеки является обеспечение сохранности библиотечных фондов, осуществляемое на основании инструкции, утверждённой Министерством культуры.

По инструкции руководители учреждений и предприятий, учебных заведений, общественных организаций, в ведении которых находится библиотека, должны создать ей необходимые условия для организации правильного хранения фонда, представить изолированное и приспособленное для хранения книг помещение, специальное оборудование, предметы библиотечной техники.

При этих условиях директор (заведующий) библиотеки обязан обеспечить правильное ведение учёта и хранения книжных фондов в соответствии с данной инструкцией.

В целях борьбы с преждевременным износом книг инструкция предусматривает соблюдение санитарно-гигиенического режима хранения фонда.

Для того чтобы создать правильные условия хранения фонда, необходимо знать причины, вызывающие разрушение книг. Они зависят от особенностей материалов, из которых сделаны книги, журналы, газеты, бумаги и печатных красок, картона, тканей, кожи, ниток, проволоки, клеящих веществ и др.

Фонд библиотеки может подвергаться физико-химическим, биологическим и механическим повреждениям.

Физико-химические повреждения вызываются действием на книгу света, загрязнённого воздуха, его влажности и температуры. Под действием света желтеет и становится хрупкой бумага.

Свет разрушает также клей и краски. Особенно пагубно действуют на книги прямые солнечные лучи. Поэтому естественный свет, поступающий в книгохранилище, должен быть рассеян. Для этого оконные стёкла покрывают слоем белой масляной краски или заменяют их матовыми стёклами, а если это невозможно, располагают стеллажи так, чтобы избежать попадания на книги прямых солнечных лучей. Лучше, если окна книгохранилища будут обращены на север.

Затемнить помещение можно с помощью жалюзи. Надёжной защитой книги от света является переплёт, поэтому нужно добиваться, чтобы ценные книги были переплетены. Мелкий листовой материал следует хранить в коробках, папках или разъёмных переплётах, подшивки газет — в папках, крышках из плотной бумага или картона.

Очень вредна для книг пыль. Минеральные частицы пыли, попадая в книгу, при сгибании страниц разъедают бумагу, угольная пыль загрязняет книги, частицы пыли, поглощая вредные газы из воздуха, концентрируют их на поверхностях книги и усиливают распад бумаги; известковая или цементная пыль при большой влажности может склеить страницы книги. Пыль, скапливаясь на страницах, затрудняет проникновение в них воздуха и конденсирует влагу, в результате чего создаются условия для развития плесневых грибков и насекомых. Пыль вредна не только для книг, но и для здоровья человека. Поэтому регулярная очистка книгохранилищ от пыли имеет большое значение.

В санитарный день один раз в месяц (как правило, последний день месяца) проводят тщательную уборку всего помещения библиотеки, очищают от пыли книги, каталоги и картотеки. Книги вытирают сухой тряпкой из ткани, которая хорошо впитывает пыль.

Для книг одинаково вредны слишком высокая и слишком низкая температура, особенно резкие её колебания, так как они вызывают изменения относительной влажности воздуха.

При большом содержании влаги в воздухе бумага набухает, становиться рыхлой, волокнистой, деформируется, теряет прочность и легко рвётся. При большой сухости воздуха бумага, наоборот, отдаёт влагу, теряет эластичность, становится ломкой, хрупкой. Кроме того, сырость создаёт благоприятные условия для развития плесени и насекомых. Поэтому библиотекарь должен стремиться к созданию наиболее благоприятных температурных условий: + 16 — 18 градусов и поддерживать относительную влажность воздуха 50 — 60 %. Следить за влажностью воздуха можно по специальным приборам.

Отклонения от нормы температуры и относительной влажности воздуха могут быть вызваны режимом отопления, резкими изменениями погоды (при слабой или большой теплопроводности здания) и неправильным проветриванием.

Лучшим отоплением является водяное центральное, но библиотеки не всегда вольны сами выбирать способ отопления. Поэтому регулировать температуру и влажность надо с помощью естественной вентиляции — проветривания помещения.

Биологические повреждения наносят книгам бактерии, плесневые грибы, насекомые и мыши. Разрушают книги гнилостные бактерии. Они развиваются в том случае, когда на книги попадает вода.

Вымокшие книги необходимо тщательно просушить. Сначала проложить их листы фильтровальной бумагой, а потом поставить веерообразно на нижние обрезы или развесить на вытянутой верёвке. После того как книга просохнет, прогладить листы тёплым утюгом через фильтрованную бумагу.

Главную опасность для книг представляют плесневые грибы. Они питаются клеем, тканями, бумагой, кожей, красками, нитками, т.е. всеми материалами, составляющими книгу, и наносят ей непоправимые разрушения. Их споры всегда находятся в воздухе, и при неблагоприятных условиях хранения (колебаниях температуры и влажности воздуха) существует постоянная угроза заболевания книг.

Главное условие предотвращения заражения и болезни книг плесневыми грибами — содержание помещения в чистоте, создание благоприятного температурного режима и нужной влажности воздуха. Профилактическим мероприятием является просмотр книг, особенно на тех стеллажах, которые стоят близ наружных стен, в углах, а также на нижних полках стеллажей.

Книги, поражённые плесенью, изолируют, обрабатывают двухпроцентным раствором формалина, тщательно просушивают и проветривают и далее стремятся уничтожить причины, породившие поражение книг плесневыми грибами.

К книжным вредителям относятся также насекомые, жизнь которых приспособлена к закрытым отапливаемым помещениям: жуки-точильщики, жуки-притворяшки, жуки-кожееды, книжная и пыльная вошь, обыкновенная чешуйница, тараканы.

Вредят книгам главным образом личинки насекомых, но иногда повреждают книги и взрослые насекомые, например, жук-усач обгрызает обрезы книг и края переплётов.

Распространению насекомых способствуют: не благоустроенность помещения (щели в стенах и в полу, в которых задерживается мусор), неправильное хранение книг (в штабелях, в кипах на полу, слишком плотная расстановка на стеллажах), захламленность помещения, редкое пользование книгами.

В массовых библиотеках, особенно в условиях открытого доступа к фондам, когда книги находятся в постоянном движении, появление насекомых — факт редкий, но возможный. Поэтому, просматривая книгу с целью обнаружить плесень, надо смотреть, нет ли на переплётах отверстий, оставленных насекомыми. Поражённые книги надо изолировать, отверстия обработать капелькой аэрозоля, хлорофоса или другим препаратом, уничтожающим насекомых, а помещение продезинфицировать теми же веществами. Моль, тараканы обнаруживаются в самом книгохранилище. Уход за помещением, мебелью, мягким инвентарём (например, проглаживание занавесей, скатертей горячим утюгом), систематическая уборка помещения в значительной мере предохраняют от появления насекомых и помогают бороться с ними.

Грызуны (крысы и мыши) чаще всего сгрызают корешок и углы книги. В результате книга распадается на отдельные листы и, если повреждения глубокие, переплести её заново не удаётся; на углах пропадает часть текста. За короткие сроки крысы и мыши могут практически уничтожить фонд небольшой библиотеки, поэтому борьба с ними должна быть упорной и систематической.

Нельзя хранить в помещении библиотеки никакие пищевые продукты, немедленно удалять мусор и остатки пищи.

Физические (механические) повреждения книги получают в результате естественного износа (приходят в ветхость). Старение — естественный процесс, но он может быть ускорен неправильным хранением или обращением с фондом и, наоборот, задержан при выполнении необходимых санитарно-гигиенических требований. Очень вредит книгам небрежное отношение к ним. И в том, и в другом случае они нуждаются в мелком ремонте.

Механические повреждения легче предотвратить, чем ликвидировать, поэтому библиотечные работники должны прежде всего сами бережно относиться к произведениям печати (что само по себе является важным элементом общечеловеческой и профессиональной культуры) и воспитывать навыки культурного обращения с книгами у своих читателей.

Некнижные фонды: микрофильмы, диафильмы, грампластинки, магнитофонные ленты требуют определённого режима хранения. Микрофотокопии в настоящее время, как правило, выполняют на невоспламеняющихся плёнках. Но при этом для них так же, как и для книг, вредны слишком высокая и слишком низкая температура, пониженная и повышенная влажность воздуха, так как при высокой влажности воздуха появляется опасность развития плесени, которая со временем может уничтожить изображение, а низкая влажность ведёт к деформации плёнки и повышает её хрупкость. Поэтому микро-копии хранят в тех же условиях, что и книги: рулонные микрофильмы-негативы — в дюралюминиевых коробках с отверстиями, позитивы — в алюминиевых и картонных коробках, а короткометражные фильмы — в пластмассовых коробках для диафильмов. Для хранения микро-полос применяются конверты из прозрачных материалов.

Диафильмы, кроме того, обладают способностью к воспламенению, поэтому их надо хранить вдали от отопления и осветительных приборов.

Граммофонные пластинки изготовляют из пластических масс — материала, легко воспламеняющегося. Они хрупки, боятся высоких температур, которые приводят к деформации пластинок. Если хранить диски без прокладок и конвертов, бороздки с записями могут стереться. Поэтому держать пластинки надо вдали от отопительных приборов в вертикальном положении и вложенными в конверты, а долгоиграющие, особенно стереофонические пластинки, дополнительно защищать от пыли внутренними пакетами из полиэтилена.

Магнитофонные ленты делают из целлулоида, покрытого порошком окиси железа. Они очень чувствительны к чрезмерной сухости, которая делает их хрупкими и ломкими. Их хранят вдали от отопительных приборов, намотанными на катушки и защищёнными полиэтиленовыми мешочками в картонных коробках.

Рядом с лентами нельзя держать намагниченные металлические предметы, так как запись от этого может стереться.

Таким образом, становится ясным, что для организации правильной расстановки и обеспечения сохранности фонда библиотеке необходимо иметь книгохранилище, которое находилось бы в исправном здании, способном предохранить книги от сырости, резких перепадов температуры и влажности воздуха и выдержать значительный вес книжного фонда.

Помещение должно быть сухим, тёплым, хорошо проветриваемым, иметь нормальное освещение — естественное и искусственное, всё необходимое библиотечное оборудование и противопожарный инвентарь, а планировка расстановки стеллажей и расстановка фонда — обеспечивать удобство работы с ним библиотекарям и читателям, правильность хранения фонда и решать задачи его противопожарной охраны. Поэтому, прежде чем расставить фонд, надо составить предварительный план размещения стеллажей, в котором необходимо предусмотреть все перечисленные условия.

Во время пользования документом ответственность за его хранение разделяется между библиотекарем и читателем. Вся деятельность библиотеки направлена на то, чтобы её фонд мог быть полноценно использован пользователями. Однако этот фонд может потерпеть ущерб как раз от тех, для кого он предназначен и для кого хранится. Если говорить о причинах утрат по вине пользователей, то основными из них являются: не возврат документов, выданных пользователям на дом; вырезание страниц, иллюстраций; кражи документов.

Следовательно, необходима разъяснительная работа, которая должна начинаться с момента записи читателя в библиотеку. Со всей ответственностью отнеситесь к разработке правил пользования библиотекой. Большое зрительное воздействие имеют плакаты, памятки, листовки. Разъяснительная работа среди читателей сложна и кропотлива, но действенной она будет лишь в случае, если её ведёт весь коллектив настойчиво, систематически, а не от случая к случаю и к тому, же с каждым пользователем.

Библиотекарь обязан при приёме возвращаемых документов убедиться в их целостности. Конечно, время библиотекаря, как и читателя, дорого; поэтому не обязательно методично перелистывать все страницы. Но непременный беглый просмотр возвращаемой книги должен быть привычным действием библиотекаря. Взглянуть на обрез, «спустить с пальцев» страницы, взглянуть на целость карты, портрета и т.д. Это почти не требует времени, а между тем опытный библиотекарь сразу замечает дефекты. По поводу замеченной неаккуратности — мягкое или строгое замечание, а ещё лучше — тут же, на глазах у читателя, заняться исправлением дефектов — очистить приставшие крошки, подклеить выпадающие страницы. И т.д.

В обеспечении сохранности фонда большую роль играет постоянная работа с задолженностью. Должником считается тот, кто не вернул взятый документ в установленный срок (в публичной библиотеке — через 30 дней). Для эффективной работы с задолженностью надо знать её причины. Иногда в ней бывает, повинен библиотекарь: забывая проставить срок возврата, напоминает не сразу по истечению срока, а через три месяца, а то и полгода, выдаёт документов больше, чем положено, и их за определённый правилами срок освоить невозможно. При выяснении причин не возврата поступайте соответственно обстоятельствам — пользователя, искренне раскаивающегося, — простите. С задолженностью работайте повседневно, упорно и терпеливо и не только потому, что документы нужны другим пользователям. Может быть, какие-то из них потребуются и нескоро, — суть не в этом. Важно, чтобы читатель не привык к несоблюдению сроков возврата, и перевоспитывать его в этом отношении намного труднее, чем сразу приучить к соблюдению правил пользования библиотекой.

Каждому из задолжников в течение 10 дней посылают напоминание, либо звонят по телефону, либо посещают лично. Вернуть документы позволят проведение «Дней возвращённой книги». В этот день библиотекарь не делает замечаний по поводу несвоевременного возврата, не выясняет причины, а с благодарностью принимает книги.

Однако эти меры не всегда бывают эффективными. В этой ситуации библиотеки вынуждены пойти на перевод своих взаимоотношений с читателями на финансовую основу, вводя систему штрафов и залоговую форму обслуживания. Определите их разумные размеры исходя из собственного опыта, зафиксируйте их в правилах пользования библиотекой, ознакомьте с ними читателей. Так, сумма залога может дифференцироваться в зависимости от рыночной стоимости документа, категории читателя (пенсионеры могут освобождаться от неё, с временных читателей суммы залога может быть выше и т.д.). Процедуру получения и возврата залога разрабатывает сама библиотека.

Взаимоотношения библиотекаря и читателя в области сохранности документов должны быть гибкими, психологически тонкими. Словом, нужна индивидуализация мер.

В заключение необходимо отметить, что единого рецепта для обеспечения сохранности документа в процессе его хранения и использования нет. Надо применять сумму методов и применять их настойчиво, изо дня в день. И тогда ни один документ библиотечного фонда не будет утрачен.

библиотека хранение фонд книга

Список литературы

1. Воронько К.Л. Организация библиотечных фондов и каталогов: учеб. для библ. Техникумов./ К.Л. Воронько — М.: Кн. палата, 1981. — 328с.

2. Справочник библиотекаря / под ред. А.Н. Ванеева, В.А. Минкиной. — СПб., изд-во Профессия, 2000. — 432 с. — (серия Библиотека).

3. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: учеб. / Ю.Н. Столяров. — М.: Кн. палата, 1991. — 271 с.

Размещено на Allbest.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *