Учетные документы архива

Понятие системы учета документов в государственном (ведомственном) архиве

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

  • — Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.
  • — Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные временными.
  • — Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Учет документов в государственных архивах

Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.

Основными учетными документами в государственном архиве являются:

  • — книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив);
  • — книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов);
  • — список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления);
  • — список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела);
  • — лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);
  • — архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);
  • — опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);
  • — опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);
  • — реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел);
  • — инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);
  • — паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);
  • — паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);
  • — сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК).

Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.

Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.

Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других — реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно. Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис перед номером, например: Р-23, Р-45 и т.д.

Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при первом поступлении. При передаче фонда в другой архив его номер другому фонду не присваивается. Перенумерация фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись.

Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду. После каждой записи в листе фонда в гр. «наличие (остаток)» подводится итог по описи, в которой произошли изменения, а также по фонду в целом.

Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве (иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч), в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту (артели — промысловые, сельскохозяйственные; заводы — авиационные, машиностроительные; управления благоустройства, бытового обслуживания, энергетического хозяйства и т.д.).

Инвентарная книга по учету документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности (драгоценные металлы и камни, лаковые миниатюры и др.), составляется в трех экземплярах. Первый хранится в отделе централизованного учета, второй — у материально ответственного лица, третий — в бухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива; в ней по порядку номеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда — по порядку номера описей и дел в них. Присвоенный делу инвентарный номер ставится в виде числителя дроби над архивным шифром дела.

Учет документов в ведомственных архивах

Государственный учет в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учетным формам госархивов, но их меньше по количеству. Рад учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах.

Основными учетными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела). Учет осуществляется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом (как правило, вспомогательные учетные документы целесообразно вести в крупных архивах, имеющих несколько хранилищ).

Основными учетными документами являются:

  • — книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве);
  • — список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров);
  • — лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда);
  • — описи дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда);
  • — формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.

Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи, порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам). Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается это определенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность.

Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листу фондов. Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда. Если часть документов фонда поступила в госархив, то номер законченной описи согласовывается с ним. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс «лс», к номерам описей временного (свыше десяти лет) хранения — индекс «в».

Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением литер «сп» и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела (например, 1сп-84, 2сп-86).

Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся с первого номера. Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваивается номер, состоящий из литер «нВ» с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура (например, нв-83, нв-84). При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описям не присваивается. Переработанные описи и номенклатуры, из которых выбыли все дела, снимаются с учета.

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой — учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй описанные документы.

Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенный госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу «крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период нет. В графу «название фонда» в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации — фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.

Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующих документов:

  • — опись структурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;
  • — номенклатура дел, заменяющая годовой раздел сводной описи;
  • — акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;
  • — акт о выделении к уничтожению дел;
  • — акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
  • — акт о неисправимом повреждении дел;
  • — акт проверки наличия и состояния дел.

Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения — только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.

Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф «наличие (остаток)». Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: «Продолжение. Ф. №, лист 2». На первом листе делается ссылка «См. продолжение Л.2 (3, 4 и т.д.)». Листы-продолжения подкладываются за основным и хранятся в папке с клапанами.

На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны, Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.

На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в когорте включаются документы по истории организации и ее фонда: историческая справка, акты передачи дел фонда в госархив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления. Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя опись и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд.

В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).

Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому наиболее ценные документы часто тонут в официальных документах массового характера. Пытаясь сохранить особо ценные документы, содержащие наиболее значительную для государства, науки и общественности информацию, ГАС РФ обратила внимание работников государственных и ведомственных архивов на необходимость выявления таких документов и создания на их базе страхового фонда, обеспечивающего им длительную сохранность. Была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий.

Методические рекомендации по ведению учетных документов в архивах организаций Удмуртской Республики (стр. 1 )

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по ведению учетных документов в архивах организаций

Удмуртской Республики

Ижевск, 2006г.

Введение 3

1. Общие положения и основные требования к учету документов 5

1.1 Общие положения 5

1.2 Основные требования к учету 6

2. Система учетных документов архива и порядок их ведения 7

2.1 Система учетных документов архива 7

2.2 Порядок ведения основных учетных документов 10

2.2.1 Основание записи в основных учетных документах при 10

поступлении документов в архив организации

2.2.2 Основание записи в основных учетных документах 10

при выбытии документов из архива организации

2.2.3 Книга учета поступления и выбытия документов 11

2.2.4 Список фондов 13

2.2.5 Лист фонда 14

2.2.6 Описи дел 18

2.2.7 Реестр описей 21

2.2.8 Дело фонда 22

Список использованной литературы 24

Приложения:

1. Образец заполнения книги учета поступления и выбытия документов 25

2. Образец заполнения списка фондов 30

3. Образец заполнения листа фонда 32

4. Образец составления описей 35

5. Образец заполнения реестра описей 37

6. Образец заполнения внутренней описи документов дела 39

7. Образец заполнения листа-заверителя дела 40

8. Образец акта о технических ошибках в учетных документах 41

9. Образец акта приема-передачи документов на хранение 42

10. Образец заполнения описи дел структурного подразделения 43

11. Образец заполнения сводной номенклатуры дел организации 45

12. Образец заполнения номенклатуры дел структурного подразделения 47

13. Образец заполнения акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению 48

14. Образец заполнения акта об обнаружении документов

(не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т. д.) 49

15. Образец заполнения акта приема-передачи документов на

постоянное хранение в государственный архив 50

16. Образец заполнения акта проверки наличия и состояния дел 51

17. Образец заполнения акта о необнаружении дел, пути 52

розыска которых исчерпаны

18. Список методической литературы 53

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЦГА УР

«___»____________2006г.

Введение

«Методические рекомендации по ведению учетных документов в архивах организаций Удмуртской Республики» (далее – Рекомендации) разработаны с целью оказания помощи сотрудникам архивов организаций в работе по ведению учетных форм, составляющих систему учетных документов архива и внедрения «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2003г.) (далее – Основные правила).

Рекомендации определяют состав и порядок ведения основных учетных документов на бумажных носителях, в архивах организаций. В Рекомендациях не затрагиваются вопросы централизованного государственного учета документов, учета документов на электронных носителях, аудиовизуальных документов, научно-технической документации, особо ценных документов и копий страхового фонда.

Рекомендации предназначены для лиц ответственных за архив (заведующих архивами) и за учет документов архива в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов УР. Рекомендации могут быть использованы сотрудниками государственных и муниципальных архивов для оказания методической помощи организациям – источникам комплектования архивов.

В связи с тем, что объем документов, находящихся на хранении в организациях разный, состав учетных документов в них отличается в зависимости от вида архива.

В организации могут создаваться следующие виды архивов:

— центральный архив органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

— центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

— объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

— архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Рекомендации состоят из «Введения», 3 разделов, списка использованной литературы и приложений.

Первый раздел «Общие положения и основные требования к учету документов» определяет нормативную базу, на основе которой работают архивы организаций.

Во втором разделе «Система учетных документов архива и порядок их ведения» дано определение системы учетных документов архива, определены этапы учета, его научная основа, даны определения архивного фонда, архивной коллекции, единицы хранения, состав учетных документов, рассматриваются основные учетные документы архива, порядок их заполнения, указываются вспомогательные учетные документы архива.

В приложениях к Рекомендациям даны образцы оформления основных форм учетных документов (книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, описи дел, реестр описей), а также документов, на основе которых они заполняются. Приложения в Рекомендациях разработаны на примере отдельно взятой организации, для удобства отслеживания записей во всех учетных документах архива организации.

1. Общие положения и основные требования к учету

1.1 Общие положения

1.1.1 Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

1.1.2 Правильное ведение учетных документов обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов. Учет – это одно из средств обеспечения сохранности документов и контроля за их наличием.

1.1.3 Учет в архиве организации складывается из трех этапов:

    подсчета количества документов в архиве; регистрации сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива; заполнения на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в государственные и муниципальные архивы УР;

1.1.4 Научной основой учета документов в соответствии с Регламентом являются принципы централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности учетных данных, которые реализуются за счет:

    установления общих для всех архивов единиц учета; единства организации хранения и учета документов; сопоставимости учетных показателей; строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению; оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений в объеме и составе документов Архивного фонда Удмуртской Республики (далее — АФ УР), отражающих их фактическое количество и состав.

1.1.5 Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело).

Архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Объединенный архивный фонд – фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.

Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, авторскому, хронологическому и т. д.).

Единица хранения (дело) – это физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельные значения.

Учет производится путем присвоения архивным документам учетных номеров, являющихся частью архивного шифра, который состоит из:

— № архивного фонда;

— № архивной описи;

— № единицы хранения (дела).

Пример: Ф-23, оп.№1, д.16 ; где Ф- 23 — номер архивного фонда; оп. №1 — номер описи; д.16 — номер единицы хранения.

1.2 Основные требования к учету

1.2.1 Лица, ответственные за ведение архива обязаны осуществлять государственный учет документов архива в соответствии со ст.17, 19 гл.4 Федерального Закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.01.2001г. , Разделом 1 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Регламент), зарегистрированного Министерством юстиции России 08.07.1997г. и разделом 6 Основных правил с целью обеспечения их сохранности.

1.2.2 Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

1.2.3 Учетные документы составляются на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет) хранения. Документы временного хранения (до 10 лет) — учитываются по номенклатуре дел.

1.2.4 Учетные документы оформляются строго в соответствии с Основными правилами. Ошибки не допускаются. При обнаружении ошибок составляется Акт о технических ошибках в учетных документах (Приложение ), на основании которого вносятся изменения в учетные документы.

1.2.5 Учет предполагает документирование любого изменения в составе и объеме фондов. Изменения в учетные документы должны вноситься в течении 3-х дней с момента поступления или выбытия документов.

1.2.6 Учетные документы хранятся в хранилище или специально отведенном помещении, в опечатанном сейфе или металлическом шкафу. Учетные документы пользователям архивных документов не выдаются.

2. Система учетных документов архива и порядок их ведения

2.1 Система учетных документов архива

Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов АФ УР. Существуют основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *