Закрытие операционного дня

Содержание

Операционный день в банке и его составные части Операционный день это операционный учетный цикл за с.

Работа добавлена на сайт samzan.ru: 2016-03-13

  1. Содержание понятие «Операционный день в банке» и его составные части

Операционный день- это операционный учетный цикл за соответствующую календарную дату в течении которого все совершенные операции оформляются и отражаются в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам составлением ежедневного баланса.

Операционный день- это период в течении которого происходит переход из одного фиксированного финансового состояния в другое.

Операционный день- это часть рабочего дня банка, отведенная для приема и оказанию услуг клиентам.

Операционный день- это деятельность банка в течении рабочего дня, которая связана с приемом оформления, контролем первичных учетных документов клиентов и банка, отражение их в бухгалтерском учете, завершением обработки информации и формированием ежедневного баланса.

  1. Структурная характеристика операционного дня.

  1. Основные задачи операционного дня.
  2. Формирование полной и достоверной информации
  3. Контроль за наличием и движением денежных средств

3) Обеспечение клиентов банка своевременной и точной информацией

__________________________________________________________________

  1. Операционное время: содержание, продолжительность, особенности.

Операционное время- Это период в течении которого совершаются банковские операции и другие сделки, а также период документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающей оформление и отражение в б/у операции, совершенных в этот период за соответствующую календарную дату составлением ежедневного баланса.

Продолжительность операционного времени для соответствующих операций (служб ВСП, их совершающих) определяется КО самостоятельно исходя из режима работы служб или ВСП и конкретных условий проведения операций.

Если режим работы служб или ВСП, совершающих операции не совпадает с режимом работы бухгалтерской службы, продолжительность операционного времени для таких операций устанавливается в рамках периода, предусмотренного режимом работы, соответствующих служб или ВСП в целях обеспечения завершения бухгалтерской службы операционного дня.

Операции совершенные такими службами или ВСП в соответствии с их установленным режимом работы после операционного времени оформляется первичными документами на календарную дату фактического совершения операции и отражаются в б/у следующем операционным днем.

Особенности:

  1. Особенности начала операционного дня.

Время начала и окончания операционного дня и банковского дня устанавливаются приказом или распоряжением руководителя банка.

Начало операционного дня характеризуется балансом на начало дня и датой операционного дня.

  1. Основание для изменения состояния операционного дня.

Изменение состояния операционного дня банка осуществляется на основании ввода банковских документов, вызывающих выполнение банковских операций, меняющий текущее сальдо на счетах:

1гр.- выполнение внутрибанковских проводок

2гр.- операции по кассе

3гр.- ввод платежных документов

4гр.- ввод документов от филиала

При выполнении операций, меняющих атрибуты счетов, условия договоров, изменение состояния операционного дня не происходит.

Основанием для ввода информации в программное обеспечение является наличие соответствующим образом, оформленным бумажным документом.

Информация последовательна (документ за документом) переносится в программу. При этом устанавливается некоторое промежуточное состояние документа.

Документ в этом состоянии не меняет текущее сальдо на счете.

Перевод документа в статус проведен, осуществляется по отработанной банком технологии.

Документы, поступающие в электронном виде и меняющее состояние счетов относятся к следующим группам:

1.Документы, которые готовятся в филиале

2.Документы клиентов, поступающие с использованием клиент-банка

3. Документы из банков –корреспондентов.

4. Документы, сформированные дилинговыми системами.

Все приведенные документы подлежат контролю:

  1. Контроль на допустимость оплаты, который осуществляет бухгалтер на своем рабочем месте визуально с экрана, либо по контрольной распечатки.
  2. Контроль правильности заполнения документов, которые осуществляются визуально в основном процессе ввода документов.

  1. Основные задачи операционного дня.

_______________________________________________________

  1. Особенности отражения банковских операций, оформленных в послеоперационное время и в выходные дни.

Операции, совершенные в выходные дни оформляются первичными учетными документами на календарную дату фактического совершения операции и отражаются в б/у следующего операционного дня.

Операции, совершенные в праздничные дни оформляются первичными учетными документами на дату фактического совершения операции и могут быть отражены в б/у одним из способов:

-Как отдельные операционные дни

-как отраженные в б/у днем следующего за праздничным.

Ежедневный баланс должен быть составлен до 12 часов местного времени следующего рабочего дня.

Сводный баланс- составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления баланса по операциям непосредственно выполненным КО.

Все документы, поступающие в операционное время подлежат оформлению и отражению по счетам КО в этот же день.

Документы, поступившие в после операционное время отражаются по счетам на следующий рабочий день.

  1. Особенности отражения банковских операций с использованием дистанционных технологий обслуживания клиентов.

Документы, поступающие в электронном виде и меняющее состояние счетов относятся к следующим группам:

1.Документы, которые готовятся в филиале

2.Документы клиентов, поступающие с использованием клиент-банка

3. Документы из банков –корреспондентов.

4. Документы, сформированные дилинговыми системами.

Все приведенные документы подлежат контролю:

  1. Контроль на допустимость оплаты, который осуществляет бухгалтер на своем рабочем месте визуально с экрана, либо по контрольной распечатки.
  2. Контроль правильности заполнения документов, которые осуществляются визуально в основном процессе ввода документов.

  1. Особенности завершения операционного дня.

Завершение операционного дня выполняются следующие операции:

1.Проведение соответствующих документов в оплату

2.Выдача всех необходимых отчетов. (ежедневный, декадный, месячный, ежеквартальный)

3.Фиксация состояния базы данных, создание её копии и перенос ее на сервер.

  1. Роль учетно-операционной работы в деятельности банка.

12,13 вопрос

_________________________________________________________________

  1. Содержание учетно-операционной работы.

Состоит в следующем:

1.Открытие и введение счетов клиентов

2.Прием и проверка правильности платежно-расчетных документов, поступающих от клиентов и служащих которые является основанием для совершения расчетных операций.

3.Прием и проверка правильности кассовых документов.

4.Формирование и изготовление внутренних документов для внутри банковских операций.

5.Контроль за своевременность совершения платежей.

6.Подготовка документов для их отражения в б/у.

7.Ведение регистров б/у.

  1. Задачи учетно-операционной работы.

1.Быстрое, четкое и качественное обслуживание клиентов

2.Своевременное и точное отражение банковских операций в б/у.

3.Предупреждение возможности возникновения недостач или незаконного расходование ДС и материальных ценностей.

4.Сокращение затрат труда и средств на совершение банковских операций с использованием средств автоматизации.

5.Надлежащее оформление документов из КО.

  1. Бухгалтерский учет в учетно-операционной работе.

__________________________________________________________________

  1. Основа организации учетно-операционной работы.

Организация учетно-операционной работы в банке основывается:

  1. На утвержденной приказом руководителя банка учетной политики.
  2. На определенном учетной политикой банка и другими внутри банковскими документами, в порядке подготовки оборота и хранения документов по совершенным банковским операциям их отражение в регистрах б/у и составление в банке периодической бухгалтерской отчетности на основе данных б/у.
  3. На выделение в организационной структуре банка подразделения ответственного заведения б/у.
  4. На объединенных в локальную вычислительную сеть банка средств вычислительной технике, для ведения б/у и подготовки отчетности.

  1. Учетно-операционные документы

Учетно-операционные документы-это:

-то, что является основание для отражения операций в учете банка,

-то, на основе чего совершаются бухгалтерские записи

-то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражение в учете.

Первичные документы- это акты, справки, счета и другие док-ты, подтверждающие факт совершения операции, ее юр.законность.

___________________________________________________________

  1. Мемориальные банковские документы.

К числу мемориальных документов относятся:

-расчетно-денежные документы

-мемориальные ордера

— кассовые ордера

-внебалансовые ордера.

Виды мемориальных банковских документов:

-расчетные. (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо)

-кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера)

-документы по внутри банковским операциям (мемориальные ордера)

__________________________________________________________________

  1. Контроль в учетно-операционной работе.

КО должна организовывать и осуществлять внутренний контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий характеру и масштабу проводимых бухгалтерских операций.

Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а так же на всех этапах оборотки учетной информации, совершения операции и отражения их в б/у.

Должностное лицо, подписавший документ, несет ответственность за правильность совершаемом по нему бухгалтерской операции в банке.

Работники банка, которые подписали какой-нибудь расчетно-денежный документ, не имея на то право отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются и к уголовной ответственности.

(контроль на допустимость оплаты ( бухгалтер) визуально с экрана или по контр. Распечатке. 2) Контроль правильности заполнения документы.)

  1. Основные нормативные документы, регулирующие учетно-операционную работу в кредитной организации.

385-П

383-П

ГК ч.2 глава 42-46

  1. Особенности оформления банковских документов.

PAGE 1

Это период в течении которого совершаются банковские операции и другие сделки, а также период документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающей оформление и отражение в б/у операции, совершенных в этот период за соответствующую календарную дату составлением ежедневного баланса.

После операционное время

перационное время

Рабочий день кассового работника Банка (не касса пересчета)

Практика показывает, что поначалу сложность в трудовой деятельности (кроме соблюдения правил кассового обслуживания) возникает в том, что кассовые работники не знают, как правильно организовать свой рабочий день: с чего начать и как завершить его для того, чтобы все успеть и вовремя уйти домой.

Мы составили стандартный план рабочего дня кассового работника (не заведующего кассой), который условно можно разделить на 3 блока:

  • начало операционного дня;
  • обслуживание клиентов;
  • завершение операционного дня.

Начало операционного дня:

1. Прием ценностей от заведующего кассой.
В начале рабочего дня кассовый работник получает от заведующего кассой для работы наличные деньги (рубли и валюту), а так же ценности (пластиковые карты, чеки, драгоценные монеты и т.д.). Прием–передача ценностей отражается в Книге учета принятых и выданных ценностей ф. 0402124 (Книге ф. 124).

! Книга ф. 124 ведется каждым кассовым работником, обычно от руки, листы в ней нумеруются, прошиваются, количество листов заверяется, как правило, руководителем подразделения и зав/кассой. Если в смене работает один кассир, который исполняет функции зав/кассой, то данная книга не ведется.

2. Пересчет ценностей, полученных от зав/кассой.
Если вы получили деньги полистно или в упаковке другого кассира, то их необходимо пересчитать в присутствии контролирующего работника. Весь упаковочный материал (если деньги передавались в упаковке) остается до конца пересчета.

!Вскрывать упаковку надо так, чтобы потом можно было доказать принадлежность клише или пломбы к данной упаковке: если это полиэтиленовый пакет, то клише надрезаем с одной стороны, не срезая полностью, если это мешок или кассета, то перерезаем обвязку пломбы с одной стороны, так же не срезая полностью пломбу.

В случае выявления, при пересчете денег из упаковки другого кассира, излишек/недостачи/денег с признаками подделки/сомнительных денежных знаков, составляется Акт ф. 0402145.

Если вы недосчитались денег или получили лишние от зав/кассой при полистной выдаче (не в упаковке), то есть смысл сначала выяснить эту ситуацию с зав/кассой – возможно человек ошибся при выдаче денег.

! Деньги всегда должны просчитываться в присутствии контролирующего работника и лучше на камеры, которые установлены в каждом Банке. Бывали случаи, когда зав/кассой, зная, что новые сотрудники не всегда пересчитывают деньги после получения, недодавали наличность, в итоге в конце дня сотрудник не мог понять, откуда у него такая большая недостача.

3. Подтверждение кассовым работником получения ценностей в АБС Банка (при необходимости).

4. Проверка радиации дозиметром, занесение данных в Журнал по радиации.

5. Проверка тревожной кнопки (по установленным в Банке правилам, до начала работы с клиентами).

Обслуживание клиентов:

Основными моментами здесь является следующее:

  • соблюдение стандартов обслуживания клиентов – с ними сотрудников ознакамливают под роспись при приеме на работу, поэтому надо очень внимательно прочитать эти стандарты: в чем приходить на работу, как себя вести и т.д.;
  • идентификация клиентов в соответствии с 115-ФЗ;
  • совершение всех операций, которые предусмотрены в Банке.
! Кассовые работники могут совмещать функции бухгалтерского работника при осуществлении переводов без открытия счета по системам переводов (переводы БОС): Золотая Корона, Контакт и т.д., коммунальных платежей; операций по выдаче/приему наличных денег по пластиковым картам с использованием POS-терминала.
  • соблюдение правил кассового обслуживания клиентов по 318-П;
  • отдельный хороший совет – необходимо сверять кассу перед уходом на обед и по возможности в течение рабочего дня, особенно после сложных операций.
! Если кассовый работник один в смене и выполняет функции зав/кассой, то до 12-00 необходимо сформировать кассовый сшив за предыдущий рабочий день и отдать на подпись гл. бухгалтеру или сотруднику, ответственному за сверку итогов с данными бухгалтерского учета.

Завершение операционного дня:

  1. Подсчет денежной наличности и ценностей;
  2. Формирование Реестра операций с наличной иностранной валютой и чеками;
  3. Формирование ордеров по ВОО 0401106;
  4. Формирование сводных кассовых приходных ордеров по коммунальным платежам (при необходимости);
  5. Формирование справки ф. 0402112 в АБС Банка и сверка итогов справки с остатками ценностей. Упаковка ценностей в соответствии с порядком упаковки денежных знаков. Если касса «не идет» (остатки не соответствуют данным справки), то необходимо предпринять все меры по установлению причин образования излишков/недостачи.
  6. Сверка справки ф. 0402112 с бухгалтерским работником.
    ! Если в смене работает один кассир, то данная справка не формируется – только Справка о кассовых оборотах ф. 0402114.
  7. Заполнение книги ф. 124.
    ! Если в смене работает один кассир, то книга ф. 124 не оформляется.
  8. Сдача справки ф. 0402112, ценностей и документов по совершенным за день операциям заведующему кассой, под роспись в указанной справке и книге ф. 124.
  9. Подтверждение кассовым работником сдачи ценностей в АБС Банка (при необходимости).
  10. Приведение в порядок своего рабочего места, чистка счетно-сортировальных машинок по установленным в Банке правилам.

Организация операционного дня банка

Операционный день банка – это деятельность банка в течение рабочего дня, которая связана с приемом, оформлением, контролем первичных учетных документов клиентов и банка, отражением их в бухгалтерском учете, завершением обработки информации и формированием ежедневного баланса.

Операционный день банка состоит из банковского дня и времени завершения обработки информации с обязательным формированием ежедневного баланса не позднее начала следующего операционного дня. Банковский день – это время, в течение которого происходит обслуживание клиентов и структурных подразделений банка, а именно прием и оформление, контроль первичных учетных документов клиентов и банка и их отражение в бухгалтерском учете.

Время начала и окончания операционного дня и банковского дня устанавливается приказом или распоряжением руководителя банка. При этом время начала и окончания банковского дня доводится до сведения клиентов.

Организация операционного дня в банке включает следующие составляющие:

1. обеспечение единого подхода к срокам отражения операций, совершенных в течение операционного дня, в регистрах бухгалтерского учета.

2. прием или оформление, контроль первичных учетных документов при осуществлении операций и отражении их в бухгалтерском учете.

3. распределение обязанностей и полномочий между ответственными исполнителями по приему или оформлению, контролю первичных учетных документов при осуществлении операций и отражению их в бухгалтерском учете, формированию отчетности.

4. соблюдение установленного банком документооборота с учетом требований нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь и учетной политики банка в целях снижения операционного риска.

Ответственный исполнитель – это работник банка, уполномоченный оформлять, подписывать и отражать в бухгалтерском учете первичные учетные документы по определенным операциям банка или осуществлять дополнительный (текущий) контроль указанных документов независимо от того, в каком структурном подразделении банка он работает. Полномочия и ответственность ответственных исполнителей определяются банком самостоятельно.

Ответственные исполнители наделяются правом подписания первичных учетных документов, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем банка.

3. Документы, документооборот и внутрибанковский контроль

Все операции банков совершаются в банке и отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов, оформленных в установленном законодательством порядке. Первичные учетные документы поступают в банк от клиентов, других банков, а также составляются в банках и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять внутренний контроль.

При оформлении банковских операций используются формы первичных учетных документов, предусмотренные нормативными правовыми актами Национального банка по их проведению. При оформлении операций по иным видам деятельности применяются типовые формы документов, утвержденные Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. В установленных Национальным банком случаях банк также может самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов.

Первичные учетные документы, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, должны содержать номера корреспондирующих счетов по дебету и кредиту, сумму операции, назначение платежа, содержащее необходимую информацию о характере операции, дату операции, подпись ответственного исполнителя, подпись контролера (если операция подлежит дополнительному контролю).

Утвержденные Национальным банком первичные учетные документы, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, подразделяются на:

· расчетные документы. Расчетными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов.

· кассовые документы. Кассовые документы используются при оформлении операций, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка по кассовой работе.

· мемориальные ордера. Мемориальные ордера применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете внутрибанковских операций и операций банка и клиентов по безналичному перечислению средств в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка.

· внебалансовые ордера. Внебалансовыми ордерами (приходными или расходными) оформляются операции по внебалансовым счетам.

Все операции по расчетным и (или) кассовым документам клиентов, поступившим в течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день. Расчетные и (или) кассовые документы, поступившие в банк по истечении банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего операционного дня.

Оплата всех расчетных и (или) кассовых документов с текущих (расчетных) счетов производится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня (за исключением овердрафтного кредитования) с соблюдением очередности платежей, установленной законодательством. Порядок использования денежных средств, поступивших на текущие (расчетные) счета в течение операционного дня, определяется банком и клиентом в договоре текущего (расчетного) банковского счета с учетом требований законодательства.

Исправление ошибочных записей производится при наличии подтверждающих документов по тем счетам, по которым сделаны ошибочные записи, обратной проводкой либо путем отражения сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета исходя из экономической сущности проведенной операции. Исправление неправильно проведенной суммы может производиться как путем проведения обратной проводки на полную сумму и осуществления правильной бухгалтерской записи, так и путем исправления в части неправильной суммы.

Учетной политикой банка должен быть предусмотрен график документооборота. Документооборот – это движение первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, связанное с оформлением, регистрацией, проверкой, учетом, контролем операций, а также с их обработкой и хранением.

За каждый рабочий день не позднее следующего рабочего дня банком должно быть обеспечено формирование первичных учетных документов, на основании которых совершены бухгалтерские записи. Порядок формирования, сверки и хранения первичных учетных документов банк определяет самостоятельно в локальных нормативных правовых актах с учетом законодательства. Исключение составляют кассовые документы, формирование которых осуществляется в сроки и в порядке, установленные нормативными правовыми актами Национального банка по организации кассовой работы в банках.

Первичные учетные документы за каждый рабочий день должны быть сверены с данными ежедневного баланса. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому балансовому и внебалансовому счету. Сформированные, сброшюрованные и сверенные с ежедневным балансом первичные учетные документы передаются для хранения. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, книги (книга) регистрации открытых и закрытых лицевых счетов, отчетность хранятся в течение сроков, установленных законодательством.

При организации работы в течение операционного дня банк должен осуществлять внутренний (текущий и последующий) контроль, предусмотренный локальными нормативными правовыми актами банка.

Внутренний контроль осуществляется при открытии счетов, приеме первичных учетных документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Внутренний контроль должен быть направлен на:

обеспечение сохранности денежных средств и ценностей;

соблюдение клиентами требований по оформлению первичных учетных документов;

своевременное исполнение платежных инструкций клиентов на перечисление денежных средств;

перечисление и зачисление денежных средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных инструкциях, принимаемых к исполнению.

Для обеспечения надлежащего текущего контроля банк самостоятельно в локальных нормативных правовых актах определяет перечень операций банка, которые подлежат обязательному дополнительному контролю, а также ответственных исполнителей, которым предоставляется право выполнять контрольные функции, и порядок его осуществления. По операциям банка, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним ответственным исполнителем.

Первичные учетные документы по подлежащим дополнительному контролю операциям банка, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, должны иметь контрольную подпись уполномоченного на то лица.

Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является последующий контроль правильности учета и оформления надлежащими документами совершенных операций. Последующий контроль должен быть направлен на вскрытие причин выявленных нарушений порядка совершения операций и ведения бухгалтерского учета и на принятие мер к устранению недостатков.

Срез рабочего дня кассира-операциониста: работа над ошибками (Самойлов Е.В.)

Не секрет, что рабочий день операционно-кассового сотрудника банка довольно напряжен и расписан буквально по минутам. При сравнительно небольшом уровне оплаты труда количество совершаемых операций значительно, причем каждая из них при некорректном исполнении несет потенциальные убытки для банка и проблемы для клиентов. В статье анализируются возможные ошибки и недочеты, допускаемые операционно-кассовыми работниками.
Начнем с того, что кассир-операционист — это лицо банка. Это сотрудник фронт-офиса, который напрямую общается с клиентами, продает банковские продукты, решает проблемы клиентов. Операционный зал — это то место в банке, где через общение с операционными работниками закладывается основа долгосрочного и плодотворного сотрудничества клиента и банка. Для клиента первое знакомство с банком начинается с операционного зала, но ведь и для сотрудника банка именно эта должность часто становится стартовой площадкой в банковской карьере.
Помимо этого кассир-операционист как сотрудник банка осуществляет перечисление или выдачу денежных средств с расчетного счета, анализирует денежно-расчетные документы с точки зрения законности совершаемых операций <1>, проверяет подлинность подписей при получении денежных средств и ценностей, отвечает за правильность оформления чеков, платежных поручений, объявлений и других документов.
———————————
<1> Федеральный закон от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Любому кассиру-операционисту требуется знать банковские продукты, владеть программным обеспечением, знать документы регулятора (Банка России) и внутренние инструкции, уметь быстро адаптироваться к изменяющимся требованиям, быть стрессоустойчивым и самостоятельным. Независимо от ситуации (наплыв клиентов, конец рабочего дня или обвал рынка) кассир-операционист должен сохранять выдержку, спокойствие и сосредоточенность. Статистика показывает, что 80 — 90% кассиров-операционистов дополнительных офисов составляют женщины. По мнению экспертов, они быстрее находят общий язык с клиентами, имеют недюжинное терпение и особую гибкость в разговоре, что очень важно.
Большой плюс данной специальности состоит в том, что кассиры-операционисты постоянно востребованы на рынке труда. А раз так — без работы они не останутся. Однако далеко не все желают нести большой груз ответственности (в т.ч. материальной), выносить немалые психологические нагрузки, возникающие в результате постоянной работы с людьми, а также работать по жесткому/фиксированному графику. Для того чтобы работать кассиром-операционистом, требуется окончить специализированные курсы. Данные курсы, как правило, банк организует как на своей площадке, так и на площадках специализированных тренинговых компаний. Отметим, что если кассир-операционист работает с иностранной валютой, то дополнительным условием является наличие соответствующего сертификата.
Оплата труда кассира-операциониста в кредитных организациях стартует от 18 тыс. руб. Как правило, верхняя граница оплаты труда не превышает 30 тыс. руб. Должность кассира-операциониста является первой ступенью банковской карьеры: через год-два успешной работы кассиры идут на повышение, становятся менеджерами по продажам, менеджерами по ипотечному кредитованию или руководителями дополнительного офиса.
Типичный рабочий день кассира-операциониста можно «разложить» на несколько блоков:
1) открытие операционного дня.
2) обслуживание клиентов.
3) закрытие операционного дня.
Рассмотрим первую часть рабочего дня кассира-операциониста «Открытие операционного дня» и ошибки, которые нельзя допускать.
Открытие операционного дня
Лимиты денежной наличности
Забегая вперед, следует отметить, что во многих кредитных организациях существуют стандарты совершения кассовых операций во внутренних структурных подразделениях (далее — ВСП) с денежной наличностью Российской Федерации и иностранных государств, а также с другими ценностями. Как правило, данный документ определяет общие правила организации кассовой работы, совершения кассовых операций при обслуживании клиентов — физических/юридических лиц. Операционно-кассовым сотрудникам следует четко соблюдать данные правила.
С чем же работают операционно-кассовые сотрудники в ВСП? Они работают с денежными средствами и прочими ценностями. Денежные средства в ВСП лимитируются по нижней границе (минимальный остаток хранения наличных денежных средств в кассе) <1> и по верхней границе (максимальный остаток денежной наличности в кассе ВСП) <2>.
———————————
<1> Минимальный остаток хранения наличных денег в кассе ВСП устанавливается для обеспечения своевременной выдачи клиентам наличных денег в начале рабочего дня.
<2> Максимальный остаток денежной наличности в кассе устанавливается в целях минимизации объемов ресурсов банка, не приносящих доход, и снижения уровня кассовых рисков, связанных с недостаточной технической укрепленностью.
Помимо минимального и максимального лимитов денежных средств могут устанавливаться лимиты денежной наличности на рабочих местах кассовых работников ВСП. Они необходимы для обеспечения сохранности денежной наличности на рабочих местах кассовых работников ВСП в течение рабочего дня и также зависят от технической укрепленности рабочих мест кассовых работников ВСП.
Следует отметить, что ответственность за соблюдение лимитов минимального и максимального остатков в кассе ВСП несут должностные лица, ответственные за обеспечение сохранности банковских ценностей в хранилище ВСП, за соблюдение лимитов остатка денежной наличности на рабочих местах — кассовые работники, на чьих рабочих местах данные лимиты установлены. Практика показывает, что нарушается в основном максимальный лимит. Таким образом, денежных средств в хранилище ВСП после окончания работы остается больше, чем рассчитано. С учетом того что в некоторых кредитных организациях денежная наличность страхуется только в рамках максимального лимита, в случае хищения банковских ценностей из ВСП величина превышения останется без страхового покрытия.
Исходя из необходимости лимитирования денежной наличности появляется первая ошибка.
Ошибка N 1: превышение максимального лимита денежной наличности в кассе ВСП/несоблюдение минимального лимита в кассе ВСП/несоблюдение лимита денежной наличности на рабочем месте кассового сотрудника.
Сертификация сотрудников
Очевидно, что перечень функциональных обязанностей работников ВСП определяется должностной инструкцией и иными распорядительными документами кредитной организации. И вроде бы понятно, что к операциям с банковскими ценностями должны допускаться сотрудники, прошедшие обучение правилам работы с банковскими ценностями, специальную подготовку по определению подлинности/ платежеспособности денежных знаков и получившие сертификат, подтверждающий прохождение обучения. Однако часто бывает, что по причине отсутствия ключевого/сертифицированного сотрудника (болезнь, отпуск и т.д.) на валютно-обменные операции «сажают» новичка, имеющего только сертификат по кассовой работе и весьма отдаленное представление о способе проверки банкнот иностранных государств на подлинность. Отсюда возникает вторая ошибка.
Ошибка N 2: к работе с банковскими ценностями и совершению операций с клиентами допущены работники, не прошедшие специальную подготовку.
Открытие хранилища
В начале операционного дня (до начала работы с клиентами) должностные лица ВСП открывают хранилище и осуществляют сверку фактического наличия банковских ценностей. Затем для обслуживания клиентов заведующий кассой ВСП выдает операционно-кассовым работникам под отчет необходимые суммы денежной наличности и ценностей. Согласно требованиям Банка России денежная наличность и ценности должны быть соответствующим образом сформированы в мешки и упаковки.
Вскрытие и пересчет пачки/мешка осуществляются операционно-кассовым работником только под наблюдением контролирующего работника. Контролирующий работник обязан непосредственно осуществлять визуальный контроль за процедурой пересчета. При этом контролирующему работнику запрещается лично вскрывать и пересчитывать банковские ценности.
После окончания пересчета контролирующий работник должен сверить сумму банковских ценностей, полученную в результате полистного/поштучного пересчета, с данными, указанными на накладке к пачке/ярлыке к мешку. Зачастую процедурой пересчета в присутствии контролирующего работника пренебрегают, что способствует мошенническим действиям или откровенному воровству денежных средств банка. Так возникает третья ошибка.
Ошибка N 3: пересчет банковских ценностей осуществляется кассовым сотрудником единолично без присутствия контролирующего сотрудника.
Хранение упаковочного материала банковских ценностей
После открытия хранилища заведующий кассой переносит банковские ценности в бронированную кабину, откуда начинается процесс передачи данных ценностей операционно-кассовым работникам. До момента окончания пересчета банковских ценностей весь комплект упаковочного материала (от пачки — все бандероли, верхняя и нижняя накладки, шпагат с четырьмя узлами и пломбой или полиэтиленовый пакет с оттиском клише; от мешка — ярлык, шпагат с пломбой) должен сохраняться. В случае недостачи упаковочный материал следует хранить до момента ее урегулирования. Если упаковочный материал был сразу уничтожен/приведен в негодность, а впоследствии при пересчете денежной наличности была выявлена недостача, установить виновное лицо будет почти невозможно. Таким образом, сначала пересчитываем банковские ценности, затем при отсутствии недостачи уничтожаем упаковочный материал.
Ошибка N 4: упаковочный материал уничтожен до окончания пересчета ценностей.
Допуск в хранилище посторонних лиц
Некоторую часть своего рабочего времени операционно-кассовые сотрудники, ответственные за сохранность ценностей, проводят в хранилище ценностей. Следует отметить, что в помещениях для совершения операций с банковскими ценностями запрещается нахождение посторонних лиц, включая работников ВСП, не находящихся при исполнении служебных обязанностей. Как правило, в хранилище ценностей помимо руководителя ВСП и должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, по предъявлении служебного удостоверения допускаются работники службы внутреннего аудита для проведения ревизий и проверок, сотрудники службы безопасности и руководство кредитной организации.
В любом случае допуск вышеуказанных лиц в хранилище должен осуществляться только в сопровождении должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей.
Ежедневная уборка, проводимая в ВСП клининговой компанией, может «сослужить плохую службу», если сотрудник этой компании допущен в хранилище и (или) кассовую кабину без присмотра.
Ошибка N 5: сотрудник клининговой компании был оставлен в хранилище/кассовой кабине без присмотра со стороны сотрудника ВСП, ответственного за сохранность ценностей.
Хранение ключей от хранилища/основного сейфа
В начале операционного дня при открытии хранилища, а также при закрытии операционного дня должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, изымают из основного сейфа ключи от остальных сейфов (если в хранилище их несколько) для сверки фактического наличия банковских ценностей с данными книг учета.
С точки зрения места хранения ключей от сейфов, расположенных в хранилище ценностей, вопрос хранения ключей вовсе не праздный. Важнейшим аспектом является тип сигнализации, установленной в ВСП. Известно, что сигнализации могут быть двух типов:
— без вывода на пульт охраны (шумовые);
— с выводом сигнала на пульт подразделения оперативного реагирования (полиция, вневедомственная охрана, частное охранное предприятие и т.д.).
В случае с установленной шумовой сигнализацией ошибкой сотрудника ВСП может быть хранение ключей от хранилища ценностей непосредственно в ВСП.
Ошибка N 6: хранение ключей от хранилища ценностей осуществляется непосредственно в ВСП, где установлена сигнализация, не имеющая вывода контрольного сигнала на пульт централизованного наблюдения.
Рассмотрим вторую часть рабочего дня кассира-операциониста «Обслуживание клиентов».
Обслуживание клиентов
Пересчет денежных средств клиента
При совершении клиентской операции кассиру-операционисту следует принимать наличные денежные средства клиентов полистным (поштучным) пересчетом. Причем полученную от клиента денежную наличность кассовый работник пересчитывает таким образом, чтобы клиент мог наблюдать за его действиями.
Следовательно, при осуществлении вкладной операции кассовый работник перед выдачей наличных денег клиенту должен пересчитать их полистно или на счетно-денежной машине под визуальным контролем со стороны клиента.
Ошибка N 7: пересчет денежной наличности клиента при закрытии вклада/счета осуществляется без визуального контроля со стороны клиента (клиент не может видеть результат пересчета).
Идентификация клиента
При осуществлении операций по приему и выдаче денежной наличности физическому лицу, находящемуся на обслуживании в банке, осуществляется его идентификация в соответствии с требованиями Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Если операция подлежит дополнительному контролю, кассир-операционист должен пригласить уполномоченного работника, в должностные обязанности которого входит данный функционал. После проведения дополнительного контроля операции сотрудник проставляет подпись на расходном ордере в поле «Контролер». Практика показывает, что далеко не всегда сотрудниками проводится своевременная идентификация клиента при приеме/выдаче денежной наличности. Часто, ссылаясь на занятость, контролирующий сотрудник ставит на ордерах свою подпись, подтверждающую проведение дополнительного контроля, только вечером, когда обслуживание клиентов прекращено. Таким образом, нарушаются требования Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Ошибка N 8: умышленно или по незнанию кассир-операционист не приглашает контролирующего сотрудника в момент обслуживания клиента, а подпись в поле «Контролер» на приходном/расходном ордере появляется позже или в конце операционного дня.
Проверка документа, удостоверяющего личность
При предъявлении клиентом документа, удостоверяющего личность, кассир-операционист должен убедиться в личности клиента, проведя проверку подлинности данного документа с использованием прибора ультрафиолетового излучения. Однако на практике 90% кассиров-операционистов пренебрегают данной процедурой, ссылаясь то на нехватку времени, то на забывчивость. Для руководства ВСП самый простой и действенный способ удостовериться в соблюдении сотрудниками требований по проверке документа, удостоверяющего личность, — просмотр архива системы видеонаблюдения, установленной в ВСП.
Ошибка N 9: в результате того, что кассир-операционист не провел проверку подлинности с использованием прибора ультрафиолетового излучения, произведена выдача денежных средств со счета/вклада по поддельным документам.
Рассмотрим третью часть рабочего дня кассира-операциониста «Закрытие операционного дня».
Закрытие операционного дня
Сверка банковских ценностей
Как было отмечено ранее, после окончания операционного дня в хранилище ВСП должна оставаться денежная наличность Банка России в сумме не менее минимального остатка хранения наличных денег, но и не более максимального остатка денежной наличности <1>.
———————————
<1> Размер денежной наличности регулируется при помощи инкассации.
Не менее важной и ответственной задачей при закрытии операционного дня являются контрольный пересчет фактического наличия банковских ценностей и последующая сверка с книгами учета.
Операционно-кассовые сотрудники, должностные лица, ответственные за сохранность банковских ценностей, несут ответственность за соблюдение порядка закрытия операционного дня. В случае возникновения кассовых просчетов при закрытии операционного дня заведующий кассой и должностные лица, ответственные за сохранность банковских ценностей, обязаны принять меры по установлению причин возникновения кассовых просчетов и поставить в известность руководителя ВСП.
Ошибка N 10: заведующий кассой совместно с контролирующим сотрудником не сверил по «накладкам» фактическое наличие ценностей с книгами учета, а просто заложил мешки и пачки в сейфы хранилища, впоследствии опечатав хранилище.
Опломбировка хранилища
В нерабочее время ВСП дверь хранилища опломбировывается заведующим кассой и контролирующим должностным лицом <1>. Если пломбировка сейфовой двери хранилища осуществляется при помощи свинцовых пломб, то у указанных выше лиц должны быть свои персональные пломбиры <2>. Существует ряд требований к процессу опломбировки:
— шпагат, на который надевается свинцовая пломба, должен быть целым, без узлов и пропускаться в специальные проушины дверей;
— дверь хранилища/сейфа не может быть открыта без повреждения шпагата и оттисков пломбиров;
— оттиски пломбиров должны быть четкими.
———————————
<1> В случае отсутствия банковских ценностей хранилище ВСП может не опломбировываться.
<2> Альтернативной пломбировкой сейфов/хранилища является применение одноразовых индикаторных номерных пломб или индикаторных пломб-наклеек.
Данные пломбиры хранятся у каждого сотрудника, и передача их другому лицу не допускается. Хранение личных пломбиров, клише, ключей и т.д. должно исключать возможность их использования третьими лицами, в том числе сотрудниками ВСП.
Большой ошибкой может быть передача своего пломбира для опломбирования хранилища другому сотруднику ВСП. В случае выявления недостачи в хранилище ответственность несут сотрудники, чьи пломбиры оставили свои отпечатки на пломбах.
Ошибка N 11: контролирующий сотрудник передает свой персональный пломбир заведующему кассой для опломбировки хранилища.
Выводы
В задачи современного операционно-кассового сотрудника входит знание банковских продуктов (депозитов, кредитов, банковских карт, сейфовых ячеек). Помимо этого на операциониста-кассира возлагаются задачи выяснения потребностей клиента, консультирования по дистанционному обслуживанию, кассовым операциям, денежным переводам, кредитованию, а также правильного и быстрого оформления множества различных документов.
Очевидно, что не все сотрудники хотят и могут это делать. В некоторых отделениях/банках операционные сотрудники могут по 10 — 15 минут просто не замечать клиента, занимаясь при этом своими личными делами. Однако если между клиентом и операционно-кассовым сотрудником возникают положительные эмоции, клиент будет приходить в такой банк снова и снова, приводить знакомых, приносить вклады и становиться потребителем других банковских услуг.
Возможные ошибки и недочеты, указанные в данной статье, являются следствием игнорирования требований нормативных документов как Банка России, так и кредитной организации. Внимательный читатель обратит внимание на то, что большая часть нарушений — это нарушения кассовой работы в ВСП. Поэтому обучение и последующее тестирование (зачет) как вновь принятых операционно-кассовых сотрудников, так и опытных кассиров должны проводиться не «для галочки». Принимать зачет, по нашему мнению, должен специалист, имеющий большой опыт и соответствующую квалификацию.
С учетом вышеизложенного операционно-кассовым сотрудникам в своей основной деятельности следует строго соблюдать требования как внутренних, так и внешних нормативных документов. А руководители дополнительных офисов должны контролировать работу своих подчиненных, своевременно выявляя их недочеты и при необходимости направляя их на курсы повышения квалификации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *