Закрытие периода в бухгалтерии

Содержание

Как утвердить порядок передачи первичных документов в финансовую службу

Прежде чем разработать и утвердить порядок передачи первичных документов финансовой службе, подготовьте их подробный список. Классифицируйте документы по категориям – к примеру, как в таблице 1.

Таблица 1. Классификация первичных документов компании

Категории Документы
Кадровые документы – Приказы на отпуск, прием и увольнение сотрудников;
– табели учета рабочего времени;
– приказы о переводе, премировании и депремировании
Документы от поставщиков, покупателей – Накладные на товары и материалы;
– акты выполненных работ;
– счета-фактуры;
– прайс-листы;
– акты сверок;
– документы на бонусы и скидки;
– документы на возвраты продукции
Документы складского учета – Приходные ордера;
– акты списания товарно-материальных ценностей;
– документы перемещения товарно-материальных ценностей;
– ведомости по инвентаризации
Документы по основным средствам – Акт о приеме-передаче объекта основных средств;
– акт ввода в эксплуатацию;
– документы на перемещение и выбытие;
– сличительная ведомость результатов инвентаризации
Документы на операции с сотрудниками – Авансовые отчеты;
– документы на компенсации при увольнении;
– больничные листы;
– расчет отпускных;
– документы на удержания из зарплаты
Документы по внутригрупповым операциям – Документы купли-продажи между юридическими лицами одной группы компаний;
– акты сверок

Установите, какие обязательные реквизиты должны включать первичные документы, например:

  • наименование документа;
  • дату составления;
  • измерители хозяйственной операции;
  • содержание хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Порядок передачи документов в финансовую службу оформите в виде таблицы – см. пример. Включите в нее такие столбцы:

  • документ;
  • срок представления;
  • формат документа;
  • ответственный за представление документа;
  • получатель документа.

О том, как указать в регламенте срок представления документов, см. Как быстро закрыть период в управленческом учете.

Таблица 2. Порядок передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете

Действие, документ Срок представления Формат документа Ответственный за представление документа Получатель
Передача всех документов по хозяйственным операциям в бухгалтерию В течение первого рабочего дня после даты совершения операции, счета-фактуры – не позднее пятого рабочего дня с даты совершения операции Типовой бухгалтерский формат Все инициаторы сделок Бухгалтерия
Приказы на отпуск За четыре дня до отпуска Типовой бухгалтерский формат Начальник отдела кадров Бухгалтер по учету зарплаты
Приказы на увольнение сотрудников Не позже дня увольнения Типовой бухгалтерский формат Начальник отдела кадров Бухгалтер по учету зарплаты
Кадровые приказы о переводе, приеме на работу В течение одного рабочего дня с момента перевода или приема сотрудника Типовой бухгалтерский формат Начальник отдела кадров Бухгалтер по учету зарплаты
Табели учета рабочего времени Второй рабочий день после отчетного периода Типовой бухгалтерский формат Руководители всех подразделений Начальник отдела кадров
Накладные на сырье В течение одного рабочего дня с даты совершения операции Типовой бухгалтерский формат Начальник технологического цеха Бухгалтер по учету сырья
Приказ об изменении цен на сырье За один рабочий день до ввода новой цены на сырье Внутренний документ предприятия Начальник службы закупок Бухгалтер по учету сырья
Приказы на премии Первый рабочий день месяца, следующего за отчетным Типовой бухгалтерский формат Начальник отдела кадров Бухгалтер по учету зарплаты
Акты на услуги Одновременно со счетом-фактурой Типовой бухгалтерский формат Все инициаторы сделок Бухгалтерия
Акты на списание товарно-материальных ценностей Последнее число отчетного периода Типовой бухгалтерский формат Руководители всех подразделений Бухгалтерия

Не упустите из внимания документы, которые поступают в компанию со значительной задержкой, в том числе уже после закрытия периода: к примеру, акты выполненных работ от энергетиков, связистов. Установите сроки, в которые сотрудники подразделений должны представлять такие бумаги.

Обяжите бухгалтерию своевременно отражать в учетной системе поступающие первичные документы. Назначьте ответственных, которые будут ежедневно контролировать участки с самым объемным и проблемным документооборотом.

Закрепите в регламенте правила подготовки к закрытию периода. Ее нужно начинать заранее – в последнюю неделю отчетного месяца. Желательно, чтобы в конце каждого месяца финансовая служба представляла ответственным менеджерам подразделений оборотно-сальдовую ведомость в детализации по поставщикам. При этом сотрудник, отвечающий за работу с конкретным контрагентом, должен подтвердить его сальдо и уточнить сроки представления документов. Так решите проблему с недостающей первичкой.

Утвердите порядок передачи первичных документов приказом генерального директора – см. пример.

Пример приказа о порядке передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете

Светлана Божко , финансовый директор группы компаний «Марио Риоли»

«Приказываю:

1. Утвердить с 01.02.2018 Порядок передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете.

2. Секретарю ознакомить в срок до 02.02.2018 всех ответственных лиц с Порядком передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете.

3. Ответственными за сроки представления первичных документов назначить руководителей подразделений.

4. Ответственным за выполнение Порядка передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете назначить финансового директора».

Чтобы оперативно закрывать период в управленческом учете, регламентируйте сроки передачи в финансовую службу не только первичных документов, но и внутренних документов компании, например:

  • производственных журналов и отчетов;
  • данных о расходовании энергоресурсов;
  • данных для расчета резервов по неликвидам, просроченной дебиторской задолженности, отпускам;
  • корректировок для управленческого учета;
  • ведомостей движения материалов, товаров и готовой продукции;
  • управленческих отчетов.

Если регламентируете формы внутренней отчетности, порядок ее формирования, это позволит избежать многих внутренних конфликтов в компании.

Пример регламента. Скачайте методику заполнения форм управленческой отчетности по исполнению планов и бюджетов

Вопрос: Как ускорить передачу первичных документов поставщиками

Светлана Божко , финансовый директор группы компаний «Марио Риоли»

Чтобы сократить время передачи первичных документов поставщиков в финансовую службу, закрепите в договорах с ними сроки представления бумаг. Включите в контракты такое условие: компания не перечисляет оплату за товарно-материальные ценности, работы или услуги, пока не получит документы.

Для иногородних поставщиков предусмотрите возможность учета отсканированных копий документов с последующим представлением оригиналов в оговоренные сроки.

Подробнее о том, как ускорить получение первичных документов, см. Как финансовый директор может ускорить получение закрывающих документов. О том, как обеспечить оперативность отражения данных в учете, см. Как вести управленческий учет на основе плана счетов.

Как регламентировать график закрытия периода в управленческом учете

Разработайте и утвердите график закрытия периода в управленческом учете. Назначение этого документа – регулировать проведение всех хозяйственных операций, закрепить ответственных лиц и сроки выполнения работ. Отразите в документе (см. рисунок):

  • название операции;
  • последовательность операций по закрытию периода;
  • требуемый срок исполнения операции;
  • сотрудника, ответственного за создание документа в учетной системе;
  • сотрудника финансовой службы, ответственного за проверку информации.

Включите в график закрытия периода столбцы, в которых предстоит указывать плановые и фактические даты отражения операций в учете. Предусмотрите столбец для комментариев.

Рисунок. График закрытия периода

Последовательность операций по закрытию периода в управленческом учете может быть, например, такой:

  • представление первичных документов за отчетный период в бухгалтерию;
  • калькуляция себестоимости;
  • расчет условных начислений;
  • начисление резервов;
  • отражение в учетной системе специфических операций;
  • формирование пакета управленческой отчетности.

Ограничьте доступ в учетную систему для всех сотрудников на время закрытия периода. Это снизит риск того, что они изменят данные задним числом.

Утвердите график закрытия периода в управленческом учете приказом генерального директора.

Вопрос: Как бороться с корректировкой документов в учетной системе задним числом

Светлана Божко , финансовый директор группы компаний «Марио Риоли»

В компании «Альфа» долгое время не могли избежать корректировки документов в учетной системе задним числом, из-за чего управленческую отчетность формировал и с опозданием и некорректно. Чтобы решить проблему, регламентировали предельные сроки доступа к документам в учетной системе, после чего они автоматически становились недоступны для ввода или редактирования данных. Сроки доступа к документам закрепили так:

  • документы продажи клиентам – до конца операционного дня;
  • возвраты от клиентов – до конца дня поступления возврата на склад;
  • кассовые и банковские документы – до конца операционного дня;
  • корректировки документов, исправление ошибок – только текущим днем, в котором обнаружили ошибку.

Вопрос: Как избежать ошибок при закрытии периода в управленческом учете

Светлана Божко , финансовый директор группы компаний «Марио Риоли»

Чтобы избежать ошибок при закрытии периода, предусмотрите в графике контроль качества этой процедуры. Разработайте систему контрольных точек, учитывающих специфику бизнеса и учетной системы. Например, введите в использование детальную аналитику и технические счета, которые на конец каждого месяца должны быть нулевыми. Проверяйте отсутствие типовых ошибок, которые пользователи допускают при закрытии месяца, а также соответствие данных и отчетов между собой.

ОСОБЕННОСТИ ЗАКРЫТИЯ ФИНАНСИРОВАНИЯ

  1. Учреждение, финансируемое субсидиями на выполнение государственного задания, обязано до 31 декабря включительно рассчитаться по своим обязательствам:
  • начислить и выплатить зарплату по бюджетному виду деятельности и перечислить страховые взносы;
  • произвести все выплаты в пределах полученных годовых ассигнований по плану финансово-хозяйственной деятельности (ФХД), в разрезе статей КОСГУ;
  • закрыть кредиторскую и дебиторскую задолженность.

2. Объем бюджетных ассигнований, выделенных на финансовый год, и предельные объемы финансирования текущего года прекращают свое действие 31 декабря. Остаток неиспользованных субсидий не является переходящим на следующий финансовый год, не позднее двух последних рабочих дней подлежит перечислению получателями бюджетных средств на единый счет бюджета (ст. 24 Бюджетного кодекса РФ; далее — БК РФ).

Бухгалтерские записи по возврату неиспользованных субсидий:

Дебет счета 4.401.10.130 Кредит счета 4.303.05.730 — начислена задолженность по возврату в доход бюджета остатков субсидии, предоставленной на финансовое обеспечение выполнения государственного задания;

Дебет счета 4.303.05.830 Кредит счета 4.201.11.61 — перечислены с лицевого счета учреждения остатки суммы субсидии в доход бюджета.

3. После 25 декабря получатели бюджетных средств утрачивают право на принятие денежных обязательств, определенное ст. 225 БК РФ. Сокращение срока принятия денежных обязательств по сравнению со сроком завершения финансового года вызвано необходимостью завершить в оставшееся время до окончания года остальные процедуры санкционирования и расходования бюджетных средств.

В срок до 28 декабря орган, исполняющий бюджет, должен завершить подтверждение денежных обязательств, принятых получателями бюджетных средств, а в срок до 31 декабря включительно — оплатить их.

4. Статьей 242 БК РФ установлены особенности закрытия счетов от предпринимательской деятельности, на которых по состоянию на 31 декабря числится остаток денежных средств. В отличие от остатков финансирования из бюджета, остаток средств, полученных бюджетным учреждением от предпринимательской деятельности, изъятию не подлежит и зачисляется в полном объеме на лицевом счете в федеральном казначействе на следующий год.

ПОДГОТОВИТЕЛЬНАЯ РАБОТА

Рассмотрим подготовительные мероприятия, которые нужно последовательно провести в бюджетном учреждении перед закрытием финансового года.

Инвентаризация

1. Проводим инвентаризацию имущества организации, проверяем и корректируем данные об излишках и недостачах.

2. Проводим инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, до конца года рассчитываемся по кредиторской задолженности, взыскиваем дебиторскую задолженность.

3. До закрытия счетов текущего финансового года проводим расчеты по налогам и сборам, проверяем корректность и правильность всех расчетов.

Результаты инвентаризации оформляют документально, изменения вносят в баланс на основании произведенных проводок по корректировке данных.

Определение доходов и расходов по предпринимательской деятельности

Информация о доходах от предпринимательской деятельности формируется на счете 2.401.10.130 «Доходы от оказания платных услуг».

Начисление доходов от оказания платных услуг отражается следующей проводкой:

Дебет счета 2.205.31.560 Кредит счета 2.401.10.130 — на основании акта приема-сдачи выполненных работ (услуг) и договора.

По завершении отчетного периода (месяца) обобщающая информация о затратах на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг собирается на счете 0.109.00.000. Этот счет детализирован следующим образом:

0.109.60.200 «Прямые затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг» (к прямым расходам относятся затраты, непосредственно связанные с оказанием конкретного вида государственных услуг);

0.109.70.200 «Накладные расходы»;

0.109.80.200 «Общехозяйственные расходы»;

0.109.90.200 «Издержки обращения».

По завершении месяца накладные и общехозяйственные расходы распределяют по видам услуг и относят на счет 0.109.60.200 (в разрезе КОСГУ):

Дебет счета 0.109.60.200 Кредит счета 0.109.70.200 (0.109.80.200).

Расходы, осуществленные за счет чистой прибыли по предпринимательской деятельности (материальная помощь, подарки и т. д.), сразу относят на финансовый результат — счет 2.401.20.000 (в разрезе КОСГУ).

Расходы формируются отдельно по источникам финансирования — за счет предпринимательской деятельности (КФО 2), субсидий на выполнение государственного задания (КФО 4).

Определение полученных субсидий и расходов по бюджетной деятельности

В учете бюджетных учреждений бухгалтерские операции по отнесению фактической себестоимости оказанных услуг, выполненных работ в рамках исполнения государственного задания отражаются на счете 4.109.60.200.

Следует отметить, что Приказом Минфина России от 01.12.2015 № 190н внесены изменения в порядок отнесения операций на соответствующие группы, статьи, подстатьи КОСГУ и в порядок применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н.

С 2016 года доходы учреждений от поступлений субсидий на выполнение государственного задания должны отражаться по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ (табл. 1). Раньше использовалась статья 180 «Прочие доходы» КОСГУ.

Поступление доходов в виде субсидий на государственное задание отражается проводками:

Дебет счета 4.205.31.560 Кредит счета 4.401.10.130 — начислены доходы в сумме субсидии, выделенной на выполнение задания учредителя;

Дебет счета 4.201.11.510 Кредит счета 4.205.31.660 — поступили денежные ассигнования на расчетный счет в виде субсидии.

Приказом Минфина России от 24.12.2015 № 209н внесены изменения в Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденную Приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н.

Проводки по субсидиям приведены в соответствие с кодом КОСГУ 130, по которому теперь отражается доход от субсидий на госзадание (вместо счета 4.401.10.180 применяется счет 4.401.10.130, вместо счета 4.205.80.000 — счет 4.205.31.000).

Расходы, произведенные за счет субсидий, формирующие себестоимость услуг (работ), отражаются на счете 4.109.60.200.

Исключением из этого правила является перечень расходов, которые не подлежат включению в фактическую себестоимость за счет средств субсидий. Такие расходы сразу списываются в Дебет счета 4.401.20.200 «Расходы текущего финансового года» и отражаются по кодам 262, 263, 273, 290 КОСГУ.

Кроме того, непосредственно в Дебет счета 4.401.20.271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов» списываются суммы амортизации, начисленной по основным средствам, так как суммы амортизации и расходы по приобретению ОС, кроме малоценных быстроизнашивающихся предметов, не учитываются при расчете размера субсидии на выполнение государственного задания.

Быстрое закрытие отчетного периода: как ускорить подготовку годовой финансовой отчетности

Статья руководителя практики МСФО КСК групп Крапивенцевой Светланы, опубликованная в практическом журнале по управлению финансами компании «Финансовый директор».

Система быстрого закрытия отчетного периода fast close – это набор мероприятий для подготовки отчетности в течение 1–4 недель после окончания года.

По опыту КСК групп, расходы на учет достигают 20% накладных затрат компаний. Количество бухгалтеров, несмотря на автоматизацию, не уменьшается, а главная задача – формирование отчетной информации для руководства – решается в последнюю очередь, после представления отчетности налоговикам и в органы статистики. Отчетность нужна в первую очередь менеджменту, во вторую – инвесторам. Дефицит оперативных данных заставляет искать пути сокращения сроков отчетности.

Практика ряда компаний готовить годовой отчет к июню – анахронизм. Спустя 6 месяцев после окончания года результаты отчетности лишают менеджмент шанса оперативно повлиять на операционную деятельность. В январе еще можно что-то предпринять, а в июне нет. И даже в феврале иногда уже нет.

Быстрое закрытие отчетного периода поможет урегулировать с банком-кредитором соблюдение ковенантных условий и привлечь инвесторов

При использовании кредитов с ковенантами (требования кредитного договора к деятельности заемщика и его финансовым показателям) годовая отчетность по МСФО или РСБУ обязательна к представлению. Чем раньше менеджмент получит информацию о соблюдении/нарушении условий, тем легче решит вопрос по кредитам: либо договорится с банком и получит подтверждение о сохранении кредита, либо найдет замену.

Пример

Компания-девелопер, возводящая объекты в центре Москвы и на западе Подмосковья, имеет долларовый кредит в российском банке с госучастием. В 2014–2015 гг. из-за кризиса возникли курсовые убытки, кредитные обязательства выросли. Все это – на фоне обесценения объектов строительства (залога). Представив отчетность в банк в мае 2016 г., компания получила «письмо счастья» о приостановлении кредитной линии. Другая компания-застройщик из холдинга, имеющего еще и торговую сеть, получила отчетность и переоценку объектов уже в январе. Узнав о несоблюдении ковенант и предвосхищая действия банка, менеджмент расширил перечень объектов для залога и предоставил поручительства других компаний. Отзыва кредита удалось избежать.

Если сложно договориться с обслуживающим банком, то найти новый кредит по поздней убыточной отчетности невозможно, придется готовить новую. Поэтому ценность поздней отчетности минимальна. Для инвесторов быстрая отчетность – сигнал об отлаженной системе управления и надежном контроле. Это дает преимущество перед другими проектами инвестирования.

Траты на систему fast close окупаются за год–два, а издержки параллельных учетных и отсталых систем накапливаются годами без отдачи

Даже там, где годовые отчеты формируются во втором полугодии, отдельная информация доступна в январе–мае: плановые или оценочные показатели, данные управленческого учета. Одни люди готовят оперативные данные, другие – итоговые, как результат – дублирующие функции и лишние издержки.

Быстрое закрытие отчетного периода требует затрат на начальном этапе: финансовых, временных и человеческих. Говоря научным языком, внедрение fast close – это реинжиниринг учетных процессов, то есть критический анализ практики и замена «тормозящих» действий на те, что ведут к цели – годовому отчету к 15 января. Первоначальные траты на внедрение компенсируются за счет экономии в будущем на учетных функциях, дешевого финансирования, сбалансированных решений. Нефинансовые издержки связаны с потерей работников, не способных к адаптации, и повышенными нагрузками на ответственных лиц на протяжении периода отладки процесса.

Пример

Компания по производству кондитерских изделий (оборот 900 млн рублей) приняла решение сократить сроки отчетности на три месяца, чтобы иметь комплект до 1 февраля. Спустя год после внедрения финансовая служба представила руководству следующий отчет. Экономия после первого года использования составила 2216 тыс. рублей (рис. 1).

Рисунок 1. Экономия от использвания систебы быстрого закрытия отчетного периода

По свидетельству финансовых директоров компаний, реализовавших переход на быстрое закрытие, минимальный период внедрения составляет 6 месяцев, а полноценная перестройка происходит не ранее чем через год после начала проекта.

Контрагенты: ускорь, что возможно, оцени, что невозможно, и отличи одно от другого

Затягивание сроков отчетности не освобождает от исправлений в последующем году, а потому бессмысленно. При внедрении быстрого закрытия отчетного периода надо решиться признавать операции без официальных документов. Задача в том, чтобы свести количество таких операций к минимуму.

У каждого контрагента есть фамилия-имя-отчество, причем внутри компании. В обязанности конкретного сотрудника включается ответственность за представление документов или сведений в срок. К примеру, за покупателей отвечают менеджеры, факт отгрузки товара или предоставления услуги без подписи в документе подтверждают условия в договоре.

Пример

В рекламном холдинге привязка переменной части заработной платы клиентских менеджеров к документальной дисциплине решила 90 вопросов из 100 по сбору документов с контрагентов.

Проблемы возникают с монополиями и территориально удаленными контрагентами. В таких случаях для ускорения процесса используют метод начисления резервов (accruals).

А значит, уже в последний день отчетного периода известна приблизительная сумма.

Пример

Менеджер по логистике ж/д оператора вагонов Иванов А. М. не добьется получения документов от ПАО «РЖД» день в день, но составит справку-расчет о расходах на перевозки, используя данные о тарифах, тоннаже и километраже.

Таких «РЖД» мало, а по остальным поставщикам получить вовремя документы можно, используя конкуренцию на рынке, платежные и прочие методы убеждения.

Регламенты и автоматизированные бизнес-процессы исключают внутренние противоречия

Учет зависит от информации смежных подразделений: кадры, производство, строительный участок, снабжение, склад. Быстрое закрытие вовлекает все подразделения и достигает результата благодаря регламенту и автоматизированной системе управления бизнес-процессами.

Регламент фиксирует решения: сроки табелей, расчета заработной платы, ввод основных средств, акты по строительно-подрядным договорам, расчет себестоимости и т. д.

Автоматизированная система управляет сбором данных механически и обезличенно, избегая внутренних конфликтов.

Пример

Мясокомбинат (фермы, переработка, транспортный блок и сеть торговых точек под единым брендом) использует систему электронного документооборота «Первая Форма». 25-го числа месяца формируются задачи ответственным лицам: заполнить табели, закрыть расчеты, вложить калькуляции и прочие документы. Выполнение задачи фиксируется исполнителем и бухгалтерией, а информация о нарушении сроков стекается к руководству. Санкции за нарушение рассчитываются автоматически и корректируют переменную часть оплаты труда.

«Первая Форма» – одно из решений по автоматизации бизнес-процессов наравне с зарубежными (IBM Notes, EMC Documentum и др.), а также российскими . Частично задачи можно решать через Outlook MS.

Контрольные процедуры и методология облегчают ведение бизнеса, а не жизнь бухгалтерии

Вопросы контроля решаются не отдельной задачей, а одновременно с описанием бизнес-процесса через разделение полномочий, визирование и настройки систем.

Пример

В компании (ремонт ККМ в гипермаркетах) при заведении договора в «1С» указывается срок завершения расчетов по нему. Если расчеты не завершены в срок, появляется напоминание и приостанавливается сервис.

Проволочки при закрытии периода возникают, когда не вся информация внесена при вводе данных. Такие «факультативные» поля, как «статья движения денежных средств», «способ строительства основных средств» и т. п., заполняются формально или не заполняются вовсе. «Правильная» система контролирует такие места и предоставляет специалистам доступ к источнику информации – скану-копии договора, письма или счета.

Пример

В одной девелоперской группе с иностранным владением все скан-копии документов прикрепляются в учетную систему к конкретной операции.

Вероятно, это излишне для рядовой операции, но жизненно необходимо для договоров, оснований платежей, операций по кредиту, строительству, цессии и иным нестандартным событиям. Круг таких документов определяется в регламенте, исключая поиски оригинала, тиражирования и сбор для аудиторов.

Методология учета служит целям компании, поэтому все политики в области учета отталкиваются от реальных потребностей бизнеса, а не комфорта бухгалтерской службы.

Пример

Компания по ремонту офисов А+ дает годовую гарантию заказчикам, которые удерживают 3,5% договора в обеспечение. По опыту компании, работы выполняются в 98 случаях из 100. Такая практика говорит не о плохом качестве работ, это демонстрация лояльности клиенту. Признание удержания в доходах спустя год позволяет соотносить расходы по гарантийному ремонту. Хотя бухгалтерии было удобно включать в доходы всю сумму акта в момент сдачи объекта.

Переоценку активов, тест на обесценение, оценку месторождений, расчет резервов можно организовать заранее. Ведь сложно составить базовые модели, а в готовых полный пересчет производится быстро. Для этого с внешними контрагентами заранее согласовывают договоры и методики, аудиторов приглашают на промежуточный этап.

Единый информационный комплекс строится по принципу «каждое событие обрабатывается в системе один раз»

Единая информационная система на всю компанию – это из области IT-фантастики. Современные интегрируемые между собой решения складываются в гибкую и независимую систему по принципу конструктора, используя данные одной системы в другой без повторного ввода.

Пример

В гостиничном комплексе 4* на черноморском побережье использовались программы: fidelio (гостиница), r-keeper (ресторанный комплекс), Спа (спа-комплекс), «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата». Везде были свои справочники, данные стекались в «1С» после ручной обработки в Excel. В результате собственник получал краткие таблички к 30 марта, непроверяемые из-за невозможности «провалиться» в цифры.

Возможность интеграции – это главный принцип при выборе автоматизированных систем, для чего необходимы соответствие программных модулей и единая система справочников. Выявление потребности в информации у всех пользователей позволяет обрабатывать и заносить в систему событие один раз для всех.

Пример

Бухгалтеру Марии не нужна информация о дате погашения долговых ценных бумаг, а юристу Петру нужна. Чтобы юрист не вел отдельный реестр, системе нужны дополнительные поля для ввода данных по юридической части и отчеты в нужных разрезах.

Ранее использовали планы счетов для различных целей, однако, современные системы хранят информацию в регистрах, которых сколько угодно. При вводе события указывают, в каких регистрах его отразить, при этом повторяющая информация копируется, а отличающаяся заносится отдельно. Данные из регистров цепляются для финансового учета к планам счетов, а для нефинансового (продажи, производство, склад и т. д.) – формируют отчеты по регистрам в удобном и настраиваемом индивидуально для пользователя виде.

Рисунок 3. Единый учетный комплекс обеспечивает информацией все службы компании

Соблюдение регламента учета помогает сотрудникам финансовой службы, но его разработка превращает жизнь в кошмар

Регламент (иначе – правила, стандарт, положение и т. д.) – это утвержденный и обязательный к применению внутрифирменный документ, в котором описаны все процедуры, осуществляемые бухгалтерской службой и связанными подразделениями, указаны сроки их осуществления и ответственные за них должностные лица, а также санкции и поощрения.

Семь из десяти регламентов пишут по требованию бухгалтерских и иных нормативных актов. Их оформление снижает отдельные риски, но не формирует логичных бизнес-процессов.

Быстрое закрытие требует не только регламент, но и систему мотивации для его соблюдения. Сделать это можно внутренними силами, но знающие финансовые директора предпочитают привлечь к работе консультантов. Вот их основные аргументы:

  1. Начнутся нападки со стороны коллег, для которых «совершенно невозможно что-то изменить, они и так очень стараются и перерабатывают».
  2. На подготовку качественного документа уйдет много времени, а значит, регламент будет писаться годами либо другие процессы будут страдать из-за этого.
  3. Нужны особые компетенции, в противном случае регламент может получиться «сырым».
  4. Нужны полномочия и статус, иначе сотрудники, задействованные в разработке и имеющие вес в компании, могут саботировать работу.

Для сохранения внутреннего климата при разработке регламента отдать роль «плохого полицейского» консультанту. Ответственный за проект со стороны компании станет «хорошим полицейским». Он останется в одной лодке со своей командой и объяснит ей преимущества новой системы.

Комплексный регламент включает в себя:

  • учетную политику (для целей б/у, налогообложения, управленческого учета, МСФО);
  • порядок и сроки проведения первичных документов (правила документооборота);
  • порядок предоставления средств под отчет;
  • положение о командировках;
  • перечень контрольных процедур;
  • показатели эффективности бухгалтерской службы;
  • должностные инструкции каждого сотрудника бухгалтерской службы;
  • порядок предоставления информации из других подразделений;
  • перечень отчетов и информации, предоставляемых в другие подразделения, регулярные и по запросу, сроки выполнения; должностные инструкции бухгалтерских работников, а также фрагменты ДИ смежных отраслей;
  • структуру отчетности и пояснений, характер и глубину раскрываемой информации;
  • порядок взаимодействия с аудиторами;
  • формы бухгалтерских справок и иных первичных документов;
  • порядок получения информации о связанных сторонах и операций с ними;
  • порядок обзора событий после отчетной даты;
  • порядок получения информации о возникающих судебных разбирательствах и иных спорах, требующих признания оценочных обязательств, условных активов и обязательств.

>
Как закрывать отчетные периоды и определять финансовые результаты

Порядок закрытия

Процедура закрытия отчетного периода включает в себя:

  • списание на реализованную продукцию общей суммы расходов, связанных с ее производством и реализацией (к моменту закрытия отчетного периода эта сумма должна быть сформирована);
  • сопоставление итоговых данных по дебетовым и кредитовым оборотам на субсчетах, открытых к счету 90 «Продажи» и счету 91 «Прочие доходы и расходы»;
  • списание положительной разницы между этими данными в кредит счета 99 «Прибыли и убытки» (если получена прибыль);
  • списание отрицательной разницы между этими данными в дебет счета 99 «Прибыли и убытки» (если получен убыток).

Синтетический счет 90 «Продажи» предназначен для учета доходов и расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 9/99, п. 5 ПБУ 10/99). Однако непосредственно на этом счете никакие операции не отражаются. Все показатели, необходимые для определения финансового результата, формируются на субсчетах, открытых к нему. Поэтому на отчетную дату любого отчетного периода синтетический счет 90 не может иметь ни дебетового, ни кредитового сальдо.

К счету 90 открываются субсчета:

  • 90-1 «Выручка». По мере отгрузки по кредиту этого субсчета отражается выручка от реализации продукции (товаров, работ, услуг) с учетом НДС и акцизов;
  • 90-2 «Себестоимость продаж». В дебет этого субсчета списываются все расходы, связанные с производством и реализацией;
  • 90-3 «Налог на добавленную стоимость». По дебету этого субсчета отражаются суммы НДС, включенные в цену проданной продукции (товаров, работ, услуг);
  • 90-4 «Акцизы». По дебету этого субсчета отражаются суммы акцизов, включенные в цену проданной продукции (товаров, работ, услуг);
  • 90-9 «Прибыль/убыток от продаж». На этом субсчете отражается финансовый результат по обычным видам деятельности. Если совокупный оборот по кредиту субсчета 90-1 больше суммы дебетовых оборотов по субсчетам 90-2, 90-3 и 90-4, то разница между ними формирует прибыль. Если совокупный оборот по кредиту субсчета 90-1 меньше суммы дебетовых оборотов по субсчетам 90-2, 90-3 и 90-4, то разница между ними формирует убыток.

При закрытии отчетного периода разница между совокупным дебетовым оборотом по субсчетам 90-2, 90-3 и 90-4 и кредитовым оборотом по субсчету 90-1 (прибыль или убыток) отражается на счете 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения» в корреспонденции с субсчетом 90-9.

Дебет 90-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»

– отражена прибыль по обычным видам деятельности за отчетный период;

Дебет 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения» Кредит 90-9

– отражен убыток по обычным видам деятельности за отчетный период.

Записи по субсчетам 90-1, 90-2, 90-3, 90-4, 90-9 выполняются нарастающим итогом с начала года. В течение года эти субсчета не закрываются. Их закрытие происходит при реформации баланса.

Пример отражения в бухучете финансового результата от обычных видов деятельности за отчетный период (месяц)

ООО «Альфа» занимается оптовой торговлей и применяет общую систему налогообложения. В январе организация реализовала товаров на сумму 1 180 000 руб., в том числе НДС – 180 000 руб. Себестоимость проданных товаров составила 600 000 руб. Сумма амортизации основных средств, складских, транспортных и управленческих расходов равна 300 000 руб.

По состоянию на 31 января в бухучете «Альфы» отражены следующие данные:

– по кредиту субсчета 90-1 – выручка от реализации в сумме 1 180 000 руб.;
– по дебету субсчета 90-2 – себестоимость реализованных товаров в сумме 600 000 руб.;
– по дебету субсчета 90-3 – НДС с выручки от реализации в сумме 180 000 руб.;
– по дебету счета 44 – расходы на продажу в сумме 300 000 руб.

31 января бухгалтер «Альфы» закрывает отчетный период. Он делает проводки:

Дебет 90-2 Кредит 44
– 300 000 руб. – списаны расходы на продажу за январь;

Дебет 90-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»
– 100 000 руб. (1 180 000 руб. – (600 000 руб. + 300 000 руб. + 180 000 руб.)) – отражена прибыль от реализации за январь.

Синтетический счет 91 «Прочие доходы и расходы» предназначен для учета доходов и расходов по прочим операциям (п. 7, 9 ПБУ 9/99, п. 11, 13 ПБУ 10/99). Однако непосредственно на этом счете никакие операции не отражаются. Все показатели, необходимые для определения финансового результата, формируются на субсчетах, открытых к нему. Поэтому на отчетную дату любого отчетного периода синтетический счет 91 не может иметь ни дебетового, ни кредитового сальдо.

К счету 91 открываются субсчета:

  • 91-1 «Прочие доходы». По мере поступления по кредиту этого субсчета отражаются доходы по прочим операциям;
  • 91-2 «Прочие расходы». В дебет этого субсчета списываются все расходы по прочим операциям;
  • 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов». На этом субсчете отражается финансовый результат по прочим операциям. Если совокупный оборот по кредиту субсчета 91-1 больше дебетового оборота по субсчету 91-2, то разница между ними формирует прибыль. Если совокупный оборот по кредиту субсчета 91-1 меньше дебетового оборота по субсчету 91-2, то разница между ними формирует убыток.

При закрытии отчетного периода разница между кредитовым оборотом по субсчету 91-1 и дебетовым оборотом по субсчету 91-2 отражается на счете 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения» в корреспонденции с субсчетом 91-9:

Дебет 91-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»

– отражена прибыль по прочим операциям за отчетный период;

Дебет 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения» Кредит 91-9

– отражен убыток по прочим операциям за отчетный период.

Записи по субсчетам 91-1, 91-2, 91-9 выполняются нарастающим итогом с начала года. В течение года эти субсчета не закрываются. Их закрытие происходит при реформации баланса.

Пример определения сальдо прочих доходов и расходов за отчетный период (месяц) и отражения его в бухучете

В январе ООО «Альфа» сдавало имущество в аренду и выплачивало проценты за пользование кредитом. Сдача имущества в аренду не является основным видом деятельности организации. Начисленная сумма арендной платы составляет 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.). Сумма процентов по кредиту – 30 000 руб.

По состоянию на 31 января в бухучете «Альфы» отражены следующие данные:

– по кредиту субсчета 91-1 – арендная плата в сумме 59 000 руб.;
– по дебету субсчета 91-2 – НДС с арендной платы в сумме 9000 руб.;
– по дебету субсчета 91-2 – проценты за пользование кредитом в сумме 30 000 руб.

31 января бухгалтер «Альфы» закрывает отчетный период. Он делает проводку:

Дебет 91-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»
– 20 000 руб. (59 000 руб. – (9000 руб. + 30 000 руб.)) – отражена прибыль по прочим операциям за январь.

Условный доход (расход) по налогу на прибыль

Если организация применяет ПБУ 18/02, то одновременно с закрытием отчетного периода нужно отразить в учете условный расход (доход) по налогу на прибыль.

Для расчета этого показателя используйте формулу:

Условный расход (доход) по налогу на прибыль = Бухгалтерская прибыль (убыток) за отчетный период (суммарное сальдо по субсчету 90-9 и субсчету 91-9) × 20%

Сумма условного расхода (дохода) по налогу на прибыль отражается в бухучете на одноименном субсчете, который открывается к счету 99 «Прибыли и убытки».

Такой порядок следует из положений пункта 20 ПБУ 18/02.

В бухучете сумму условного расхода (дохода) отразите проводкой:

Дебет 99 субсчет «Условный расход по налогу на прибыль» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– начислена сумма условного расхода за отчетный период;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 99 субсчет «Условный доход по налогу на прибыль»

– начислена сумма условного дохода за отчетный период.

Если по итогам отчетного (налогового) периода в налоговом учете отражен убыток, то дополнительно нужно сделать проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражен отложенный налоговый актив с убытка, который будет погашен в следующих отчетных (налоговых) периодах.

Это следует из положений пункта 14 ПБУ 18/02, статьи 283 Налогового кодекса РФ и письма Минфина России от 14 июля 2003 г. № 16-00-14/219.

Сумма налога на прибыль, отраженная в бухучете на конец отчетного квартала или года, должна совпадать с суммой, отраженной в налоговой декларации, утвержденной приказом ФНС России от 26 ноября 2014 г. № ММВ-7-3/600. Поэтому, выполнив такие проводки, проверьте, правильно ли закрыт отчетный период. Для этого сопоставьте суммарные (с начала года) обороты по счету 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» в корреспонденции со счетами:

– 09 «Отложенные налоговые активы»;

– 77 «Отложенные налоговые обязательства»;

– 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Условный расход (доход) по налогу на прибыль»;

– 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Постоянные налоговые обязательства (активы)».

Если разница между дебетовыми и кредитовыми оборотами по этим счетам совпадает с суммой, отраженной по строке 180 листа 02 декларации по налогу на прибыль, то расчеты по налогу на прибыль отражены в бухучете правильно. Это означает, что отчетный период закрыт корректно.

В зависимости от того, с какой периодичностью организация отчитывается по налогу на прибыль, такую проверку она должна делать либо по итогам каждого месяца, либо по итогам каждого квартала.

Пример отражения в бухучете условного расхода по налогу на прибыль при закрытии отчетного периода

ООО «Альфа» рассчитывает налог на прибыль ежемесячно от фактической прибыли. Доходы и расходы в налоговом учете определяет кассовым методом. Организация занимается оказанием информационных услуг и пользуется освобождением от уплаты НДС.

В январе «Альфа» реализовала услуги на сумму 1 000 000 руб.

Персоналу организации была начислена зарплата в сумме 600 000 руб. Сумма взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с начисленной зарплаты составила 181 200 руб.

По состоянию на 31 января выручка от реализации не оплачена, зарплата персоналу не выдана, обязательные страховые взносы в бюджет не перечислены.

15 января менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев представил авансовый отчет по представительским расходам на сумму 24 600 руб. В тот же день эти расходы ему были возмещены в полной сумме. При расчете налога на прибыль учтены представительские расходы в сумме 24 000 руб. (600 000 руб. × 4%).

В январе других операций у «Альфы» не было. В бухучете организации сделаны следующие записи:

Дебет 62 Кредит 90-1
– 1 000 000 руб. – отражена выручка от реализации информационных услуг;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77
– 200 000 руб. (1 000 000 руб. × 20%) – отражено отложенное налоговое обязательство с разницы между выручкой, отраженной в бухгалтерском и налоговом учете;

Дебет 26 Кредит 70
– 600 000 руб. – начислена зарплата за январь;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 120 000 руб. (600 000 руб. × 20%) – отражен отложенный налоговый актив с разницы между зарплатой, отраженной в бухгалтерском и налоговом учете;

Дебет 26 Кредит 69
– 181 200 руб. – начислены обязательные страховые взносы с зарплаты за январь;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 36 240 руб. (181 200 руб. × 20%) – отражен отложенный налоговый актив с разницы между суммой налогов (взносов), отраженных в бухгалтерском и налоговом учете;

Дебет 26 Кредит 71
– 24 600 руб. – списаны представительские расходы;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 120 руб. ((24 600 руб. – 24 000 руб.) × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с суммы представительских расходов, отраженных в бухгалтерском и налоговом учете;

Дебет 90-2 Кредит 26
– 805 800 руб. (600 000 руб. + 181 200 руб. + 24 600 руб.) – списана себестоимость реализованных услуг;

Дебет 90-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»
– 194 200 руб. (1 000 000 руб. – 805 800 руб.) – отражена прибыль за январь;

Дебет 99 субсчет «Условный расход по налогу на прибыль» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 38 840 руб. (194 200 руб. × 20%) – начислена сумма условного расхода по налогу на прибыль.

В январе в налоговом учете «Альфы» отражен убыток в сумме 24 000 руб. (оплаченные представительские расходы). Поскольку этот убыток повлияет на определение налоговой базы в следующих периодах, в бухучете сделана запись:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 4800 руб. (24 000 руб. × 20%) – отражен отложенный налоговый актив с убытка, не признанного в текущем отчетном периоде.

Сумма налога на прибыль, отраженная в декларации за январь, равна нулю. Сальдо по счету 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» равно:
200 000 руб. – 120 000 руб. – 36 240 руб. – 120 руб. – 38 840 руб. – 4800 руб. = 0.

Условный расход по налогу на прибыль отражен правильно. Отчетный период закрыт корректно.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *