Журнал поручений руководителя, образец

Регистрационно-контрольная карточка

Новая страница 1

Преимущества автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов

Журнальная форма регистрации и контроля исполнения документов имеет наибольшую историю и в настоящее время представляется архаичной.

Картотечная система регистрации и контроля исполнения документов обладает несомненными преимуществами по сравнению с журнальной даже при использовании традиционных ручных картотек. Она дает возможность печатать карточки в нескольких экземплярах, что обеспечивает однократность регистрации документов, позволяет направлять документ в структурные подразделения с необходимым количеством карточек, формировать сразу несколько картотек.

В настоящее время в большинстве организаций задачи учета, регистрации и контроля исполнения документов решаются с помощью автоматизированных информационно-поисковых систем. Обязательным условием их эффективной работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой технологии и программных средств.

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс баз данных об отдельных видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно называть автоматизированными картотеками.

Формирование автоматизированной картотеки

Служба делопроизводства определяет состав и основные принципы построения автоматизированных картотек, используемых в качестве информационно-поискового аппарата к документам организации. Исходя из состава и назначения обрабатываемой информации о документах, автоматизированные картотеки, как и традиционные ручные картотеки, можно подразделить на регистрационно-контрольные и справочные. Так, к автоматизированным регистрационно-контрольным картотекам относятся картотеки: распорядительных документов по основной деятельности организации; распорядительных документов по кадрам; поступающих документов; отправляемых документов; внутренних документов; договоров; обращений граждан и т.д.

Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:

– ввод в картотеку общих сведений о документе;

– ввод задания (резолюции) по исполнению документа;

– ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;

– корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);

– предупредительный контроль;

– заполнение реквизитов карточки по результатам исполнения документа;

– поиск карточек по запросам;

– обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.

Ввод сведений о документе в автоматизированную картотеку осуществляется путем заполнения представленной на экране дисплея формы карточки. Ввод информации осуществляется непосредственно с документов. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок. Применение при ведении картотек классификаторов позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.

Проектирование форм карточек

Проектирование форм карточек может осуществляться двумя путями. Суть первого из них заключается в создании единой формы регистрационно-контрольной карточки, используемой для нескольких видов документов, второго – в проектировании форм карточек для различных видов и разновидностей документов (распорядительных, писем, договоров и др.). Вид документа при этом может отражаться в названии формы карточки, например: «Регистрационно-контрольная карточка приказов по кадрам».

При любом подходе к проектированию форм карточек регистрация и контроль исполнения документов должны быть связаны между собой использованием общей информационной базы. При этом реквизиты карточки, заполненные при регистрации, дополняются реквизитами, обеспечивающими решение задач контроля исполнения. Создание специальных контрольных картотек и введение специальных форм контрольных карточек, обособленных от стадии регистрации документов, ведет к дублированию информации.

При разработке форм карточек определяется состав и расположение реквизитов, размеры зон для записи информации. При этом учитывается не только состав, наименования и расположение реквизитов, но и тип реквизитов (полей): символьное, числовое; дата; поле, заполняемое с помощью классификатора, а также длина полей (количество знаков, необходимых для записи переменной информации).

Применение при ведении картотек классификаторов (номенклатуры дел, классификаторов видов документов, корреспондентов, исполнителей, подразделений, регионов и т.д.) позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.

В комплекс классификаторов, используемых при решении задач регистрации и контроля исполнения документов должны входить:

– классификаторы для различных групп документов (распорядительных документов, договоров, доверенностей и т.д.) и дел (номенклатура дел организации);

– классификаторы организационных структур (организаций, подразделений, должностных лиц и т.д., которые выступают в качестве корреспондентов, авторов документов, ответственных за совершение определенных действий);

– классификаторы вопросов деятельности организации.

На самой форме регистрационно-контрольной карточки реквизиты могут быть сгруппированы в несколько блоков, включающих: общие сведения о документе; содержание задания (резолюции); ход исполнения; результаты исполнения; сведения о месте и сроках хранения документа.

Указанные требования к карточкам и картотекам носят самый общий характер. Конкретные информационно-поисковые системы имеют много специфических особенностей и требуют более детального анализа. В качестве примера приведем формы карточек, предусмотренные Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России, утвержденной приказом ГТК России от 25.05.2004 № 605. В Инструкции указано, что все поступающие обращения граждан регистрируются в день их поступления и заносятся в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан» автоматизированной системы «Учет и контроль исполнения документов». В электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документов согласно указанным в карточке полям. На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан», распечатывается сокращенная форма регистрационной контрольной карточки в двух экземплярах. Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в электронную карточку картотеки контрольной базы данных «Письма, заявления граждан».

Формы контроля исполнения документов

Раздел 3. Организация работы с документами
Часть 3.1. Организация документооборота

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

  • ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
  • автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля исполнения документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. 1

При осуществлении контроля исполнения документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. 2 Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1.
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках. 3

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль исполнения документов, который ведется с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

Дополнительная информация:

  • контроль исполнения документов;
  • сроки исполнения документов;
  • карточная форма регистрации документов.

_____
1 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
2 Там же.
3 Там же.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО «ТЕРМИКА». За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *