Журнал учета доверенностей, образец

Для чего нужен

Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения.

Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей

Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.

Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2018 года образец вы сможете в конце статьи).

О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».

Обязательно ли заводить

По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Срок хранения регистра — не менее 5 лет.

На какой срок выписывать

Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.

Какой бланк использовать

Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

  1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
  2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
  • номер по порядку;
  • дата выдачи;
  • дата, до которой действует документ;
  • должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
  • название контрагента;
  • основание — номер договора или счета;
  • подпись работника;
  • результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Заполненный образец книги

Если руководитель организации самостоятельно получает ценности или документацию, то «доверку» на них выписывать не нужно!

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012). См. также .

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

Типовая межотраслевая

форма N 3

См. данную форму в MS-Excel.

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 28 ноября 1997 г.

Журнал учета выданных доверенностей

N 78

Место для штампа организации КонсультантПлюс: примечание. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листовустановлены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.Письмом Минфина РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 сообщено,что путевой лист, самостоятельно разработанный организацией, можетявляться одним из документов, подтверждающих расходы наприобретение горюче-смазочных материалов, при наличии в немобязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от18.09.2008 N 152. ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ _______ N _________ серия «__» _________ 19__ г. ┌────────┐ │ Коды │ ├────────┤ Форма по ОКУД │0345001 │ ├────────┤Организация _____________________________________ по ОКПО│ │ наименование, адрес, номер телефона └────────┘ ┌────────┐Марка автомобиля _______________________________________ │ │ ├────────┤Государственный номерной знак ___________ Гаражный номер │ │ ├────────┤Водитель _______________________________ Табельный номер │ │ фамилия, имя, отчество └────────┘Удостоверение N ___________________ Класс _______________ стандартная, ограниченнаяЛицензионная карточка ————————- ненужное зачеркнутьРегистрационный N _______________ Серия _________ N ________ Задание водителю │ Автомобиль технически исправен │ ┌───┐В распоряжение ___________________│ Показание спидометра, км │ │ наименование │ Выезд разрешаю └───┘ ┌─────────┐│ Механик _______ ____________________________________ └─────────┘│ подпись расшифровка организация │ подписи │ Автомобиль в техническиАдрес подачи _____________________│ исправном состоянии принял__________________________________│ Водитель _______ _______________________________________________│ подпись расшифровка │ подписи ┌────────────┐│Время выезда из │ ││ ┌──────────┬───────┐гаража, ч, мин. └────────────┘│ Горючее │ марка │ код │ │ ├──────────┼───────┤Диспетчер- │ └──────────┴───────┘нарядчик _______ _________________│ Движение горючего подпись расшифровка │ ┌───────────┐ подписи │ │количество,│ ┌────────────┐│ │ л │Время возвращения в │ │├──────────────────┼───────────┤гараж, ч, мин. └────────────┘│ Выдано: │ │ │ по заправочному ├───────────┤Диспетчер- │ листу N _________│ │нарядчик _______ _________________├──────────────────┼───────────┤ подпись расшифровка │ Остаток: │ │ подписи │ при выезде ├───────────┤__________________________________│ при возвращении ├───────────┤Опоздания, ожидания, простои в│ Расход: по норме ├───────────┤пути, заезды в гараж и прочие│ фактический ├───────────┤отметки __________________________│ Экономия ├───────────┤__________________________________│ Перерасход └───────────┘__________________________________│__________________________________│ Автомобиль принял. Показа-__________________________________│ ние спидометра при возвра- │ щении в гараж, км ┌───────┐Автомобиль │ └───────┘сдал │водитель _______ _________________│ Механик _______ ______________ подпись расшифровка │ подпись расшифровкаМ.П. подписи │ подписи

журнал учета выданных доверенностей

Для получения продукции и материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение материалов.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о получении ценностей и сдаче их на склад. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия, о чем делается отметка в корешке книжки доверенностей или журнале учета выданных доверенностей.

Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза ценностей, но не должен превышать 15 дней.

Доверенности: правила оформления и обращения

  • Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
  • Окончание статьи, начало в № 4, 5 и 6` 2010

    Демонстрируем два способа регламентации работы с доверенностями в организации: путем фиксации в приказе общего порядка работы и путем утверждения специальной подробной инструкции.

    В завершении мы разъясняем порядок ведения регистрационного дела доверенностей и сроки хранения, которые вам нужно соблюдать.

    Д оверенность — это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.

    Способы регламентации работы с доверенностями

  • утверждение общего порядка выдачи и регистрации доверенностей приказом организации (Пример 20)
  • утверждение Инструкции о порядке подготовки, выдачи, учета, отзыва и контроля исполнения доверенностей (Пример 21).
  • Пример 20

    Свернуть Показать

    В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.

    1. Общие положения.
    2. Нормативные ссылки.
    3. Общие правила работы с доверенностями на предприятии:
    1. Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
    2. Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
    3. Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
    4. Порядок отзыва доверенностей.
    5. Контроль исполнения доверенностей.
    6. Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.
  • Ответственность по Инструкции.
  • Порядок пересмотра Инструкции.
  • Журнал доверенностей через Access

    Прочитал у Владимира Гринько 1 и 2 статьи про журнал доверенностей в Excel. Есть в нем ряд преимуществ, но есть и недостатки.

    Самым большой недостаток журнала доверенностей Microsoft Excel – это гиперссылки.

    Как выглядит образец журнала регистрации доверенностей? Скачать форму для работы в Excel

    Владимир предлагает создать систему папок под электронный журнал учета доверенностей. В каждой папке будут находиться проекты, оконченные версии и скан копии доверенностей. В сам журнал доверенностей Владимир предлагает вставлять гиперссылки на необходимые документы. В случае изменения местонахождения самого файла придется менять и ссылку в журнале доверенностей.

    Использование журнала (реестра) доверенностей с помощью Microsoft Acces решает эту проблему. Поэтому предлагаю использовать программу Microsoft Acces для ведения реестра доверенностей.

    Ниже приведено описание создание подобного журнала на примере Microsoft Acces 2010:

    Определимся, что наш журнал будет содержать: № доверенности, дату ее выдачи, дату истечения срока действия, краткое содержание, кем выдана, кому выдана, статус доверенности, сама доверенность и сопутствующие документы в виде вложений.

    1) Открываем Microsoft Acces и создаем новую базу данных. Сразу же появляется таблица, в которой создаем столбец с номером доверенности. Для этого нам потребуется щелкнуть по надписи “Щелкните для добавления”, добавить текстовый столбец и указать его наименование (н-р: № доверенности).

    2) Создаем столбцы с датой выдачи и датой истечения срока доверенности. Для этого необходимо щелкнуть по соответствующей надписи и выбрать “дата и время”.

    3) Создаем столбцы “Краткое содержание доверенности”, “Кем выдана” (актуально для управляющий организаций) и “Кому выдана”. Обратите внимание, что поскольку краткое содержание зачастую превышает 140 символов, данный столбец необходимо создавать как “Поле МЕМО”.

    4) Для отслеживания статуса доверенностей мы создадим столбец с типом данных “Подстановка и отношение”, который позволит нам выбирать значение из раскрывающегося списка. Порядок создания списка значений смотри ниже.

    Добавлю только то, что можно создать список закрытый или же с возможностью добавления новых значений пользователя.

    5) Самый интересный столбец “Вложение”. Добавляем его, выбирая тип данных Вложение. Хранить проекты доверенностей, их варианты в формате word  и сканированные копии в папках уже не требуется. Все это вкладывается непосредственно в реестр. Скопировав сам файл журнала, вы получите с ним все реквизиты доверенностей и прикрепленные файлы.

    В итоге получаем вот такой журнал:

    Главный плюс ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess :

  • все проекты доверенностей, их варианты в формате word, сканированные копии, отзывы доверенностей находятся в одном файле.
  • Главный минус ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess:

  • отсутствие возможности автоматического отслеживания сроков истечения доверенностей.
  • Прошу оставить свои комментарии по поводу создания и ведения журнала доверенностей с помощью Microsoft Access, а также иного программного обеспечения.

    Общая доверенность (скачать образец заполнения доверенности)

    Доверенность – полномочие, которое одно лицо выдает другому в письменной форме.

    С точки зрения права, доверенность представляет собой одностороннюю сделку, так как для ее выдачи достаточно выраженного желания одной из сторон, чтобы другая сторона совершила от ее имени какие-либо действия.

    Согласно ст. 185 ч. 1 ГК РФ при составлении доверенности выбирают простую письменную форму. При совершении ряда сделок по доверенности необходимо ее нотариальное удостоверение.

    Доверенности выдаются как гражданам, так и юридическим лицам. Полномочия юридических лиц по доверенности, ограничиваются рамками специальной правоспособности.

    Доверенность, выданная организацией, в нотариальном удостоверении не нуждается, выдается с подписью руководителя или уполномоченного лица, и заверяется печатью.

    Законом установлена специальная форма доверенностей для получения или выдачи денег или иных материальных ценностей организациями.

    Различаются три вида доверенностей:

  • разовая
  • специальная
  • общая (генеральная).
  • Разовая доверенность предназначается для одного определенного действия (получение товара, продажа дома и т. д.).

    Специальная доверенность дает право совершать однородные действия в определенный период времени. Такие доверенности получают экспедиторы для получения товаров со склада, кассиры для получения денег в банке и т. п.

    Общая доверенность позволяет осуществление разных сделок, связанных с имуществом. Генеральная (общая) доверенность — один из наиболее распространенных видов доверенности

    Основные требования к генеральной (общей) доверенности:

    1. Общая доверенность должна быть оформлена в письменном виде.
    2. Доверенность от юридического лица должна заверяться подписью руководителя и печатью. Генеральную доверенность необходимо заверить у нотариуса в том случае, если это предусмотрено законом. Юридические лица обязательно должны заверять нотариально только те доверенности, которые выданы при передоверии. Доверенности, выданные физическими лицами, требуют нотариального заверения в любом случае. Во избежание разногласий рекомендуется заверять у нотариуса любую генеральную доверенность.
    3. Любая доверенность, в которой не указана дата ее составления, считается недействительной.
    4. В тексте доверенности желательно указывать паспортные данные доверенного.
    5. Полномочия, передаваемые доверенному лицу, необходимо расписать достаточно подробно.
    6. В общей доверенности следует отдельно указать право передоверия.
    7. Если на предприятии, выдавшем доверенность, сменился руководитель, следует незамедлительно выписать новый документ с подписью руководителя.

    Директор филиала фабрики, например, на основании общей доверенности проводит административную, хозяйственную и торговую деятельность, управляет делами и имуществом, заключает договоры, сделки, подписывает документы, представляет интересы предприятия в различных учреждениях, ведет дела в суде и т. п.

    Особая разновидность этого документа — доверенность, выданная в порядке передоверия. Доверенное лицо может передоверить доверенность другому лицу в случае необходимости.

    Доверенность — документ срочный, она действует в период, указанный составителем, но не более трех лет. Если срок действия не указан, доверенность считается действительной в течение года.

    Важно, чтобы в доверенности была указана дата ее составления, поскольку без этого указания невозможно определить срок действия документа. Если дата отсутствует, доверенность считается недействительной (ст. 186 ч. 1 ГК РФ).

    , , ,

    Следующие:

    24 сентебря 2018 года

    Комментариев пока нет!

    Популярные статьи:

  • Характеристика на ребенка дошкольника образец (просм 572)
  • Образец характеристики классного коллектива (просм 354)
  • Письмо солдату в армию от девушки образец (просм 175)
  • Характеристика на студента от куратора образец (просм 160)
  • Автобиография образец написания женщины (просм 159)
  • Акт посещения неблагополучной семьи образец (просм 153)
  • Наследник не принял наследство и не отказался от него что делать (просм 150)
  • Последние материалы:

  • Наследство и его оформление
  • Мать не вступила в наследство после смерти отца
  • Мерой по охране наследства является
  • Юридическим фактом открытия наследства признается
  • Сколько нотариус берет за свидетельство о наследстве
  • Как отказаться от наследства в пользу сына
  • Доля супруга и детей в наследстве по закону
  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *